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9 Vorteile der Umsatzautomatisierung für Ihr Unternehmen

Wenn wir mit CAOs, Controllern und Leitern der Einnahmenbuchhaltung sprechen, sagen sie oft: „Unser Einnahmenprozess ist automatisiert.“ Wenn wir jedoch nachforschen, entdecken wir ein Netz aus Tabellenkalkulationen in Kombination mit einem maßgeschneiderten ERP-Modul zur Einnahmenerkennung. Das ist keine Automatisierung.
Was genau meinen wir also mit End-to-End-Umsatzautomatisierung?
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90-98% of revenue is automated in the system.
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Minimale manuelle Eingriffe zur Verarbeitung von Transaktionen.
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Echtzeitzugriff auf Daten und Berichterstattung.
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Unterstützung für neue Produkte und Preismodelle.
Wir wissen, was Sie denken: Dieses Maß an Automatisierung ist alles andere als einfach. Aber wir hören immer wieder von Kunden, dass die Vorteile die Kosten und den Implementierungsaufwand deutlich überwiegen. Tatsächlich sagen unsere Kunden oft, dass sie sich wünschten, sie hätten ihre Einnahmeprozesse früher automatisiert.
Basierend auf dem Kundenfeedback aus Hunderten von Implementierungen haben wir eine Liste von neun wesentlichen Vorteilen der End-to-End-Umsatzautomatisierung zusammengestellt – unabhängig davon, welche Lösung Sie letztendlich wählen:
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Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
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Sparen Sie Zeit und lenken Sie Ressourcen zu wertschöpfenden Aufgaben um.
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Fehler und Risiken reduzieren.
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Vereinfachen Sie Prüfungen und senken Sie die Prüfungskosten.
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Schnell neue Produkte und Preismodelle auf den Markt bringen.
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Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in die Einnahmen und optimieren Sie die Prognose.
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Unterstützung strategischer Transaktionen.
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Erhöhen Sie die Rolle des Buchhaltungsteams in Ihrer Organisation.
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Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Mit einer End-to-End-Umsatzautomatisierung müssen sich die Umsatzteams keine Sorgen über ein steigendes Personalaufkommen aufgrund des zunehmenden Volumens machen.
Tabellenkalkulationen brechen zusammen, sobald sie ein bestimmtes Volumen an Transaktionen erreichen, und erfordern jeden Monat eine erhebliche Anzahl von Stunden, um die Einnahmenbuchhaltungsdaten kontinuierlich zu validieren und zu pflegen. Obwohl Tabellenkalkulationen leistungsstarke Werkzeuge sind, die Buchhaltungsteams seit Jahrzehnten erfolgreich nutzen, um vollständige und genaue Einnahmezahlen zu liefern, ist ihre Datenkapazität begrenzt (~1 Million Zeilen in Excel), was wiederum die Anzahl der Transaktionen einschränkt, die in einer Tabelle erfasst und verarbeitet werden können.
Anyone that’s worked with data sets that reach even 50% of this limit knows the frustration of the spinning hourglass or color wheel all too well. Due to this limit, revenue data must be segmented for processing, causing inefficiencies and opening the door for errors.
Jenseits von Tabellenkalkulationen wurden ERPs entwickelt, um endgültige Umsatzzahlen zu erfassen, nicht um ein Repository für alle Verträge mit kundenbezogenen Daten zu sein. Wie Tabellenkalkulationen, ERPs haben auch Grenzen. (und Kostenimplikationen) für die Menge an Daten, die innerhalb des Systems verarbeitet oder gehalten werden. Um diese Grenzen und potenziellen zusätzlichen Kosten zu vermeiden, stehen viele Buchhaltungsteams vor der Herausforderung, benutzerdefinierte Berichte, Abfragen oder Code zu erstellen, um alle erforderlichen Daten zu sammeln.
“It’s not unusual to find companies that are able to increase the number of contracts and increase their revenue by 100-200% — without having to add any additional resources.— Andrew Dailey, Geschäftsführer, MGI Research
Sparen Sie Zeit und lenken Sie Ressourcen auf wertschöpfende Aufgaben um.
Durch die Zentralisierung von Umsatzdaten über automatisierte Integrationen können Sie weitläufige Netzwerke von Tabellenkalkulationen eliminieren, die manuell aktualisiert und verknüpft werden müssen. Die Beseitigung eines großen Teils zeitaufwändiger, wenig wertschöpfender manueller Aufgaben führt direkt zu operativen Effizienzsteigerungen und erheblichen Einsparungen sowohl bei der Zeit bis zum Abschluss der Bücher als auch beim Geld. Viele Teams erleben eine verkürzte Abschlusszeit, eine Reduzierung der Überstunden der Mitarbeiter und die Möglichkeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Es ist sehr üblich, ein bis zwei Tage vom Abschluss abzuziehen. Wenn Sie nicht mindestens ein oder zwei Tage kürzen, stimmt etwas nicht. Es geht nicht nur um einen schnelleren Abschluss, sondern auch um die Möglichkeit, im Quartal mehr Einfluss zu haben. Jeder möchte den Abschluss verkürzen, um mehr Zeit für das Geschäft zu haben. Dies ist eine weitere Möglichkeit, dies zu erreichen. — Andrew Dailey, Geschäftsführer, MGI Research
Fehler und Risiken reduzieren
Manuelle Prozesse führen zu verschiedenen Arten von Risiken – das Risiko menschlicher Fehler, das Risiko, dass wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und ihr inherentes Wissen über den Prozess und Ad-hoc-Systeme mitnehmen, oder das Risiko, dass Datenübertragungen und benutzerdefinierte Skripte fehlschlagen. Manuelle Extraktion und Manipulation von Daten, kombiniert mit Mitarbeitern, die bis spät in den Abend hinein lange Stunden arbeiten, um die Bücher am Monatsende abzuschließen, schafft ein unkontrollierbares Risiko menschlicher Fehler, das unweigerlich zu Prozessausfällen führt.
Die Umsatzautomatisierung reduziert Fehler, indem sie den Menschen durch einen kontaktlosen Datenverwaltungsansatz aus der Gleichung entfernt.
“Accounting teams being up all night? We all know that that’s the case. Any other part of the organization would go to the leadership and people would say, ‘This is insane. Why are we working past midnight?’ And what’s the level of error that goes into work that takes place, let’s say, after 10 p.m.? It’s not zero. What differentiates leaders is that they are able to automate 90%, 95%+ percent of all their revenue, while the others are still staying up past midnight.” — Andrew Dailey, Geschäftsführer, MGI Research
Prüfungen vereinfachen und Prüfungskosten senken
Anstelle von Prozessprüfungen, bei denen manuelle Tabellenkalkulationen überprüft werden und Buchhalter ihre gesamte Arbeit zeigen müssen, ermöglicht die Umsatzautomatisierung Systemprüfungen, bei denen Prüfer einfach eine automatisierte Systemtechnologie überprüfen. In der Regel verringert sich mit starken technologischen Kontrollen das Risikoprofil eines Unternehmens, was die Transparenz verbessert, die von den Mitarbeitern für die Prüfung aufgewendete Zeit reduziert und die internen Kontrollen stärkt, die es den Prüfern ermöglichen, schnell zu validieren.
Die Verringerung von Risiko und Zeit für die Validierung (d. h. eine Probe pro Jahr statt einer großen Stichprobe manueller Kontrollen) kann zu insgesamt reduzierten Prüfungsgebühren und Kosten für Überstunden oder zusätzliche Ressourcen führen. Laut Gartner, automating internal controls decreases audit fees by 27%.
Die Umsatzautomatisierung macht es einfach, Probleme zu verhindern und zu erkennen, während die Sicherheit mit Zugangskontrollen erhöht wird – von denen keine bei manuellen Prozessen existieren.
Schnell neue Produkte und Preismodelle einführen.
In der heutigen digitalen Landschaft finden Kunden zunehmend mehr Wert in flexiblen Geschäftsmodellen, die von Unternehmen erfordern, agil in ihren Verträgen zu sein – und in der Folge im Umsatzrealisierungsprozess. Diese Modelle bieten dem Unternehmen viele Vorteile, aber neue Preismodelle wie usage-based pricingNeue Produkte oder Produktbündel bringen Komplexität in den Prozess der Umsatzrealisierung.
Dies kann zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordern, um die Bücher abzuschließen und die Genauigkeit der endgültigen Umsatzzahlen sicherzustellen. Die Automatisierung von Umsätzen ermöglicht es, größere Komplexität mit weniger Ressourcen zu bewältigen und den Prozess für Mitarbeiter in mehreren Abteilungen (z.B. Finanzen, Vertrieb, Management usw.) zu straffen.
Was wir feststellen, ist, dass bei einigen dieser alten Systeme, wenn man ein neues Angebot einführen möchte, man ein wirklich intensives langes Projekt hat, nur um ein einfaches Paket zu implementieren. Und Sie wissen, wir müssen schnell auf den Markt reagieren. Und das ist etwas, das einfach so entscheidend ist. — Hyrum Steed, Direktor für Umsatz, Cricut
Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre Einnahmen und optimieren Sie die Prognoseerstellung.
Die Umsatzautomatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern im Umsatzmanagement, jederzeit aktuelle, genaue (GAAP- oder IFRS-) Umsatzwerte zu sehen, ohne bis zum Monats- oder Quartalsende auf die endgültigen Zahlen warten zu müssen. Dies befähigt Führungskräfte, fundierte, proaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen, sei es bei der Erkundung von Verkaufsanreizen, Rabatten oder neuen Markttrends. Sie ermöglicht es auch den Umsatzanerkennungsteams, genauere Prognosen für ihre Vorstände, Investoren und die Wall Street zu erstellen.
Dies hilft, Überraschungen zum Quartalsende zu vermeiden, bei denen die Zahlen anders aussehen als erwartet oder Fehler enthalten, die Bedenken bei den Prüfern, Verzögerungen bei den Einreichungen oder einen Rückgang des Anlegervertrauens verursachen.
An automated revenue sub ledger becomes a single source of truth that stakeholders can access and analyze along multiple dimensions, allowing FP&A teams to be more self-sufficient and confident in revenue data.
“Having real-time reporting, it’s just that much easier for revenue FP&A to get a pulse as to how the quarter’s going. Often there is high volume that takes place the last week of the month, and being able to know where you are in real time, as those transactions are booked, is such a critical thing.” — Hyrum Steed, Direktor für Umsatz, Cricut
Unterstützung strategischer Transaktionen
Whether you’re acquiring new companies or preparing to be acquired, it’s crucial to have a revenue recognition system that integrates seamlessly with other systems. During transactions such as IPOs, SPAC filings, or other M&A opportunities, accounting and finance teams need access to analyze large data sets of revenue in multiple ways.
For example, FP&A teams need to waterfall revenue data for all combined entities in a merger negotiation. Automated revenue recognition not only makes it easy to respond to revenue questions — it could be the deciding factor in whether a deal goes through.
“Some businesses haven’t been able to close M&A transactions because of revenue recognition issues. How do you quantify that risk? It’s existential to the shareholders and the company. When financial analysts that follow your stock don’t have confidence in your numbers, they walk away, and there are 10,000 other companies to invest in. And that’s an existential risk.” — Andrew Dailey, Geschäftsführer, MGI Research
Erhöhen Sie die Rolle des Buchhaltungsteams in Ihrem Unternehmen.
Fachleute für Umsatzrealisierung sind bekannt für ihre Problemlösungsfähigkeiten, dennoch verbringen die meisten Umsatzrealisierungsteams den Großteil ihrer Zeit damit, Tabellenkalkulationen zu bearbeiten und Formeln zu überprüfen. Durch die Automatisierung der Umsatzrealisierung können hochqualifizierte Buchhaltungsfachleute sich darauf konzentrieren, Trends zu analysieren und mit anderen Abteilungen an strategischer, zukunftsorientierter Umsatzplanung zu arbeiten.
Dadurch erhalten Buchhaltungsteams einen Platz am Tisch und positionieren sich als einflussreiche und wirkungsvolle Geschäftspartner für den Rest der Organisation.
Die alte Version der Buchhaltung, bei der man im Hintergrund saß und nichts anderes tat, als die Bohnen zu zählen, nachdem alle anderen die Entscheidungen getroffen hatten – das ist längst vorbei. Die Buchhaltung muss sich weiterentwickeln. Man muss von Anfang an in das Geschäft, in den Vertrieb eingebunden sein. Um wirklich gut im Ertragsmanagement zu sein, muss man wirklich wissen, wie das eigene Unternehmen tatsächlich an Kunden verkauft, wie Produkte bepreist werden und wie Kunden die Produkte und Dienstleistungen wahrnehmen. Wenn man Zeit investiert, um das Geschäft wirklich zu verstehen, wird der Umsatz wirklich einfach. — Bryan Anderson, Partner der Accounting and Reporting Advisory Practice, Deloitte
Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Die meisten Umsatzbuchhalter würden es vorziehen, ihre Zeit mit strategischen Aufgaben wie Analysen oder internen Verhandlungen mit dem Vertrieb oder dem Deal-Desk zu verbringen, anstatt mühsame manuelle Prozesse durchzuführen.
Während Buchhalter in jeder Einstiegsposition als Teil ihrer täglichen Aufgaben einige manuelle oder sich wiederholende Aufgaben ausführen, minimiert die Umsatzautomatisierung Aufgaben mit geringem Wert und verbessert das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter. Diese hochqualifizierten Fachleute sollten nicht bis spät in die Nacht mühsame Aufgaben erledigen müssen.
Stattdessen sollten sie für Ziele verantwortlich sein, die einen echten Einfluss auf das Geschäft haben, während sie eine angemessene Arbeitsbelastung beibehalten.
Die Belegschaft verändert sich. Also lautet die Frage: „Wie kann ich bewusster mit der Belegschaft umgehen, die ich habe, und welche Erfahrungen ich ihnen biete, und wie investiere ich in meine Mitarbeiter?“ — Chris Hane, Geschäftsführer der Abonnement- und Einnahmenpraxis, Deloitte