Cogent Labs case study

株式会社Cogent Labsは、最先端のAI技術を活用して生産性向上などの社会課題解決を目指すAIスタートアップ企業。AIによる文書処理自動化プラットフォーム「COGENT AI」や、次世代AI OCR「SmartRead」などの先進的なサービスを展開している。同社では、サービス展開に伴い契約数・取引量がこの4年間で約4倍に拡大。サブスクリプション契約数は約2,500件に達し、料金プランも多様化するなど、事業は急成長を遂げていた。一方で、従来の運用では業務の属人化や監査対応の負荷が課題となり、事業成長を支える業務の「仕組み化」が求められていた。

こうした課題を背景に、同社は「Zuora Billing」を導入。契約管理から請求、収益認識までを一元管理するとともに、業務フローの標準化や職務分掌、権限管理を進めることで、属人化の解消と内部統制の強化を実現した。契約数・取引量が大幅に増加した現在も、経理部門は導入当時と変わらない2～3名体制で運用しており、名倉氏は「従来の運用のままであれば、ミスが多発し人的リソースも不足していたはずです。専属担当を含めて組織規模を倍増させる必要がありました。」と振り返る。

導入の背景には、将来的な事業拡大への備えに加え、IPOを見据えたガバナンス強化があった。当時は「請求」から「収益認識」、さらには「監査ログ保持」や「プラン変更の統制」までをサブスクリプションビジネスに最適化された形で一元管理できる唯一のシステムがZuoraであり、属人的な運用に頼らずシステムで内部統制を担保できる点を高く評価し、監査対応を含めた経理・財務基盤の整備を進めたという。

会計監査においては、契約管理から料金プラン、請求データ、収益認識までをシステム上で一気通貫に可視化。契約内容や料金プランの変更履歴、収益の期間帰属などをシステム上で確認できるため、監査法人は契約データを直接確認できる環境となった。その結果、監査対応工数は30～40％削減。監査法人には一時的に読み取り専用のIDを発行し、必要なデータを直接閲覧できる環境を提供している。特に、使用量に応じて料金が変動する従量課金モデルでは、利用実績から単価計算、超過料金に至るまでの根拠データをシステム上で追跡できるため、Excelなどで個別に資料を作成することなく、監査に必要な根拠を提示できるようになった。また、IT監査ではAudit Trail（監査ログ）を活用し、権限変更や設定変更の履歴を容易に提示できる体制を構築。監査法人から求められる情報を効率的に提供できるようになり、監査対応全体の効率化にもつながっている。

Zuoraの活用は、監査対応にとどまらず、経営判断やガバナンスにも変化をもたらした。契約管理から収益認識までを一元管理したことで、月締め業務が迅速化。売上や請求、収益認識の状況をタイムリーに経営陣へ報告できるようになり、迅速な意思決定を支援している。また、社内の内部監査においてもシステム上のデータを直接確認できるようになり、ガバナンスの向上にも大きく寄与している。

名倉氏は、「なにより大きいのは、ファイナンス、営業、経営陣が同じタイミングで、同じ正確なデータを見られるようになったことです」と話す。営業部門は顧客データを基に迅速な提案が可能となり、経営陣も課題をいち早く把握できるようになった。管理部門がボトルネックになることなく、「攻め（営業）と守り（管理部門）の両輪」で会社を回せていることが大きな成果だという。

今後については、AIを活用したさらなる業務効率化にも期待を寄せる。現在は、営業管理ツール「HubSpot」とZuoraの契約・請求情報の整合性チェックにAIを活用し、従来のマニュアル作業を自動化。名倉氏は、「今後は、銀行データと連携した入金消込の完全自動化（現在、Zuora側で機能開発が進行中）や、Zuora内のデータから社内向けの財務レポーティングを自動生成するようなAI機能があれば、より素晴らしいと思っています」と展望を語る。

最後に名倉氏は、「経理・財務部門は会社の『要』となる部署です。業務が属人化したり、人によってやり方が変わったりする状態は非常にリスクが高く、好ましいものではありません。担当者が変わったとしても、仕組み化によって常に同じ高水準で効率的に業務を回せる体制を担保することは、これから事業を成長させていく企業にとって必要不可欠です」と語る。「将来の事業成長やガバナンス強化を見据え、早い段階からシステムによる仕組み化を検討することをお勧めします」と締めくくった。