Finanzkontrollen: Definition, Beispiele und bewährte Methoden
Was sind finanzielle Kontrollen?
Finanzkontrollen sind Prozesse und Richtlinien, die es einem Unternehmen ermöglichen, seine finanziellen Ressourcen zu verwalten. Sie helfen Organisationen, Ressourcen zuzuweisen und die Rentabilität durch effektive Planung zu steigern.
Beispiel für Finanzkontrollen
Nun, da Sie wissen, was Finanzkontrollen sind, wollen wir uns ein Beispiel ansehen. Die gesamte finanzielle Umsetzung und Verwaltung Ihres Unternehmens sind eine bedeutende Finanzkontrolle und können u.a. folgendes beinhalten:
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Durchsetzung von Qualifikationsbeschränkungen im Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass nur zertifizierte Finanzmanager Schlüsselpositionen übernehmen.
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Regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen sind erforderlich, um alle auf dem gleichen Stand hinsichtlich wichtiger gesetzlicher oder finanzieller Aktualisierungen zu halten.
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Delegation von Finanzverantwortlichkeiten um Engpässe zu vermeiden und effizientere Prozesse zu schaffen.
Arten von Finanzkontrollen
Ihr Unternehmen sollte sich mindestens über drei Hauptarten von Finanzkontrollen im Klaren sein:
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Präventive Kontrollen: Fokus auf die Verhinderung von Betrug oder Fehlern, bevor sie auftreten.
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Dedektivische Kontrollen: Entdecken Sie Betrug oder Fehler, die bereits passiert sind.
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Korrektive Kontrollen: Beheben Sie aufgedeckte Probleme und verhindern Sie, dass sie erneut auftreten.
Die Vorteile starker finanzieller Kontrollen im Angebot-zu-Kasse-Prozess
Lassen Sie uns einige der zahlreichen Vorteile erkunden, die eine starke Finanzkontrolle im Quote-to-Cash-Prozess bietet:
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Erstellen Sie genaue Preis- und Angebotsgestaltung: Hohe Standards ermöglichen eine konsistente Preisgestaltung und verhindern mögliche Einnahmeverluste durch falsche Berechnungen.
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Verbessern Sie den Cashflow: Ein effizienter Quote-to-Cash-Prozess kann die Zahlungssammlung beschleunigen und kommende Zahlungen besser vorhersagen.
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Bereichern Sie die Umsatzerkennung: Eine genaue Überwachung von Vertragsbedingungen und Verkaufsphasen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Umsätze zu erkennen innerhalb des korrekten Buchungszeitraums.
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Gewährleisten Sie die Einhaltung: Mit hohen Standards können Sie sicher sein, dass Ihr Team die Buchhaltungsvorschriften einhält.
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Verringern Sie das Betrugsrisiko: Starke Kontrollen, wie Genehmigungen und Trennung von Verantwortlichkeiten, können betrügerische Aktivitäten verhindern.
Checkliste für Finanzkontrollen
Die Listen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber die folgenden Punkte sollten die meisten Unternehmen auf ihrer Checkliste für finanzielle Kontrollen haben.
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Ziele erstellen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen
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Richtlinien und Verfahren dokumentieren
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Einen robusten Implementierungsplan ausarbeiten
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Häufige interne Audits durchführen
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Jährliche Überprüfungen durchführen und Prozesse weiterhin beobachten
Finanzkontrollen und Compliance in der SaaS-Branche
Bei der Verwaltung persönlicher Daten ist es entscheidend, Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, wie etwa die Einhaltung von Cybersicherheits-, Umsatzerkennungs- und Datenschutzstandards. Mit diesen starken Vorschriften auf breiter Front sind Ihre Finanzen vor Betrug und Fehlern geschützt, die auftreten könnten. Im Folgenden finden Sie einige Vorschriften zur Leitung Ihrer Teams:
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ISO 27001: Diese internationale Norm legt fest, wie man die Informationssicherheit, den Datenschutz und die Cybersicherheit verwaltet. Die Norm zielt darauf ab, die folgenden drei Eigenschaften zu wahren: Nur berechtigte Personen können auf Informationen zugreifen (Vertraulichkeit), nur berechtigte Personen können die Informationen bearbeiten (Integrität), und die Informationen müssen berechtigten Nutzern bei Bedarf zugänglich sein (Verfügbarkeit).
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ASC 606: Die Accounting Standards Codification (ASC) 606 ist ein Rechnungslegungsstandard, der Unternehmen zeigt, wie sie Umsätze aus Kundenverträgen erkennen können. Sie sorgt für Konsistenz über Branchen hinweg und hilft Unternehmen, ihren Kunden die genauesten Informationen zu liefern.
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GDPR: Die Allgemeine Datenschutzverordnung ist ein EU-Gesetz, das vorschreibt, wie Unternehmen persönliche Daten mit Integrität im Sinn nutzen können. Beispiele für die Vorschriften beinhalten die ausschließliche Verwendung persönlicher Daten, wenn dies rechtlich zulässig ist (durch Einwilligung oder Vertrag), das Recht der Personen auf Zugang zu ihren persönlichen Daten und Kenntnis darüber, wie Unternehmen ihre Daten nutzen, und die Notwendigkeit, Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden zu melden.
Die Rolle der Automatisierung bei der Stärkung der Finanzkontrollen
Menschliche Interaktion ist notwendig für eine starke Finanzverwaltung, aber einige Aufgaben profitieren erheblich von der Automatisierung.
Die Automatisierung der Umsatzerkennung (rev rec) hilft Ihnen, ein größeres Volumen an Transaktionen zu bewältigen und Ihr Geschäft mit seinem Wachstum zu skalieren. Durch die Automatisierung bestimmter manueller Aufgaben können Sie weiterhin mit Geschwindigkeit und Genauigkeit wachsen. Automatisierung der Umsatzerkennung minimiert das Potenzial für Fehler und manuelle Eingriffe, ermöglicht Konsistenz über den gesamten Bereich und hilft Unternehmen, die Einhaltung von Finanzstandards zu gewährleisten.
Auch die Automatisierung von Compliance-Checks trägt dazu bei, die Genauigkeit innerhalb der Prozesse zu gewährleisten. Wenn ein Unternehmen wächst, minimiert die Verwendung eines Systems zur automatischen Überprüfung von Compliance-Verstößen und zur Korrektur von Fehlern, bevor sie auftreten, die Chance auf Datenlecks und ermöglicht es Ihrem Team, problemlos den Compliance-Standards zu entsprechen.
Die Rolle eines Deal Desks bei Finanzkontrollen
An vielen Orten können Geschäfte aus finanzieller Sicht knifflig werden. Wenn die Deal-Desk strategisch geführt wird, bleiben die Interessen aller Teams koordiniert und der CPQ-Prozess bleibt in Bewegung. Hier sehen Sie, wie eine durchdachte Deal-Desk Ihr Finanzteam auf den Erfolg vorbereiten kann.
Finanzielle Kontrollen in Ihrem CPQ-Prozess einrichten
Das Erstellen von finanziellen Kontrollen in der Angebots- oder Bestelleingabephase ist obligatorisch, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Probleme bei der Umsatzerkennung später zu vermeiden. Durch das Einbauen klarer Leitplanken in den CPQ-Prozess können Sie vorhersehen, was später in Ihrer Umsatzpipeline passieren wird. Dazu gehört:
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Klare Regeln für Rabatte festlegen
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Aufstellen von Umsatzplänen für über die Zeit abgerechnete Gebühren
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Identifizierung von Umsatzereignissen, die Ihren Umsatzplan und Ihre Verteilung ändern
Vorausplanung für Komplexität
Die meisten B2B-Unternehmen generieren Umsatz durch individuelle Verträge sowie Upsells. Diese Verträge führen jedoch zu Komplexität bei der Festlegung von SSP-Zuweisungen und Leistungsverpflichtungen, insbesondere wenn sie jedes Mal storniert und neu gestartet werden müssen, wenn ein Kunde eine Änderung vornimmt.
Das Festlegen von Schritten innerhalb des CPQ-Prozesses, um sowohl die unmittelbaren Geschäftsbedingungen als auch die langfristige Bindung zu adressieren, befähigt Ihr Verkaufsteam, ein breiteres Spektrum an Umsatzmöglichkeiten zu verfolgen und über die Laufzeit eines Vertrags leichter mehr Umsatz zu sichern – weil Sie im Voraus geplant haben, um zukünftige Abrechnungskomplexitäten zu berücksichtigen.
Mit Präzision und Kontrolle zitieren
Viele CPQ-Prozesse und -Plattformen sind darauf ausgelegt, Verkaufsteams dabei zu helfen, Angebote zu erstellen und Geschäfte so schnell wie möglich abzuwickeln. Während dies für die Verkaufsseite effizient ist, kann es für die Finanzen unübersichtlich werden, wenn der CPQ-Prozess nicht das widerspiegelt, was aus Sicht der Umsatzerkennung möglich ist. Die Deal-Desk hilft Ihnen sicherzustellen, dass Verkaufsangebote tatsächlich verkauft und abgerechnet werden können, ohne einen großen manuellen Aufwand für die Umsatzerkennung.
Warum der Deal Desk eine strategische Notwendigkeit ist
Ihr Deal Desk ist der Schlüssel zur Gestaltung eines intelligenten CPQ-Prozesses in jeder Phase und für jeden Stakeholder. Deals von Anfang an korrekt zu erstellen, bietet eine bessere Sichtbarkeit des Nettoumsatzes und weniger Reibung bei der Rechnungsstellung und dem Inkasso. Die Behandlung Ihres Deal Desks als strategische Investition hat nicht nur eine Vielzahl von Vorteilen für Ihre Umsatz- und Abrechnungsteams, sondern kann auch das Compliance-Risiko bei Unternehmensaudits und Sicherheitsbewertungen minimieren.
Finanzielle Transparenz
Als Brücke zwischen Vertrieb und Umsatz muss die Finanzabteilung die Bedürfnisse der regulatorischen Einhaltung und der Buchhaltungseffizienz ausgleichen und gleichzeitig ein kreativer Partner sein, um dem Vertrieb beim Abschluss neuer Geschäfte zu helfen. Während des Deal Desks kann Ihr Finanzteam Fragen zu Rabatten, Paketen, Einmalgebühren und den Auswirkungen dieser Preishebel auf die Umsatzrealisierung beantworten.
Die Sichtbarkeit dessen, was an welche Unternehmen und zu welchem Preis verkauft wird, kann eine größere Transparenz darüber bieten, was auf uns zukommt, sodass die Finanzabteilung Überlegungen im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens unabhängig von jedem einzelnen Deal abwägen kann.
Eine Funktion zu haben, die mit den Bedürfnissen eines Deals arbeiten kann, während sie projiziert, wo die Dinge enden werden, ist für die Finanzabteilung wichtig. Es gibt dem Team Vorhersehbarkeit, sodass sie Erwartungen und Prognosen aufstellen können, die auf dem basieren, was sie von der Vertriebsseite des Geschäfts sehen.
Verringertes Compliance-Risiko
Je mehr finanzielle Komplexitäten während der Angebotsphase eingeführt werden, desto größer ist das Risiko potenzieller Compliance-Probleme. Dieses Problem ist besonders besorgniserregend, wenn Ihr Deal Desk ein CPQ-System verwendet, das mit Ihrer Customer Relationship Management (CRM)-Plattform, aber nicht mit Ihren Umsatzsystemen verbunden ist. Wenn CPQ- und Umsatzerkennungssysteme isoliert sind, könnte es für Finanzteams schwierig sein, die Umsatzauswirkungen eines Deals zu verstehen – selbst auf der Rechnungsseite von reinen Verbrauchsmodellen – was ein Compliance-Risiko darstellt. Sie benötigen einen vollständig verbundenen Stack, um die SEC-Compliance zu gewährleisten und gleichzeitig Flexibilität und Kreativität bei Deals zu ermöglichen.
Flexible CPQ-Technologie: Ein Game-Changer für Finanzkontrollen
Jeder einzigartige Deal erfordert eine einzigartige Konfiguration. Eine flexible CPQ-Plattform, die einfach zu konfigurieren ist und mit Ihren Umsatzsystemen verbunden ist, ist ein kritischer Faktor für eine wirkungsvolle Deal-Desk.
Finanzielle Kontrollen frühzeitig einführen
Die meisten CPQ-Plattformen sind nicht darauf ausgelegt, komplexe Unternehmenspreise und Abrechnungsbedingungen zu verarbeiten, was verhindern kann, dass Ihr Deal-Desk-Prozess Ihrem Finanzteam das bietet, was es benötigt, um Umsätze effizient zu erkennen. Vielfältige, langfristige Umsatzstrategien erfordern mehr als einen Einheitsansatz, und eine angebotsbasierte Deal-Ansicht ist nicht darauf ausgelegt, flexible Reaktionen auf Deal-Details zu ermöglichen. Viele Plattformen basieren ihre Metriken auf der Geschwindigkeit der Angebotserstellung und wie schnell sie einen Verkaufstrichter beschleunigen können.
Als Ergebnis können Kunden ein Angebot so anpassen, wie sie wollen, aber es gibt keine Sicherheitsvorkehrungen für Dinge wie die Zuweisung Ihres Umsatzes, wie Sie über einen bestimmten Zeitraum abrechnen werden, wie Sie erneuern werden und wie Sie Änderungen im Laufe des Kundenlebenszyklus vornehmen werden. Ein grenzenloses Menü an Optionen mag gut für Kunden sein, ist aber nicht gut für Finanzteams. Eine CPQ-Plattform mit eingebauten Finanzkontrollen gibt dem Vertrieb die Flexibilität, Angebote zu erstellen, die aus der Sicht der Umsatzerkennung sinnvoll sind und gleichzeitig die Kundenbedürfnisse unterstützen.
Komplexe QTR-Prozesse automatisieren
Das Erstellen von Angeboten für etwas wie Pay-as-you-go-Preise wird schnell kompliziert. Ohne eingebaute Unterstützung für dieses Preismodell müssen Finanzteams manuelle Workarounds erstellen, was das Potenzial für Buchhaltungsfehler erhöht. Eine konfigurierbare CPQ-Plattform ermöglicht es Finanzteams, Umsatzprognosen frühzeitig zu modellieren, eine Leistungsverpflichtung gegen diese Prognosen einzurichten, Abrechnungsbedingungen festzulegen und dann den Prozess automatisch auszulösen, sobald der Deal abgeschlossen ist. Dieser automatisierte QTR-Prozess entlastet die Finanzteams von Aufräumarbeiten, die ständige Backend-Unterstützung erfordern, und ermöglicht es ihnen, sich auf die Vorantreibung kritischer Geschäftsinitiativen zu konzentrieren.
Manuelle Buchhaltungsarbeit minimieren
Ohne vorab festgelegte Strukturen, die Ihren CPQ-Prozess in Einklang mit Ihrer Umsatzerkennungsstrategie halten, wird die Buchhaltung arbeitsintensiver als sie sein müsste. Die Einbindung von Kontrollen in Ihre CPQ-Plattform von Anfang an kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Wenn Sie keine Sicherheitsvorkehrungen haben, werden die Dinge im Laufe der Zeit finanziell verwickelt. Unternehmen lösen dieses Problem, indem sie Millionen in Gebühren zahlen, um einen Wirtschaftsprüfer die ad-hoc-Dinge, die im Laufe des Deals passiert sind, durchsehen zu lassen, weil ihnen zu Beginn die richtigen Kontrollen gefehlt haben.
Erweiterte CPQ-Funktionen für Finanzkontrollen
Wenn Sie wachsam bleiben und Ihr Geschäft weiter ausbauen möchten, sollten Sie sich vielleicht mit fortgeschrittenen CPQ-Funktionen für Finanzkontrollen beschäftigen. Hier sind einige Beispiele für Funktionen, die Ihr Unternehmen schnell und genau voranbringen können.
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Compliance-Checks: Mit den Regeln und Vorschriften Ihres Unternehmens, die in Ihr CPQ-System integriert sind, können Sie sicherstellen, dass Sie bei jeglichen Preisänderungen mit Hilfe der Automatisierung die Richtlinien einhalten. Automatisierte Compliance-Checks ersetzen keine Sicherheitsfachleute, sie bieten jedoch eine zusätzliche Sicherheitsebene und minimieren das Potenzial für Datenlecks.
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Vertragsaktualisierungen: Automatische Vertragsaktualisierungen passen bestimmte Teile eines Vertrags basierend auf vorbestimmten Bedingungen an, was die Notwendigkeit manueller Aktualisierungen wie Preisänderungen bei Marktveränderungen oder einem bevorstehenden Erneuerungsdatum beseitigt.
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Analytics und Reporting: Die automatische Befüllung der aktuellsten Daten kann Ihnen helfen, vorauszuplanen und sich auf eventuelle Änderungen vorzubereiten.
Ändern Sie das Gespräch über Finanzkontrollen
Die Generierung von Umsätzen durch kundenspezifische Verträge und ausgeklügelte Umsatzmodelle führt zu finanzieller Komplexität – und Verkaufschancen. Mit einem strategischen Ansatz für Ihren Deal Desk-Prozess, unterstützt durch eine durchgängige QTR-Plattform, die Verkaufsteams Flexibilität bietet, ohne Probleme bei der Umsatzerkennung zu verursachen, kann Ihr Finanzteam Ihrem Verkaufsteam helfen, neue Geschäfte zu gewinnen, ohne die Einhaltung von Vorschriften zu gefährden.
Sind Sie auf der Suche nach einer CPQ- und Abrechnungslösung, die speziell für das Angebot und die Abrechnung beliebiger Kombinationen von Abonnements, Produkten und Dienstleistungen entwickelt wurde? Zuora CPQ und Zuora Billing können Ihrem Finanzteam helfen, Abrechnungsprozesse zu optimieren, die Umsatzerkennung zu automatisieren und Ihre Finanz- und Umsatzteams während des gesamten Verkaufs- und Abrechnungszyklus zu vernetzen.
FAQs
Was ist schlechte Finanzkontrolle?
Schlechte Finanzkontrolle ist das Fehlen von soliden Prozessen, um die Finanzen eines Unternehmens effektiv zu verfolgen. Diese Situation kann zu finanziellen Ungenauigkeiten, übermäßigen Ausgaben, Betrug und anderen negativen Auswirkungen auf Ihr Geschäft führen.
Was ist das Risiko der Finanzkontrolle?
Das Risiko der Finanzkontrolle ist die Wahrscheinlichkeit, dass die internen Kontrollen eines Unternehmens nicht in der Lage sein werden, Fehler in den Finanzberichten rechtzeitig zu verhindern.
Was sind Beispiele für Finanzkontrollen?
Einige Finanzkontrollen beinhalten Qualifikationsbeschränkungen im Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass nur zertifizierte Finanzmanager Schlüsselrollen übernehmen, die Durchführung regelmäßiger Schulungen und Informationsveranstaltungen, um alle auf dem gleichen Stand hinsichtlich rechtlicher und finanzieller Aktualisierungen zu halten, und die Delegation von Finanzverantwortlichkeiten, um Engpässe zu vermeiden und effizientere Prozesse zu schaffen.