Die Risiken der Eigenentwicklung von Abrechnungssoftware
Mit dem Wachstum und der Skalierung Ihres wiederkehrenden Abrechnungsmodells steht Ihr IT-Team unweigerlich vor der Entscheidung, ob es eine Abrechnungssoftware selbst entwickeln oder eine Lösung kaufen soll. Budgetbeschränkungen und andere Faktoren führen viele Unternehmen dazu, eine eigene, interne Lösung zu entwickeln – dies kann jedoch langfristig deutlich kostspieliger sein.
Angesichts des rasanten Tempos von Innovationen wie Künstlicher Intelligenz und der Zunahme von nutzerbasierten Preismodellen kann eine Eigenentwicklung schnell zur Belastung für Entwicklungs- und IT-Teams werden. Dies hat negative Auswirkungen auf Finanzen, Marketing und weitere Bereiche – ganz zu schweigen davon, dass es die geschäftliche Agilität und Innovationskraft erheblich ausbremst.
Mit der richtigen Lösung für wiederkehrende Abrechnungen kann Ihr IT-Team flexibel auf neue Anforderungen in Bezug auf Preisgestaltung, Abrechnung, Zahlungen, Buchhaltung und Integrationen reagieren – und so ein zentraler Bestandteil der Geschäftsstrategie werden und kontinuierliche Innovation ermöglichen.
Mit dem falschen System wird die IT zum reinen Erfüllungsgehilfen und zum Wachstumshemmnis.
Wenn Sie über das Management von Abonnementsabrechnungen nachdenken, sollten Sie die Systemanforderungen und Risiken genau kennen.
In diesem Leitfaden gehen wir auf die drei größten Risiken beim Aufbau einer eigenen Plattform für Abonnementsabrechnung ein – und auf die Auswirkungen dieser Entscheidung für IT-Verantwortliche, Entwickler und das gesamte Unternehmen.
Risiko Nr. 1: Verzögerter Markteintritt und entgangene Chancen
Kein Unternehmen kann alle zukünftigen Anforderungen an die Markteinführung vorhersehen. Dennoch sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Technologieoptionen insbesondere folgende Punkte berücksichtigen:
- Welche Preismodelle müssen Sie künftig unterstützen?
- Wie werden Sie Kundendaten erfassen und auswerten, um Ihr Modellportfolio optimal anzupassen?
- Wie identifizieren Sie die wichtigsten Wertmetriken, um kundenzentriert zu bleiben?
- Wie werden Sie Churn minimieren, mehrere Editionen einführen oder mit Nutzungsmodellen experimentieren?
- Werden Sie Ihre Produktpalette organisch oder durch Zukäufe erweitern?
- Wie sieht Ihr Plan für die Internationalisierung oder deren Unterstützung aus?
Die Schattenseite von Schnelllösungen
Heute entwickeln Sie vielleicht nur das, was Sie aktuell benötigen, und programmieren ein maßgeschneidertes System auf Ihr ERP auf. Doch das behindert Skalierbarkeit und Flexibilität, was künftiges Wachstum und die Anpassung an neue Marktanforderungen erschwert. Was als „Schnelllösung“ beginnt, kann sich rasch zu einem Zeitfresser für die Entwicklung entwickeln und dringend benötigte Ressourcen von Ihrem Kernprodukt abziehen, um ein Abrechnungssystem zu bauen.
Verpasste Wachstumschancen
Wenn Ihre Entwickler mit immer neuen Anforderungen kämpfen, während Ihr Unternehmen wächst und neue Funktionen sowie Produkte hinzukommen, wirkt sich das negativ auf Ihre Time-to-Market aus. Warum sollten Entwickler sich auf interne IT konzentrieren, wenn sie sich auf das Kernprodukt fokussieren könnten – und sollten?
Das Hardcoding von wiederkehrenden Preisen in Ihre Lösung hemmt die geschäftliche Agilität und bietet nur einen Bruchteil der Funktionen, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.
Begrenzte Unterstützung für neue Geschäftsmodelle
Mit dem rasanten Aufstieg generativer KI-Technologien (GenAI) wenden sich SaaS-Führungskräfte und Produktverantwortliche zunehmend hybriden Geschäftsmodellen zu, indem sie nutzungsbasierte Abrechnungen in ihre wiederkehrenden Abrechnungsmodelle integrieren. Dies bringt völlig neue Herausforderungen für die Bereiche Technik und Finanzen mit sich.
Entwicklungsteams stehen häufig vor der Herausforderung, wertvolle Ressourcen für die Entwicklung und Wartung interner Mess- und Bewertungssysteme für nutzungsbasierte Abrechnung bereitzustellen. Dieser Aufwand kann schnell eskalieren und erfordert oft ein eigenes Team, das die Komplexität und die laufenden Anpassungen managt.
Statt Innovationen und strategische Initiativen voranzutreiben, sind Ihre Ingenieure damit beschäftigt, diese Eigenbausysteme zu pflegen, häufige Preisänderungen umzusetzen und Eskalationen bei Nutzungsdaten zu bewältigen. Dies lenkt nicht nur vom Kerngeschäft ab, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Ineffizienzen.
Die Investition in eine robuste, vorgefertigte Abrechnungsplattform kann Ihre technischen Talente freisetzen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Innovation und Wachstum – und gleichzeitig eine präzise und effiziente Abrechnung gewährleisten.
„Technologie ist ein Ermöglicher von Agilität. Selbst wenn Ihre Prozesse und Ihr Personal optimal aufgestellt sind, werden Sie ohne die richtige Technologie immer Schwierigkeiten haben, agil zu sein. Technologie ist entscheidend für agile Transformationen.“
– Cem Yöndem, VP Digital Customer Relationship Management und IT Platforms, Schneider Electric
Risiko Nr. 2: Fehleranfällige Finanzberichterstattung
Als IT-Verantwortlicher ist es von höchster Priorität, ein verlässlicher Partner für die Finanzabteilung zu sein. Die Finanzabteilung ist zwingend auf exakte Zahlen für Buchhaltung und Prüfung angewiesen. Doch eine selbst entwickelte Abrechnungssoftware, die Finanzdaten korrekt aufnehmen und berichten kann, ist äußerst schwer zu realisieren – insbesondere bei Abonnements wird es noch komplexer.
Anforderungen an das Hauptbuch
Mit wiederkehrender Abrechnung haben Sie es mit komplexen Änderungen wie Verlängerungen, Upgrades, Pausen und zeitbasierter Buchführung zu tun – alles erfordert präzise und aktuelle Finanzdaten. Das bedeutet, Sie benötigen ein Subledger, das die richtigen Beträge gruppieren und berechnen und anschließend Buchungssätze generieren kann, die vom Hauptbuch verstanden werden. Zu den Anforderungen gehört die Speicherung von Buchungscodes für jede einzelne Buchung oder das Erstellen eines Probeabschlussberichts, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen stimmen.
Die Finanzabteilung muss Buchungsperioden zügig abschließen und sperren können, um Prüfungs- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
ERP-Versagen
Vielleicht denken Sie, dass Sie Ihr ERP-System nachrüsten können, um diese Herausforderungen zu bewältigen, aber leider funktioniert dieser Ansatz selten.
Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Kunden korrekt abgerechnet werden, die Compliance eingehalten wird und die finanzielle Genauigkeit gewährleistet ist, die Ihr CFO für Berichte an den Vorstand benötigt. Eine selbst entwickelte Abrechnungsplattform ist nicht leistungsfähig genug, um all dies zu steuern, und wenn das System versagt, sind die Auswirkungen auf Ihr Finanzteam enorm und können zu Fehlern und letztlich zu Umsatzverlusten führen.
„Daten sind die größte Herausforderung. Wir beobachten häufig, dass vorgelagerte Systeme die für den Umsatzrechnungsprozess erforderlichen Daten unzureichend erfassen und die erfassten Daten oft inkonsistent verwendet werden. Dies führt dazu, dass Umsatzbuchhalter manuell eingreifen müssen, um die vorgelagerten Daten zu sammeln, zu validieren und zu korrigieren, damit die Umsatzrechnungslegung korrekt durchgeführt werden kann. Der Mangel an Systemkompetenz für den Prozess von Vertragsabschluss bis Umsatzrealisierung ist ein häufiges Hindernis bei der Verbesserung der Datenqualität und der Automatisierung des Umsatzrechnungsprozesses.“
– Jeff Johnson, Executive Director, Ernst & Young LLP
Risiko Nr. 3: Kostenintensive Wartung von Integrationen und Compliance
Zu guter Letzt – und im Herzen jedes IT-Verantwortlichen: Kosten, Integrationen und Compliance. Ihre Subscription-Management– und wiederkehrende Abrechnungssoftware ist ein zentraler Bestandteil Ihres bestehenden IT-Stacks. Das bedeutet, Sie müssen sämtliche Integrationen in Ihr Ökosystem selbst entwickeln und pflegen. Das ist ressourcenintensiv – und anspruchsvoll.
Integration in das IT-Ökosystem
Es geht nicht nur um Ihr CRM und ERP; Ihr System muss nahtlos mit Steuer-Engines, Zahlungs-Gateways, Data Hubs, KI-basierten Analysen und weiteren Komponenten integriert werden, um ein konsistentes IT-Ökosystem zu gewährleisten. Wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert, bedeutet das den Aufbau und die Wartung weiterer Gateways. Hinzu kommen CRM, CPQ, ERP, Hauptbuch, Partnerportal, Bereitstellung, Webportal, Data Hub und mehr.
Ihr Subscription-Management-System muss sich nahtlos in Ihr gesamtes IT-Ökosystem integrieren.
Die Spitze des Eisbergs
Ingenieure erkennen häufig die Notwendigkeit, Preisoptionen zu automatisieren – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Sie rechnen nie damit, sich mit Währungen, Steuermodellen, der Unterstützung von Dutzenden von Zahlungsmethoden (Apple Pay, Amazon Pay usw.), Umsatzrealisierungsregeln, Prüfkontrollen, Angeboten für den Vertrieb oder Partnerkanal, Standards für Rechnungsstellung und Rechnungsnummerierung sowie mit ungewöhnlichen Anwendungsfällen wie vorzeitigen Verlängerungen, Vertragsneu-verhandlungen usw. auseinandersetzen zu müssen.
Die Integration in Ihr Ökosystem erfordert viel Zeit. Jedes Mal, wenn Sie ein Gateway oder Portal hinzufügen möchten, entstehen zusätzliche Kosten.
Tausende Validierungsprozesse
Selbst eine Integration zwischen Ihrer Eigenentwicklung und Ihrem ERP ist mit Middleware nicht einfach. Aufgrund der Sensibilität korrekter Finanzdaten müssen Sie über 1.000 Validierungsprozesse aufbauen und regelmäßig aktualisieren, um Kontenungleichgewichte zu vermeiden.
Darüber hinaus sprechen Ihre Abrechnungslösung und das ERP nicht dieselbe Sprache, sodass Sie Hunderte von Feldern mit unterschiedlichen Formaten für die Einzelpostenbuchhaltung auf Ihr ERP abbilden müssen. Werden diese Aufgaben nicht erledigt, entstehen fehlerhafte Datensätze und doppelte Daten, was sich negativ auf das Finanzreporting auswirkt.
PCI-Compliance
Über die Integrationen hinaus müssen Sie auch die PCI-Konformität, Datenschutzvorschriften und Sicherheitsstandards berücksichtigen, um Risiken wie Bußgelder, Datenpannen und den Verlust des Kundenvertrauens zu minimieren. Wenn Sie eine eigene Abrechnungslösung entwickeln, die sensible Kundendaten verarbeitet, müssen Sie PCI-konform sein.
Um die PCI-Konformität zu erreichen, benötigen Sie Security-Architekten und Tech-Ops-Ingenieure, eine leistungsfähige Infrastruktur wie Verschlüsselungsgeräte sowie Web- und Applikations-Firewalls. Außerdem benötigen Sie ein ausgereiftes Sicherheitsprogramm, das Anwendungs-, Netzwerk-, Host-basierte und Datensicherheit mit klaren Richtlinien und Prozessen abdeckt.
Schließlich müssen Sie für die Zertifizierung Prüfungen und jährliche Audits durchlaufen, was bedeutet, dass Sie Auditoren einstellen und Compliance-Manager beschäftigen müssen. All dies kann sich schnell summieren.
„Die automatische Integration zwischen Zuora Billing und Zuora Revenue bedeutet, dass wir keine aufwendigen Eigenentwicklungen oder Anpassungen vornehmen müssen, was immer zeitaufwendig und kostenintensiv ist – ganz abgesehen von der Lernkurve bei all den damit verbundenen Komplexitäten.“
– Chris Coutinho, Director of Order to Cash, Nutanix
Abrechnungssoftware für die Zukunft finden
Der Aufbau und die Wartung einer selbst entwickelten Abrechnungslösung birgt erhebliche Risiken, die letztlich das Wachstum behindern. Und diese Risiken sind mit Kosten verbunden. Mit Ihrer eigenen Lösung benötigen Sie Entwickler, die an geschäftlichen Funktionen wie Preisgestaltung, Paketierung und Auftragsmanagement arbeiten, ein weiteres Team für Plattformdienste wie Zahlungs-Gateways und Benutzersteuerungen sowie eine weitere Gruppe für Infrastrukturthemen wie Sicherheit und Skalierbarkeit.
Es dauert nicht nur Jahre, bis eine solche Lösung einsatzbereit ist, sondern Sie benötigen auch laufend Ressourcen für die Wartung. Hinzu kommen zusätzliche Hosting-Kosten. Währenddessen könnten Sie all diese Ressourcen auf Ihr Kernprodukt konzentrieren und Mehrwert für Ihre Endkunden schaffen.
Anstatt auf eine Eigenentwicklung zu setzen, suchen IT-Verantwortliche führender Unternehmen nach einer umfassenden und flexiblen Abrechnungsplattform, die einen ganzheitlichen Ansatz unterstützt – bekannt als Total Monetization.
Diese Strategie umfasst die Wertschöpfung durch eine dynamische Kombination aus Preisen, Paketen und Modellen, unterstützt die effiziente Monetarisierung dieses Mixes vom Angebot bis zur Umsatzrealisierung und ermöglicht die kontinuierliche Anpassung an sich wandelnde Kundenbedürfnisse.
Durch die Einführung eines Total Monetization-Ansatzes stellen IT-Verantwortliche sicher, dass ihre Lösung für wiederkehrende Abrechnung nicht nur ein Kostenfaktor ist, sondern ein strategischer Wachstumstreiber.
Erfahrungsberichte von Technologie-Führungskräften aus verschiedenen Branchen
„Wir haben mit Zuora zusammengearbeitet, um unsere Wachstumsstrategie zu skalieren. Besonders schätzen wir den codelosen Produktkatalog, der uns die nötige Agilität gibt, um Compliance-Angebote flexibel zu bündeln und auf den Markt zu bringen.“
– Shrav Mehta, Gründer und CEO, Secureframe
„Wir arbeiten mit einer großen Menge an Daten und waren überzeugt, dass Zuora uns sowohl bei der Monetarisierung von Nutzungsdaten als auch bei den damit verbundenen Herausforderungen der Umsatzrealisierung unterstützen kann. Noch wichtiger war jedoch, dass wir nicht nur die Plattform, sondern auch die Beratung zu Best Practices im Abonnementbereich gefunden haben – das war ein entscheidender Unterschied in der Zusammenarbeit mit Zuora und hat unseren Implementierungserfolg sichergestellt.“
– Kevin Cornwall, Ehemaliger CIO, AVEVA
„Das Zuora-Tool ermöglicht es uns, sämtliche Kundeninformationen im Finanzbereich zu bündeln, was uns wiederum hilft, unsere Optimierungsstrategien gezielt auszurichten. Für uns ist es weit mehr als nur eine Abrechnungsplattform. Es ist Datenmanagement, Kundenerlebnis und die Absicherung unserer zukünftigen Umsatzströme, die wir mit diesen Kunden aufgebaut haben.“
– Lise-Ann Brennan, Director of Technology for Subscriptions, The Telegraph