Ce guide résume les principaux enseignements et meilleures pratiques en matière d’automatisation et de mise en œuvre de la reconnaissance des revenus, issus d’un panel d’experts en la matière : Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey ; Carly Bothe, Finance Project Manager chez CloudFlare ; Nikki Wong, Director of Program Management chez AppDynamics ; Alvina Antar, CIO chez Zuora ; Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer chez Zuora ; et Karthik Ramamoorthy, VP Services Zuora RevPro Product.
Les nouvelles normes comptables ASC 606 relatives aux revenus des contrats sont un moteur de changement et encouragent la mise en place de systèmes d’automatisation de la reconnaissance des revenus tels que Zuora RevPro. L’une des principales raisons, en particulier pour les sociétés cotées ou en voie d’introduction en bourse, est le reporting des informations à divulguer.
Les entreprises ne peuvent plus se permettre de consacrer du temps à des rapports manuels ou à des clôtures mensuelles longues. Et tous sont focalisés sur la conformité : capturer, comprendre et rapporter des données précises qui répondent aux normes, en temps voulu et efficacement. Les données manuelles ne disparaîtront pas totalement, mais l’automatisation de la reconnaissance des revenus apporte cohérence et capacité à passer à l’échelle.
Cependant, le processus d’automatisation de la reconnaissance des revenus peut s’avérer complexe. Nous présentons donc ici quelques bonnes pratiques éprouvées de la part de leaders financiers et informatiques du secteur des abonnements.
Les entreprises ont besoin d’une solution d’automatisation de la reconnaissance des revenus allant au-delà d’un ERP, comme certains de nos intervenants l’ont appris à leurs dépens !
À titre d’exemple, CloudFlare a d’abord tenté d’utiliser NetSuite pour la comptabilisation des revenus, mais le processus était trop manuel. Lorsqu’ils sont passés à la norme ASC 606, ils effectuaient littéralement la transition de 605 à 606 sous Excel. Cela ne permettait pas de clôturer les comptes à temps, ni de répondre aux exigences futures de reporting externe. Outre la perte de temps liée au manque d’efficacité, les processus manuels posent également un problème de fiabilité car ils sont particulièrement sujets aux erreurs.
Comme l’a observé Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer chez Zuora : « Avec une véritable automatisation de la reconnaissance des revenus, vous devriez pouvoir concevoir votre système pour démarrer à partir du devis, passer par la commande, la facturation, puis la reconnaissance des revenus, sans intervention humaine. »
Non seulement les systèmes ERP nécessitent des personnalisations coûteuses pour gérer la reconnaissance des revenus, mais globalement ils ne sont tout simplement pas assez dynamiques ou complets pour assurer une gestion bout-en-bout des abonnements.
Carly Bothe, Finance Project Manager chez CloudFlare, résume la situation : « Il y a une différence fondamentale entre un ERP et un système d’automatisation de la reconnaissance des revenus conçu à cet effet. »
Les données sont essentielles. Des données fiables constituent véritablement la colonne vertébrale qui soutiendra la réussite de votre mise en œuvre et de votre entreprise sur le long terme. L’automatisation de la reconnaissance des revenus met en lumière les lacunes et l’intégrité de vos données.
Comme le souligne Alvina Antar, CIO chez Zuora : « L’automatisation de la reconnaissance des revenus repose sur des données légitimes. » Les données doivent être à la fois complètes ET exactes. « Il ne s’agit pas simplement de mettre de l’ordre aujourd’hui ; il faut aussi nettoyer toutes les années précédentes. Cela représente une lourde tâche de nettoyage des données afin de garantir la conformité. »
La collecte et la préparation des données ne commencent pas au moment où vous décidez de mettre en œuvre une solution. Avant de lancer le processus, il est nécessaire de revenir sur les données historiques. Si vous effectuez une conversion complète du système, il faut également examiner les données historiques et les préparer pour le transfert. Cela peut être d’autant plus complexe que les données à capturer peuvent être des données qui n’avaient jamais été collectées auparavant.
Comment cadrer le projet sans adopter une approche « big bang » ?
– Définir les priorités. Cela vous aide à déterminer le volume et la rapidité de la conversion.
– Comprendre les ressources. Développez une vision claire des ressources nécessaires en temps, en budget et en personnel pour la mise en œuvre.
– Identifier les impacts métier et définir les critères de réussite.
– Coordonner. Ne considérez pas l’automatisation de la reconnaissance des revenus comme un processus isolé, au risque d’omettre des éléments essentiels.
Selon Bothe, « ce qui nous a aidés, c’est de l’envisager comme une automatisation globale de la reconnaissance des revenus, et non simplement comme la mise en place d’un système ».
Comme le souligne Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey : « Le transfert de données doit s’effectuer dans tous les systèmes. Il n’y a pas d’‘amont’. Il n’y a pas d’‘aval’. Chaque système est important. »
Cet état d’esprit vous permet de rester proactif. Par exemple, si votre équipe stratégie produit prévoit de lancer une nouvelle gamme, définissez dès la phase de cadrage comment intégrer cette gamme dans vos outils et systèmes.
La mise en œuvre pourrait prendre au minimum six à neuf mois. Si vous devez consacrer du temps au nettoyage de vos données, cela aura un impact sur le calendrier.
Comme l’explique Nikki Wong, Director of Program Management chez AppDynamics : « Sur un projet d’automatisation de la reconnaissance des revenus de 12 mois, neuf mois ont été consacrés uniquement au nettoyage des données. »
Le fait que vous soyez amené à collecter des données qui n’avaient jamais été saisies auparavant ajoute une difficulté supplémentaire (et allonge d’autant plus la durée du projet).
Comme le souligne Alvina Antar, CIO chez Zuora : « La transformation implique toute l’organisation. »
Un projet de mise en œuvre de l’automatisation de la reconnaissance des revenus touche de nombreux départements et processus ; il s’agit donc véritablement d’une « transformation de la gestion des revenus ». Et une telle transformation nécessite de sensibiliser l’ensemble de l’organisation — ventes, informatique, développement de nouveaux produits et finance — dès le départ.
Considérez cela comme une campagne. Communiquez sur la manière dont chacun sera impacté, sur le rôle de chacun et sur ce dont vous aurez besoin de leur part.
Obtenez l’adhésion des membres du comité de direction, afin qu’ils comprennent les impacts et les besoins en ressources — et s’engagent à investir.
Dans tout projet d’automatisation de la reconnaissance des revenus, il y a la partie purement technique liée à la mise en œuvre du système, et la dimension métier. Disposer d’une équipe solide est essentiel pour mener à bien un projet aussi complexe.
Comme l’explique Antar, ce qui a fait le succès de la mise en place de Zuora RevPro chez Zuora pour l’automatisation de la reconnaissance des revenus, c’est que « il n’y avait aucune différence entre ceux qui étaient du côté technologique et ceux qui étaient du côté métier. »
L’automatisation de la reconnaissance des revenus a des répercussions qui vont bien au-delà des revenus. Les intervenants ont évoqué le fait que cela a permis de mieux comprendre leur entreprise et d’engager une remise en question des processus existants.
Prenons l’exemple de la résiliation pour convenance. Pour Bothe, « Je ne pense pas que notre équipe commerciale ait vraiment pris conscience de la variabilité de ces clauses de résiliation pour convenance, et nous avons désormais commencé à les standardiser. »
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager chez SurveyMonkey, a cité l’exemple d’une nouvelle gamme de produits. Avec l’automatisation de la reconnaissance des revenus, il est possible de décider en amont de la façon dont elle sera intégrée dans les outils et systèmes, puis intégrée au flux de revenus.
Cet état d’esprit permet de garder une longueur d’avance. Antar a constaté que cela devenait un levier pour aller voir les équipes commerciales et impulser des changements « car on ne peut pas automatiser ce qui est incohérent ou qui n’est pas intégré au système ».
Les partenaires, internes comme externes, jouent un rôle déterminant.
Dans le cas de CloudFlare, PWC a contribué à élaborer un plan de répartition des ressources et a sollicité l’avis de membres clés de l’équipe financière — tels que le responsable des revenus et le contrôleur — afin de déterminer qui devait faire quoi en fonction des compétences, et ce qu’il fallait mettre en place pour respecter les délais de clôture… tout en assurant la continuité de l’activité.
Un prestataire externe peut également aider dans le choix du système, poser les bonnes questions, assister aux démonstrations et veiller à ce que votre entreprise tire le meilleur parti de la solution.
« Il est aussi essentiel d’avoir un partenaire technologique interne solide », comme le souligne Maheshwari. Ce partenaire vous aide à rester centré sur les impacts métier, les objectifs, « et à garder le cap ».
L’automatisation de la reconnaissance des revenus a un impact considérable sur l’ensemble de la chaîne ; elle dépasse largement la seule dimension des revenus. Votre mise en œuvre ne se déroulera pas exactement comme prévu (ce n’est jamais le cas), mais ces bonnes pratiques vous permettront d’aborder le projet avec plus de lucidité et d’être mieux préparé à relever les défis qui surgiront tout au long de votre parcours d’automatisation de la reconnaissance des revenus.