9 avantages de l’automatisation des revenus pour votre entreprise
Lorsque nous échangeons avec des CAO, des contrôleurs et des responsables de la comptabilité des revenus, ils nous disent souvent : « Notre processus de gestion des revenus est automatisé. » Toutefois, en y regardant de plus près, nous découvrons un enchevêtrement de feuilles de calcul associé à un module de reconnaissance des revenus personnalisé dans l’ERP. Ce n’est pas de l’automatisation.
Alors, qu’entend-on exactement par automatisation complète du processus de gestion des revenus ?
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90 à 98 % des revenus sont automatisés dans le système.
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Interventions manuelles minimales pour traiter les transactions.
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Accès en temps réel aux données et aux rapports.
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Prise en charge de nouveaux produits et modèles de tarification.
Nous savons ce que vous pensez : atteindre ce niveau d’automatisation est loin d’être simple. Mais nous entendons constamment de la part de nos clients que les avantages dépassent largement les coûts et les efforts d’implémentation. En réalité, nos clients affirment souvent qu’ils auraient souhaité automatiser leurs processus de gestion des revenus plus tôt.
Sur la base des retours clients issus de centaines de déploiements, nous avons compilé une liste de neuf avantages clés de l’automatisation complète du processus de gestion des revenus — quelle que soit la solution choisie :
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Développez votre entreprise sans augmenter les effectifs.
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Gagnez du temps et redirigez les ressources vers des tâches à forte valeur ajoutée.
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Réduisez les erreurs et les risques.
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Simplifiez les audits et réduisez leur coût.
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Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles de tarification.
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Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur les revenus et simplifiez la prévision.
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Soutenez les transactions stratégiques.
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Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation.
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Augmentez la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs.
Développez votre entreprise sans augmenter les effectifs
Grâce à l’automatisation complète du processus de gestion des revenus, les équipes financières n’ont plus à s’inquiéter de devoir augmenter les effectifs en raison de la hausse des volumes.
Les feuilles de calcul atteignent rapidement leurs limites dès qu’un certain volume de transactions est atteint et exigent chaque mois de nombreuses heures pour valider et maintenir les données de comptabilité des revenus. Bien que les feuilles de calcul soient des outils puissants, utilisés avec succès depuis des décennies par les équipes comptables pour produire des chiffres de revenus complets et fiables, leur capacité de données reste limitée (~1 million de lignes dans Excel), ce qui restreint le nombre de transactions pouvant être traitées dans une seule feuille.
Quiconque a déjà travaillé avec des ensembles de données atteignant ne serait-ce que 50 % de cette limite connaît bien la frustration du sablier ou de la roue colorée interminable. Cette contrainte oblige à segmenter les données de revenus pour le traitement, générant des inefficacités et augmentant le risque d’erreurs.
Au-delà des feuilles de calcul, les ERP ont été conçus pour enregistrer les chiffres de revenus finaux, et non pour servir de référentiel à tous les contrats et données clients. Comme les feuilles de calcul, les ERP ont également des limites (et des impacts sur les coûts) quant au volume de données traitées ou stockées dans le système. Pour contourner ces limites et éviter des coûts supplémentaires, de nombreuses équipes comptables doivent créer des rapports personnalisés, des requêtes ou du code pour collecter toutes les données nécessaires.
« Il n’est pas rare de voir des entreprises capables d’augmenter le nombre de contrats et d’accroître leur chiffre d’affaires de 100 à 200 % — sans avoir à ajouter de ressources supplémentaires. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research
Gagnez du temps et redirigez les ressources vers des tâches à forte valeur ajoutée
En centralisant les données de revenus grâce à des intégrations automatisées, vous pouvez éliminer les réseaux complexes de feuilles de calcul nécessitant des mises à jour et des liaisons manuelles. Éliminer une grande partie des tâches manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée se traduit directement par des gains d’efficacité opérationnelle et des économies substantielles aussi bien sur le temps de clôture des comptes que sur les coûts. De nombreuses équipes constatent une réduction du délai de clôture, une diminution des heures supplémentaires, ainsi que la possibilité de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
« Gagner un à deux jours sur la clôture est très courant. Si vous ne réduisez pas d’au moins un ou deux jours, c’est qu’il y a un problème. Il ne s’agit pas seulement de clôturer plus vite, mais aussi d’avoir davantage d’influence sur le trimestre. Tout le monde veut raccourcir le délai de clôture afin de pouvoir consacrer plus de temps à l’activité. C’est un excellent moyen d’y parvenir. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research
Réduisez les erreurs et les risques
Les processus manuels introduisent plusieurs types de risques : le risque d’erreurs humaines, le risque de départ de collaborateurs clés emportant avec eux leur connaissance du processus et des systèmes ad hoc, ou encore le risque de défaillance lors du transfert de données ou de l’exécution de scripts personnalisés. L’extraction et la manipulation manuelles des données, associées à des équipes travaillant tard le soir pour clôturer les comptes en fin de mois, créent un risque d’erreur humaine difficilement maîtrisable qui conduit inévitablement à des défaillances du processus.
L’automatisation des revenus réduit les erreurs en éliminant l’intervention humaine grâce à une gestion des données automatisée.
« Les équipes comptables qui travaillent toute la nuit ? Nous savons tous que c’est la réalité. Dans n’importe quel autre service, la direction s’interrogerait et dirait : “C’est insensé. Pourquoi travaille-t-on après minuit ?” Et quel est le niveau d’erreur dans un travail effectué, disons, après 22 heures ? Il n’est pas nul. Ce qui distingue les leaders, c’est leur capacité à automatiser 90 %, 95 % ou plus de leurs revenus, alors que d’autres restent encore à travailler après minuit. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research
Simplifiez les audits et réduisez leurs coûts
Au lieu d’audits de processus impliquant la vérification manuelle de feuilles de calcul et nécessitant que les comptables justifient l’ensemble de leur travail, l’automatisation des revenus permet de réaliser des audits systèmes où les auditeurs se contentent de contrôler la technologie automatisée en place. En général, avec des contrôles technologiques robustes, le profil de risque de l’entreprise diminue, ce qui améliore la transparence, réduit le temps passé par les collaborateurs à soutenir l’audit, et renforce les contrôles internes permettant aux auditeurs de valider rapidement.
La réduction du risque et du temps de validation (c’est-à-dire un échantillon par an au lieu d’un grand nombre de contrôles manuels) peut entraîner une baisse globale des honoraires d’audit ainsi que des coûts liés aux heures supplémentaires ou aux ressources additionnelles. Selon Gartner, l’automatisation des contrôles internes permet de réduire les frais d’audit de 27 %.
L’automatisation des revenus facilite la prévention et la détection des problèmes tout en renforçant la sécurité grâce aux contrôles d’accès — autant d’éléments inexistants dans les processus manuels.
Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles de tarification
Dans l’environnement numérique actuel, les clients recherchent de plus en plus la valeur dans des modèles économiques flexibles, ce qui impose aux entreprises d’être agiles dans la gestion de leurs contrats — et, par conséquent, dans leur processus de reconnaissance des revenus. Ces modèles présentent de nombreux avantages pour l’entreprise, mais les nouveaux modèles tarifaires tels que la tarification à l’usage, les nouveaux produits ou les offres groupées introduisent une complexité accrue dans la reconnaissance des revenus.
Cela peut nécessiter davantage de temps et de ressources pour clôturer les comptes et garantir l’exactitude des chiffres de revenus finaux. L’automatisation des revenus permet de gérer une complexité accrue avec moins de ressources, en simplifiant le processus pour les collaborateurs de plusieurs départements (finance, ventes, direction, etc.).
« Nous constatons qu’avec certains anciens systèmes, le lancement d’une nouvelle offre implique un projet long et intensif simplement pour mettre en place une offre groupée basique. Or, il nous faut réagir rapidement au marché. Et cela, c’est absolument essentiel. » — Hyrum Steed, Directeur des Revenus, Cricut
Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur les revenus et simplifiez la prévision
L’automatisation des revenus permet aux collaborateurs chargés de la gestion des revenus de consulter à tout moment des valeurs de revenus actuelles et précises (selon les normes GAAP ou IFRS), sans attendre la finalisation des chiffres en fin de mois ou de trimestre. Cela permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées et proactives, qu’il s’agisse d’étudier des incitations commerciales, des remises ou de nouvelles tendances de marché. Les équipes en charge de la reconnaissance des revenus peuvent également établir des prévisions plus fiables pour les conseils d’administration, les investisseurs et les marchés financiers.
Cela permet d’éviter les mauvaises surprises de fin de trimestre, lorsque les chiffres diffèrent des attentes ou comportent des erreurs susceptibles d’inquiéter les auditeurs, de retarder les dépôts ou d’entamer la confiance des investisseurs.
Un sous-grand livre automatique dédié aux revenus devient une source unique et fiable que les parties prenantes peuvent consulter et analyser sous plusieurs angles, ce qui permet aux équipes FP&A d’être plus autonomes et confiantes dans la qualité des données de revenus.
« Disposer d’un reporting en temps réel facilite grandement la prise de température du trimestre pour la FP&A des revenus. Il y a souvent un volume élevé de transactions la dernière semaine du mois, et pouvoir savoir en temps réel où l’on en est, au fur et à mesure de leur enregistrement, est absolument essentiel. » — Hyrum Steed, Directeur des Revenus, Cricut
Soutenez les transactions stratégiques
Que vous soyez en phase d’acquisition de nouvelles entreprises ou en préparation d’une cession, il est essentiel de disposer d’un système de reconnaissance des revenus qui s’intègre parfaitement avec les autres systèmes. Lors de transactions telles qu’une introduction en bourse (IPO), un dépôt SPAC ou d’autres opérations de fusion-acquisition, les équipes comptables et financières doivent pouvoir analyser de grands volumes de données de revenus sous différents angles.
Par exemple, les équipes FP&A ont besoin de ventiler les données de revenus pour toutes les entités combinées lors d’une négociation de fusion. L’automatisation de la reconnaissance des revenus permet non seulement de répondre facilement aux questions sur les revenus — elle peut aussi être déterminante pour la réussite d’une opération.
« Certaines entreprises n’ont pas pu finaliser leurs transactions de M&A à cause de problématiques liées à la reconnaissance des revenus. Comment évaluer ce risque ? Il est existentiel pour les actionnaires et l’entreprise. Lorsque les analystes financiers qui suivent votre action n’ont pas confiance dans vos chiffres, ils se détournent, et il existe 10 000 autres entreprises dans lesquelles investir. C’est un risque existentiel. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research
Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation
Les professionnels de la reconnaissance des revenus sont reconnus pour leurs compétences en résolution de problèmes, et pourtant la plupart des équipes passent l’essentiel de leur temps à manipuler des feuilles de calcul et à vérifier des formules. Grâce à l’automatisation des revenus, les experts comptables hautement qualifiés peuvent se consacrer à l’analyse des tendances et collaborer avec d’autres départements sur la planification stratégique et prospective des revenus.
Cela permet à l’équipe comptable de prendre part aux décisions stratégiques et de s’imposer comme un partenaire d’affaires influent et à fort impact au sein de l’organisation.
« L’ancien modèle de la comptabilité, où l’on restait en retrait à simplement compter les chiffres après que toutes les décisions aient été prises — cette époque est révolue. La comptabilité doit évoluer. Il faut s’impliquer en amont, avec le business, avec les équipes commerciales. Pour exceller en reconnaissance des revenus, il est essentiel de comprendre comment votre entreprise vend réellement à ses clients, comment les produits sont tarifés et comment les clients perçoivent vos offres. Si vous investissez du temps pour vraiment comprendre l’activité, la gestion des revenus devient beaucoup plus simple. » — Bryan Anderson, Associé, Accounting and Reporting Advisory Practice, Deloitte
Augmentez la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs
La plupart des comptables spécialisés dans la gestion des revenus préfèreraient consacrer leur temps à des missions stratégiques, telles que l’analyse ou la négociation interne de contrats avec les équipes commerciales ou le deal desk, plutôt que d’effectuer des tâches manuelles fastidieuses.
Bien qu’il soit normal, dans tout poste junior, de réaliser une part de tâches manuelles ou répétitives au quotidien, l’automatisation des revenus permet de réduire ces tâches à faible valeur ajoutée et d’améliorer l’engagement et la fidélisation des collaborateurs. Ces professionnels hautement qualifiés ne devraient pas avoir à travailler tard le soir pour accomplir des tâches laborieuses.
Au contraire, ils devraient se voir confier des objectifs ayant un réel impact sur l’entreprise, tout en maintenant une charge de travail raisonnable.
« La main-d’œuvre évolue. La question est donc : ‘Comment puis-je être plus intentionnel dans la gestion de mes équipes et des expériences que je leur propose, et comment puis-je investir dans mon capital humain ?’ » — Chris Hane, Directeur Général, Subscription and Revenue Practice, Deloitte