Modernisierung der Abrechnung vor der ERP-Transformation: Erkenntnisse von 24 Hour Fitness & ISG
Die Modernisierung der Abrechnung vor Abschluss Ihrer ERP-Transformation ist nicht nur möglich, sondern auch eine kluge strategische Entscheidung — und sie wird zunehmend sowohl von Analysten als auch von Praktikern bestätigt. Das führende Forschungsunternehmen ISG bezeichnet dies als einen markterprobten Ansatz für Unternehmen, die sich mit komplexer Monetarisierung auseinandersetzen. Und 24 Hour Fitness hat es in der Praxis umgesetzt, indem die Abrechnung vom ERP entkoppelt wurde, um tägliche Rechnungsstellung zu ermöglichen, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen und dem Finanzbereich mehr Agilität zu verschaffen. Und das alles, ohne auf eine jahrelange Erneuerung des Backoffice warten zu müssen.
Dieser Wandel stand im Mittelpunkt eines aktuellen Live-Gesprächs mit ISG und 24 Hour Fitness — ein praxisnaher Einblick, wie führende Unternehmen Reihenfolge und Strategie neu denken. Sehen Sie sich das volle Gespräch hier an.
Wenn sich Ihr Geschäftsmodell schneller entwickelt als Ihr ERP-Fahrplan, kann es sich Ihre Abrechnungsplattform nicht leisten, hinterherzuhinken. Der Zeitpunkt für die Entkopplung ist jetzt.
Was ist das Problem mit ERP-Abrechnungssystemen?
Die heutigen Monetarisierungsstrategien erfordern Geschwindigkeit, Flexibilität und Experimentierfreude. Doch traditionelle ERP-Abrechnungs-Module können nicht mithalten.
Diese Systeme wurden für einmalige Produktverkäufe und feste Preismodelle konzipiert und stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn sie moderne Umsatzmodelle wie hybride Bündel, Nutzungsstaffeln oder unterjährige Planänderungen unterstützen sollen.
„Ein typisches ERP-System ist nicht gebaut und nicht darauf ausgelegt, agil zu sein oder Veränderungen zu ermöglichen“, sagte Stephen Hurrell, Director of Research bei ISG. „Es ist mit einem sehr festen Bild davon, wie die Welt aussieht, konzipiert.“
Das Ergebnis? Jede Änderung Ihres Go-to-Market-Modells wird zum IT-Projekt. Die Finanzabteilung verliert ihre Eigenständigkeit. Produkteinführungen verzögern sich. Kunden spüren die Reibung.
Und selbst wenn moderne ERP-Plattformen mehr Flexibilität versprechen, wurden sie nicht speziell für die Anforderungen von Subskriptionsunternehmen entwickelt. Zudem kann eine vollständige ERP-Transformation Jahre dauern – so lange kann die Monetarisierung nicht warten.
Ein typisches ERP-System ist nicht auf Agilität und Veränderung ausgelegt. Es ist mit einem sehr festen Bild davon konzipiert, wie die Welt aussieht.
–Stephen Hurell
Director of Research, Office of Revenue, ISG Software Research
Wie 24 Hour Fitness sein Abrechnungsmodell transformiert hat
24 Hour Fitness stand vor einer bekannten Herausforderung: ein stark individualisiertes, veraltetes ERP-System, belastet durch Komplexität und Compliance-Risiken. Die Abrechnung war auf lediglich sechs Tage im Monat festgelegt, was alles – von der Neukundengewinnung bis hin zur anteiligen Abrechnung – unnötig erschwerte.
„Wir hatten immer einen großen Witz: Jedes Mal, wenn wir ein neues Projekt starten wollten, waren es sechs Monate und 500.000 Dollar“, sagte Katie Healon, VP Treasurer bei 24 Hour Fitness.
Das Team erkannte die Chance, dies zu ändern, ohne auf eine vollständige ERP-Umstellung warten zu müssen.
Sie implementierten eine spezialisierte Abrechnungsplattform und stellten auf tägliche Abrechnung um. Diese einzelne Veränderung ermöglichte einen schnelleren Cashflow, beseitigte die Notwendigkeit komplexer Logik für anteilige Abrechnungen und erlaubte es dem Unternehmen, in Echtzeit auf Kunden zu reagieren.
„Als wir zu Zuora gewechselt sind, war für uns der entscheidende Wendepunkt die Umstellung auf tägliche Abrechnung“, sagte Healon.
Welche Vorteile hat die Entkopplung der Abrechnung vom ERP?
Über die Abrechnungsfrequenz hinaus brachte die Transformation auch tiefgreifende infrastrukturelle Vorteile.
Durch die Auslagerung von Zahlungen und Kartendaten auf eine moderne SaaS-Plattform konnte 24 Hour Fitness seine PCI-Compliance-Fläche und die damit verbundenen Kosten reduzieren. Zudem wurde die Grundlage geschaffen, um einfacher zu skalieren, ohne interne Abhängigkeiten zu vervielfachen.
„Wir mussten keine Kreditkarten oder Bankkonten mehr in unserem System verwalten“, sagte Healon. „Das hat uns einen Großteil der Compliance-Komplexität abgenommen.“
Und entscheidend: Sie gewannen eine Plattform, die sie nicht auf eine bestimmte Monetarisierungsstruktur festlegt. Egal ob zukünftig mehr nutzungsbasierte Preisgestaltung, digitale Zusatzleistungen oder neue Mitgliedschaftsstufen geplant sind – der Finanzbereich verfügt nun über ein System, das dies unterstützt.
Wir mussten keine Kreditkarten oder Bankkonten mehr in unserem System verwalten. Das hat uns einen Großteil der Compliance-Komplexität abgenommen.
–Katie Healon
VP Treasurer, 24 Hour Fitness
Kann die Abrechnung modernisiert werden, ohne das ERP-System zu ersetzen?
Einer der hartnäckigsten Mythen in der Finanztransformation ist, dass die Abrechnung erst geändert werden kann, wenn das ERP-System angepasst wurde. Hurrell stellte klar: Das stimmt einfach nicht.
„Wir empfehlen, nicht darauf zu warten, dass die Backoffice-Transformation abgeschlossen ist, bevor Sie das, worüber wir hier als Monetarisierungsplattform sprechen, modernisieren“, sagte er. „Beides kann parallel stattfinden.“
Mit anderen Worten: Moderne Abrechnung ersetzt das ERP-System nicht. Sie ergänzt es. Sie integriert sich über APIs, verbindet sich mit CRM- und Commerce-Systemen und wird zum System of Action für die Monetarisierung.
Mit diesem Ansatz können Sie schon heute schneller agieren, ohne Ihre langfristige ERP-Strategie zu gefährden.
Warum Abrechnungssysteme für das Kundenerlebnis entscheidend sind
In vielen Unternehmen ist das Abrechnungssystem der einzige Berührungspunkt, den der Kunde nach dem Kauf hat. Eine unübersichtliche Rechnung, unflexible Planänderungen oder verzögerte Rückerstattungen führen zu Reibungspunkten.
„Service ist das Produkt“, sagte Hurrell. „Ich denke, viele Produkte unterscheiden sich. Die Differenzierung liegt weniger in der Leistungsfähigkeit des Produkts als vielmehr in der Leistungsfähigkeit des Unternehmens, das Sie unterstützt, das verkauft, das betreut und für Sie da ist.“
Wenn Ihre Monetarisierungsstrategie Teil Ihres Wettbewerbsvorteils ist, muss Ihr Abrechnungssystem Schritt halten. Und es muss die Art und Weise widerspiegeln, wie Kunden heute interagieren wollen – nicht, wie Ihr altes ERP-System interne Prozesse strukturiert.
Service ist das Produkt. Ich denke, viele Produkte unterscheiden sich. Die Differenzierung liegt weniger in der Leistungsfähigkeit des Produkts als vielmehr in der Leistungsfähigkeit des Unternehmens, das Sie unterstützt, das verkauft, das betreut und für Sie da ist.
–Stephen Hurell
Director of Research, Office of Revenue, ISG Software Research
Wie Teams auf eine Abrechnungstransformation ausgerichtet werden
Die Abrechnungstransformation bei 24 Hour Fitness war mehr als nur ein Technologiewechsel. Es war eine unternehmensweite Initiative. Clubbetrieb, Finanzen, IT, Support und Produkt mussten alle gemeinsam an einem Strang ziehen.
„Wir brauchten definitiv die Führung jeder einzelnen Abteilung“, sagte Healon. „Jeder Geschäftsbereich war betroffen.“
Sie gab zu, dass sie zunächst zögerlich war. Das Altsystem war zwar unflexibel, aber stabil, und das machte die Vorstellung einer Veränderung riskant.
Was hat sich geändert? Das Team hat sich verpflichtet. Sie waren sich einig. Und sobald das Projekt lief, haben sie die Komplexität gemeistert und geliefert.
Die erfolgreichsten Transformationen werden nicht von der IT, sondern von Finance vorangetrieben — mit Unterstützung aus der Geschäftsleitung und einer bereichsübergreifenden Führung. Und sie beginnen nicht damit, alles zu ersetzen, sondern das zu ersetzen, was am wichtigsten ist.
Was leistet eine moderne Abrechnungsplattform eigentlich?
Für Unternehmen, die ihre Umsatzinfrastruktur neu denken, ist die Abrechnungsplattform nicht einfach nur ein Backoffice-Tool. Sie ist das System, das Ihre Monetarisierungsstrategie operativ umsetzt. Eine moderne Plattform erstellt nicht nur Rechnungen, sondern steuert, wie Umsätze konfiguriert, verkauft, eingezogen und im gesamten Unternehmen verbucht werden.
So sieht das in der Praxis aus:
Einfache Integration mit ERP-, CRM- und Commerce-Systemen
Moderne Abrechnungsplattformen sind darauf ausgelegt, neben — und nicht anstelle von — zentralen Systemen wie ERP, CRM und digitalen Commerce-Plattformen zu arbeiten. Über APIs werden saubere Daten in den Prozessen von Angebotserstellung, Auftragsmanagement, Rechnungsstellung und Buchhaltung ausgetauscht.
Diese Art der Integration ermöglicht es dem Finanzbereich, schnell auf Veränderungen zu reagieren, ohne dass die IT die ERP-Logik anpassen muss.
Unterstützt Subskriptions-, nutzungsbasierte und hybride Preismodelle
Altsysteme gehen von einmaligen Transaktionen und statischen Preisen aus. Das funktioniert nicht in einer Welt digitaler Produkte, Nutzungsstaffeln, erfolgsbasierter Abrechnung oder personalisierter Pakete.
Moderne Plattformen unterstützen unter anderem:
- Wiederkehrende Abrechnungsmodelle
- Gestaffelte Nutzungs- oder Verbrauchspreise
- Prepaid- oder Guthabenmodelle
- Unterjährige Änderungen und Tarifwechsel
- Gebündelte Angebote mit physischen und digitalen Komponenten
Diese Flexibilität gibt Finance und Produkt die Möglichkeit, neue Angebote zu testen und einzuführen – ohne jedes Mal individuelle Entwicklungen.
Automatisiert Umsatzrealisierung und Rechnungslegungskonformität
Neue Monetarisierungsmodelle bringen neue buchhalterische Komplexität mit sich. Umsatzpläne können nicht immer der Rechnung folgen. Mit Nutzung, Meilensteinen und Teilrückerstattungen wird das Timing schnell herausfordernd.
Moderne Abrechnungssysteme bieten u.a.:
- Native Nebenbücher für Umsatz
- Unterstützung von ASC 606 und IFRS 15
- Überwachung abgegrenzter Umsätze
- Echtzeit-Umsatzrealisierung und -prognose
Diese Automatisierung unterstützt Finance dabei, Abschlüsse schneller zu erstellen, Risiken zu minimieren und stets auditbereit zu bleiben – auch bei sich ändernden Preismodellen.
Eine moderne Abrechnungsplattform schließt die Lücke zwischen dem, was Ihr Unternehmen verkaufen möchte, und dem, was Ihr Backoffice tatsächlich unterstützen kann. Sie integriert sich nahtlos, beherrscht Komplexität im großen Maßstab und gibt Finance die Möglichkeit, die Go-to-Market-Strategie aktiv zu gestalten – statt nur zu reagieren.
Sollten Sie die Abrechnung gegenüber dem ERP priorisieren?
Wenn Ihr Abrechnungssystem noch fest im ERP-System verankert ist, ist es Zeit für eine Neubewertung.
Eine entkoppelte Monetarisierungsplattform gibt dem Finanzbereich die Möglichkeit:
- Neue Produkte und Bundles ohne Unterstützung der IT einzuführen
- Hybride Preismodelle ohne individuellen Programmieraufwand zu unterstützen
- Tarifänderungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums umzusetzen, ohne monatelange Entwicklungszeit
- Abrechnungs- und Umsatzdaten direkt mit Buchhaltungssystemen zu integrieren
- Den Cashflow durch flexible Rechnungsstellung und Zahlungsoptionen zu verbessern
Es handelt sich hierbei nicht um einen „Rip-and-Replace“-Ansatz. Es ist ein strategischer Richtungswechsel, bei dem die Abrechnung als flexible Schicht positioniert wird, die sowohl aktuelle Umsatzströme als auch zukünftige Innovationen unterstützt.
Zentrales Fazit: Warten Sie nicht auf die Weiterentwicklung Ihres ERP-Systems
24 Hour Fitness hat nicht gezögert. Sie haben mit der Abrechnung begonnen und den Finanzbereich beschleunigt.
Die Unternehmen, die heute am Markt gewinnen, denken nicht nur an Kosten. Sie denken an Zeit. Time-to-Market. Time-to-Value. Reaktionszeit gegenüber Kunden.
„Die Modernisierung des ERP-Systems ist essenziell“, sagte Hurrell. „Aber es ist nicht notwendig, Jahre auf die Modernisierung der Abrechnung zu warten.“
Wenn Sie darauf warten, dass sich Ihr ERP-System weiterentwickelt, bevor Sie die Abrechnung neu denken, warten Sie aus dem falschen Grund.
Beginnen Sie dort, wo das Geld hereinkommt. Beginnen Sie dort, wo Flexibilität zählt. Beginnen Sie mit der Abrechnung.
Für einen tieferen Einblick, wie 24 Hour Fitness dies realisiert hat und was andere Unternehmen daraus lernen können, sehen Sie sich das vollständige Gespräch mit Stephen Hurrell und Katie Healon an.