Le rôle du bureau des affaires : Comment aide-t-il les ventes et la finance ?
Alors que les entreprises s’efforcent de croître et de rester compétitives sur le marché, les problèmes de gestion des transactions peuvent constituer un obstacle.
Les transactions passent entre les mailles du filet, perdues dans le chaos des processus désorganisés et des opportunités manquées, ou les organisations se débattent avec des incohérences de tarification, des workflows d’approbation peu clairs et un manque de visibilité dans la danse complexe des négociations.
Un desk des transactions est la solution — et il pourrait jouer un rôle critique dans chaque aspect de votre processus de vente.
Qu'est-ce qu'un deal desk ?
Un deal desk est une équipe interfonctionnelle qui facilite le processus de la soumission à l’encaissement. C’est un centre centralisé qui réunit des parties prenantes des ventes, de la finance, du marketing, de la réussite client et du juridique pour assurer l’implication et l’adhésion afin d’améliorer le processus de vente. Habituellement, le deal desk se concentre sur les transactions complexes et de grande valeur plutôt que sur les transactions standard.
Pour les entreprises proposant des modèles de revenus récurrents complexes, le deal desk est un point de contact encore plus crucial pour garantir que les conditions de tarification définies lors du processus de vente sont en accord avec les meilleures pratiques de facturation et de comptabilisation des revenus.
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Le rôle changeant d'un bureau des offres
En raison de la transformation numérique et de la technologie, le rôle et la fonction du bureau des affaires ont évolué.
Un bureau des affaires s’occupait auparavant de fonctions transactionnelles telles que la tarification et la gestion des contrats. Désormais, il collabore de manière transversale avec les ventes et les finances.
En raison de l’intégration technologique limitée et de l’absence de logiciels spécialisés, ses opérations reposaient fortement sur des processus manuels pour la gestion des affaires, la documentation et les flux de travail d’approbation. Cela a conduit à une prise de décision réactive.
Le bureau des affaires moderne est centré sur le client : un facilitateur stratégique avec une collaboration transversale étendue. Contrairement à auparavant, il utilise désormais l’automatisation, la technologie, des logiciels spécialisés et des analyses pour une prise de décision basée sur les données.
Un bureau des affaires contribue également activement à l’atténuation des risques et garantit la conformité aux réglementations, en abordant les risques non standard dès le début du cycle de vente.
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Comment fonctionne un deal desk ?
Un bureau des affaires remplit une fonction hautement spécialisée au sein d’une organisation. Il gère, facilite, structure, examine et approuve des affaires hautement complexes. Bien que les opérations varient selon les organisations, voici comment fonctionne généralement un bureau des affaires :
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Initiation
L’équipe commerciale identifie une opportunité d’affaires potentielle ou une affaire. Cela peut être un nouveau client, ou un client existant où il y a une opportunité de renouvellement, de vente incitative ou de vente croisée. En général, le bureau des affaires passe d’une approche à fort contact à une approche à faible contact.
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Demande d’affaire
L’équipe commerciale transmet la demande d’affaire à l’équipe appropriée au sein du bureau. La demande inclut le produit ou le service concerné, la tarification, les conditions, et tout autre détail nécessaire.
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Examen du bureau des affaires
Selon les équipes qui composent votre bureau des affaires, elles examineront la demande d’affaire pour s’assurer qu’elle est conforme aux objectifs stratégiques de l’entreprise, aux directives de tarification et aux exigences de conformité. L’équipe prendra en compte la rentabilité, les risques et l’adéquation stratégique.
Un bureau des affaires dépend de la collaboration interfonctionnelle. L’affaire peut nécessiter une contribution de la finance pour évaluer sa viabilité financière ou du juridique pour garantir la conformité. Le bureau des affaires est essentiel pour créer des affaires avec des structures financières qui ne nécessitent pas de reconfiguration ou de nouvelle réservation lorsque les équipes financières clôturent les livres mensuellement ou annuellement.
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Documentation et approbation
Le bureau des affaires crée ou examine la documentation pertinente, telle que les contrats ou les propositions. Il établit les flux de travail d’approbation pour s’assurer que les principaux intervenants les examinent.
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Soutien à la négociation
Le bureau des affaires peut fournir un soutien lors des négociations. Il aide à structurer les affaires selon les objectifs de l’entreprise et les besoins des clients. Cela implique de trouver un équilibre entre flexibilité et rentabilité.
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Clôture de l’affaire
Le bureau des affaires finalise l’affaire une fois les approbations nécessaires en place. Ils s’assurent que toutes les parties ont signé la documentation requise et que l’affaire respecte toutes les exigences financières ou légales.
Quelles équipes devraient être impliquées dans un deal desk ?
Bien que les structures de reporting pour les deal desks dépendent de votre organisation, de vos objectifs et de votre structure, les moteurs les plus critiques de leur succès sont le degré d’autorité qui leur est accordé sur la structure de l’offre et la capacité de la finance à exercer un contrôle sur le processus.
Certaines entreprises placent leur deal desk au sein des ventes tout en les tenant responsables des processus et des procédures dictés par l’équipe financière. D’autres entreprises ont des règles plus strictes et n’autorisent personne au sein de l’organisation commerciale à entrer des devis pour s’assurer que chaque commande est correctement mise en place dès le départ.
Deal desk et la relation parfaite comptabilité-ventes
Un deal desk se compose généralement des équipes suivantes :
Équipe des ventes
Les représentants commerciaux sont les initiateurs des transactions. Ils veillent à ce que chaque proposition passant par le deal desk soit conforme aux directives et stratégies de l’entreprise.
Finance et comptabilité
Ils évaluent la viabilité financière des transactions, leur impact sur les revenus et le risque potentiel. Ils aident également à établir les structures tarifaires. Pendant le deal desk, vos équipes financières et comptables peuvent répondre aux questions sur les remises, les bundles, les frais uniques et les impacts de ces leviers de tarification sur la reconnaissance des revenus.
Équipe juridique
L’équipe juridique est cruciale pour s’assurer que les termes des transactions sont conformes aux exigences légales. Ils empêchent l’unité de se retrouver dans une mauvaise posture légale.
Équipes des opérations et de la livraison
Avant de s’engager dans une transaction, évaluez votre capacité, vos ressources et votre logistique. Cette équipe veille à ce que l’entreprise puisse honorer tous les engagements inclus dans une transaction.
Équipe marketing
Bien que la fonction principale de l’équipe marketing soit d’attirer des clients potentiels vers l’entreprise, elle contribue également à un deal desk en fournissant des insights sur les tendances du marché, les préférences des clients et le positionnement concurrentiel.
Équipes du succès client ou du support
Si vous souhaitez augmenter votre taux de rétention nette des revenus, une équipe de succès client doit être impliquée. Le succès client est important pour la croissance de chaque organisation, et l’équipe joue un rôle essentiel dans la structuration des transactions qui mènent à une satisfaction et une rétention à long terme des clients.
Équipes IT et technologiques
Les équipes informatiques mettent en œuvre et intègrent l’infrastructure technologique nécessaire pour des opérations de transaction fluides. Cela inclut les logiciels de gestion des transactions, les systèmes CRM, les logiciels CPQ, et d’autres outils.
Direction exécutive
Les dirigeants et les cadres supérieurs, tels que le CFO et le CAO, fournissent une supervision et une orientation stratégique. Leur implication garantit que les transactions sont alignées avec la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Rôles et responsabilités d'un analyste de bureau des affaires
Ce qui suit explique les principales tâches d’un analyste de deal desk.
Formation et exécution des offres
Le premier travail d’un analyste de deal desk est de former et d’exécuter les accords de manière fluide et rapide. Ils réduisent le cycle de vente et optimisent la rentabilité sans compromettre l’expérience client.
L’analyste de deal desk fournit également des recommandations sur les prix et les plans de paiement. Ils sont compétents pour organiser des accords complexes impliquant différents produits et services.
Les règles et les analyses guident leur travail, et ils ajustent leur approche en fonction de facteurs tels que le montant de la remise accordée et le canal ou le produit impliqué.
Améliorer la visibilité de l’entreprise
Un deal desk améliore la visibilité de l’entreprise. L’équipe rapporte les principaux indicateurs de performance (KPI) et facilite les examens réguliers avec les cadres supérieurs. Ils fournissent aux organisations des informations claires et une prévoyance pour naviguer dans les complexités du paysage commercial.
Par exemple, le CFO ou le CAO peut recueillir des informations financières ou comptables de leur département et les partager avec d’autres équipes pour prédire les revenus.
Améliorer l’efficacité des ventes
Le deal desk rend les ventes plus efficaces et performantes en rassemblant des informations commerciales importantes telles que le paysage concurrentiel mondial, les principales tendances du marketing et de l’industrie, le positionnement concurrentiel et la recherche sur les consommateurs.
Impact d'un bureau des offres sur les ventes
Accélérez le processus de clôture
Avec la collaboration et l’efficacité des parties prenantes, les deal desks accélèrent la clôture. Ils réduisent les frictions et optimisent le processus de vente. Au lieu de courir après les approbations, l’équipe de vente peut se concentrer sur la clôture des affaires.
Priorisez les affaires
Avec un deal desk en place, les équipes de vente peuvent prioriser les affaires en fonction du potentiel de revenu et de l’alignement stratégique. Les affaires peuvent être basées sur la compatibilité client, la taille de l’affaire, l’impact financier, l’urgence de l’affaire et l’allocation des ressources. Cette priorisation vous permet de vous concentrer sur les opportunités à forte valeur ajoutée.
Structurer les affaires et optimiser les prix
Dans le domaine des ventes, un deal desk sert de pivot pour l’efficacité opérationnelle en standardisant les modèles et les approbations.
Avec un système de gestion de deal desk et des outils comme CPQ, les ventes peuvent offrir des prix flexibles et personnalisés aux clients en fonction du volume des achats, de la fidélité des clients et des conditions du marché.
Solutions centrées sur le client
Lorsqu’ils sont alignés sur des objectifs centrés sur le client, les deal desks permettent aux équipes de vente d’adapter les solutions aux besoins des clients. Cette approche personnalisée améliore la satisfaction client et renforce les relations.
Améliorer les revenus et bloquer les fuites
Un deal desk aide les équipes de vente à optimiser la génération de revenus. Un analyste recueille les données des clients, effectue une analyse détaillée de l’historique des achats et trouve des opportunités pour le cross-sell et l’upsell. Il bloque également les fuites de revenus avec des actions de renouvellement proactives — en identifiant les clients avec une date d’expiration proche et en générant rapidement la documentation pertinente.
Comment configurer un bureau des offres
Un bureau des offres est aussi efficace que sa configuration. Ce qui suit vous aide à optimiser votre bureau des offres pour le succès.
À lire : Découvrez comment configurer un bureau des offres de premier ordre
Planification stratégique
Cela commence par définir des objectifs clairs. Il existe plusieurs raisons de créer un bureau des offres :
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Pour améliorer la vitesse de clôture en rationalisant votre processus d’offres, vos approbations et vos flux de travail pour améliorer la prise de décision
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Pour maximiser la valeur et le succès de chaque offre
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Pour permettre une meilleure visibilité sur le statut et l’avancement des offres
Que vous mettiez en place un bureau des offres pour améliorer l’efficacité, conclure plus de ventes, gérer les risques ou assurer la conformité, identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) du bureau des offres pour mesurer le résultat.
Après avoir défini des objectifs clairs, il est temps d’allouer les ressources pour soutenir votre plan stratégique. Ces ressources incluent un budget adéquat, la technologie et le personnel.
Formation et constitution de l’équipe
Un bureau des offres nécessite une collaboration efficace entre les parties prenantes. Construire une équipe dédiée, bien équipée, avec des compétences diversifiées comme la vente, la finance, le juridique, le succès client et les opérations est essentiel. Assignez à chaque équipe des responsabilités spécifiques.
Fournissez une formation approfondie sur les logiciels de bureau des offres, les processus de l’entreprise et la conformité de l’industrie.
Processus et outils
Développez et documentez un flux de travail rationalisé, étape par étape, pour le traitement, l’approbation et l’exécution des offres. Votre bureau des offres bénéficiera de directives de tarification claires établies par la finance, par exemple, pour assurer la cohérence.
Un autre aspect crucial d’un processus et d’un flux de travail fluides est de s’assurer que le logiciel du bureau des offres s’intègre parfaitement avec d’autres outils pertinents tels que votre CRM, ERP, CPQ, etc.
Gestion de la performance
Un bureau des offres n’est pas quelque chose que vous configurez et oubliez. Il est essentiel d’analyser votre succès et de surveiller continuellement les KPI. Avec des outils d’analyse, identifiez ce qui fonctionne et où se trouvent les domaines à améliorer. En général, vous devriez commencer à voir un temps de cycle de vente réduit.
Avec les informations sur la performance que vous recueillez grâce aux outils d’analyse, vous pouvez prendre des décisions basées sur les données, optimiser les processus et favoriser l’amélioration continue.
Être centré sur le client
La seule façon pour un bureau des offres d’atteindre des résultats maximums est de comprendre et de prioriser le parcours de l’acheteur. Assurez-vous que vos processus traitent vos clients avec empathie plutôt que comme un numéro ajouté à votre liste de ventes. Lorsque vous montrez que vous les appréciez, ils ont plus de chances de vivre une excellente expérience client.
Mais si vous les traitez comme une métrique, votre processus perd de l’empathie et ils risquent d’avoir une mauvaise expérience ou de se désengager pendant le cycle de vente. C’est pourquoi une équipe de succès client est cruciale pour un bureau des offres.
Mesures pour évaluer la performance du bureau des offres
Mesurer la performance d’un bureau des affaires est crucial pour obtenir des informations commerciales, prendre des décisions basées sur les données et optimiser les processus de gestion des affaires. Voici quelques indicateurs clés pour évaluer la performance d’un bureau des affaires :
Taille de l’affaire ou valeur moyenne de l’affaire
Cela évalue la valeur commerciale et l’impact d’une affaire. Vous voulez vous assurer que le bureau des affaires vous aide à conclure des affaires de grande valeur de manière efficace.
La taille de l’affaire ou la valeur moyenne de l’affaire fournit également des informations sur l’efficacité de vos stratégies de tarification.
À lire également : Comment accélérer l’itération sur la tarification, les offres groupées et les promotions
Taux de conversion
Ceci montre le pourcentage que votre équipe a converti d’opportunités en affaires conclues. Cet indicateur doit continuer à augmenter. Un déclin indique un problème avec votre stratégie d’affaires, votre tarification ou votre processus de vente.
Vélocité des ventes
C’est le temps moyen qu’une entreprise met pour passer d’un lead (opportunité) à la conclusion. Un cycle d’affaire rapide (moins de jours) montre l’efficacité et la réactivité de votre bureau des affaires. En revanche, un cycle prolongé peut signifier soit une hésitation du client, soit un goulot d’étranglement interne.
Pipeline d’affaires
L’analyse de votre pipeline de leads par étape, taux de conversion et valeur de l’affaire peut aider à prévoir les revenus et à identifier rapidement les problèmes potentiels.
Marge commerciale
La marge commerciale mesure la rentabilité de la gestion de votre bureau des affaires. Elle prend en compte votre coût, vos stratégies de remise et de tarification. Une marge positive indique une affaire rentable, tandis qu’une marge négative indique qu’il est temps de réévaluer votre cycle de vente.
Volume d’affaires
Se réfère au nombre de billets d’affaires que le bureau des affaires traite. Cet indicateur a tendance à augmenter à mesure que vous gérez des affaires plus complexes, mais diminue progressivement avec le temps. Un nombre réduit de billets d’affaires est préférable. Cela signifie que vos représentants commerciaux sont autonomes et ne s’occupent que des affaires complexes et de grande valeur.
Erreur de contrat
Un bureau des affaires gère des affaires complexes, ce qui peut impliquer un certain degré d’erreur. Les erreurs de contrat peuvent affecter l’acquisition et la rétention des clients, sans parler des défis liés à la facturation et à la reconnaissance des revenus, il est donc important de viser un faible pourcentage. Un taux élevé d’erreurs de contrat prend plus de temps et de ressources à corriger, ce qui prolonge votre cycle de vente.
Taux de renouvellement
Cela mesure votre valeur à vie du client et la continuité des revenus. Des taux de renouvellement élevés indiquent que les clients sont satisfaits de votre produit ou service. Un faible taux de renouvellement indique des problèmes potentiels de satisfaction.
Des taux de renouvellement plus faibles signifient également que vous devrez investir davantage pour acquérir des clients afin de continuer à faire croître votre entreprise. Ces coûts d’acquisition de clients élevés sollicitent vos ressources.
Défis communs rencontrés par les deal desks
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Problèmes d’intégration : De nombreux bureaux de négociation ont du mal à intégrer divers outils et systèmes, ce qui entraîne des inefficacités.
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Résistance au changement : Les employés peuvent être réticents à adopter de nouveaux processus ou technologies, ce qui affecte l’efficacité du bureau de négociation.
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Données insuffisantes : Un manque de données précises peut entraver la prise de décision et conduire à de mauvais résultats dans les négociations.
Tendances futures des opérations de gestion des offres
Le paysage de la gestion des transactions évolue. Voici quelques tendances à surveiller :
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Automatisation accrue : À mesure que les technologies d’IA et d’apprentissage automatique progressent, les bureaux de négociation verront probablement plus de processus automatisés, réduisant ainsi les charges de travail manuelles.
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Accent accru sur l’expérience client : L’avenir des bureaux de négociation mettra l’accent sur des approches centrées sur le client, en adaptant les offres aux besoins et préférences individuels des clients.
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Analytique améliorée : L’utilisation de l’analytique prédictive permettra aux bureaux de négociation d’anticiper les tendances du marché et les comportements des clients, menant à une structuration des offres plus efficace.
Soutenez votre bureau des offres avec la bonne technologie
Chaque accord unique nécessite une configuration unique. Choisissez une plateforme avec un support intégré pour tout modèle de tarification dont votre entreprise pourrait avoir besoin, y compris les abonnements, la tarification à l’usage, la tarification basée sur la consommation, et les produits ou services groupés.
Avec une approche stratégique de votre processus de gestion des offres, soutenue par une plateforme CPQ et de facturation flexible qui permet aux équipes de vente de répondre aux besoins des clients sans entraîner de problèmes de reconnaissance de revenus, votre équipe financière peut aider votre organisation de vente à décrocher de nouvelles affaires sans compromettre la conformité.
Zuora CPQ et Zuora Billing peuvent aider votre équipe financière à rationaliser les opérations de facturation, automatiser la reconnaissance des revenus, et maintenir vos équipes financières et de revenus connectées tout au long du cycle de vente et de facturation.
FAQ sur le deal desk
Qui gère un bureau des offres ?
Un gestionnaire de bureau des offres gère un bureau des offres. Cette personne supervise les opérations quotidiennes, veille à l’alignement avec les objectifs commerciaux et coordonne les activités avec les divers départements impliqués dans le processus de négociation.
Quel est le rôle d’un gestionnaire de bureau des offres ?
Un gestionnaire de bureau des offres facilite la collaboration interfonctionnelle entre différents intervenants afin de créer des opérations de vente fluides.
Où se situe un bureau des offres dans une organisation ?
En raison de la collaboration étroite du bureau des offres avec les départements des ventes, du marketing, du succès client et des finances, il peut être directement intégré à l’organisation des ventes ou à l’équipe financière. Un bureau des offres peut également être une unité autonome qui comprend divers intervenants.
Qu’est-ce qu’une révision de bureau des offres ?
L’équipe du bureau des offres se réunit pour évaluer et examiner en profondeur une offre complexe. Ils examineront sa valeur potentielle, sa rentabilité, l’évaluation des risques et la conformité aux exigences légales, financières et réglementaires.