Wie das Finanzwesen die Transformation des Order-to-Cash-Prozesses im SaaS-Bereich vorantreiben kann

Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess, der Verkäufe in Buchungen, Abrechnung und Umsatz umwandelt, wird mit der Diversifizierung von SaaS-Unternehmen zunehmend komplexer. Neue Erlösmodelle wie nutzungsbasierte Preisgestaltung sowie die Expansion in neue Regionen oder Märkte erhöhen die Komplexität, die von Altsystemen nicht mehr unterstützt werden kann. Hinzu kommen die sich ständig weiterentwickelnden Innovationen und Anwendungsfälle rund um KI und GenAI – und es entsteht eine perfekte Mischung an Herausforderungen für SaaS-O2C.Während Vertriebsteams größere Kunden ansprechen, Produktteams rasch neue Bundles auf den Markt bringen und Übernahmen sowie Marktexpansionen zusätzliche Komplexität schaffen, kämpfen viele SaaS-Unternehmen damit, die Vielzahl an nicht standardisierten Deals, sich wandelnden Preismodellen und Systemineffizienzen zu bewältigen.Dieser dynamische Ansatz zur Monetarisierung – zwar notwendig für das Wachstum – erschwert jedoch den O2C-Prozess erheblich und stellt Finanzsysteme und -teams vor große Herausforderungen. Wie McKinsey treffend beschreibt, handelt es sich um ein „klassisches Elefantenproblem“: Die Finanzabteilung sieht ein Kontrollproblem, der Vertrieb ein Geschwindigkeitsproblem und die IT ein Komplexitätsproblem. Niemand erkennt die Schmerzpunkte als Symptome eines End-to-End-Problems oder sucht Lösungen aus dieser ganzheitlichen Perspektive.“

Warum ein Engineering-geführtes O2C nicht ausreicht

In Entwickler-zentrierten oder produktgetriebenen (PLG) Organisationen übernimmt oft das Engineering die Führung bei der Verwaltung der O2C-Prozesse. Während dies in den frühen Wachstumsphasen funktionieren kann, entstehen mit zunehmender Skalierung erhebliche Herausforderungen:

• Begrenzte finanzielle Expertise: Technisch versierte Ingenieure verfügen möglicherweise nicht über das nötige Verständnis für die Feinheiten der Umsatzrealisierung, Compliance-Anforderungen und Finanzregulatorik, die mit dem Wachstum eines Unternehmens immer wichtiger werden.
• Reaktiver statt strategischer Ansatz: Engineering-Teams entwickeln häufig schnelle Lösungen für akute Probleme, anstatt umfassende Systeme zu konzipieren, die zukünftige finanzielle Anforderungen antizipieren.
• Ressourcenverschiebung: Anstatt sich auf die Kernproduktentwicklung zu konzentrieren, werden Engineering-Ressourcen für die Wartung interner Abrechnungssysteme und die Datenaufbereitung für die Finanzabteilung eingesetzt, was Innovationen hemmt und Produkteinführungen verzögert.
• Compliance-Lücken: Ohne angemessene finanzielle Kontrolle können Compliance-Probleme entstehen, die zu potenziellen Prüfungsproblemen, fehlerhaften Umsatzangaben und regulatorischen Bedenken führen.

Warum Finance-geführtes O2C überzeugt

Die Lösung für diese wachsenden Herausforderungen liegt in der Optimierung der Teamstruktur, Prozesse und Systeme, die O2C steuern. Während Engineering in der Anfangsphase oft die Führung übernimmt, können bei wachsendem Unternehmen erhebliche Probleme hinsichtlich Compliance, Prüfungen und Umsatzrealisierung entstehen, wenn O2C ausschließlich im Engineering verbleibt.Deshalb sollte die Finanzabteilung die Führung bei der Optimierung der O2C-Prozesse übernehmen. Auch wenn Engineering weiterhin eine Rolle spielt, sind Finanzverantwortliche am besten dafür geeignet, die Komplexität von O2C zu bewältigen, Compliance sicherzustellen, eine korrekte Berichterstattung zu gewährleisten und die Skalierbarkeit beim Unternehmenswachstum zu ermöglichen.Die weitverbreitete Annahme, dass sich Finance hauptsächlich auf Risikominimierung konzentriert, übersieht die zentrale Rolle der Finanzabteilung als Wachstumstreiber. Eine Führungskraft im Finanzbereich – ob Chief Accounting Officer (CAO) oder Controller – verfügt über die nötigen Fähigkeiten und das Fachwissen, um komplexe O2C-Systeme zu steuern und gleichzeitig eine korrekte und skalierbare Umsatzrealisierung, Abrechnung und Berichterstattung sicherzustellen.Wenn O2C-Verantwortlichkeiten auf verschiedene Abteilungen verteilt sind, ist es an der Zeit, Finance in den Fahrersitz zu setzen. Indem Sie der Finanzabteilung die Möglichkeit geben, ein umfassendes Order-to-Cash-Framework zu entwickeln, erfüllen Sie die heutigen Anforderungen und schaffen die Grundlage für skalierbares Wachstum. Hier sind die wichtigsten Schritte, die eine Finanzführungskraft zur Optimierung und Straffung von O2C unternehmen kann:1. Analyse der aktuellen Order-to-Cash-ArchitekturFühren Sie eine interne Analyse durch oder arbeiten Sie mit einem Berater (Deloitte, PWC, CFGI, RSM, andere) zusammen, um die aktuelle O2C-Architektur und deren Lücken zu identifizieren. So erfahren Sie, wie Verbesserungen in den Bereichen Auftragsmanagement, Abrechnungsoperationen, Zahlungsabwicklung, Forderungsmanagement und Umsatzrealisierung am besten aufeinander abgestimmt werden. Während einige Unternehmen einen schrittweisen Ansatz wählen (und jeweils einen Teilprozess optimieren), setzen andere auf eine komplette Neugestaltung und den Wechsel zu einem modernen O2C-System.  Als beispielsweise BigCommerce vom PLG- zum Enterprise-B2B-Vertrieb wechselte, erkannte Chief Accounting Officer Hubert Ban die zunehmenden Compliance-Risiken, die mit komplexeren Deals und Abrechnungsbedingungen einhergingen. Anstatt auf Probleme zu warten, ergriff er proaktiv Maßnahmen und stellte ein bereichsübergreifendes Team aus O2C- und Finanzsystem-Experten zusammen, um eine einheitliche O2C-Plattform auszuwählen. Diese frühe Analyse erleichterte nicht nur Audits und sorgte für eine genaue Umsatzverfolgung, sondern ermöglichte BigCommerce auch, neue Vertriebsstrategien flexibel zu unterstützen.2. Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Finance und VertriebAnstatt dass sich der Deal Desk auf die Angebotserstellung konzentriert, sollte das Team als Schnittstelle zwischen Finance und Vertrieb agieren und die Auswirkungen auf die Umsatzrealisierung bei Enterprise-Deals bereits vor der Angebotserstellung bewerten. So kann der Deal Desk als strategischer Partner des Vertriebs agieren und Finance Standard-Deals automatisieren, während mehr Zeit für individuelle Vertragsabschlüsse bleibt.So hat beispielsweise PagerDuty als Unternehmen größere Enterprise-Verträge abschloss, erkannte Jane Koltsova, Sr. Director, Global Revenue Controller, dass die Komplexität der Deals zunahm. Sie und ihr Team konzentrierten sich darauf, Finance bereits in den frühesten Phasen proaktiv in den Vertriebsprozess einzubinden – oft noch bevor Ideen vollständig ausgereift waren. Durch die Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Finance, Vertrieb und Operations stellte PagerDuty sicher, dass neue Vertragsstrukturen, Preismodelle und Überlegungen zur Umsatzrealisierung von Anfang an berücksichtigt wurden. Dieser Ansatz ermöglichte dem Unternehmen, effektiv zu skalieren, ohne unnötige Risiken oder operative Reibungsverluste einzuführen.3. Weisen Sie eine dedizierte IT-Ressource zuMit zunehmender Abhängigkeit des Order-to-Cash-Prozesses von Software und Automatisierung benötigen Finanzverantwortliche IT-Expertise, die fest in der Finanzorganisation verankert ist. Dieses Team stellt sicher, dass Tools implementiert, Workflows optimiert und Technologieinvestitionen auf die finanziellen Ziele abgestimmt werden. Zudem kann die Finanzabteilung durch die Reduzierung der Abhängigkeit von IT für Anpassungen flexibel und reaktionsschnell auf die Anforderungen des Unternehmens reagieren.4. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die Umsatzrealisierung gemeinsam mit WirtschaftsprüfernWerden Unternehmenskunden in der Lage sein, Software- und Service-Bundles zu erwerben? Welche Rabattstufen sind angemessen, um innerhalb der eigenständigen Verkaufspreise zu bleiben? Aus welchen Systemen stammen Buchungs- und Abrechnungsdaten für die Umsatzrealisierung – sind diese Daten korrekt und nachvollziehbar? Beim Verkauf eines einfachen monatlichen oder jährlichen Abonnements ist die Umsatzrealisierung relativ unkompliziert und erfolgt ratierlich. Alles, was darüber hinausgeht, führt jedoch zu komplexeren Umsatzallokationen, eigenständigen Verkaufspreisen und häufigen Änderungen an Umsatzverträgen. Dies sollte frühzeitig gemeinsam mit einem Wirtschaftsprüfer bewertet werden. Beispielsweise stand Stephanie Thorin, Senior Manager of Revenue Accounting bei Hudl, vor den Herausforderungen der Umsatzrealisierung, als das Unternehmen seine SaaS-Aktivitäten skalierte. In Hochphasen verbrachte ihr Team oft zusätzliche Tage – und lange Nächte – mit dem Abschluss der Bücher aufgrund manueller Datenabgleiche. Mit über 20.000 Teams weltweit und starkem Wachstum musste Hudl seine Finanzprozesse skalieren. Durch die Konsolidierung des Order-to-Cash-Systems konnte Hudl nicht nur die Umsatzrealisierung optimieren, sondern auch Buchungen und Abrechnung verbessern. 5. Evaluieren und optimieren Sie Ihre O2C-SystemeViele Unternehmen beginnen mit einfachen Abrechnungssystemen, Tabellenkalkulationen oder grundlegender Buchhaltungssoftware für ihr O2C-Management. Anfangs kann das funktionieren, doch mit zunehmendem Wachstum und komplexeren Erlösmodellen wird es immer schwieriger, verstreute Daten abzugleichen und die Zahlen korrekt und prüfbar zu halten.Ein Upgrade auf ein ERP-System kann einige dieser Herausforderungen lösen, erfordert jedoch erheblichen Zeitaufwand und Anpassungen. Die Zusammenstellung eines Order-to-Cash-(O2C)-Frameworks durch die Integration separater CRM-, CPQ- und ERP-Lösungen kann zudem zu dauerhaften Synchronisationsproblemen und Fragen zur Datenintegrität führen.Ein moderner Ansatz konsolidiert den gesamten O2C-Prozess in einem einzigen System und bietet eine einheitliche Sicht auf Buchungen, Abrechnung und Umsatz – was die Prüfungsbereitschaft deutlich effizienter macht. Eine solche Lösung muss zudem verschiedene Vertriebsmodelle unterstützen, komplexe Vertragsstrukturen abbilden und sich schnell an die Weiterentwicklung des Unternehmens anpassen können – und das alles ohne große Abhängigkeit von Entwicklungsteams oder langwierigen IT-Projekten. 

Weichenstellung für zukünftiges Wachstum

Wenn Finance die Verantwortung für den O2C-Prozess übernimmt, gewinnen Unternehmen mehr als nur operative Effizienz – sie verschaffen sich einen strategischen Vorteil. Mit einer Finance-geführten O2C-Strategie können Organisationen:Innovation und Marktagilität – Ein Finance-getriebenes O2C-System ermöglicht schnellere Entscheidungen und die Flexibilität, sich rasch an neue Vertriebsmodelle, Produktangebote und Marktchancen anzupassen. Durch die Optimierung des O2C-Prozesses unterstützt Finance die Organisation dabei, flexibel zu bleiben, Innovationen zu beschleunigen und den sich ständig ändernden Marktanforderungen gerecht zu werden. Diese Agilität in Umsatzrealisierung, Abrechnung und Forderungsmanagement erleichtert es Unternehmen, neue Produkte einzuführen, neue Märkte zu erschließen und Preisstrategien umzusetzen, ohne durch operative Engpässe ausgebremst zu werden.Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Finance fördern – Ein gut integriertes O2C-Framework fördert die enge Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Finanzteams. Wenn Finance eine proaktive Rolle bei der Umsatzrealisierung und Vertragsgestaltung übernimmt, können beide Teams gemeinsam Vertriebsstrategien auf finanzielle Ziele abstimmen. Diese Abstimmung führt zu besser vorhersehbaren Cashflows, klareren Leistungskennzahlen und einem tieferen Verständnis dafür, wie sich Vertriebsaktivitäten auf das Ergebnis auswirken. Letztlich kann sich der Vertrieb auf die Umsatzgenerierung konzentrieren, während Finance sicherstellt, dass diese Bemühungen nachhaltig und regelkonform sind.Schneller skalieren – Mit dem Wachstum des Unternehmens müssen auch die Prozesse mitwachsen. Finance spielt eine entscheidende Rolle beim Aufbau eines O2C-Systems, das steigende Volumina, Komplexität und unterschiedliche Kundenanforderungen bewältigen kann, ohne dass ständige manuelle Eingriffe oder übermäßige IT-Ressourcen erforderlich sind. Ein skalierbares O2C-System unterstützt das Wachstum, indem es Routineaufgaben automatisiert und Finance ermöglicht, sich auf strategische Initiativen mit höherem Mehrwert wie Forecasting, Risikomanagement und Compliance zu konzentrieren. Der Order-to-Cash-Prozess wird zu einem entscheidenden Faktor, der nachhaltiges Wachstum entweder ermöglicht oder behindert. Eine nahtlose, automatisierte und transparente O2C-Strategie bildet das Fundament für langfristigen Geschäftserfolg und unterstützt sowohl den laufenden Betrieb als auch zukünftige Expansionsvorhaben. Um das volle Potenzial dieser Strategie auszuschöpfen, ist es unerlässlich, dass die Finanzabteilung eine führende Rolle übernimmt.Finance ist längst nicht mehr auf klassische Buchhaltungsaufgaben beschränkt. Die moderne Finanzführungskraft entwickelt sich zu einem strategischen Partner, der das Unternehmenswachstum vorantreibt. Indem sie den O2C-Prozess verantwortet, kann die Finanzabteilung Unternehmen dabei unterstützen, die Komplexität des modernen Geschäfts zu meistern, eine korrekte Umsatzrealisierung sicherzustellen, Risiken zu minimieren und finanzielle Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Mit einer starken, von Finance geführten O2C-Strategie sind Unternehmen besser gerüstet, um auf Marktveränderungen zu reagieren, effizient zu skalieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.