Selbstbewertung der Umsatzautomatisierung
Was sollten Sie erwarten, wenn Sie Umsatzprozesse automatisieren?
Trotz eines Anstiegs der Investitionen in die Umsatzautomatisierung in den letzten Jahren haben 65% der Finanzvorstände Schwierigkeiten, mehr als die Hälfte der Prozesse ihrer Teams zu digitalisieren oder zu automatisieren. Während Finanzleiter historisch gesehen zurückhaltend sind, wenn es darum geht, „Robotern“ bei der Datenverwaltung zu vertrauen, befinden sie sich oft in einer schwierigen Lage, wenn CEOs und Vorstände von ihnen erwarten, zusätzliche Komplexität und Arbeitsbelastungen zu übernehmen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Mit dem Wachstum von Unternehmen und der Einführung neuer Umsatzmodelle sowie der Erweiterung des Angebots suchen Finanzführungsteams oft nach Lösungen, die manuelle Aufgaben reduzieren und menschliche Fehler verhindern können, ohne neue Risiken durch schlecht strukturierte automatisierte Workflows zu schaffen.
Während Zuora sich darauf vorbereitet, eine neue Forschungsumfrage unter CFOs und CAOs durchzuführen, haben wir einen Blick auf die Herausforderungen geworfen, mit denen Finanz- und Buchhaltungsleiter laut unserem letzten Bericht konfrontiert waren, und Ideen, wie man diese angehen kann.
Herausforderung 1: Unsicherheit bei Falschdarstellungen
Nur 44% der befragten Finanzleiter gaben an, dass sie „Vertrauen“ in ihre Umsatzdaten haben. Weniger als die Hälfte! Wir haben festgestellt, dass selbst unter den Führungskräften, die Vertrauen in ihre Daten hatten, immer noch Bedenken hinsichtlich des Risikos von Falschdarstellungen bestanden (65% der Befragten). Während Automatisierung nicht jedes Problem lösen kann, ist es ein guter Ausgangspunkt zu wissen, wo Sie im Vergleich zu erstklassigen Unternehmen stehen.
Unten ist eine Grafik, die den Umfang der Fähigkeiten zeigt, die diese Unternehmen in ihre Umsatzmanagementsysteme integriert haben.
Selbstbewertung der Umsatzautomatisierung
Bewerten Sie jede Fähigkeit auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = Keine Automatisierung, 5 = Vollständig optimierte Automatisierung)
10-20: Manuell und reaktiv
Starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen, hohes Fehlerrisiko.
21-30: Grundlegende Automatisierung
Starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen, hohes Fehlerrisiko.
31-40: Moderate Automatisierung
Schlüsselprozesse automatisiert, aber Lücken in Integration und Berichterstattung bleiben bestehen.
41-45: Fortgeschrittene Automatisierung
Starke Automatisierungsfähigkeiten, kleinere Bereiche zur Verfeinerung.
46-50: Erstklassig
Vollständig optimierte Automatisierung, Nutzung von KI und prädiktiven Erkenntnissen.
Diese Bewertungen sind nur eine High-Level-Einschätzung, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, wo Sie derzeit stehen. Kein Unternehmen ist perfekt. Die nächste Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, was wann priorisiert werden soll.
Wenn beispielsweise die Unsicherheit bei Falschdarstellungen ganz oben auf der Liste der zu behandelnden Probleme steht, dann wird die Konzentration zunächst auf automatisierte Umsatzerfassung, automatisierte Compliance und Prüfung sowie Anomalieerkennung die vorteilhafteste Wirkung haben.
Herausforderung 2: Kosten manueller Prozesse
93% der befragten Buchhaltungsteams verbringen trotz Automatisierungsinvestitionen mehr als 20% ihrer Zeit mit manuellen Prozessen. Während manuelle Prozesse das Compliance-Risiko erhöhen, haben über 70% der Befragten auch die negativen Auswirkungen manueller Bemühungen auf Geschwindigkeit und Agilität bei der Einführung neuer Umsatzmodelle hervorgehoben.
Es gibt eine lange Liste von Prozessen in dieser Kategorie, die Kosten für CAOs und CFOs verursachen, aber es gibt vier, die in der Regel auf der Liste jeder Führungskraft ganz oben stehen. Die Auswirkungen jedes einzelnen könnten in einen Business Case aufgenommen werden, um den Nutzen von Automatisierungsinvestitionen zu bewerten.
Potenzielle Auswirkungen manueller Prozesse
Problem
Schweregrad
Auswirkung
Ineffizienzen und Betriebskosten
Hoch
Unfähigkeit, das Geschäft zu skalieren oder zu ändern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, um die Komplexität zu bewältigen.
Fehlerraten und finanzielle Neudarstellungen
Hoch
Schaden für den Ruf des Unternehmens, Verlust des Vertrauens der Stakeholder, Aktionärswert, regulatorische Verfahren/Strafen.
Compliance-Risiken und Strafen
Hoch
Geldstrafen und Rechtskosten.
Verlorene Umsatzmöglichkeiten
Mittel
Verzögerungen und Ungenauigkeiten führen zu verpassten Möglichkeiten für Wachstum oder Erweiterung der Ausgaben bestehender Kunden.
Betrugsrisiken
Mittel
Mangel an automatisierten Kontrollen erhöht die Anfälligkeit für böswillige Akteure.
Die meisten Finanzleiter (75%) gaben an, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zustimmung der Organisation für Investitionen zu erhalten, die diese Risiken mindern könnten. Bei der Einführung von Automatisierung in einen bestimmten Prozess oder Workflow sollte klar sein, welche der drei C (Komplexität, Kosten, Compliance) adressiert werden.
Hinterfragen Sie Ihren Plan mit Fragen dazu, ob die Automatisierung bei der Verwaltung von Workflows wie Umsatzverschiebungen und vertragsbasierter Umsatzerfassung (Komplexität) helfen wird, den Finanzabschluss beschleunigen und die Umsatzgenauigkeit verbessern (Kosten) sowie Anomalien oder potenzielle Falschdarstellungen melden kann, bevor sie zu Problemen werden (Compliance).
Herausforderung 3: Teams im Umsatzbereich brennen aus
Die Daten unserer Umfrage haben ergeben, dass 87% der Finanzfachleute, die in einer manuellen/halb-manuellen Umgebung arbeiten, sagen, dass Umsatzprozesse ihre psychische Gesundheit negativ beeinflussen. Eine alarmierende Zahl, das ist sicher.
Darüber hinaus gibt es eine Wahrnehmungsdiskrepanz zwischen Führungskräften und Mitwirkenden, die teilweise dafür verantwortlich sein könnte. Fast doppelt so viele Finanzmitarbeiter wie ihre Führungskräfte glauben, dass sie zwischen 60 und 100% ihrer Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen.
Daten des National Institute of Health zeigen, dass dieser Stress besonders bei Personen mit weniger als fünf Jahren Erfahrung ausgeprägt ist, die ein höheres Maß an beruflichem Druck und mangelnde organisatorische Unterstützung angeben.
Wie sollten Finanzleiter dieses Problem angehen? Es beginnt mit dem Verständnis, woher der Schmerz kommt. Ein Audit (nicht die schlechte Art) der Prozesse eines Teams, das den Aufwand für routinemäßige Aktivitäten berücksichtigt, kann genau aufzeigen, wo die meiste Hilfe benötigt wird. Unten haben wir einen Ansatz und die zu berücksichtigenden Elemente aufgenommen.
Entdeckung des Aufwands/der Auswirkungen des Umsatzteams
Schritt 1: Kernprozesse identifizieren
Frage:
Was wird getan?
Aktion
Listen Sie alle umsatzbezogenen Workflows auf (z.B. Rechnungsstellung, Umsatzerfassung, Prognosen).
Schritt 2: Zeit, Kosten und Fehler messen
Frage:
Wo sind die Probleme?
Aktion
Verfolgen Sie aufgewendete Stunden, Fehlerraten und Nacharbeit.
Schritt 3: Compliance und Risiko bewerten
Frage:
Wo sind wir am verwundbarsten?
Aktion:
Finden Sie Bereiche, in denen manuelle Arbeit Compliance-Risiken schafft (ASC 606, IFRS 15).
Schritt 4: Zeugnisse sammeln
Frage:
Wo tut es weh?
Aktion:
Fragen Sie die Mitarbeiter, welche Aufgaben am langweiligsten und mit hohem Druck verbunden sind.
Schritt 5: Automatisierung nach Auswirkungen priorisieren
Frage:
Wo wird es am meisten helfen?
Aktion:
Ordnen Sie Prozesse nach ihrer Auswirkung auf Geschäft und Team.
Schritt 6: Eine Automatisierungs-Roadmap erstellen
Frage:
Wie setzen wir Veränderungen um?
Aktion
Beginnen Sie mit einem Bereich mit hoher Wirkung, verfolgen Sie KPIs und bieten Sie Schulungen an.
Die Schritte 1 – 4 werden wahrscheinlich die meiste Zeit in Anspruch nehmen, besonders wenn eine solche Übung noch nie durchgeführt wurde. Je nach Größe des Teams planen Sie zwei oder drei Monate für Ihre Entdeckung ein. Die Priorisierung kann in der Regel in ein paar Wochen oder weniger abgeschlossen werden, vorausgesetzt, es wurde ein angemessenes Maß an Zeit und Strenge für die früheren Phasen aufgewendet.
Herausforderung 4: Übergang von "Feuerwehr-Finanzen" zu "strategischen Finanzen"
Die Rolle der Finanzen hat sich von einer, die fast ausschließlich im Back Office gespielt wurde, zu einer entwickelt, die häufiger am Tisch erscheint, wenn das Gesprächsthema sich zu Go-to-Market- und Produktstrategie wendet.
Während die Finanzen versuchen, sich vom Team, das „Nein“ sagt, zum Team, das „Nein, aber hier ist wie“ sagt, zu verwandeln, suchen CFOs danach, die Fähigkeiten ihrer Teams über die finanzielle Brandbekämpfung hinaus zu einer beratenden Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu erweitern.
Die Nachfrage nach diesen Fähigkeiten ist so stark, dass selbst unter den 51% der Führungskräfte, die angaben, dass sie eine Prozessautomatisierungslösung implementiert haben, sie immer noch beabsichtigen, mehr Personal einzustellen, um diese wertvolleren Aufgaben zu übernehmen.
Der Übergang von der Rolle des Feuerwehrmanns zu der des Strategen erfordert das Verständnis des Ausgangspunkts. Die kurze Checkliste unten kann Ihnen helfen, schnell zu erkennen, wo Ihr Team heute steht.
Checkliste zur Selbstbewertung der strategischen Finanzen
Bewerten Sie Ihr Finanzteam auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = Stimme überhaupt nicht zu, 5 = Stimme voll und ganz zu)
0-15:
Starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen, hohes Fehlerrisiko.
6-24:
Mäßige Fortschritte—priorisieren Sie Automatisierung und Analytik.
26-35:
Erstklassiges strategisches Finanzteam
Weiter lernen
Im Frühjahr 2025 werden wir eine neue Umfrage unter CFOs und CAOs veröffentlichen, die diese Automatisierungsherausforderungen im Lichte der Markt-, Technologie- und geopolitischen Veränderungen, die seit unserem letzten Bericht stattgefunden haben, neu betrachtet. Wir werden auch die neuesten Stimmungen zur Wirtschaft von Finanzleitern teilen und untersuchen, wie ihre Perspektive beeinflussen könnte, wie sie ihre Teams in Zukunft gestalten und strukturieren.
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