Erweiterung über Order-to-Cash (O2C) hinaus für Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen
Das Ziel von Order-to-Cash (O2C) besteht darin, Ihrem Vertriebsteam die Umwandlung eines Kundenangebots in Zahlung so effizient wie möglich zu ermöglichen. Mit den heute verfügbaren Technologien für Finanzabteilungen konnten Unternehmen ihren O2C-Prozess in den letzten zehn Jahren deutlich effektiver steuern.
In diesem Order-to-Cash-Leitfaden behandeln wir:
- Was ist Order-to-Cash (O2C)?
- Der Unterschied zwischen Order-to-Cash und Quote-to-Cash
- Die verschiedenen Phasen des Order-to-Cash-Prozesses
- Häufige Probleme im Order-to-Cash-Prozess
Was ist Order-to-Cash?
Order-to-Cash (O2C) ist ein geschäftskritischer Prozess. Er bildet die Brücke zwischen einer Kundenbestellung und dem tatsächlich vom Unternehmen vereinnahmten Geld. Dieser Prozess steuert Kundenangebote, Bestellungen und Rechnungen – das System verfolgt den gesamten Verkaufsprozess von Anfang bis Ende.
Früher waren Unternehmen auf Papierdokumente und manuelle Dateneingabe angewiesen, was zu Ineffizienzen und Fehlern im O2C-Prozess führte. Ohne einen optimierten O2C-Prozess weiß Ihr Unternehmen nicht, wie viel Geld offen ist, wann Zahlungen eingehen und ob Kunden ihre Rechnungen pünktlich begleichen.
Was ist der Unterschied zwischen Order-to-Cash und Quote-to-Cash?
Order-to-Cash und Quote-to-Cash sind eng verwandte Geschäftsprozesse, decken jedoch unterschiedliche Abschnitte des Verkaufszyklus ab. Order-to-Cash umfasst alle Schritte, die eine Kundenbestellung in Zahlung umwandeln. O2C ist die Phase der Auftragsabwicklung und Zahlungseinziehung. Quote-to-Cash hingegen konzentriert sich auf alle Prozesse, die ein Kundenangebot in Zahlung verwandeln.
Im Detail umfasst O2C die Auftragserfassung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlung und Zahlungszuordnung. Q2C beinhaltet Angebotserstellung, Verhandlung, Vertrags- oder Vereinbarungserstellung, Auftragserteilung, Abwicklung, Rechnungsstellung und Zahlung.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen Order-to-Cash und Quote-to-Cash ist, dass das Vertragsmanagement im Q2C-Prozess stattfindet. Alles rund um das Management, die Erstellung und Verhandlung von Verträgen sowie die Sicherstellung der Zahlung erfolgt außerhalb von Order-to-Cash.
Phasen des Order-to-Cash-Prozesses
Bestellungen
Wie verarbeitet Ihr Unternehmen Bestellungen? Dies kann über ein CRM-System mit CPQ, durch direkte Vertriebsmitarbeiter, einen Online-Shop, ein Self-Service-Portal, einen Drittanbieter-Marktplatz oder ein Partnernetzwerk erfolgen. Die Bestellung sollte alle relevanten Informationen zum Service enthalten, wie Preisgestaltung, Lieferdatum und Konditionen.
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Zahlung und Inkasso
Verfügen Sie über Systeme, die mit jeder globalen Währung umgehen können? Die Fähigkeit, weltweit Bestellungen abzuwickeln, ist für das Unternehmen essenziell. Niemand möchte, dass seine Marke bei so grundlegenden Dingen wie Währungsumrechnung ins Hintertreffen gerät.
Denken Sie daran, dass auch die Steuern Ihres Unternehmens ein entscheidender Bestandteil der Markenentwicklung sind. Bei regelmäßig wiederkehrenden Transaktionen müssen Sie die Steuersätze für Kunden und Angebote stets aktuell halten – basierend auf Adressvalidierung, sich ändernden Vorschriften und Gesetzen.
Rechnungsstellung
Die Herausforderung einer korrekten Rechnungsstellung besteht darin, kanalübergreifend abzurechnen, Daten zu vereinheitlichen und Rechnungen zu konsolidieren – unabhängig davon, ob es sich um physische Güter, Einmalgebühren, Dienstleistungen oder Abonnements handelt – und dabei alle anfallenden Steuern zu berücksichtigen.
Hinzu kommen die Transaktionsdaten, die das Finanzteam benötigt. Deshalb ist die Einführung einer funktionierenden Lösung entscheidend für den nachhaltigen Erfolg – andernfalls kann ein kleiner Fehler das Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Umsatzerfassung
Mit dem Wachstum steigen die Herausforderungen bei Abrechnung und Rechnungsstellung, aber auch bei der Umsatzerfassung. Sie müssen Ihre Angebote monetarisieren, ohne auf Hürden zu stoßen – der gesamte Monetarisierungsprozess sollte das Wachstum unterstützen und nicht durch veraltete, zeitaufwändige und kostenintensive Strategien ausgebremst werden.
Häufige Probleme im Order-to-Cash-Prozess
Bei so vielen Beteiligten treten im O2C-Prozess häufig Probleme auf, die Ihr Vertriebsteam ausbremsen können.
Zu den häufigsten Problemen zählen:
Unzutreffende Daten
Wenn die in Ihr Order-to-Cash-System eingegebenen Daten fehlerhaft sind, führt dies zu Verzögerungen und Fehlern, die Sie Geld kosten können.
Mangelnde Transparenz
Wenn Sie nicht erkennen können, was in jeder Phase des Order-to-Cash-Prozesses passiert, werden Sie auftretende Probleme kaum identifizieren und beheben können. Diese mangelnde Transparenz kann zudem zu Frustration bei Kunden führen, wenn sie nicht zeitnah über den Status ihrer Bestellung informiert werden.
Manuelle Prozesse
Wenn Ihr Order-to-Cash-Prozess viele manuelle Tätigkeiten wie Dateneingabe oder die Erstellung einzelner Rechnungen umfasst, ist er fehleranfällig und zeitaufwendig. Zudem können dadurch Chancen für Up- oder Cross-Selling verpasst werden.
Komplexe Preisgestaltung
Komplexe Preisgestaltung ist normal. Unternehmen bieten eine Kombination aus Abonnements, verbrauchsbasierten Angeboten, Hardwareprodukten, Dienstleistungen, Bundles und mehr an. Es ist entscheidend, diese Preisstrategien einzuführen, um den sich wandelnden Kundenerwartungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Auswirkungen auf die automatisierte Abrechnung – wie Bewertung und Rechnungsstellung – zu berücksichtigen.
Fehlende Integration
Wenn Ihr Order-to-Cash-Prozess mit den anderen Systemen Ihres Unternehmens integriert ist, vermeiden Sie Inkonsistenzen bei Berichten, doppelte Datensätze und weitere Ineffizienzen. Für optimale Ergebnisse benötigen Sie ein System, das sich nahtlos in alle Teile Ihres Vertriebsprozesses integriert – vom CRM bis zu den Back-End-Finanzsystemen.
Worauf Sie bei einer Plattform zur Unterstützung von Order-to-Cash achten sollten
Sie benötigen die richtige Plattform, um den gesamten Order-to-Cash-Prozess zu unterstützen. Folgendes sollten Sie berücksichtigen.
Führen Sie neue Umsatzquellen ein?
Sie müssen jedes Preismodell direkt einführen können – von Abonnements über verbrauchsbasierte Modelle bis hin zu Einmaltransaktionen. Jedes Unternehmen sucht nach neuen Wegen, digitale Services, Hardware, Bundles und Aktionsangebote zu bepreisen und zu bündeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Führungskräfte benötigen Flexibilität und eine zentrale Plattform, um verschiedene Umsatzquellen zu monetarisieren.
Erlaubt Ihre Technologie, mit Agilität und Flexibilität auf den Markt zu gehen?
Der Markt verändert sich schnell und die Kundenanforderungen wandeln sich ständig. Um darauf zu reagieren, müssen Unternehmen neue Angebote und neue Preise, neue Pakete und neue Aktionen innerhalb von Stunden – nicht Monaten – auf den Markt bringen können. Starre Systeme und veraltete Integrationen bremsen Unternehmen aus.
Wie hält die Plattform mit den Kundenanforderungen Schritt?
Kundenbedürfnisse unterscheiden sich und verändern sich ständig. Unternehmen müssen dynamische Erlebnisse bieten, die auf den Präferenzen und dem Verhalten der Kunden über ein Netzwerk von Systemen hinweg basieren, wie z. B. Bereitstellung, Kommunikation usw.
Jedes Anwendungsökosystem ist einzigartig. Unternehmen haben Zeit und Ressourcen investiert, um ihre Ökosysteme aufzubauen, und es ist entscheidend, die Anzahl der zu wartenden individuellen Integrationen zu reduzieren.
Technische Führungskräfte und Entwickler wünschen sich neue Anwendungen, die sich mithilfe leistungsstarker SDKs, APIs und Konnektoren einfach in bestehende Systeme integrieren lassen. Idealerweise benötigen Sie vorgefertigte Konnektoren und APIs, mit denen Sie problemlos eine Vielzahl von Anwendungen integrieren können, wie z. B. Hauptbuch, Data Warehouses, Steuersysteme, Zahlungs-Gateways und mehr.
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