8 Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires
Ce guide résume les principaux enseignements et meilleures pratiques en matière d’automatisation et de mise en œuvre de la reconnaissance du chiffre d’affaires, issus d’un panel d’experts en la matière : Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey ; Carly Bothe, Finance Project Manager chez CloudFlare ; Nikki Wong, Director of Program Management chez AppDynamics ; Alvina Antar, CIO chez Zuora ; Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer chez Zuora ; et Karthik Ramamoorthy, VP Services Zuora RevPro Product.
Les nouvelles normes comptables ASC 606 relatives à la comptabilisation du chiffre d’affaires sur les contrats entraînent de profonds changements et accélèrent l’adoption de systèmes d’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires tels que Zuora RevPro. L’un des principaux moteurs, en particulier pour les sociétés cotées ou en voie d’introduction en bourse, est la production de rapports réglementaires.
Les entreprises ne peuvent plus se permettre de consacrer du temps à des reportings manuels ou à des clôtures mensuelles interminables. Toutes sont désormais focalisées sur la conformité : collecter, comprendre et restituer des données fiables, conformes aux normes, dans les délais et de manière efficace. La saisie manuelle ne disparaîtra pas totalement, mais l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires apporte cohérence et capacité de montée en charge.
Cependant, automatiser la reconnaissance du chiffre d’affaires peut s’avérer complexe. Voici donc quelques bonnes pratiques éprouvées, issues de leaders de la finance et de l’IT spécialisés dans les modèles d’abonnement.
#1 Ne pensez pas que votre ERP peut gérer l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires
Les entreprises ont besoin d’une solution d’automatisation de la gestion des revenus au-delà d’un ERP, comme certains de nos intervenants l’ont appris à leurs dépens !
À titre d’exemple : CloudFlare a d’abord tenté d’utiliser NetSuite pour la comptabilisation des revenus, mais le processus était beaucoup trop manuel. Lorsqu’ils sont passés à la norme ASC 606, ils effectuaient littéralement la transition de la 605 à la 606 sur Excel. Cela ne permettait pas de clôturer les comptes dans les délais ni d’assurer un reporting externe fiable à l’avenir. En plus d’être chronophage, la gestion manuelle pose également un problème de fiabilité, car elle est très sujette aux erreurs.
Comme l’a souligné Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer chez Zuora : « Avec une véritable automatisation de la gestion des revenus, vous devez pouvoir concevoir votre système pour qu’il démarre dès le devis, passe par la commande, la facturation et l’ensemble du processus de reconnaissance des revenus, sans intervention humaine. »
Les ERP nécessitent non seulement des personnalisations coûteuses pour gérer la reconnaissance des revenus — mais surtout, ils ne sont tout simplement pas assez dynamiques ni complets pour assurer une gestion des abonnements de bout en bout.
Carly Bothe, Finance Project Manager chez CloudFlare, résume ainsi : « Il existe une différence fondamentale entre un ERP et un système d’automatisation des revenus conçu spécifiquement pour cet usage. »
Il existe une différence fondamentale entre un ERP et un système d’automatisation des revenus conçu spécifiquement pour cet usage.
Carly Bothe, Finance Project Manager chez CloudFlare
#2 Vos données doivent être fiables
Les données sont essentielles à la mission. Des données de qualité constituent véritablement la colonne vertébrale qui soutiendra votre mise en œuvre et le succès durable de votre entreprise. L’automatisation du revenu met en lumière les lacunes de vos données ainsi que leur intégrité.
Comme le souligne Alvina Antar, DSI de Zuora : « L’automatisation du revenu repose sur des données fiables. » Les données doivent être à la fois exhaustives ET précises. « Il ne s’agit pas seulement de faire le ménage aujourd’hui ; il faut aussi nettoyer les données des années précédentes. Cela représente un effort considérable pour garantir la conformité. »
La collecte et la préparation des données ne commencent pas au moment où vous décidez de mettre en œuvre une solution. Avant d’entamer le processus, il est nécessaire d’examiner les données historiques. Si vous procédez à une conversion complète du système, il faut également revoir les données historiques et les préparer pour leur transfert. Cette tâche peut être d’autant plus complexe que certaines données à collecter n’ont peut-être jamais été saisies auparavant.
#3 Définissez le périmètre du projet
Comment pouvez-vous définir le périmètre du projet sans adopter une approche « big bang » ?
– Définissez les priorités. Cela vous aide à déterminer l’ampleur et la rapidité de la conversion.
– Évaluez les ressources. Ayez une vision claire des ressources nécessaires en termes de temps, de budget et d’effectifs pour la mise en œuvre.
– Identifiez les impacts métier et définissez les indicateurs de réussite.
– Coordonnez. Ne considérez pas l’automatisation des revenus comme un processus isolé, au risque d’omettre des éléments clés.
Pour Bothe, « ce qui nous a aidés, c’est d’aborder le sujet comme une automatisation globale des revenus, et non comme une simple mise en place de système. »
Comme le souligne Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey, « La circulation des données doit se faire dans tous les systèmes. Il n’y a pas d’‘amont’. Il n’y a pas d’‘aval’. Chaque système est important. »
Cette approche vous permet de garder une longueur d’avance. Par exemple, si votre équipe stratégie produit prévoit de lancer une nouvelle gamme, décidez dès la phase de cadrage comment intégrer cette nouvelle offre à vos outils et systèmes.
« Pour le projet d’automatisation des revenus sur 12 mois, neuf mois ont été consacrés uniquement au nettoyage des données. »
Nikki Wong, Directrice de la gestion de programmes chez AppDynamics
Conformité PCI
#4 Comprenez le calendrier
La mise en œuvre peut prendre au minimum de six à neuf mois. Si vous devez consacrer du temps au nettoyage de vos données, cela impactera le calendrier.
Comme l’explique Nikki Wong, Directrice de la gestion de programme chez AppDynamics : « Sur les 12 mois du projet d’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires, neuf mois ont été consacrés uniquement au nettoyage des données. »
Le fait que vous puissiez collecter des données que vous n’aviez jamais recueillies auparavant ajoute une complexité supplémentaire (et rallonge le calendrier du projet).
#5 Impliquez les parties prenantes clés
Comme le souligne Alvina Antar, DSI de Zuora : « La transformation implique toute l’organisation. »
Un projet de mise en œuvre de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires touche de nombreux services et processus ; il s’agit en réalité d’une « transformation du chiffre d’affaires ». Et une telle transformation nécessite de sensibiliser l’ensemble de l’organisation — ventes, informatique, développement de nouveaux produits et finance — dès le départ.
Considérez-le comme une campagne. Communiquez sur les impacts pour chacun, leur rôle et ce que vous attendez d’eux.
Mobilisez les membres du comité de direction afin qu’ils comprennent les impacts et les besoins en ressources — et qu’ils s’engagent dans l’investissement.
#6 Ce n’est pas qu’une question de technologie
Dans tout projet d’automatisation du chiffre d’affaires, il y a la partie purement technique et la dimension métier. Constituer une équipe solide est essentiel pour un projet aussi complexe.
Comme l’explique Antar, ce qui a fait le succès de la mise en œuvre de Zuora RevPro pour l’automatisation du chiffre d’affaires chez Zuora, c’est que « la frontière entre l’équipe technique et l’équipe métier n’existait pas ».
#7 La mise en œuvre est un tremplin vers l’évolution des processus
L’automatisation des revenus a des répercussions qui vont bien au-delà du chiffre d’affaires. Les intervenants ont expliqué qu’elle permettait de mettre en lumière leur activité et d’inciter à repenser les processus existants.
Prenons l’exemple de la résiliation pour convenance. Pour Bothe, « Je ne pense pas que notre équipe commerciale ait réellement pris conscience de la variabilité de ces clauses de résiliation pour convenance, et désormais, nous avons commencé à les standardiser. »
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey, a cité en exemple une nouvelle gamme de produits. Grâce à l’automatisation des revenus, il est possible de décider en amont comment intégrer cette nouveauté à vos outils et systèmes, puis de l’intégrer à votre flux de revenus.
Cette approche permet de garder une longueur d’avance. Antar a constaté que cela devient un véritable levier pour aller voir les équipes commerciales et impulser des changements « car on ne peut pas automatiser quelque chose d’incohérent ou qui n’est pas intégré au système. »
« On ne peut pas automatiser quelque chose d’incohérent ou qui n’est pas intégré au système. »
Alvina Antar, DSI, Zuora
#8 Partenaires de mise en œuvre
Les partenaires, qu’ils soient internes ou externes, jouent un rôle déterminant.
Dans le cas de CloudFlare, PWC a contribué à l’élaboration d’un planning de répartition des ressources et a sollicité l’avis de membres clés de l’équipe finance — comme le responsable des revenus et le contrôleur financier — afin de déterminer qui devait intervenir selon les compétences, et ce qu’il fallait mettre en œuvre pour clôturer dans les délais… tout en assurant la continuité de l’activité.
Un intervenant externe peut également accompagner le choix d’un système, poser les questions difficiles, assister aux démonstrations et veiller à ce que votre entreprise exploite pleinement la solution retenue.
« Il est également essentiel de disposer d’un partenaire technologique interne solide », comme le souligne Maheshwari. Celui-ci vous aide à rester concentré sur les impacts métier, les objectifs, « et à garder le cap ».
« Il est essentiel de disposer d’un partenaire technologique interne solide. Il vous aide à vous concentrer sur les impacts métier, les objectifs, et à garder le cap. »
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey
Réflexions finales sur la mise en œuvre de l’automatisation de la reconnaissance du chiffre d’affaires
L’automatisation du chiffre d’affaires a un impact considérable sur l’ensemble de la chaîne de valeur ; elle va bien au-delà du simple traitement du chiffre d’affaires. Votre projet ne se déroulera pas exactement comme prévu (ce n’est jamais le cas), mais ces bonnes pratiques vous permettront d’aborder la démarche avec lucidité et de mieux faire face aux défis qui se présenteront tout au long de votre parcours d’automatisation.