ORIENTATION STRATÉGIQUE

Les incertitudes vous freinent-elles dans la mise en place de l’automatisation des revenus ?

9 avantages de l’automatisation des revenus de bout en bout

Lorsque nous échangeons avec des directeurs financiers, des contrôleurs et des responsables de la comptabilité des revenus, ils affirment souvent : « Notre processus de gestion des revenus est automatisé. » Pourtant, en y regardant de plus près, nous découvrons un enchevêtrement de feuilles de calcul associé à un module de reconnaissance des revenus ERP personnalisé. Ce n’est pas de l’automatisation.

Mais qu’entend-on exactement par automatisation des revenus de bout en bout ?

90 à 98 % des revenus sont automatisés dans le système.
Interventions manuelles minimales pour traiter les transactions.
Accès en temps réel aux données et aux rapports.
Prise en charge des nouveaux produits et modèles tarifaires.

Nous savons ce que vous pensez : ce niveau d’automatisation est loin d’être simple. Pourtant, nos clients nous répètent que les avantages dépassent largement les coûts et les efforts de mise en œuvre. En réalité, beaucoup nous confient qu’ils auraient aimé automatiser leurs processus de gestion des revenus bien plus tôt.

Sur la base des retours de nos clients issus de centaines de projets, nous avons dressé la liste des neuf principaux avantages de l’automatisation des revenus de bout en bout — quel que soit l’outil choisi :

Développez votre activité sans augmenter les effectifs.
Gagnez du temps et réaffectez les ressources à des tâches à forte valeur ajoutée.
Réduisez les erreurs et les risques.
Simplifiez les audits et réduisez leurs coûts.
Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles tarifaires.
Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur les revenus et facilitez la prévision.
Soutenez les opérations stratégiques.
Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation.
Augmentez la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs

1. Développez votre activité sans augmenter les effectifs

Grâce à l’automatisation des revenus de bout en bout, les équipes en charge des revenus n’ont plus à s’inquiéter d’augmenter les effectifs face à la croissance des volumes.

Les feuilles de calcul atteignent leurs limites dès qu’un certain volume de transactions est dépassé, nécessitant chaque mois de nombreuses heures pour valider et maintenir les données de comptabilité des revenus. Bien que puissants, ces outils utilisés depuis des décennies par les équipes comptables pour garantir l’exhaustivité et la fiabilité des chiffres présentent une capacité limitée (~1 million de lignes sous Excel), ce qui restreint le nombre de transactions pouvant être saisies et traitées dans un même fichier. Toute personne ayant déjà manipulé des jeux de données atteignant ne serait-ce que 50 % de ce seuil connaît bien la frustration du sablier ou de la roue colorée interminable. Cette contrainte oblige à segmenter les données de revenus pour les traiter, générant des inefficacités et multipliant les risques d’erreurs.

Au-delà des feuilles de calcul, les ERP ont été conçus pour enregistrer les chiffres définitifs des revenus, et non pour servir de référentiel à l’ensemble des contrats et données clients. Comme les feuilles de calcul, les ERP présentent également des limites (et des coûts associés) en matière de volume de données traitées ou stockées dans le système. Pour éviter ces contraintes et les coûts additionnels, de nombreuses équipes comptables doivent créer des rapports, requêtes ou scripts personnalisés afin de collecter toutes les données nécessaires.

« Il n’est pas rare de voir des entreprises doubler, voire tripler le nombre de contrats et leur chiffre d’affaires — sans avoir à recruter de nouvelles ressources. » — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

2. Gagnez du temps et réaffectez les ressources à des tâches à forte valeur ajoutée

En centralisant les données de revenus via des intégrations automatisées, vous éliminez les réseaux tentaculaires de feuilles de calcul à actualiser et relier manuellement. Supprimer une grande partie de ces tâches manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée se traduit directement par des gains d’efficacité opérationnelle et des économies substantielles, tant en temps de clôture qu’en coûts. De nombreuses équipes constatent une réduction du délai de clôture, une baisse des heures supplémentaires et la possibilité de se concentrer sur des missions plus stratégiques.

« Gagner un à deux jours sur la clôture est très courant. Si vous ne réduisez pas au moins d’un ou deux jours, c’est qu’il y a un problème. Ce n’est pas seulement une clôture plus rapide, c’est aussi la capacité d’avoir plus d’impact sur le trimestre. Tout le monde souhaite raccourcir la clôture pour consacrer plus de temps au pilotage de l’activité. C’est une autre façon d’y parvenir. » — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

3. Réduisez les erreurs et les risques

Les processus manuels comportent de nombreux risques — erreurs humaines, départ de collaborateurs clés emportant leur savoir-faire sur les procédures et systèmes ad hoc, ou encore rupture des scripts et transferts de données. L’extraction et la manipulation manuelles des données, combinées à des équipes travaillant tard le soir pour clôturer les comptes en fin de mois, créent un risque d’erreur humaine difficilement maîtrisable qui finit inévitablement par entraîner des défaillances. L’automatisation des revenus réduit ces risques en supprimant l’intervention humaine grâce à une gestion automatisée des données.

« Les équipes comptables veillent toute la nuit ? Nous savons tous que c’est la réalité. Dans n’importe quelle autre partie de l’organisation, on irait voir la direction et on dirait : “C’est insensé. Pourquoi travaillons-nous après minuit ?” Et quel est le taux d’erreur sur le travail effectué, disons, après 22h ? Il n’est pas nul. Ce qui distingue les dirigeants, c’est leur capacité à automatiser 90 %, 95 % ou plus de l’ensemble de leurs revenus, tandis que les autres continuent de veiller après minuit. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

4. Simplifiez les audits et réduisez les coûts d’audit

Au lieu des audits de processus impliquant la vérification de feuilles de calcul manuelles et nécessitant que les comptables justifient l’intégralité de leur travail, l’automatisation des revenus permet des audits systèmes dans lesquels les auditeurs se contentent de contrôler une technologie automatisée. Généralement, avec des contrôles technologiques robustes, le profil de risque de l’entreprise diminue, ce qui améliore la transparence, réduit le temps passé par les collaborateurs à soutenir l’audit et renforce les contrôles internes permettant aux auditeurs de valider rapidement. La réduction du risque et du temps de validation (c’est-à-dire un échantillon par an au lieu d’un large échantillon de contrôles manuels) peut entraîner une diminution globale des honoraires d’audit et des coûts liés aux heures supplémentaires ou aux ressources additionnelles. Selon Gartner, l’automatisation des contrôles internes permet de réduire les honoraires d’audit de 27 %. L’automatisation des revenus facilite la prévention et la détection des problèmes tout en renforçant la sécurité grâce aux contrôles d’accès — ce qui n’existe pas avec les processus manuels.

« Lorsque vous disposez d’un système d’audit dans lequel les auditeurs ont confiance, qui applique automatiquement un ensemble de règles configurées à toutes vos transactions, il est bien plus facile de le justifier que d’avoir une salle remplie d’auditeurs essayant de recalculer ce que vous avez fait dans tous ces tableurs. » — Emily Daigle, VP & Directrice Générale de Zuora Revenue

5. Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles tarifaires

Les clients trouvent de plus en plus de valeur dans des modèles économiques flexibles, ce qui impose aux entreprises d’être agiles dans la gestion de leurs contrats — et, par extension, dans leur processus de reconnaissance du chiffre d’affaires. Ces modèles offrent de nombreux avantages à l’entreprise, mais les nouveaux modèles tarifaires, tels que la tarification à l’usage, les nouveaux produits ou les offres groupées, introduisent de la complexité dans le processus de reconnaissance du chiffre d’affaires. Cela peut nécessiter du temps et des ressources supplémentaires pour clôturer les comptes et garantir l’exactitude des chiffres finaux. L’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires permet de gérer une plus grande complexité avec moins de ressources, rationalisant ainsi le processus pour les collaborateurs de plusieurs départements (finance, ventes, direction, etc.).

« Ce que nous constatons avec certains de ces anciens systèmes, c’est que si vous souhaitez lancer une nouvelle offre, il faut un projet long et lourd rien que pour mettre en place une simple offre groupée. Or, il faut réagir rapidement au marché. Et c’est absolument essentiel. » — Hyrum Steed, Directeur du Chiffre d’Affaires, Cricut

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6. Obtenez une visibilité en temps réel sur le chiffre d’affaires et facilitez la prévision

L’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires permet aux équipes de gestion du revenu de consulter à tout moment des données actuelles et précises (normes françaises, IFRS ou US GAAP) sans attendre la clôture mensuelle ou trimestrielle. Cela permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées et proactives, qu’il s’agisse d’explorer de nouveaux leviers commerciaux, des remises ou des tendances de marché. Cela permet également aux équipes en charge de la reconnaissance du chiffre d’affaires d’élaborer des prévisions plus fiables pour leurs conseils d’administration, investisseurs ou marchés financiers. Ainsi, on évite les mauvaises surprises en fin de trimestre, lorsque les chiffres diffèrent des attentes ou comportent des erreurs susceptibles d’inquiéter les auditeurs, de retarder les dépôts ou d’entamer la confiance des investisseurs. Un sous-grand livre automatisé du chiffre d’affaires devient une source unique de vérité, accessible et analysable selon de multiples axes, permettant aux équipes FP&A d’être plus autonomes et confiantes dans la donnée.

« Disposer de rapports en temps réel facilite grandement la prise de température du trimestre pour les équipes FP&A en charge du chiffre d’affaires. Il y a souvent un volume important la dernière semaine du mois, et savoir en temps réel où l’on en est, au fur et à mesure de l’enregistrement des transactions, est un atout essentiel. » — Hyrum Steed, Directeur du Chiffre d’Affaires, Cricut

7. Accompagnez les opérations stratégiques

Que vous soyez en phase d’acquisition ou de cession, il est essentiel de disposer d’un système de reconnaissance du chiffre d’affaires qui s’intègre parfaitement aux autres systèmes. Lors d’opérations telles qu’une introduction en bourse, un dossier SPAC ou d’autres opportunités de fusion-acquisition, les équipes comptables et financières doivent pouvoir analyser de grands volumes de données de chiffre d’affaires sous différents angles. Par exemple, les équipes FP&A doivent pouvoir ventiler les données de chiffre d’affaires de toutes les entités fusionnées lors d’une négociation. L’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires facilite la réponse aux questions sur le revenu — cela peut même être un facteur décisif pour la réussite d’une opération.

« Certaines entreprises n’ont pas pu finaliser des opérations de fusion-acquisition à cause de problèmes de reconnaissance du chiffre d’affaires. Comment quantifier ce risque ? Il est existentiel pour les actionnaires et l’entreprise. Lorsque les analystes financiers qui suivent votre titre n’ont pas confiance dans vos chiffres, ils se détournent, et il existe 10 000 autres sociétés dans lesquelles investir. C’est un risque existentiel. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

8. Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation

Les professionnels de la reconnaissance du chiffre d’affaires sont reconnus pour leurs compétences en résolution de problèmes, mais la plupart des équipes consacrent l’essentiel de leur temps à manipuler des tableurs et à vérifier des formules. Grâce à l’automatisation, ces experts peuvent se concentrer sur l’analyse des tendances et la collaboration avec d’autres départements sur des sujets stratégiques et prospectifs. Cela donne à l’équipe comptable une place à la table des décisions et en fait un partenaire d’affaires influent et impactant pour l’ensemble de l’organisation.

« L’ancienne version de la comptabilité, où l’on restait en retrait à compter les chiffres après que tout ait été décidé — c’est terminé. La comptabilité doit évoluer. Il faut s’impliquer en amont, avec le business, avec les ventes. Pour être vraiment performant en reconnaissance du chiffre d’affaires, il faut comprendre comment votre entreprise vend réellement à ses clients, comment les produits sont tarifés et comment les clients perçoivent vos offres. Si vous investissez du temps pour comprendre véritablement l’activité, la reconnaissance du chiffre d’affaires devient beaucoup plus simple. » — Bryan Anderson, Associé, Conseil en Comptabilité et Reporting, Deloitte

9. Améliorez la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs

La plupart des comptables spécialisés dans le chiffre d’affaires préfèrent consacrer leur temps à des missions stratégiques, telles que l’analyse ou la négociation interne avec les équipes commerciales ou le deal desk, plutôt qu’à des tâches manuelles fastidieuses. Si, dans tout poste débutant, une part de tâches répétitives fait partie du quotidien, l’automatisation permet de réduire ces tâches à faible valeur ajoutée et d’améliorer l’engagement et la fidélisation des collaborateurs. Ces professionnels hautement qualifiés ne devraient pas avoir à veiller tard pour accomplir des tâches laborieuses. Ils doivent pouvoir se concentrer sur des objectifs à fort impact pour l’entreprise, tout en conservant une charge de travail raisonnable.

« Le monde du travail évolue. La question est donc : ‘Comment puis-je être plus intentionnel dans la gestion de mes équipes et de l’expérience que je leur propose, et comment puis-je investir dans mes collaborateurs ?’ » — Chris Hane, Directeur Général, Practice Abonnement et Chiffre d’Affaires, Deloitte

En savoir plus sur l’auteur

Em Daigle

Directrice Générale de Zuora Revenue

État de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires :

Comment choisir le bon prestataire pour automatiser la conformité aux normes ASC 606 & IFRS 15

Approfondissez les avantages de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires en visionnant notre webinaire « État de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires », animé par Andrew Dailey, Managing Director chez MGI Research, et Hyrum Steed, Directeur de la Comptabilité du Chiffre d’Affaires chez Cricut.

Passez à l’étape suivante vers l’automatisation du chiffre d'affaires

Prêt à passer à l’étape suivante ? Zuora Revenue automatise la reconnaissance du chiffre d’affaires pour tous les modèles économiques et permet aux équipes de rapprocher et de suivre ces flux de revenus en temps réel. Plus de 90 % de nos déploiements ne nécessitent aucune personnalisation. Mais ne vous fiez pas uniquement à notre parole. Voici ce que disent nos clients :

« Zuora Revenue a été conçu dès le départ pour répondre aux besoins des comptables en charge du chiffre d’affaires. Après seulement un trimestre, notre équipe a constaté de nombreux avantages. La configuration des bundles a amélioré la précision de nos allocations de revenus, la mise en place de règles de regroupement personnalisables a éliminé les tâches manuelles fastidieuses lors des clôtures, et l’interface intuitive nous a apporté davantage de fonctionnalités et de confort. » — Tony Zhang, Senior Revenue Manager, Nutanix

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