Guide du Quote-to-cash

Le but de quote-to-cash (Q2C) consiste à rendre le processus de votre équipe de vente pour transformer le devis d’un client en liquidités aussi efficace que possible. Dans ce guide relatif au système de devis à l’encaissement quote-to-cash, nous aborderons :

• Qu’est-ce que le quote-to-cash (Q2C) ?
• Le processus de quote-to-cash
• Identifier les défis communs dans le processus de devis à l’encaissement
• Quelle est la différence entre le processus de devis à l’encaissement et le processus de commande à l’encaissement ?
• Résoudre ces défis par l’automatisation
• Optimisez votre processus quote-to-cash avec les bons outils.

Qu’est-ce que le processus quote-to-cash (Q2C) ?

Quote-to-cash (Q2C) est un processus de devis à l’encaissement qui se produit entre le devis initial d’un client et l’encaissement effectif. Ce processus comprend les devis, les commandes et les factures des clients, suivant méticuleusement les ventes depuis leur initiation jusqu’à leur réalisation. Dans le passé, la dépendance à la documentation papier et à la saisie manuelle de données entraînait des inefficacités et des inexactitudes dans le Q2C. Sans un processus Q2C optimisé, comment votre entreprise déterminera-t-elle avec précision les montants dus? Anticipera-t-elle les réceptions de paiements et garantira-t-elle le règlement rapide des factures ?

Exemple de « quote-to-cash »

Dans un processus typique de devis à l’encaissement, l’équipe commerciale configure une offre ou une solution en fonction des besoins du client, sélectionne le modèle de tarification approprié (par exemple, par paliers ou basé sur l’utilisation) et génère un devis pour approbation. Une fois approuvé, le contrat est créé et l’abonnement est activé. Le système gère automatiquement la facturation et tout suivi d’utilisation. Les factures sont envoyées au client, les paiements sont traités et, si nécessaire, des procédures de relance sont initiées pour les paiements échoués. Tout au long de ce processus, la reconnaissance des revenus est automatisée pour garantir la conformité avec les normes comptables; et des analyses en temps réel fournissent des informations sur des métriques clés telles que les revenus récurrents et le taux de désabonnement. Ceci aide à optimiser la stratégie de monétisation globale.

Le processus du devis à l’encaissement quote-to-cash

Les étapes suivantes expliquent le flux de travail crucial du processus du devis à l’encaissement.

Configuration de l’offre

C’est la première étape du processus de devis à encaissement. Les entreprises utilisent la configuration de produits pour offrir des solutions personnalisées à leurs clients. Cela implique d’adapter les produits et services en sélectionnant les combinaisons, caractéristiques et composants souhaités.Recherche montre que logiciel de configuration, tarification et devis (CPC) réduit considérablement le temps nécessaire à la configuration des produits (28%). Des outils comme CPC permettre aux représentants commerciaux de spécifier des caractéristiques et des combinaisons de composants pour des configurations complexes — par exemple, quelles caractéristiques se complètent, ou peuvent être combinées ou regroupées. Cela facilite également la sélection des accessoires avec les composants et réduit le risque d’erreurs.

2. Tarification

Lorsque la configuration de l’offre souhaitée est finalisée, l’équipe de vente s’assure alors qu’elle dispose de la meilleure tarification, précise et sans erreur, pour l’offre, aussi rapidement que possible. Cela inclut les approbations nécessaires pour les remises, les promotions et les offres spéciales.
Le CPC permet de s’assurer que la tarification est flexible et qu’elle reflète les détails de l’offre spécifique, en tenant compte des caractéristiques du produit, des remises et des accords contractuels.
Cette phase de tarification peut s’avérer difficile, car l’équipe de vente doit s’assurer de la valeur optimale en termes de prix tout en réussissant à conclure l’affaire avec le client. Le fait de disposer d’un deal desk peut également être utile à ce stade.

3. Citation

Après avoir configuré les produits, les services et les prix, le devis est créé, incluant des détails essentiels tels que les prix, les dates de livraison et les conditions.

4. Gestion des contrats

Cela comprend la création, la négociation et l’extension du contrat. En général, la gestion des contrats intervient lorsque le client est satisfait des devis et de la proposition envoyée. Le contrat et l’accord sont formalisés et définissent le cadre de la transaction.Les logiciels CPQ permettent aux commerciaux de rationaliser le processus d’approbation des affaires en éliminant les retards et les frictions dus aux processus manuels. Ils envoient des notifications d’approbation automatisées aux parties prenantes nécessaires, en fournissant des détails complets sur l’affaire et en garantissant la conformité et la préparation à l’audit.

5. Commandes

Votre entreprise peut gérer les commandes de plusieurs manières différentes, par exemple via un système CRM intégré à. CPQ, par l’intermédiaire de représentants directs, de vitrines en ligne, de portails en libre-service, de places de marché tierces ou de réseaux de partenaires.
Chaque nouvelle commande déclenche une cascade d’activités, couvrant le suivi des commandes, la facturation et le recouvrement des paiements.

6. Paiement et encaissements

Votre système est-il équipé pour gérer les différentes devises internationales de manière transparente ? Assurer l’exécution des commandes dans le monde entier, du Texas à la Nouvelle-Zélande, est un impératif pour la réussite de l’entreprise.
La gestion de la conversion des devises entre les régions est essentielle, tout comme le respect des réglementations fiscales pour préserver la réputation de votre marque.

7. Facturation

La facturation précise peut être difficile, en particulier en ce qui concerne la facturation inter-canaux, la consolidation des données et l’agrégation des factures pour diverses offres, qu’il s’agisse de biens physiques, de frais uniques, de services ou d’abonnements. Il est crucial d’assurer l’exactitude tout en évitant les erreurs dans les données des transactions financières.

8. Reconnaissance des revenus

Avec la croissance viennent des complexités dans la facturation et l’émission de factures, mais aussi dans recognizing revenueLa monétisation des offres nécessite de l’adaptabilité et d’éviter les pièges des stratégies obsolètes qui sont laborieuses et coûteuses.

9. Renouvellement

Cela dépend de l’équipe qui est responsable de votre. Revenu mensuel récurrentMRR) Expansion, vos équipes de vente ou de réussite client recherchent des opportunités pour vendre des produits supplémentaires ou croisés aux clients dans le but d’améliorer l’entreprise. customer lifetime value.
L’expérience vécue par votre client tout au long du processus de la commande à l’encaissement et la bonne orchestration de votre stratégie de vente incitative peuvent jouer un rôle important dans sa décision de renouveler son contrat.

De la soumission de devis à l’encaissement vs de la commande à l’encaissement

De la soumission à l’encaissement Commande à encaissement (O2C) sont des processus métier étroitement liés, mais ils couvrent différentes étapes du cycle de vente. En termes de processus impliqués, Q2C comprend la création de devis, la négociation, la création de contrats ou d’accords, la passation de commande, l’exécution, la facturation et le paiement. O2C, quant à lui, implique la saisie de commande, l’exécution de commande, la facturation, les comptes clients, le paiement et l’application de trésorerie.

Défis courants du devis à l’encaissement

Avec autant de pièces mobiles dans le processus Q2C, des défis surgissent souvent, risquant d’entraver l’élan de votre équipe de vente. Relever ces défis est vital non seulement pour la réussite de vos départements financier et informatique, mais aussi pour maintenir l’agilité de l’entreprise nécessaire pour aller sur le marché avec les bonnes offres au bon moment.
Les problèmes les plus courants sont les suivants :

Données inexactes

Les données saisies incorrectement dans votre système de devis à l’encaissement peuvent entraîner des retards et des erreurs, occasionnant des pertes financières. Les erreurs manuelles sont une grande préoccupation. Si les représentants commerciaux saisissent des données de manière inexacte, cela peut amener le système à générer des devis inexacts.

Manque de visibilité

Si vous ne pouvez pas voir ce qui se passe à chaque étape du processus du devis à l’encaissement, il est peu probable que vous soyez en mesure d’identifier et de résoudre les problèmes qui se posent. Ce manque de visibilité peut également entraîner la frustration des clients s’ils ne sont pas informés de l’état d’avancement de leur devis ou de leur commande.
Si la visibilité sur les devis est cruciale, la visibilité sur votre flux de données reconnu l’est tout autant et dépend de tous les processus financiers qui se déroulent en amont. Les positions financières réelles sont essentielles pour éclairer les décisions de l’entreprise tout au long d’un trimestre et s’appuient sur des rapports et des analyses en temps réel provenant de l’ensemble de vos systèmes financiers.

Processus manuels

Les processus de devis à l’encaissement chargés de tâches manuelles, telles que la saisie de données ou la création manuelle de factures, ont tendance à être sujets aux erreurs et chronophages. Cela nuit non seulement à l’efficacité, mais manque également des opportunités de vente incitative ou de vente croisée.

Tarification complexe

Les stratégies de tarification modernes englobent une variété d’offres, allant des abonnements à usage-based models, des produits matériels, des services professionnels et des offres groupées, ce qui ajoute à la complexité de la situation.
Il est essentiel de déployer et d’automatiser efficacement ces stratégies de tarification et de gérer les implications de la facturation qui en découlent.

Manque d’intégration

Les lacunes d’intégration dans le processus de devis à encaissement entraînent des rapports incohérents, une duplication des données et d’autres inefficacités. Une intégration fluide entre vos systèmes, du CRM aux plateformes financières de back-end, est essentielle pour des résultats optimaux.

Pourquoi le processus de devis-à-encaissement est-il crucial ?

Les entreprises proposent désormais des services numériques diversifiés, intégrant des structures tarifaires variées, des dispositions et un suivi d’utilisation. Création de forfaits de services sur plusieurs canaux, englobant le commerce électronique, les applications, les ventes, les partenaires et les places de marché, cela aide à améliorer l’engagement des clients et stimule la croissance. Pour rester alignées avec l’évolution des marchés et les préférences dynamiques des clients, les entreprises doivent réévaluer leur approche conventionnelle de gestion du processus de devis à encaissement. Il est impératif d’investir dans une plateforme de monétisation robuste qui soutient l’ensemble du cycle de vie du devis à la recette.
En rapport : Comment fidéliser les abonnés dans n’importe quelle économie

Considérations pour une plateforme de monétisation prenant en charge le processus du devis à l’encaissement.

Voici ce qu’il faut privilégier lors du choix d’une plateforme de monétisation qui soutient de manière exhaustive l’ensemble du processus du devis à l’encaissement. Vous avez besoin d’une base technologique dotée d’outils d’automatisation qui permettent aux équipes de vente de simplifier les tâches laborieuses, leur permettant ainsi de se concentrer sur les activités de vente principales.

Introduction de nouvelles sources de revenus

La plateforme devrait accueillir sans effort différents modèles de tarificationd’un modèle par abonnement auxusage-based, transactions uniques et récurrentes. Alors que les entreprises innovent pour rester compétitives, une plateforme flexible est cruciale pour la tarification et l’emballage des services numériques, du matériel, des offres groupées et des promotions.
Lié : Comment accélérer l’itération sur les prix, les offres groupées et les promotions

Agilité et flexibilité dans l’engagement de marché

Dans le paysage de marché en évolution rapide d’aujourd’hui, les entreprises doivent introduire rapidement de nouvelles offres, ajuster les prix et créer des promotions en quelques heures, et non en quelques mois.Systèmes hérités et intégrations rigides entraver l’agilité et freiner la réactivité des entreprises.

Support de monétisation de bout en bout

Les opérations de devis à encaissement servent de pilier aux stratégies de monétisation. une plateforme gloable devrait rationaliser les processus couvrant la tarification, la commande, la facturation, les paiements et la reconnaissance des revenus, en s’adaptant parfaitement aux demandes changeantes.

Réponse dynamique aux besoins des clients

S’adapter aux préférences et comportements diversifiés des clients est essentiel. Les entreprises doivent orchestrer des expériences personnalisées à travers divers systèmes, y compris les plateformes d’approvisionnement et de communication.
Il est essentiel de comprendre le cycle de vie de l’abonné et d’offrir une expérience dynamique au sein de l’écosystème d’applications

Capacités d’intégration

Une intégration transparente avec les applications logicielles existantes est essentielle. Les entreprises devraient chercher des connecteurs préconstruits et API qui permettent une intégration facile avec divers systèmes, tels que le grand livre, data warehousesdes systèmes de taxation, passerelles de paiement, et plus encore.

Optimisez votre processus de devis à encaissement avec les bons outils.

Les outils suivants jouent un rôle stratégique à différentes étapes du processus Q2C, garantissant un flux de travail fluide et optimisé.

Solution CPQ

On peut soutenir que le logiciel le plus important dans le processus Q2C, CPQ gère et automatise le processus de configuration, tarification et devis. Cela est crucial pour créer des devis précis basés sur des modèles de tarification complexes, regrouper des produits et gérer des abonnements.Related: L’évolution des logiciels CPQ pour les entreprises modernes

Solution de gestion des commandes

Un autre logiciel indispensable dans le processus de devis à l’encaissement — un outil complet order management solution rationalise l’ensemble du flux de travail, de la création au renouvellement. Cette solution maintient des pistes d’audit détaillées, documentant toutes les modifications apportées aux contrats.

Solution de facturation

moderne billing software gère et automatise la facturation, les paiements et les modifications d’abonnement. Il prend en charge divers modèles de tarification (par exemple, frais fixes, par unité, par volume et tarification à l’utilisation), ce qui est essentiel pour générer une facturation correcte pour les clients et permettre une croissance future et une évolutivité pour l’entreprise.

Solution de paiement

active le processus de paiements’intégrant avec plusieurs passerelles de paiement gérer les transactions de manière sécurisée et efficace. Il prend également en charge plusieurs méthodes de paiement telles que les cartes de crédit, les virements bancaires et les portefeuilles numériques. Une solution de paiement automatise également le processus de relance et gère les recouvrements. Elle aide à réduire le taux d’attrition en automatisant les nouvelles tentatives pour les paiements échoués et en optimisant les stratégies de recouvrement.

Solution de reconnaissance des revenus

Reconnaissance des revenus Les logiciels sont essentiels pour garantir l’exactitude financière et la conformité avec les normes comptables et les réglementations telles que l’ASC 606 et les IFRS. Ce logiciel offre automatisation, précision et efficacité au processus de reconnaissance des revenus dans votre flux de travail Q2C.

Solution d’analytique

fournit des informations exploitables avec analyse en temps réelpermettant aux entreprises de suivre des indicateurs clés tels que les taux de désabonnement, la valeur à vie des clients et les prévisions de revenus.

Solutions d’intégration et d’extensibilité

Le logiciel Q2C moderne doit être plus qu’un simple outil pour générer des factures. Il doit s’intégrer de manière transparente avec un large éventail d’autres systèmes tout au long de votre flux de travail Q2C — tels que CRM, ERP, CPQ et passerelles de paiement — pour rationaliser les opérations et offrir une expérience cohérente à travers votre organisation. La bonne plateforme, avec de solides capacités d’intégration et d’extensibilité, devient un centre central pour vos opérations commerciales, permettant un échange de données en temps réel, une prise de décision améliorée et des expériences client enrichies.

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Avec un véritable processus Q2C de bout en bout, votre entreprise peut améliorer les devis, accélérer le traitement des commandes, faciliter le paiement des factures par les clients et même identifier des opportunités pour vendre des services supplémentaires. Découvrez comment. Zuora peut vous aider à automatiser non seulement votre processus de devis à l’encaissement, mais aussi tous vos processus d’abonnementorder-to-revenue opérations.