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Contrôles Financiers : Définition, Exemples et Meilleures Pratiques

Une personne portant des lunettes et une chemise rayée est assise à un bureau et utilise un ordinateur portable. Une plante, un téléphone et un cahier sont sur le bureau. L’arrière-plan présente un mur de briques et des étagères.

Quels sont les contrôles financiers ?

Les contrôles financiers sont des processus et des politiques qui permettent à une entreprise de gérer ses ressources financières. Ils aident les organisations à allouer des ressources et à augmenter leur rentabilité grâce à une planification efficace.

Financial controls definition

Exemple de contrôles financiers

Maintenant que vous savez ce que sont les contrôles financiers, explorons un exemple. La mise en œuvre et la gestion financières globales de votre entreprise sont un contrôle financier important et peuvent inclure ce qui suit et plus encore :

  • Appliquer des restrictions de qualification lors du processus de recrutement pour garantir que seuls les gestionnaires financiers certifiés assument des rôles clés.

  • Exiger des formations régulières et des sessions d’information pour maintenir tout le monde à jour avec toutes les mises à jour juridiques ou financières importantes.

  • Déléguer les responsabilités financières pour éviter les goulets d’étranglement et créer des processus plus efficaces.

Types de contrôles financiers

Votre entreprise devrait être consciente d’au moins trois types clés de contrôles financiers :

  • Contrôles préventifs : Axés sur la prévention de la fraude ou des erreurs avant qu’elles ne se produisent.

  • Contrôles de détection : Découvrent la fraude ou les erreurs qui se sont déjà produites.

  • Contrôles correctifs : Corrigent les problèmes découverts et les empêchent de se reproduire.

Les avantages d'un contrôle financier solide dans le processus de devis-à-encaissement

Explorons certains des nombreux avantages à maintenir des contrôles financiers solides dans le processus de quote-to-cash :

  • Créer une tarification et une cotation précises : Établir des normes élevées permettra une tarification cohérente et préviendra d’éventuelles pertes de revenus dues à des calculs incorrects.

  • Améliorer le flux de trésorerie : Un processus quote-to-cash efficace peut accélérer la collecte des paiements et mieux prévoir les paiements à venir.

  • Enrichir la reconnaissance des revenus : La surveillance précise des termes de contrat et des étapes de vente permet à votre entreprise de reconnaître les revenus dans la bonne période comptable.

  • Assurer la conformité : En maintenant des normes élevées, vous pouvez être sûr que votre équipe respecte les réglementations comptables.

  • Réduire le risque de fraude : Des contrôles solides, tels que les approbations et la séparation des responsabilités, peuvent prévenir l’activité frauduleuse.

Liste de contrôle des contrôles financiers

Les listes varieront d’une entreprise à l’autre, mais les éléments suivants sont des éléments que la plupart des entreprises devraient avoir sur leur liste de contrôle des contrôles financiers.

  • Identifiez les risques potentiels dans vos processus financiers

  • Créez des objectifs alignés avec les objectifs de l’entreprise

  • Documentez les politiques et procédures

  • Élaborez un plan de mise en œuvre robuste

  • Effectuez des audits internes fréquents

  • Effectuez des revues annuelles et continuez à observer les processus

Contrôles financiers et conformité dans l'industrie du SaaS

Lors de la gestion des données personnelles, il est essentiel de disposer de mesures de protection, telles que le respect des normes de cybersécurité, de reconnaissance des revenus et de protection des données. Avec ces réglementations strictes à tous les niveaux, vos finances sont protégées contre les fraudes et les erreurs qui pourraient survenir. Voici quelques réglementations pour guider vos équipes :

  • ISO 27001: Cette norme internationale établit comment gérer la sécurité de l’information, la protection de la vie privée et la cybersécurité. La norme vise à respecter les trois caractéristiques suivantes : seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations (confidentialité), seules les personnes autorisées peuvent modifier les informations (intégrité), et les informations doivent être accessibles aux utilisateurs autorisés lorsque cela est nécessaire (disponibilité).

  • ASC 606: La codification des normes comptables (ASC) 606 est une norme comptable qui indique aux entreprises comment reconnaître les revenus provenant des contrats avec les clients. Elle assure la cohérence à travers les industries et aide les entreprises à fournir les informations les plus précises à leurs clients.

  • RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données est une loi de l’UE qui dicte comment les entreprises peuvent utiliser les données personnelles en gardant à l’esprit l’intégrité. Les exemples de réglementations incluent l’utilisation des données personnelles uniquement si elle est légale (par consentement ou contrat), les personnes ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et de savoir comment les entreprises utilisent leurs données, et les violations de données personnelles doivent être signalées dans les 72 heures.

Le rôle de l'automatisation dans le renforcement des contrôles financiers

L’interaction humaine est nécessaire pour une gestion financière solide, mais certaines tâches bénéficient considérablement de l’automatisation.

Automatiser la reconnaissance des revenus (rev rec) vous aide à gérer un volume plus important de transactions et à développer votre entreprise à mesure qu’elle grandit. En automatisant certaines tâches manuelles, vous pouvez continuer à croître avec rapidité et précision. Automatiser la reconnaissance des revenus minimise le potentiel d’erreur et l’intervention manuelle, permet une cohérence globale et aide les entreprises à rester conformes aux normes financières.

Automatiser les vérifications de conformité aide également à garantir la précision des processus. À mesure qu’une entreprise grandit, l’utilisation d’un système pour vérifier automatiquement les violations de conformité et corriger les erreurs avant qu’elles ne se produisent minimise les risques de fuites de données et permet à votre équipe de respecter facilement les normes de conformité.

Le rôle d'un bureau des affaires dans les contrôles financiers

Dans de nombreux endroits, les transactions peuvent devenir complexes d’un point de vue financier. Lorsqu’il est géré de manière stratégique, le bureau des affaires coordonne les intérêts de chaque équipe et maintient le processus CPQ en mouvement. Voici comment un bureau des affaires bien pensé peut préparer votre équipe financière au succès.

Établissement de contrôles financiers dans votre processus CPQ

La création de contrôles financiers à l’étape du devis ou de l’entrée de commande est obligatoire pour maintenir la conformité et éviter les maux de tête liés à la reconnaissance des revenus plus tard. L’intégration de garde-fous clairs dans le processus CPQ peut vous aider à anticiper ce qui se passera plus tard dans votre pipeline de revenus. Cela implique :

  • Établir des règles claires pour les remises

  • Mise en place de calendriers de revenus pour les charges facturées dans le temps

  • Identifier les événements de revenus qui modifient votre calendrier et distribution de revenus

Prévoir les complexités à l’avance

La plupart des entreprises B2B génèrent des revenus grâce à des contrats sur mesure ainsi qu’à des ventes incitatives. Cependant, ces contrats introduisent une complexité dans la détermination des allocations SSP et des obligations de performance, surtout s’ils nécessitent une annulation et un redémarrage à chaque fois qu’un client effectue un changement.

L’établissement d’étapes dans le processus CPQ pour traiter à la fois les conditions immédiates de l’accord et l’engagement à long terme donne à votre équipe de vente le pouvoir de poursuivre une plus grande variété d’opportunités de revenus et de sécuriser plus facilement plus de revenus sur la durée d’un contrat – parce que vous avez prévu à l’avance pour accommoder les complexités futures de facturation.

Devis avec précision et contrôle
De nombreux processus et plateformes CPQ sont conçus pour aider les équipes de vente à créer des devis et à conclure des transactions le plus rapidement possible. Bien que cela soit efficace pour l’équipe de vente, cela peut rendre les choses compliquées pour la finance si le processus CPQ ne reflète pas ce qui est possible du point de vue de la reconnaissance des revenus. Le bureau des affaires vous aide à vous assurer que les devis de vente peuvent réellement être vendus et facturés sans un énorme travail manuel de reconnaissance des revenus.

Pourquoi le bureau des transactions est une nécessité stratégique

Votre bureau d’affaires est la clé pour créer un processus CPQ intelligent à chaque étape et pour chaque partie prenante. Configurer correctement les affaires dès le départ offre une meilleure visibilité sur le revenu net et moins de frictions en matière de facturation et de recouvrement. Considérer votre bureau d’affaires comme un investissement stratégique présente non seulement une multitude d’avantages pour vos équipes de revenus et de facturation, mais peut également atténuer les risques de conformité lors des audits d’entreprise et des évaluations de sécurité.

Transparence financière

En tant que pont entre les ventes et les revenus, la finance doit équilibrer les besoins de conformité réglementaire et d’efficacité comptable avec le rôle de partenaire créatif pour aider les ventes à conclure de nouvelles affaires. Pendant le processus du bureau d’affaires, votre équipe financière peut répondre aux questions sur les remises, les lots, les frais uniques et les impacts de ces leviers de tarification sur la reconnaissance des revenus.

Avoir une visibilité en amont sur ce qui est vendu, à quelles entreprises, et à quel prix peut offrir une plus grande transparence sur ce qui s’en vient afin que la finance puisse peser les considérations liées à la gestion d’une entreprise indépendamment de toute transaction individuelle.

Disposer d’une fonction capable de suivre les besoins d’une affaire tout en prévoyant où les choses vont finir est important pour la finance. Cela donne à l’équipe une prévisibilité pour qu’elle puisse fixer des attentes et des projections avec les analystes investisseurs en fonction de ce qu’elle voit du côté des ventes de l’entreprise.

Risque de conformité réduit

Plus les complexités financières introduites lors de l’étape du devis sont nombreuses, plus le risque de problèmes de conformité potentiels est grand. Ce problème est particulièrement préoccupant si votre bureau d’affaires utilise un système CPQ connecté à votre plateforme de gestion de la relation client (CRM) mais pas à vos systèmes de revenus. Lorsque les systèmes CPQ et de reconnaissance des revenus sont cloisonnés, les équipes financières peuvent avoir des difficultés à comprendre l’impact sur les revenus d’une affaire – même du côté de la facturation des modèles de consommation purs – ouvrant un risque de conformité. Vous avez besoin d’une pile entièrement connectée pour maintenir la conformité avec la SEC tout en permettant une flexibilité et une créativité dans les transactions.

Technologie CPQ flexible : Un changement majeur pour le contrôle financier

Chaque affaire unique nécessite une configuration unique. Disposer d’une plateforme CPQ flexible, facile à configurer et connectée à vos systèmes de revenus est une entrée critique pour un bureau d’affaires à fort impact.

Introduire des contrôles financiers en amont

La plupart des plateformes CPQ ne sont pas configurées pour gérer des conditions de tarification et de facturation d’entreprise complexes, ce qui peut empêcher votre processus de bureau d’affaires de fournir à votre équipe financière ce dont elle a besoin pour reconnaître efficacement les revenus. Les stratégies de revenus diverses et à long terme nécessitent plus qu’une approche universelle, et une vue d’affaire basée sur les devis n’est pas conçue pour permettre des réponses agiles aux détails des affaires. De nombreuses plateformes basent leurs métriques autour de la vitesse de devis et de la rapidité avec laquelle elles peuvent accélérer un pipeline de vente.

En conséquence, les clients peuvent personnaliser un devis comme ils le souhaitent, mais il n’y a pas de garde-fous pour des choses comme la manière dont vous allouez vos revenus, comment vous allez facturer sur une certaine période, comment vous allez renouveler, et comment vous allez faire des changements tout au long du cycle de vie du client. Offrir un menu illimité d’options peut être bon pour les clients mais ce n’est pas bon pour les équipes financières. Une plateforme CPQ avec des contrôles financiers intégrés donne à la vente la flexibilité de créer des devis qui ont du sens d’un point de vue de la reconnaissance des revenus tout en soutenant également les besoins des clients.

Automatiser les processus QTR complexes

Établir des devis pour quelque chose comme la tarification à la consommation devient rapidement compliqué. Sans support intégré pour ce type de modèle de tarification, les équipes financières doivent construire des solutions de contournement manuelles, ce qui augmente le potentiel d’erreurs comptables. Une plateforme CPQ configurable permet aux équipes financières de modéliser les prévisions de revenus en amont, de mettre en place une obligation de performance contre ces prévisions, d’établir les conditions de facturation, puis de déclencher le processus pour qu’il fonctionne automatiquement une fois l’affaire conclue. Ce processus QTR automatisé libère les équipes financières pour travailler à faire avancer les initiatives commerciales critiques au lieu de corriger les incohérences qui nécessitent un support constant en arrière-plan.

Minimiser le travail comptable manuel

Sans structures initiales pour garder votre processus CPQ aligné avec votre stratégie de reconnaissance des revenus, la comptabilité deviendra plus laborieuse qu’elle ne doit l’être. L’intégration de contrôles dans votre plateforme CPQ dès le début peut faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise. Si vous n’avez pas de mesures de protection en place, les choses se compliquent financièrement plus tard. Les entreprises résolvent ce problème en payant des millions en frais pour qu’un auditeur examine les choses ad hoc qui se sont passées au cours de l’affaire parce qu’elles manquaient des contrôles appropriés au début.

Fonctionnalités avancées de CPQ pour le contrôle financier

Si vous souhaitez rester vigilant et continuer à développer votre entreprise, vous voudrez peut-être examiner les fonctionnalités CPQ avancées pour les contrôles financiers. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent maintenir votre entreprise en mouvement rapidement et avec précision.

  • Contrôles de conformité : Avec les règles et régulations de votre entreprise intégrées dans votre système CPQ, vous pouvez vous assurer que vous respectez les politiques avec tout changement de prix à l’aide de l’automatisation. Les contrôles de conformité automatisés ne remplacent pas les professionnels de la sécurité, mais ils ajoutent une couche supplémentaire de sécurité et minimisent le potentiel de fuites de données.

  • Mises à jour de contrat : Les mises à jour automatiques de contrat ajustent certaines parties d’un contrat en fonction de conditions prédéterminées, éliminant le besoin de mises à jour manuelles telles que les ajustements de prix avec les changements de marché ou une date de renouvellement à venir.

  • Analyse et reporting : La mise à jour automatique des données les plus récentes peut vous aider à planifier à l’avance et à vous préparer à toute modification.

Reformulez la conversation sur le contrôle financier

Générer des revenus grâce à des contrats personnalisés et à des modèles de revenus sophistiqués introduit une complexité financière — et des opportunités de vente. Avec une approche stratégique de votre processus de deal desk, soutenue par une plateforme QTR de bout en bout qui donne aux équipes de vente de la flexibilité sans causer de problèmes de reconnaissance des revenus, votre équipe financière peut aider votre équipe de vente à remporter de nouvelles affaires sans compromettre la conformité.

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FAQ

Qu’est-ce qu’un mauvais contrôle financier ?

Un mauvais contrôle financier est l’absence de processus solides pour suivre efficacement les finances d’une entreprise. Cette situation peut entraîner des inexactitudes financières, des dépenses excessives, des fraudes et d’autres impacts négatifs sur votre entreprise.

Qu’est-ce que le risque de contrôle financier ?

Le risque de contrôle financier est la probabilité que les contrôles internes d’une entreprise ne parviennent pas à prévenir les erreurs dans les états financiers en temps opportun.

Quels sont les exemples de contrôles financiers ?

Certains contrôles financiers incluent des restrictions de qualification dans le processus de recrutement pour s’assurer que seuls les gestionnaires financiers certifiés assument des rôles clés, la mise en œuvre de formations récurrentes et de séances d’information pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avec toutes les mises à jour légales et financières, et la délégation des responsabilités financières pour éviter les goulets d’étranglement et créer des processus plus efficaces.