Deal Desk erklärt: Wie hilft es Vertrieb und Finanzen?
Während Unternehmen nach Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt streben, können Probleme im Deal-Management hinderlich sein.
Entweder gehen Deals in der Unordnung unorganisierter Prozesse und verpasster Chancen verloren oder Organisationen kämpfen mit Preisinkonsistenzen, unklaren Genehmigungsabläufen und einem Mangel an Transparenz im komplexen Verhandlungsgeschehen.
Ein Deal-Desk ist die Antwort — und es könnte in jedem Aspekt Ihres Verkaufsprozesses eine entscheidende Rolle spielen.
Was ist ein "Deal Desk"?
Ein Deal Desk ist ein funktionsübergreifendes Team, das den Prozess von Angebot bis Zahlung erleichtert. Es ist ein zentrales Drehkreuz, das Stakeholder aus Vertrieb, Finanzen, Marketing, Kundenerfolg und Recht zusammenbringt, um Beteiligung und Zustimmung zu gewährleisten und den Verkaufsprozess zu verbessern. In der Regel konzentriert sich der Deal Desk auf komplexe und hochpreisige Geschäfte anstelle von Standardgeschäften.
Für Unternehmen, die komplexe wiederkehrende Einnahmemodelle anbieten, ist der Deal Desk ein noch kritischerer Berührungspunkt, um sicherzustellen, dass die während des Verkaufsprozesses festgelegten Preisbedingungen mit den Best Practices für Abrechnung und Umsatzanerkennung übereinstimmen.
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Die sich verändernde Rolle eines Deal Desks
Durch digitale Transformation und Technologie haben sich die Rolle und Funktion des Deal Desks weiterentwickelt.
Ein Deal Desk kümmerte sich früher um transaktionale Funktionen wie Preisgestaltung und Vertragsmanagement. Jetzt gibt es eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Vertrieb und Finanzen.
Aufgrund begrenzter Technologieintegration und des Fehlens spezialisierter Software stützte sich der Betrieb stark auf manuelle Prozesse für Deal-Management, Dokumentation und Genehmigungs-Workflows. Dies führte zu reaktiver Entscheidungsfindung.
Das moderne Deal Desk ist kundenorientiert: ein strategischer Enabler mit umfassender bereichsübergreifender Zusammenarbeit. Anders als früher nutzt es nun Automatisierung, Technologie, spezialisierte Software und Analytik für datengesteuerte Entscheidungsfindung.
Ein Deal Desk trägt auch aktiv zur Risikominderung bei und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem es nicht standardmäßige Risiken früh im Verkaufszyklus anspricht.
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Wie funktioniert ein Deal Desk?
Ein Deal Desk erfüllt eine hochspezialisierte Funktion innerhalb einer Organisation. Es verwaltet, erleichtert, strukturiert, überprüft und genehmigt hochkomplexe Geschäfte. Obwohl die Abläufe je nach Organisation variieren, funktioniert ein typisches Deal Desk wie folgt:
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Initiierung
Das Vertriebsteam identifiziert eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit oder einen Deal. Es könnte sich um einen neuen Kunden handeln oder um einen bestehenden, bei dem es eine Möglichkeit zur Verlängerung, Upselling oder Cross-Selling gibt. In der Regel bewegt sich das Deal Desk von High-Touch zu Low-Touch.
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Deal-Anfrage
Das Vertriebsteam leitet die Deal-Anfrage an das zuständige Team innerhalb des Desks weiter. Die Anfrage enthält das betroffene Produkt oder die Dienstleistung, die Preisgestaltung, Bedingungen und alle anderen notwendigen Details.
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Überprüfung durch das Deal Desk
Je nachdem, welche Teams Ihr Deal Desk umfassen, überprüfen sie die Deal-Anfrage, um sicherzustellen, dass sie mit den strategischen Zielen, Preisrichtlinien und Compliance-Anforderungen des Unternehmens übereinstimmt. Das Team berücksichtigt Rentabilität, Risiko und strategische Passung.
Ein Deal Desk ist auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit angewiesen. Der Deal kann Input von der Finanzabteilung erfordern, um seine finanzielle Tragfähigkeit zu überprüfen, oder von der Rechtsabteilung, um die Einhaltung sicherzustellen. Das Deal Desk ist integraler Bestandteil bei der Erstellung von Geschäften mit finanziellen Strukturen, die keine Umkonfiguration oder Umbuchung erfordern, wenn die Finanzteams monatlich oder jährlich die Bücher abschließen.
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Dokumentation und Genehmigung
Das Deal Desk erstellt oder überprüft relevante Dokumente wie Verträge oder Vorschläge. Es legt die Genehmigungs-Workflows fest, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Interessengruppen sie überprüfen.
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Unterstützung bei Verhandlungen
Das Deal Desk kann während der Verhandlungen Unterstützung bieten. Es hilft, Deals entsprechend den Unternehmenszielen und Kundenbedürfnissen zu strukturieren. Dies beinhaltet das Ausbalancieren von Flexibilität und Rentabilität.
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Abschluss des Deals
Das Deal Desk finalisiert den Deal, sobald die notwendigen Genehmigungen vorliegen. Es stellt sicher, dass alle Parteien die erforderlichen Dokumente unterzeichnet haben und der Deal alle finanziellen oder rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Welche Teams sollten in einen Deal Desk einbezogen werden?
Während die Berichtsstrukturen für Deal Desks je nach Organisation, Zielen und Struktur variieren können, sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren der Grad der Autorität, die ihnen über die Deal-Struktur gegeben wird, und die Fähigkeit der Finanzabteilung, Kontrolle über den Prozess auszuüben.
Einige Unternehmen platzieren ihren Deal Desk innerhalb des Verkaufs, während sie sie für Prozesse und Verfahren verantwortlich machen, die vom Finanzteam vorgegeben werden. Andere Unternehmen haben strengere Regeln und erlauben niemandem innerhalb der Verkaufsorganisation, Angebote einzureichen, um sicherzustellen, dass jede Bestellung von Anfang an korrekt eingerichtet ist.
Deal Desk und die perfekte Beziehung zwischen Buchhaltung und Vertrieb
Ein Deal Desk besteht typischerweise aus den folgenden Teams:
Verkaufsteam
Verkaufsvertreter sind die Initiatoren der Deals. Sie stellen sicher, dass jedes Angebot, das den Deal Desk passiert, mit den Unternehmensrichtlinien und -strategien übereinstimmt.
Finanzen und Buchhaltung
Sie bewerten die finanzielle Tragfähigkeit von Deals, die Auswirkungen auf den Umsatz und potenzielle Risiken. Sie helfen auch bei der Festlegung von Preisstrukturen. Während des Deal Desks können Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams Fragen zu Rabatten, Bündeln, Einmalgebühren und den Auswirkungen dieser Preismechanismen auf die Umsatzrealisierung beantworten.
Rechtsteam
Das Rechtsteam ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Deal-Bedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie verhindern, dass die Einheit auf eine rechtlich falsche Grundlage gerät.
Operations- und Lieferungsteams
Bevor ein Deal eingegangen wird, sollte die Kapazität, die Ressourcen und die Logistik bewertet werden. Dieses Team stellt sicher, dass das Unternehmen alle in einem Deal enthaltenen Verpflichtungen erfüllen kann.
Marketingteam
Während die Hauptfunktion des Marketingteams darin besteht, potenzielle Kunden zum Unternehmen zu bringen, tragen sie auch zu einem Deal Desk bei, indem sie Einblicke in Markttrends, Kundenpräferenzen und Wettbewerbspositionierung bieten.
Kundenerfolgs- oder Support-Teams
Wenn Sie Ihr Netto-Umsatzwachstum steigern möchten, muss ein Kundenerfolgsteam einbezogen werden. Kundenerfolg ist wichtig für das Wachstum jeder Organisation, und das Team spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Deal-Strukturen, die zu langfristiger Kundenzufriedenheit und -bindung führen.
IT- und Technologieteams
IT-Teams implementieren und integrieren die notwendige technologische Infrastruktur für einen nahtlosen Deal-Betrieb. Dazu gehören Deal-Management-Software, CRM-Systeme, CPQ-Software und andere Tools.
Führungsebene
Führungskräfte und leitende Manager, wie CFO und CAO, bieten Aufsicht und strategische Ausrichtung. Ihre Beteiligung stellt sicher, dass Deals mit der Vision, Mission und den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Rollen und Verantwortlichkeiten eines Deal Desk Analysten
Im Folgenden werden die grundlegenden Arbeitsaufgaben eines Deal Desk Analysten erläutert.
Deal-Formation und -Ausführung
Die erste Aufgabe eines Deal Desk Analysten besteht darin, Deals reibungslos und schnell zu bilden und auszuführen. Sie verkürzen den Verkaufszyklus und optimieren die Rentabilität, ohne die Kundenerfahrung zu beeinträchtigen.
Der Deal Desk Analyst gibt auch Empfehlungen zu Preisgestaltung und Zahlungsplänen. Sie sind darauf spezialisiert, komplexe Deals zu organisieren, die verschiedene Produkte und Dienstleistungen umfassen.
Regeln und Analysen leiten ihre Arbeit, und sie passen ihren Ansatz basierend auf Faktoren wie gewährten Rabatten und dem beteiligten Kanal oder Produkt an.
Geschäftstransparenz erhöhen
Ein Deal Desk verbessert die Geschäftstransparenz. Das Team berichtet über wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und erleichtert regelmäßige Überprüfungen mit leitenden Führungskräften. Sie bieten Organisationen klare Einblicke und Vorhersagen, um die Komplexitäten der Geschäftswelt zu navigieren.
Zum Beispiel können der CFO oder CAO Finanz- oder Konto-Einblicke aus ihrer Abteilung sammeln und mit anderen Teams teilen, um Umsätze vorherzusagen.
Verkaufs-Effizienz steigern
Der Deal Desk macht den Verkauf effizienter und effektiver, indem er wichtige Geschäftseinblicke sammelt, wie z. B. die globale Wettbewerbslandschaft, wichtige Marketing- und Branchentrends, Wettbewerbspositionierung und Verbraucherforschung.
Auswirkungen eines Deal-Desks auf den Vertrieb
Beschleunigen Sie den Abschlussprozess
Durch die Zusammenarbeit und Effizienz der Stakeholder beschleunigen Deal Desks den Abschluss. Sie reduzieren Reibungsverluste und optimieren den Verkaufsprozess. Anstatt Genehmigungen hinterherzujagen, kann sich das Vertriebsteam auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren.
Deals priorisieren
Mit einem Deal Desk können Vertriebsteams Geschäfte basierend auf Umsatzpotenzial und strategischer Ausrichtung priorisieren. Deals können auf Kundenpassung, Deal-Größe, finanziellen Auswirkungen, Dringlichkeit des Geschäfts und Ressourcenzuweisung basieren. Diese Priorisierung ermöglicht es Ihnen, sich auf wertvolle Chancen zu konzentrieren.
Deals strukturieren und Preise optimieren
Im Bereich des Vertriebs dient ein Deal Desk als Dreh- und Angelpunkt für operative Effizienz, indem er Vorlagen und Genehmigungen standardisiert.
Mit einem Deal Desk Management System und Tools wie CPQ kann der Vertrieb flexible und kundenspezifische Preise basierend auf dem Einkaufsvolumen, der Kundenloyalität und den Marktbedingungen anbieten.
Kundenorientierte Lösungen
Wenn sie mit kundenorientierten Zielen in Einklang stehen, ermöglichen Deal Desks Vertriebsteams, Lösungen an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Dieser personalisierte Ansatz verbessert die Kundenzufriedenheit und baut stärkere Beziehungen auf.
Umsatz verbessern und Leckagen verhindern
Ein Deal Desk hilft Vertriebsteams, die Umsatzgenerierung zu optimieren. Ein Analyst sammelt Kundendaten, führt eine detaillierte Kaufhistorie durch und findet Möglichkeiten für Cross-Selling und Upselling. Er verhindert auch Umsatzverluste durch proaktive Verlängerungsmaßnahmen – indem er Kunden mit einem nahen Ablaufdatum identifiziert und umgehend relevante Dokumente erstellt.
So richten Sie ein Deal Desk ein
Ein Deal Desk ist nur so effektiv wie sein Setup. Das Folgende hilft Ihnen, Ihr Deal Desk für den Erfolg zu optimieren.
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Strategische Planung
Dies beginnt mit der Definition klarer Ziele. Es gibt verschiedene Gründe, ein Deal Desk aufzubauen:
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Um die Abschlussgeschwindigkeit zu verbessern, indem Sie Ihren Deal-Prozess, Genehmigungen und Workflows optimieren, um die Entscheidungsfindung zu verbessern
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Um den Wert und Erfolg jedes Deals zu maximieren
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Um eine bessere Sichtbarkeit des Deal-Status und -Fortschritts zu ermöglichen
Ob Sie ein Deal Desk zur Verbesserung der Effizienz, zur Erhöhung der Verkaufszahlen, zur Risikosteuerung oder zur Sicherstellung der Compliance einrichten, identifizieren Sie KPIs des Deal Desks, um das Ergebnis zu messen.
Nachdem Sie klare Ziele gesetzt haben, ist es an der Zeit, Ressourcen zur Unterstützung Ihres strategischen Plans zuzuweisen. Diese Ressourcen umfassen ein angemessenes Budget, Technologie und Personal.
Teambildung und Schulung
Ein Deal Desk erfordert eine effektive Zusammenarbeit unter den Stakeholdern. Der Aufbau eines engagierten, gut ausgestatteten Teams mit vielfältigen Fähigkeiten wie Vertrieb, Finanzen, Recht, Kundenerfolg und Betrieb ist entscheidend. Weisen Sie jedem Team spezifische Verantwortlichkeiten zu.
Bieten Sie umfassende Schulungen zu Deal Desk-Software, Unternehmensprozessen und Branchen-Compliance an.
Prozesse und Werkzeuge
Entwickeln und dokumentieren Sie einen optimierten, schrittweisen Workflow für die Deal-Verarbeitung, Genehmigung und Ausführung. Ihr Deal Desk wird von klaren Preisrichtlinien profitieren, die beispielsweise von der Finanzabteilung festgelegt werden, um Konsistenz zu gewährleisten.
Ein weiterer entscheidender Aspekt eines reibungslosen Prozesses und Workflows ist sicherzustellen, dass die Deal Desk-Software nahtlos mit anderen relevanten Tools wie Ihrem CRM, ERP, CPQ usw. integriert ist.
Performance-Management
Ein Deal Desk ist nichts, was man einrichtet und dann vergisst. Es ist wichtig, Ihren Erfolg zu analysieren und kontinuierlich KPIs zu überwachen. Mit Analysetools können Sie erkennen, was funktioniert und wo Verbesserungsbedarf besteht. In der Regel sollten Sie eine verkürzte Verkaufszykluszeit feststellen.
Mit den Leistungsinformationen, die Sie aus Analysetools sammeln, können Sie datenbasierte Entscheidungen treffen, Prozesse optimieren und ständige Verbesserungen fördern.
Kundenorientierung
Ein Deal Desk kann nur dann maximale Ergebnisse erzielen, wenn es den Kaufprozess versteht und priorisiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse Ihre Kunden mit Empathie behandeln und nicht als Nummer auf Ihrer Verkaufsliste. Wenn Sie zeigen, dass Sie sie schätzen, ist es wahrscheinlicher, dass sie eine großartige Kundenerfahrung machen.
Wenn Sie sie jedoch wie eine Kennzahl behandeln, verliert Ihr Prozess an Empathie, und sie werden wahrscheinlich eine schlechte Erfahrung machen oder während des Verkaufszyklus das Interesse verlieren. Aus diesem Grund ist ein Kundenerfolgsteam entscheidend für ein Deal Desk.
Metriken zur Messung der Deal-Desk-Leistung
Die Messung der Leistung eines Deal-Desks ist entscheidend, um Geschäftseinblicke zu gewinnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die Prozesse des Deal-Managements zu optimieren. Hier sind einige wichtige Kennzahlen zur Bewertung der Leistung eines Deal-Desks:
Dealgröße oder durchschnittlicher Dealwert
Dies bewertet den geschäftlichen Wert und die Auswirkungen eines Deals. Sie möchten sicherstellen, dass der Deal-Desk Ihnen hilft, hochpreisige Deals effizient abzuschließen.
Die Dealgröße oder der durchschnittliche Dealwert liefern auch Einblicke in die Effektivität Ihrer Preisstrategien.
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Erfolgsquoten
Dies zeigt den Prozentsatz, den Ihr Team von Chancen in abgeschlossene Deals umgewandelt hat. Diese Kennzahl sollte kontinuierlich steigen. Ein Rückgang weist auf ein Problem mit Ihrer Deal-Strategie, Preisgestaltung oder dem Verkaufsprozess hin.
Vertriebsgeschwindigkeit
Dies ist die durchschnittliche Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um von einem Lead (Chance) zum Abschluss zu gelangen. Ein schneller Deal-Zyklus (weniger Tage) zeigt die Effektivität und Reaktionsfähigkeit Ihres Deal-Desks. Im Gegensatz dazu könnte ein verlängerter Zyklus entweder auf Kundenunentschlossenheit oder ein internes Nadelöhr hinweisen.
Deal-Pipeline
Die Analyse Ihrer Pipeline von Leads nach Phase, Konversionsrate und Deal-Wert kann helfen, Umsätze vorherzusagen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Deal-Marge
Die Deal-Marge misst, wie profitabel Ihr Deal-Desk-Management ist. Sie berücksichtigt Ihre Kosten, Rabatte und Preisstrategien. Eine positive Marge signalisiert einen profitablen Deal, während eine negative Marge darauf hinweist, dass es Zeit ist, Ihren Verkaufszyklus zu überdenken.
Deal-Volumen
Bezieht sich auf die Anzahl der Deal-Tickets, die der Deal-Desk bearbeitet. Diese Kennzahl neigt dazu, zu steigen, wenn Sie komplexere Deals verwalten, aber im Laufe der Zeit allmählich abzunehmen. Eine geringere Anzahl von Deal-Tickets ist vorzuziehen. Dies bedeutet, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter selbstständig sind und sich nur mit komplexen, hochpreisigen Deals befassen.
Vertragsfehler
Ein Deal-Desk bearbeitet komplexe Deals, die ein gewisses Maß an Fehlern beinhalten können. Vertragsfehler können die Kundengewinnung und -bindung beeinflussen, ganz zu schweigen von Herausforderungen bei der Abrechnung und der Umsatzanerkennung, daher sollte ein niedriger Prozentsatz angestrebt werden. Eine hohe Rate an Vertragsfehlern nimmt mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch, um behoben zu werden, was Ihren Verkaufszyklus verlängert.
Erneuerungsrate
Dies misst Ihren Kundenlebenswert und die Umsatzkontinuität. Hohe Erneuerungsraten signalisieren, dass Kunden mit Ihrem Produkt- oder Dienstleistungsangebot zufrieden sind. Eine niedrige Erneuerungsrate weist auf potenzielle Zufriedenheitsprobleme hin.
Niedrigere Erneuerungsraten bedeuten auch, dass Sie mehr investieren müssen, um Kunden zu gewinnen und Ihr Geschäft weiter auszubauen. Diese hohen Kundenakquisitionskosten belasten Ihre Ressourcen.
Häufige Herausforderungen, mit denen Deal Desks konfrontiert sind
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Integrationsprobleme: Viele Deal-Desks kämpfen mit der Integration verschiedener Werkzeuge und Systeme, was zu Ineffizienzen führt.
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Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten zögern, neue Prozesse oder Technologien zu übernehmen, was die Effektivität des Deal-Desks beeinträchtigen kann.
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Unzureichende Daten: Ein Mangel an genauen Daten kann die Entscheidungsfindung behindern und zu schlechten Deal-Ergebnissen führen.
Zukünftige Trends im Deal Desk-Betrieb
Die Landschaft des Deal-Managements entwickelt sich weiter. Hier sind einige Trends, auf die Sie achten sollten:
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Erhöhte Automatisierung: Mit dem Fortschritt von KI- und maschinellen Lerntechnologien werden Deal-Desks wahrscheinlich mehr automatisierte Prozesse sehen, die manuelle Arbeitslasten reduzieren.
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Größerer Fokus auf Kundenerfahrung: Die Zukunft der Deal-Desks wird kundenorientierte Ansätze priorisieren und Angebote auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden zuschneiden.
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Verbesserte Analytik: Der Einsatz von prädiktiver Analytik wird es Deal-Desks ermöglichen, Markttrends und Kundenverhalten vorherzusehen, was zu einer effektiveren Strukturierung von Deals führt.
Unterstützen Sie Ihren Deal Desk mit der richtigen Technologie
Jeder einzigartige Deal erfordert eine einzigartige Konfiguration. Wählen Sie eine Plattform mit integrierter Unterstützung für jedes Preismodell, das Ihr Unternehmen benötigen könnte, einschließlich Abonnements, „Pay-as-you-go“, verbrauchsbasierte Preisgestaltung und gebündelte Produkte oder Dienstleistungen.
Mit einem strategischen Ansatz für Ihren Deal Desk-Prozess, unterstützt durch eine flexible CPQ- und Abrechnungsplattform, die Verkaufsteams die Möglichkeit gibt, Kundenbedürfnisse zu unterstützen, ohne Probleme bei der Umsatzanerkennung zu verursachen, kann Ihr Finanzteam Ihrer Vertriebsorganisation helfen, neue Geschäfte zu gewinnen, ohne die Compliance zu gefährden.
Zuora CPQ und Zuora Billing können Ihrem Finanzteam dabei helfen, die Abrechnungsprozesse zu optimieren, die Umsatzanerkennung zu automatisieren und Ihre Finanz- und Umsatzteams während des gesamten Verkaufs- und Abrechnungszyklus miteinander zu verbinden.
FAQs zum Deal Desk
Wer leitet ein Deal Desk?
Ein Deal Desk Manager leitet ein Deal Desk. Diese Person überwacht den täglichen Betrieb, stellt die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicher und koordiniert die Aktivitäten mit verschiedenen Abteilungen, die am Deal-Prozess beteiligt sind.
Welche Rolle hat ein Deal Desk Manager?
Ein Deal Desk Manager erleichtert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen, um reibungslose Vertriebsabläufe zu schaffen.
Wo ist ein Deal Desk in einer Organisation angesiedelt?
Aufgrund der engen Zusammenarbeit des Deal Desks mit den Abteilungen Vertrieb, Marketing, Customer Success und Finanzen kann es direkt in der Vertriebsorganisation oder im Finanzteam angesiedelt sein. Ein Deal Desk kann auch eine eigenständige Einheit sein, die verschiedene Interessengruppen umfasst.
Was ist eine Deal Desk Überprüfung?
Das Deal Desk Team kommt zusammen, um ein komplexes Geschäft gründlich zu bewerten und zu prüfen. Sie schauen sich den potenziellen Wert, die Rentabilität, die Risikobewertung und die Einhaltung von rechtlichen, finanziellen und regulatorischen Anforderungen an.