Die Risiken der Entwicklung eigener Abrechnungssoftware
Während Ihr Geschäftsmodell für wiederkehrende Abrechnungen wächst und skaliert, steht Ihr IT-Team zwangsläufig vor der Entscheidung, Abrechnungssoftware zu entwickeln oder zu kaufen. Budgetbeschränkungen und andere Faktoren veranlassen viele Unternehmen dazu, eine eigene interne Lösung zu entwickeln – dies kann jedoch langfristig deutlich teurer werden.
Mit dem rasanten Tempo von Innovationen wie KI und dem Aufkommen von nutzungsbasierten Preismodellen kann eine Inhouse-Lösung schnell zur Belastung für Entwicklungs- und IT-Teams werden. Das führt zu negativen Auswirkungen auf Finanzwesen, Marketing und weitere Bereiche – ganz zu schweigen davon, dass es die geschäftliche Agilität und Innovationskraft ausbremst.
Mit der richtigen Lösung für wiederkehrende Abrechnungen kann Ihr IT-Team flexibel auf neue Anforderungen bei Preisgestaltung, Abrechnung, Zahlungen, Buchhaltung und Integration reagieren – es wird so zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie und ermöglicht kontinuierliche Innovation.
Mit dem falschen System wird die IT zum reinen Ausführungsorgan und zum Wachstumshemmnis.
Wenn Sie über das Management von Abonnements und Abrechnungen nachdenken, sollten Sie die Systemanforderungen und die Risiken genau kennen.
In diesem Leitfaden beleuchten wir die drei größten Risiken beim Aufbau einer eigenen Plattform für Abonnementabrechnungen – und die Auswirkungen dieser Entscheidung für IT-Verantwortliche, Entwickler und das gesamte Unternehmen.
Risiko Nr. 1: Verzögerte Markteinführung und entgangene Chancen
Kein Unternehmen kann alle zukünftigen Go-to-Market-Anforderungen vorhersagen, doch wenn Sie Ihre Technologieoptionen abwägen, sollten Sie einige wichtige Überlegungen anstellen:
- Welche Preismodelle müssen Sie in Zukunft unterstützen?
- Wie werden Sie Kundendaten erfassen und auswerten, um Ihre Modellauswahl zu optimieren?
- Wie identifizieren Sie zentrale Wertmetriken, um weiterhin kundenzentriert zu bleiben?
- Wie werden Sie das Churn-Problem lösen, verschiedene Editionen einführen oder mit Nutzungsmodellen experimentieren?
- Werden Sie Ihre Produktlinie organisch oder durch Zukäufe erweitern?
- Wie sieht Ihr Plan für die Internationalisierung oder deren Unterstützung aus?
Die Kehrseite einer schnellen Lösung
Heute entwickeln Sie vielleicht nur das, was Sie aktuell benötigen, und programmieren ein individuelles System direkt auf Ihrem ERP auf. Das behindert jedoch Skalierbarkeit und Agilität und verhindert zukünftiges Wachstum sowie die Anpassung an neue Marktanforderungen. Was als „schnelle Lösung“ beginnt, kann sich rasch zu einem enormen Zeitfresser für die Entwicklung entwickeln, da dringend benötigte Entwicklerressourcen vom eigentlichen Kernprodukt abgezogen und für den Aufbau eines Abrechnungssystems eingesetzt werden.
Verpasste Wachstumschancen
Während Ihre Ingenieure damit kämpfen, mit neuen Anforderungen Schritt zu halten, während Ihr Unternehmen wächst und neue Funktionen sowie Produkte hinzukommen, wirkt sich dies negativ auf Ihre Markteinführungszeit aus. Warum sollten Ingenieure ihre Zeit auf interne IT-Prozesse verwenden, wenn sie sich auf das eigentliche Kernprodukt konzentrieren könnten – und sollten?
Das Hardcoding von wiederkehrenden Preismodellen in Ihre Lösung bremst die geschäftliche Agilität aus und bietet lediglich einen Bruchteil der Fähigkeiten, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.
Begrenzte Unterstützung neuer Geschäftsmodelle
Mit dem Siegeszug generativer KI-Technologien (GenAI) wenden sich SaaS-Führungskräfte und Produktverantwortliche zunehmend hybriden Geschäftsmodellen zu und integrieren nutzungsbasierte Abrechnungen in ihre wiederkehrenden Abrechnungsmodelle. Dies stellt Entwicklungs- und Finanzteams vor völlig neue Herausforderungen.
Entwicklungsteams stehen häufig vor der Aufgabe, wertvolle Ressourcen für die Entwicklung und Wartung interner Metering- und Rating-Systeme für nutzungsbasierte Abrechnungen bereitzustellen. Dieser Aufwand kann schnell ausufern, sodass ein eigenes Team erforderlich wird, um die Komplexität und die ständigen Anpassungen zu managen.
Statt Innovationen und strategische Initiativen voranzutreiben, sind Ihre Ingenieure damit beschäftigt, diese Eigenbausysteme zu pflegen, häufige Preisänderungen umzusetzen und Eskalationen bei Nutzungsdaten zu verwalten. Das lenkt nicht nur vom Kerngeschäft ab, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Ineffizienzen.
Die Investition in eine robuste, vorgefertigte Abrechnungsplattform kann Ihr Entwicklerteam entlasten, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: Innovation und Wachstum – bei zugleich genauer und effizienter Abrechnung.
„Technologie ist ein Enabler für Agilität. Selbst wenn Ihre Prozesse und Mitarbeiter optimal aufgestellt sind, werden Sie ohne die richtige Technologie immer Schwierigkeiten mit der Agilität haben. Technologie ist entscheidend für agile Transformationen.“
– Cem Yöndem, VP Digital Customer Relationship Management and IT Platforms, Schneider Electric
Risiko Nr. 2: Fehleranfällige Finanzberichterstattung
Als IT-Verantwortlicher ist es stets eine zentrale Priorität, ein zuverlässiger Partner für die Finanzabteilung zu sein. Für das Finanzteam ist es unerlässlich, präzise Zahlen für Rechnungslegung und Prüfzwecke zu erhalten. Doch es ist äußerst schwierig, eine selbst entwickelte Abrechnungssoftware zu erstellen, die Finanzdaten korrekt erfassen und auswerten kann – insbesondere im Zusammenhang mit Abonnements wird dies noch komplexer.
Anforderungen an das Hauptbuch
Bei der wiederkehrenden Abrechnung haben Sie es mit komplexen Veränderungen wie Verlängerungen, Upgrades, Pausen und zeitbasierter Buchführung zu tun, die alle präzise und aktuelle Finanzdaten erfordern. Das bedeutet, Sie benötigen ein Nebenbuch, das die richtigen Gebühren zusammenfasst und berechnet und anschließend Buchungssätze generiert, die von Ihrem Hauptbuch verarbeitet werden können. Zu den Anforderungen gehören das Speichern von Buchungscodes für jede Gebühr oder das Erstellen eines Probe-Saldo-Berichts, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen übereinstimmen.
Die Finanzabteilung muss in der Lage sein, Buchungsperioden für Prüfungs- und Compliance-Zwecke schnell abzuschließen und zu sperren.
ERP-Versagen
Sie denken vielleicht, dass Sie Ihr ERP-System anpassen können, um diese Herausforderungen zu bewältigen, doch leider funktioniert dieser Ansatz in der Praxis selten.
Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Kunden korrekt abgerechnet werden, Sie den Compliance-Anforderungen entsprechen und die finanzielle Genauigkeit gewährleisten, die Ihr CFO für Berichtspräsentationen im Vorstand benötigt. Eine selbst entwickelte Abrechnungsplattform ist für all dies nicht ausreichend leistungsfähig – und wenn das System versagt, sind die Auswirkungen auf Ihr Finanzteam gravierend; es kann zu Fehlern und letztlich zu Umsatzverlusten kommen.
„Daten sind die größte Herausforderung. Wir beobachten häufig, dass vorgelagerte Systeme die für die Umsatzrechnungslegung erforderlichen Daten unzureichend erfassen und die erfassten Daten oft inkonsistent nutzen. Das führt dazu, dass die Revenue Accountants manuell eingreifen müssen, um die vorgelagerten Daten zu sammeln, zu validieren und zu korrigieren, damit die Umsatzrechnungslegung korrekt durchgeführt werden kann. Der Mangel an Systemkompetenz im Vertrags-zu-Umsatz-Prozess ist ein häufiges Hindernis für die Verbesserung der Datenqualität und die Automatisierung der Umsatzrechnungslegung.“
– Jeff Johnson, Executive Director, Ernst & Young LLP
Risiko Nr. 3: Kostenintensive Wartung für Integrationen und Compliance
Nicht zuletzt beschäftigen sich IT-Verantwortliche intensiv mit den Themen Kosten, Integrationen und Compliance. Ihre Abonnementverwaltung und wiederkehrende Abrechnungssoftware sind ein zentraler Bestandteil Ihres bestehenden Technologie-Stacks. Das bedeutet, Sie müssen sämtliche Integrationen in Ihr Ökosystem selbst entwickeln und pflegen. Dies ist ressourcenintensiv – und anspruchsvoll.
Integration in das IT-Ökosystem
Es geht nicht nur um Ihr CRM und ERP; Ihr System muss sich nahtlos mit Steuer-Engines, Zahlungsgateways, Data Hubs, KI-basierten Analysen und weiteren Komponenten integrieren, um ein einheitliches IT-Ökosystem zu gewährleisten. Wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert, bedeutet das, noch mehr Gateways zu entwickeln und zu pflegen. Hinzu kommen Ihr CRM, CPQ, ERP, Hauptbuch, Partnerportal, Provisionierung, Webportal, Data Hub und vieles mehr.
Ihr Abonnementverwaltungssystem muss sich nahtlos in Ihr gesamtes IT-Ökosystem integrieren.
Die Spitze des Eisbergs
Entwickler erkennen häufig die Notwendigkeit, Preisoptionen zu automatisieren – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Niemand denkt daran, sich mit Währungen, Steuermodellen, der Unterstützung zahlreicher Zahlungsarten (Apple Pay, Amazon Pay usw.), Umsatzrealisierungsregeln, Prüfungsmechanismen, Angebotsprozessen für den Vertrieb oder Partnerkanal, Rechnungsdarstellungsstandards, Rechnungsnummernstandards, ungewöhnlichen Anwendungsfällen wie vorzeitigen Verlängerungen, Vertragsneu-Verhandlungen usw. auseinandersetzen zu müssen.
Die Anbindung an Ihr Ökosystem ist sehr zeitaufwendig. Jedes Mal, wenn Sie ein Gateway oder Portal hinzufügen möchten, entstehen zusätzliche Kosten.
Tausende von Validierungsabläufen
Sogar eine Integration zwischen Ihrer Eigenentwicklung und Ihrem ERP-System wird mit Middleware nicht einfach umzusetzen sein. Aufgrund der Sensibilität korrekter Finanzdaten müssen Sie über 1.000 Validierungsabläufe erstellen, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, um Kontenungleichgewichte zu vermeiden.
Darüber hinaus „sprechen“ Ihre Abrechnungslösung und das ERP-System nicht dieselbe Sprache – das bedeutet, Sie müssen Hunderte von Feldern mit unterschiedlichen Formaten für die Einzelpostenbuchhaltung an das ERP überführen. Wenn Sie diese Maßnahmen nicht ergreifen, entstehen fehlerhafte Datensätze und doppelte Daten, was sich negativ auf die Finanzberichterstattung auswirkt.
PCI-Compliance
Neben den Integrationen müssen Sie sich auch mit PCI-Compliance, Datenschutzvorschriften und Sicherheitsstandards beschäftigen, um Risiken wie Bußgelder, Datenschutzverletzungen und Vertrauensverluste bei Kunden zu minimieren. Wenn Sie eine eigene Abrechnungslösung entwickeln, die sensible Kundendaten verarbeitet, müssen Sie PCI-konform sein.
Um PCI-Compliance zu erreichen, benötigen Sie Sicherheitsarchitekten und Tech-Ops-Engineers, eine leistungsfähige Infrastruktur wie Verschlüsselungsgeräte sowie Web- und Anwendungs-Firewalls. Ebenso erforderlich ist ein ausgereiftes Sicherheitsprogramm, das die Sicherheit auf Anwendungs-, Netzwerk-, Host- und Datenebene mit klaren Richtlinien und Prozessen abdeckt.
Schließlich müssen Sie für die Zertifizierung Prüfungen und jährliche Audits durchlaufen, was bedeutet, dass Sie Auditoren einstellen und Compliance-Manager beschäftigen müssen. All dies summiert sich sehr schnell.
„Die automatische Integration zwischen Zuora Billing und Zuora Revenue bedeutet, dass wir keine umfangreichen Anpassungen vornehmen oder eigene Integrationen entwickeln müssen – was immer zeitaufwendig und kostenintensiv ist, ganz abgesehen von der Lernkurve für die damit verbundenen Komplexitäten.“
– Chris Coutinho, Director of Order to Cash, Nutanix
Die richtige Abrechnungssoftware für den langfristigen Einsatz finden
Die Entwicklung und Wartung einer eigenen Abrechnungslösung birgt erhebliche Risiken, die letztlich das Wachstum behindern. Und diese Risiken verursachen Kosten. Mit Ihrer Eigenentwicklung benötigen Sie Entwicklerteams für geschäftliche Funktionen wie Preisgestaltung, Paketierung und Auftragsmanagement, ein weiteres Team für Plattformdienste wie Zahlungsgateways und Benutzerrechte sowie ein weiteres Team für Infrastrukturthemen wie Sicherheit und Skalierbarkeit.
Es dauert nicht nur Jahre, um all dies betriebsbereit zu machen, sondern Sie benötigen auch kontinuierlich Ressourcen für die Wartung. Hinzu kommen zusätzliche Kosten für das Hosting. Währenddessen könnten Sie all diese Ressourcen auf Ihr Kernprodukt konzentrieren und Mehrwert für Ihre Endkunden schaffen.
Anstelle einer Eigenentwicklung setzen IT-Verantwortliche führender Unternehmen auf eine umfassende und flexible Abrechnungsplattform, die einen ganzheitlichen Ansatz unterstützt – bekannt als Total Monetization.
Diese Strategie besteht darin, durch eine dynamische Kombination aus Preisen, Paketen und Modellen Mehrwert zu schaffen, die effiziente Monetarisierung dieser Kombination von Angebot bis Umsatzrealisierung zu unterstützen und das Angebotsportfolio weiterzuentwickeln, um die gesamte Bandbreite der sich wandelnden Kundennachfrage abzudecken.
Mit einem Total-Monetization-Ansatz stellen IT-Verantwortliche sicher, dass ihre Lösung für wiederkehrende Abrechnung nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein strategischer Motor für nachhaltiges, wiederkehrendes Wachstum ist.
Erfahren Sie, was Technologieführende aus verschiedenen Branchen berichten
„Wir haben mit Zuora zusammengearbeitet, um unsere Wachstumsstrategie zu skalieren. Besonders schätzen wir den codelosen Produktkatalog, der uns die Agilität verleiht, Compliance-Angebote flexibel zu bündeln und schnell auf den Markt zu bringen.“
– Shrav Mehta, Gründer und CEO, Secureframe
„Wir arbeiten mit einer großen Menge an Daten und waren überzeugt, dass Zuora uns sowohl bei der Monetarisierung von Nutzungsdaten als auch bei der Bewältigung der damit verbundenen Komplexität der Umsatzrealisierung unterstützen kann. Noch wichtiger war jedoch, dass wir nicht nur die Plattform gefunden haben, sondern auch die Beratung zu Best Practices im Abonnementgeschäft – das war ein entscheidender Unterschied in der Zusammenarbeit mit Zuora und hat maßgeblich zu unserem Erfolg bei der Implementierung beigetragen.“
– Kevin Cornwall, ehemaliger CIO, AVEVA
„Das Zuora-Tool ermöglicht es uns, sämtliche Informationen über unsere Kunden im Finanzbereich zu nutzen, was wiederum zeigt, wie wir optimieren sollten. Für uns ist es weit mehr als nur eine Abrechnungsplattform. Es ist Datenmanagement, Kundenerlebnis und die Zukunftssicherung der Umsatzströme, die wir mit diesen Kunden aufgebaut haben.“
– Lise-Ann Brennan, Director of Technology for Subscriptions, The Telegraph