STRATEGISCHER LEITFADEN

Hält Sie das Unbekannte davon ab, die Umsatzautomatisierung voranzutreiben?

9 Vorteile der End-to-End-Umsatzautomatisierung

Im Gespräch mit CAOs, Controllern und Leitern der Umsatzbuchhaltung hören wir oft: „Unser Umsatzprozess ist automatisiert.“ Doch bei genauerer Betrachtung offenbart sich oft ein Geflecht aus Tabellenkalkulationen in Kombination mit individuell angepassten ERP-Modulen zur Umsatzrealisierung – ein Zustand, der kaum als echte Automatisierung gelten kann.

Was meinen wir also mit End-to-End-Umsatzautomatisierung?

90–98 % des Umsatzes werden im System automatisiert.
Minimale manuelle Eingriffe zur Verarbeitung von Transaktionen.
Echtzeitzugriff auf Daten und Berichterstattung.
Unterstützung für neue Produkte und Preismodelle.

Wir wissen, was Sie denken: Dieser Automatisierungsgrad ist alles andere als einfach. Aber wir hören immer wieder von Kunden, dass die Vorteile die Kosten und den Implementierungsaufwand deutlich überwiegen. Tatsächlich sagen unsere Kunden oft, dass sie sich wünschten, sie hätten ihre Umsatzprozesse früher automatisiert.

Basierend auf Kundenfeedback aus Hunderten von Implementierungen haben wir eine Liste mit den neun wichtigsten Vorteilen einer End-to-End-Umsatzautomatisierung zusammengestellt – unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden:

Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Sparen Sie Zeit und lenken Sie Ressourcen auf wertschöpfende Aufgaben um.
Reduzieren Sie Fehler und Risiken.
Vereinfachen Sie Audits und reduzieren Sie die Auditkosten.
Führen Sie schnell neue Produkte und Preismodelle ein.
Erhalten Sie Umsatztransparenz in Echtzeit und optimieren Sie Prognosen.
Unterstützen Sie strategische Transaktionen.
Verbessern Sie die Rolle Ihres Buchhaltungsteams in Ihrer Organisation.
Verbessern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

1. Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen

Dank einer umfassenden Umsatzautomatisierung können Umsatzteams das Wachstum bewältigen, ohne sich um eine zunehmende Mitarbeiterzahl aufgrund steigender Transaktionsvolumen sorgen zu müssen.

Tabellenkalkulationen brechen ab, sobald sie ein bestimmtes Transaktionsvolumen erreichen, und benötigen jeden Monat eine beträchtliche Anzahl von Stunden, um die Umsatzbuchhaltungsdaten kontinuierlich zu validieren und zu pflegen. Während Tabellenkalkulationen leistungsstarke Tools sind, die Buchhaltungsteams seit Jahrzehnten erfolgreich einsetzen, um vollständige und genaue Umsatzzahlen zu liefern, ist ihre Datenkapazität begrenzt (ca. 1 Million Zeilen in Excel), was wiederum die Anzahl der Transaktionen begrenzt, die in einer einzigen Tabellenkalkulation erfasst und verarbeitet werden können. Jeder, der mit Datensätzen gearbeitet hat, die auch nur 50 % dieser Grenze erreichen, kennt die Frustration der sich drehenden Sanduhr oder des Farbkreises nur zu gut. Aufgrund dieser Beschränkung müssen Umsatzdaten für die Verarbeitung segmentiert werden, was zu Ineffizienzen führt und Fehlern Tür und Tor öffnet.

Über Tabellenkalkulationen hinaus wurden ERPs entwickelt, um endgültige Umsatzzahlen zu erfassen, und nicht als Aufbewahrungsort für alle Verträge mit kundenbezogenen Daten. Wie Tabellenkalkulationen haben auch ERPs Grenzen (und Kostenauswirkungen) für die Menge der verarbeiteten oder im System gespeicherten Daten. Um diese Einschränkungen und potenziellen Mehrkosten zu vermeiden, müssen viele Buchhaltungsteams benutzerdefinierte Berichte, Abfragen oder Codes erstellen, um alle erforderlichen Daten zu erfassen.

„Es ist nicht ungewöhnlich, Unternehmen zu finden, die in der Lage sind, die Anzahl ihrer Verträge zu erhöhen und ihren Umsatz um 100–200 % zu steigern – ohne zusätzliche Ressourcen hinzufügen zu müssen.“ – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

2. Sparen Sie Zeit und lenken Sie Ressourcen auf wertschöpfende Aufgaben um

Durch die Zentralisierung von Umsatzdaten durch automatisierte Integrationen können Sie weitläufige Netzwerke von Tabellenkalkulationen vermeiden, die manuell aktualisiert und verknüpft werden müssen. Die Eliminierung eines großen Teils zeitaufwändiger manueller Aufgaben mit geringem Wert führt direkt zu betrieblicher Effizienz und erheblichen Einsparungen sowohl beim Zeitaufwand für den Buchabschluss als auch beim Geld. Viele Teams erleben eine kürzere Zeit bis zum Abschluss, einen Rückgang der Überstunden der Mitarbeiter und die Möglichkeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

„Eine Verkürzung des Abschlusses um ein bis zwei Tage ist weit verbreitet. Wenn man nicht mindestens ein oder zwei Tage verkürzt, stimmt etwas nicht. Es geht nicht nur um einen schnelleren Abschluss, sondern auch um die Möglichkeit, mehr Einfluss auf das Quartal zu nehmen. Alle möchten die Zeit bis zum Abschluss verkürzen, um mehr Zeit für das Geschäft aufwenden zu können. Das ist ein weiterer Weg, das auch zu erreichen.“ – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

3. Reduzieren Sie Fehler und Risiken

Manuelle Prozesse bergen mehrere Arten von Risiken – das Risiko menschlicher Fehler, das Risiko, dass wichtige Mitarbeiter den Prozess und Ad-hoc-Systeme verlassen und ihr inhärentes Wissen über den Prozess und die Ad-hoc-Systeme mitnehmen, oder das Risiko, dass Datenübertragungen und benutzerdefinierte Skripte fehlerhaft sind. Die manuelle Datenextraktion und -manipulation in Kombination mit der langen Arbeitszeit der Mitarbeiter bis spät in die Nacht, um die Bücher am Monatsende abzuschließen, birgt ein unkontrollierbares Risiko menschlichen Versagens, das unweigerlich zu Prozessausfällen führt. Die Umsatzautomatisierung reduziert Fehler, indem sie den Menschen durch einen unkomplizierten Datenverwaltungsansatz aus der Gleichung nimmt.

„Buchhaltungsteams sind die ganze Nacht wach? Wir alle wissen, dass das so ist. Jeder andere Teil der Organisation würde sich an die Führung wenden und die Leute würden sagen: „Das ist verrückt. Warum arbeiten wir länger als bis Mitternacht?“ Und wie hoch ist die Fehlerquote bei Arbeiten, die beispielsweise nach 22 Uhr stattfinden? Sicherlich nicht Null. Was Führungskräfte auszeichnet, ist, dass sie in der Lage sind, 90 % oder mehr als 95 % ihres gesamten Umsatzes zu automatisieren, während die anderen noch bis nach Mitternacht wach bleiben.“ – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

4. Vereinfachen Sie Audits und reduzieren Sie die Auditkosten

Anstelle von Prozessaudits, bei denen manuelle Tabellenkalkulationen überprüft werden und Buchhalter ihre gesamte Arbeit nachweisen müssen, ermöglicht die Umsatzautomatisierung Systemaudits, bei denen Prüfer lediglich eine automatisierte Systemtechnologie überprüfen. Typischerweise verringert sich mit starken Technologiekontrollen das Risikoprofil eines Unternehmens, was die Transparenz verbessert, den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Unterstützung des Audits verringert und die internen Kontrollen stärkt, die Prüfern eine schnelle Validierung ermöglichen. Die Reduzierung des Risikos und der Zeit für die Validierung (d. h. ein Audit pro Jahr anstelle eines großen Audits manueller Kontrollen) kann insgesamt zu geringeren Auditgebühren und Kosten für Überstunden oder zusätzliche Ressourcen führen. Laut Gartner senkt die Automatisierung interner Kontrollen die Auditgebühren um 27 %. Die Umsatzautomatisierung erleichtert die Vermeidung und Erkennung von Problemen und erhöht gleichzeitig die Sicherheit durch Zugangskontrollen – was bei manuellen Prozessen nicht der Fall ist.

„Wenn Sie ein Systemaudit durchführen, bei dem die Prüfer mit dem System vertraut sind, das automatisch eine Reihe konfigurierter Regeln auf alle Ihre Transaktionen anwendet, ist es viel einfacher, das zu beweisen, als wenn ein Raum voller Prüfer da sitzt und versucht, alles, was man in all diesen Tabellenkalkulationen gemacht hat, neu zu berechnen.“ – Emily Daigle, VP & GM bei Zuora Revenue

5. Führen Sie schnell neue Produkte und Preismodelle ein

In der heutigen digitalen Landschaft sehen Kunden immer mehr Wert in flexiblen Geschäftsmodellen, die wiederum erfordern, dass Unternehmen bei ihren Verträgen – und damit auch beim Umsatzrealisierungsprozess – flexibel sind. Diese Modelle bringen für das Unternehmen viele Vorteile mit sich, aber neue Preismodelle wie nutzungsbasierte Preise, neue Produkte oder Produkt-Bundles machen den Umsatzrealisierungsprozess komplexer. Das kann zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordern, um die Bücher abzuschließen und die Genauigkeit der endgültigen Umsatzzahlen sicherzustellen. Die Umsatzautomatisierung ermöglicht die Bewältigung größerer Komplexität mit weniger Ressourcen und optimiert den Prozess für Mitarbeiter in mehreren Abteilungen (z. B. Finanzen, Vertrieb, Management usw.).

„Wir stellen fest, dass man bei einigen dieser alten Systeme, wenn man ein neues Angebot einführen möchte, ein wirklich intensives, langes Projekt hat, nur um ein einfaches Bundle zu implementieren. Und Sie wissen, wir müssen schnell auf den Markt reagieren. Das ist das, was den großen Unterschied macht.“ – Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

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6. Erhalten Sie Umsatztransparenz in Echtzeit und optimieren Sie Prognosen

Durch die Umsatzautomatisierung können Mitarbeiter im Revenue Management jederzeit aktuelle, genaue (GAAP- oder IFRS-)Umsatzwerte einsehen, ohne warten zu müssen, bis die Zahlen am Ende des Monats oder Quartals endgültig vorliegen. Dadurch können Führungskräfte fundierte, proaktive Geschäftsentscheidungen treffen, unabhängig davon, ob sie Verkaufsanreize, Rabatte oder neue Markttrends prüfen. Darüber hinaus können Teams zur Umsatzrealisierung genauere Prognosen für ihre Vorstände, Investoren und die Wall Street erstellen. Das trägt dazu bei, Überraschungen am Quartalsende zu vermeiden, bei denen die Zahlen anders aussehen als erwartet oder Fehler enthalten, die Bedenken des Prüfers, Verzögerungen bei der Einreichung oder einen Rückgang des Anlegervertrauens hervorrufen. Ein automatisiertes Umsatz-Nebenbuch wird zu einer einzigen Informationsquelle, auf die Stakeholder zugreifen und die sie in mehreren Dimensionen analysieren können, sodass FP&A-Teams unabhängiger und sicherer auf Umsatzdaten zugreifen können.

„Mit der Echtzeitberichterstattung ist es für die Umsatz-FP&A viel einfacher, den Überblick über den Verlauf des Quartals zu behalten. In der letzten Woche des Monats findet oft ein hohes Volumen statt, und es ist von entscheidender Bedeutung, in Echtzeit wissen zu können, wo man sich befindet, wenn diese Transaktionen gebucht werden.“ – Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

7. Unterstützen Sie strategische Transaktionen

Unabhängig davon, ob Sie neue Unternehmen erwerben oder sich auf eine Übernahme vorbereiten, ist es von entscheidender Bedeutung, über ein Umsatzrealisierungssystem zu verfügen, das sich nahtlos in andere Systeme integrieren lässt. Bei Transaktionen wie Börsengängen, SPAC-Einreichungen oder anderen M&A-Möglichkeiten benötigen Buchhaltungs- und Finanzteams Zugang, um große Umsatzdatensätze auf vielfältige Weise zu analysieren. Beispielsweise müssen FP&A-Teams in einer Fusionsverhandlung die Umsatzdaten für alle zusammengeschlossenen Einheiten in einem Wasserfalldiagramm zusammenfassen. Die automatisierte Umsatzerkennung erleichtert nicht nur die Beantwortung von Umsatzfragen, sondern kann auch der entscheidende Faktor dafür sein, ob ein Geschäft zustande kommt.

„Einige Unternehmen konnten M&A-Transaktionen aufgrund von Problemen bei der Umsatzrealisierung nicht abschließen. Wie quantifizieren Sie dieses Risiko? Es ist existenziell für die Aktionäre und das Unternehmen. Wenn Finanzanalysten, die Ihre Aktie verfolgen, kein Vertrauen in Ihre Zahlen haben, gehen sie, denn es gibt 10.000 andere Unternehmen, in die man investieren kann. Und das ist ein existenzielles Risiko.“ – Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

8. Verbessern Sie die Rolle Ihres Buchhaltungsteams in Ihrer Organisation

Fachleute für die Umsatzrealisierung sind für ihre Problemlösungsfähigkeiten bekannt, doch die meisten Teams für die Umsatzrealisierung verbringen den Großteil ihrer Zeit damit, Tabellenkalkulationen zu manipulieren und Formeln zu überprüfen. Mit der Umsatzautomatisierung können sich hochqualifizierte Buchhaltungsexperten auf die Analyse von Trends konzentrieren und gemeinsam mit anderen Abteilungen an einer strategischen, zukunftsorientierten Umsatzplanung arbeiten. Das verschafft den Buchhaltungsteams einen Platz am Tisch und positioniert sie als einflussreiche und wirkungsvolle Geschäftspartner für den Rest der Organisation.

„Die alte Version der Buchhaltung, bei der man im Backend saß und nichts anderes tat, als mit der Entscheidung zu leben, die andere getroffen hatten… das ist schon lange vorbei. Die Buchhaltung muss sich weiterentwickeln. Sie müssen im Frontend des Geschäfts, im Vertrieb, involviert sein. Um wirklich gut in der Umsatzrealisierung zu sein, müssen Sie wissen, wie Ihr Unternehmen an Kunden verkauft, wie die Preise für Produkte sind und wie Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen betrachten. Wenn man Zeit investiert, um das Geschäft wirklich zu verstehen, wird es wirklich einfach, Einnahmen zu erzielen.“ – Bryan Anderson, Partner of Accounting and Reporting Advisory Practice, Deloitte

9. Verbessern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Die meisten Umsatzbuchhalter würden ihre Zeit lieber auf strategische Aufgaben wie Analysen oder interne Geschäftsverhandlungen mit dem Vertrieb oder dem Deal Desk konzentrieren, als mühsame manuelle Prozesse durchzuführen. Während Buchhalter in jeder Einstiegsposition im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben eine gewisse Menge an manuellen oder sich wiederholenden Aufgaben erledigen, minimiert die Umsatzautomatisierung geringwertige Aufgaben und verbessert das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter. Diese hochqualifizierten Fachkräfte sollten nicht lange aufbleiben müssen, um mühsame Aufgaben zu erledigen. Stattdessen sollten sie für Ziele verantwortlich sein, die einen echten Einfluss auf das Unternehmen haben und gleichzeitig eine angemessene Arbeitsbelastung aufrechterhalten.

„Die Belegschaft verändert sich. Die Frage lautet also: „Wie gehe ich bewusster mit meiner Belegschaft und den Erfahrungen um, die ich ihnen gebe, und wie investiere ich in meine Mitarbeiter?““ – Chris Hane, Managing Director of Subscription and Revenue Practice, Deloitte

Lernen Sie die Autorin besser kennen

Em Daigle

GM bei Zuora Revenue

Zustand der Umsatzautomatisierung:

So wählen Sie den richtigen Anbieter für die Automatisierung von ASC 606 und IFRS 15

Tauchen Sie tiefer in die Vorteile der Umsatzautomatisierung ein, indem Sie sich unser Webinar „Zustand der Umsatzautomatisierung“ ansehen, das von Andrew Dailey, Managing Director bei MGI Research, und Hyrum Steed, Director of Revenue Accounting bei Cricut, moderiert wird.

Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Umsatzautomatisierung

Bereit, den nächsten Schritt zu machen? Zuora Revenue automatisiert die Umsatzrealisierung für jedes Geschäftsmodell und ermöglicht es Teams, diese Einnahmequellen in Echtzeit abzugleichen und zu melden. Über 90 % unserer Bereitstellungen erfordern keine Anpassungen. Aber glauben Sie nicht einfach das, was wir sagen. Das sagen unsere Kunden:

„Zuora Revenue wurde von Grund auf auf die Bedürfnisse von Finanzbuchhaltern zugeschnitten. Bereits nach einem Quartal erlebte unser Team zahlreiche Vorteile. Die Bundle-Konfiguration verbesserte die Genauigkeit unserer Umsatzzuweisungen, die anpassbare Einrichtung der Gruppierungsregeln machte mühsame manuelle Aufgaben für den Abschluss überflüssig und die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglichte uns mehr Funktionalität und Komfort.“ – Tony Zhang, Senior Revenue Manager, Nutanix

Erfahren Sie, wie Zuora Revenue dem Umsatzteam bei Nutanix hilft, über 552 Stunden im Jahr einzusparen.

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Während sich die Präferenzen Ihrer Kunden hinsichtlich des Zugangs zu Ihren Produkten und Dienstleistungen wandeln, ist es erforderlich, dass Sie auch Ihre Geschäftsmodelle anpassen. Informieren Sie sich darüber, wie unsere marktführenden Lösungen für die Subscription Economy® zahlreichen der weltweit innovativsten Abonnementgeschäfte zum Erfolg verholfen haben.

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9 Vorteile der Umsatzautomatisierung für Ihr Unternehmen