ORIENTATION STRATÉGIQUE

Les incertitudes vous empêchent-elles d’adopter l’automatisation des revenus ?

9 avantages de l’automatisation des revenus de bout en bout

Lorsque nous échangeons avec des directeurs comptables, des contrôleurs et des responsables de la comptabilité des revenus, ils nous disent souvent : « Notre processus de gestion des revenus est automatisé. » Cependant, après analyse, nous découvrons un enchevêtrement de feuilles de calcul associé à un module de reconnaissance des revenus ERP personnalisé. Ce n’est pas de l’automatisation.

Que signifie précisément l’automatisation des revenus de bout en bout ?

90 à 98 % des revenus sont automatisés dans le système.
Interventions manuelles minimales pour traiter les transactions.
Accès en temps réel aux données et aux rapports.
Prise en charge des nouveaux produits et modèles de tarification.

Nous savons ce que vous pensez : atteindre ce niveau d’automatisation est loin d’être simple. Cependant, nous entendons constamment de la part de nos clients que les avantages dépassent largement les coûts et les efforts de mise en œuvre. En réalité, beaucoup affirment qu’ils auraient souhaité automatiser leurs processus de gestion des revenus plus tôt.

Sur la base des retours de nos clients recueillis lors de centaines de déploiements, nous avons établi une liste de neuf avantages clés de l’automatisation des revenus de bout en bout, quel que soit la solution que vous choisirez :

Développez votre entreprise sans augmenter les effectifs.
Gagnez du temps et redirigez les ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduisez les erreurs et les risques.
Simplifiez les audits et réduisez leurs coûts.
Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles de tarification.
Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur les revenus et optimisez les prévisions.
Soutenez les transactions stratégiques.
Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation.
Augmentez la satisfaction et la fidélisation des employés.

1. Développez votre entreprise sans augmenter les effectifs

Grâce à l’automatisation des revenus de bout en bout, les équipes en charge des revenus n’ont plus à s’inquiéter d’augmenter les effectifs face à la hausse des volumes.

Les feuilles de calcul atteignent leurs limites dès qu’un certain volume de transactions est atteint, nécessitant ensuite un nombre important d’heures chaque mois pour valider et maintenir en continu les données de comptabilité des revenus. Bien que les feuilles de calcul soient des outils puissants, utilisés avec succès par les équipes comptables depuis des décennies pour fournir des chiffres de revenus complets et précis, leur capacité de données reste limitée (~1 million de lignes dans Excel), ce qui limite le nombre de transactions pouvant être saisies et traitées dans un seul fichier. Toute personne ayant travaillé avec des ensembles de données approchant ne serait-ce que 50 % de cette capacité connaît bien la frustration du sablier ou de la roue colorée qui tourne indéfiniment. En raison de cette contrainte, les données de revenus doivent être segmentées pour le traitement, générant des inefficacités et augmentant les risques d’erreurs.

Au-delà des feuilles de calcul, les ERP ont été conçus pour enregistrer les chiffres de revenus finaux, et non pour servir de référentiel à l’ensemble des contrats et des données client. À l’instar des feuilles de calcul, les ERP présentent également des limites (et des implications en termes de coûts) concernant la quantité de données traitées ou stockées dans le système. Pour contourner ces contraintes et éviter des coûts additionnels, de nombreuses équipes comptables se voient dans l’obligation de créer des rapports personnalisés, des requêtes ou des scripts afin de rassembler toutes les données nécessaires.

« Il n’est pas rare de voir des entreprises augmenter le nombre de contrats et leur chiffre d’affaires de 100 à 200 % — sans avoir à ajouter de ressources supplémentaires. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

2. Gagnez du temps et redirigez les ressources vers des tâches à forte valeur ajoutée

En centralisant les données de revenus grâce à des intégrations automatisées, vous éliminez les réseaux complexes de feuilles de calcul qui nécessitent des mises à jour et des liaisons manuelles. La suppression d’une grande partie des tâches manuelles, chronophages et à faible valeur ajoutée, se traduit directement par des gains d’efficacité opérationnelle ainsi que des économies significatives en termes de délais de clôture et de coûts. De nombreuses équipes constatent une réduction du temps de clôture, une diminution des heures supplémentaires et la possibilité de se concentrer sur des missions plus stratégiques.

« Gagner un à deux jours sur la clôture est très courant. Si vous ne gagnez pas au moins une à deux journées, c’est qu’il y a un problème. Ce n’est pas seulement une clôture plus rapide, c’est aussi la possibilité d’avoir un plus grand impact pendant le trimestre. Tout le monde souhaite raccourcir la clôture pour pouvoir consacrer plus de temps à l’activité. C’est une autre manière d’y parvenir. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

3. Réduisez les erreurs et les risques

Les processus manuels introduisent différents types de risques : le risque d’erreurs humaines, le risque de départ de collaborateurs clés emportant avec eux leur connaissance intrinsèque des processus et des systèmes ad hoc, ou encore le risque de défaillance lors du transfert de données ou de scripts personnalisés. L’extraction et la manipulation manuelles des données, combinées avec le fait que les collaborateurs travaillent de longues heures en soirée pour clôturer les comptes en fin de mois, créent un risque d’erreur humaine difficilement maîtrisable qui conduit inévitablement à des défaillances de processus. L’automatisation des revenus permet de réduire ces erreurs en éliminant l’intervention humaine grâce à une gestion automatisée des données.

« Les équipes comptables qui travaillent toute la nuit ? Nous savons tous que c’est la réalité. Dans n’importe quelle autre partie de l’organisation, on irait voir la direction pour dire : “C’est insensé. Pourquoi travaillons-nous après minuit ?” Et quel est le taux d’erreur sur le travail effectué, disons, après 22 heures ? Ce n’est pas nul. Ce qui distingue les leaders, c’est leur capacité à automatiser 90 %, 95 % ou plus de l’ensemble de leurs revenus, alors que les autres continuent de veiller après minuit. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

4. Simplifiez les audits et réduisez leurs coûts

Au lieu d’audits de processus impliquant la vérification manuelle de feuilles de calcul et nécessitant que les comptables justifient l’ensemble de leur travail, l’automatisation des revenus permet de réaliser des audits systèmes où les auditeurs se contentent de contrôler la technologie automatisée en place. En général, avec des contrôles technologiques robustes, le profil de risque de l’entreprise diminue, ce qui améliore la transparence, réduit le temps passé par les collaborateurs à accompagner l’audit et renforce les contrôles internes permettant aux auditeurs de valider rapidement. La réduction du risque et du temps de validation (c’est-à-dire un échantillon par an au lieu d’un large échantillon de contrôles manuels) peut entraîner une baisse globale des honoraires d’audit ainsi que des coûts liés aux heures supplémentaires ou aux ressources additionnelles. Selon Gartner, l’automatisation des contrôles internes permet de diminuer les honoraires d’audit de 27 %. L’automatisation des revenus facilite la prévention et la détection des problèmes tout en renforçant la sécurité grâce aux contrôles d’accès — ce qui est impossible avec des processus manuels.

« Lorsqu’il s’agit d’un audit système, où les auditeurs ont confiance dans la solution qui applique automatiquement un ensemble de règles configurées à toutes vos transactions, il est bien plus simple de justifier le processus que d’avoir une salle pleine d’auditeurs en train de recalculer toutes vos opérations dans une multitude de feuilles de calcul. » — Emily Daigle, Vice-Présidente & Directrice Générale de Zuora Revenue

5. Lancez rapidement de nouveaux produits et modèles de tarification

Les clients recherchent de plus en plus de valeur dans des modèles économiques flexibles, ce qui oblige les entreprises à faire preuve d’agilité dans la gestion de leurs contrats — et, par conséquent, dans le processus de reconnaissance des revenus. Ces modèles offrent de nombreux avantages pour l’entreprise, mais les nouveaux modèles de tarification, tels que la facturation à l’usage, les nouveaux produits ou les offres groupées, complexifient le processus de reconnaissance des revenus. Cela peut exiger des ressources et du temps supplémentaires pour clôturer les comptes et garantir l’exactitude des chiffres finaux. L’automatisation des revenus permet de gérer cette complexité accrue avec moins de ressources, en fluidifiant le processus pour les collaborateurs de différents services (finance, vente, direction, etc.).

« Ce que nous constatons avec certains de ces anciens systèmes, c’est que le lancement d’une nouvelle offre nécessite un projet long et complexe, même pour mettre en place une simple offre groupée. Or, il est essentiel de pouvoir réagir rapidement aux évolutions du marché. C’est un enjeu absolument critique. » — Hyrum Steed, Directeur des Revenus, Cricut

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6. Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur les revenus et optimisez les prévisions

L’automatisation des revenus permet aux collaborateurs responsables de la gestion des revenus d’accéder à tout moment à des valeurs de revenus actuelles et précises (conformément aux normes GAAP ou IFRS), sans avoir à attendre la clôture mensuelle ou trimestrielle. Cela offre aux dirigeants la possibilité de prendre des décisions commerciales éclairées et proactives, qu’il s’agisse d’étudier des incitations commerciales, des remises ou de nouvelles tendances du marché. Les équipes en charge de la reconnaissance des revenus peuvent ainsi établir des prévisions plus fiables pour les conseils d’administration, les investisseurs et les marchés financiers. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises en fin de trimestre, lorsque les chiffres diffèrent des attentes ou comportent des erreurs susceptibles d’inquiéter les auditeurs, de retarder les dépôts ou de faire baisser la confiance des investisseurs. Un sous-grand livre automatisé des revenus devient une source unique de référence à laquelle les parties prenantes peuvent accéder et qu’elles peuvent analyser selon de multiples axes, permettant ainsi aux équipes FP&A de gagner en autonomie et en confiance dans les données de revenus.

« Disposer de rapports en temps réel facilite grandement la tâche des équipes FP&A pour suivre la dynamique du trimestre. Il y a souvent un volume très important de transactions lors de la dernière semaine du mois, et la capacité à savoir exactement où l’on en est, en temps réel, au fur et à mesure que les transactions sont enregistrées, est absolument essentielle. » — Hyrum Steed, Directeur des Revenus, Cricut

7. Soutenez les transactions stratégiques

Que vous procédiez à des acquisitions ou que vous vous prépariez à être acquis, il est essentiel de disposer d’un système de reconnaissance des revenus capable de s’intégrer parfaitement à d’autres outils. Lors de transactions telles que les introductions en bourse, les dossiers SPAC ou d’autres opérations de fusions-acquisitions, les équipes comptables et financières doivent pouvoir analyser de grands volumes de données de revenus sous différents angles. Par exemple, les équipes FP&A doivent pouvoir ventiler les données de revenus pour l’ensemble des entités fusionnées lors d’une négociation. L’automatisation de la reconnaissance des revenus facilite non seulement la réponse aux questions liées aux revenus — elle peut également être le facteur décisif dans la réussite d’une opération.

« Certaines entreprises n’ont pas pu finaliser d’opérations de fusions-acquisitions en raison de problèmes liés à la reconnaissance des revenus. Comment quantifier ce risque ? Il est existentiel pour les actionnaires et pour l’entreprise. Lorsque les analystes financiers qui suivent votre action n’ont pas confiance dans vos chiffres, ils se désengagent, et il existe 10 000 autres entreprises dans lesquelles investir. C’est un risque existentiel. » — Andrew Dailey, Directeur Général, MGI Research

8. Valorisez le rôle de l’équipe comptable au sein de votre organisation

Les professionnels de la reconnaissance des revenus sont réputés pour leurs compétences en résolution de problèmes, mais la plupart des équipes consacrent l’essentiel de leur temps à manipuler des feuilles de calcul et à vérifier des formules. Grâce à l’automatisation des revenus, ces experts peuvent se concentrer sur l’analyse des tendances et collaborer avec d’autres départements sur la planification stratégique et prospective des revenus. Cela permet aux équipes comptables de s’imposer comme des partenaires d’affaires influents et à fort impact au sein de l’organisation.

« L’ancienne vision de la comptabilité, où l’on se contentait de compter les résultats en coulisses après que toutes les décisions aient été prises, est révolue. La comptabilité doit évoluer. Il faut être impliqué en amont, avec le business, avec les équipes commerciales. Pour exceller en reconnaissance des revenus, il est indispensable de comprendre comment votre entreprise vend réellement à ses clients, comment les produits sont tarifés et comment les clients perçoivent vos produits et services. Si vous investissez du temps pour vraiment comprendre l’activité, la gestion des revenus devient beaucoup plus simple. » — Bryan Anderson, Associé, Département Conseil en Comptabilité et Reporting, Deloitte

9. Augmentez la satisfaction et la fidélisation des employés

La plupart des comptables spécialisés dans la gestion des revenus préfèreraient consacrer leur temps à des missions stratégiques, telles que l’analyse ou la négociation interne de contrats avec les équipes commerciales ou le deal desk, plutôt qu’à des processus manuels fastidieux. Même si les tâches manuelles et répétitives font partie du quotidien de tout comptable débutant, l’automatisation des revenus permet de réduire ces missions à faible valeur ajoutée et d’améliorer l’engagement et la fidélisation des collaborateurs. Ces professionnels hautement qualifiés ne devraient pas être contraints de veiller tard pour accomplir des tâches pénibles. Ils doivent pouvoir se consacrer à des objectifs qui ont un réel impact sur l’entreprise tout en préservant une charge de travail raisonnable.

« La main-d’œuvre évolue. La question est donc : “Comment puis-je être plus intentionnel concernant les talents que j’ai, les expériences que je leur propose, et comment puis-je investir dans mes collaborateurs ?” » — Chris Hane, Directeur Général, Practice Abonnements et Revenus, Deloitte

En savoir plus sur l’auteur

Em Daigle

Directrice Générale de Zuora Revenue

État de l’automatisation des revenus :

Comment choisir le bon fournisseur pour automatiser l’ASC 606 et l’IFRS 15

Approfondissez les avantages de l’automatisation des revenus en regardant notre webinaire, « État de l’automatisation des revenus », animé par Andrew Dailey, Directeur Général de MGI Research, et Hyrum Steed, Directeur de la Comptabilité des Revenus chez Cricut.

Faites le prochain pas vers l’automatisation des revenus

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« Zuora Revenue a été conçu dès le départ autour des besoins des comptables spécialisés en gestion des revenus. Dès le premier trimestre, notre équipe a constaté de nombreux avantages. La configuration des bundles a amélioré la précision de nos allocations de revenus, la mise en place de règles de regroupement personnalisables a éliminé de nombreuses tâches manuelles fastidieuses lors de la clôture, et l’interface conviviale nous a offert une plus grande fonctionnalité et facilité d’utilisation. » — Tony Zhang, Senior Revenue Manager, Nutanix

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