Élaborer un argumentaire convaincant pour un projet de facturation
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Démarrer sur de bonnes bases
Convaincre vos parties prenantes et dirigeants de votre vision pour un projet de facturation ne consiste pas seulement à élaborer un business case solide avec un retour sur investissement (ROI) convaincant. Votre démarche doit commencer par une définition claire de la valeur que vous souhaitez apporter, en veillant à ce que votre initiative soit solidement liée aux priorités stratégiques majeures de votre organisation. Comment débuter cette démarche ?
Dans ce chapitre, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour vous aligner sur les objectifs et le périmètre du projet, identifier et communiquer les bénéfices du projet, et construire votre business case.
Conseil
« Les équipes financières doivent être en mesure d’exprimer clairement la valeur de leurs initiatives afin d’obtenir des financements. Cela implique de quantifier les bénéfices de leurs projets en termes de réduction des coûts, de croissance du chiffre d’affaires et d’amélioration de la gestion des risques. »
– Le guide du CFO pour naviguer dans l’incertitude, McKinsey & Company
Définir d’abord le périmètre et les objectifs du projet
Collaborez avec les parties prenantes afin d’identifier et d’exprimer clairement les bénéfices attendus ainsi que les résultats visés du projet. Mettre la direction au fait du processus actuel, des risques et des implications liées à l’adoption d’un nouveau modèle de mise sur le marché peut contribuer à renforcer l’argumentaire en faveur d’un projet de facturation.
Mais obtenir l’adhésion de la direction, en particulier du Directeur Financier (CFO), peut s’avérer complexe. Quelle est donc la meilleure façon de garantir le soutien des dirigeants ? Considérez cette démarche comme une présentation commerciale, avec des éléments déclencheurs convaincants et une phase d’analyse approfondie. Comprendre la vision du CFO et utiliser des techniques de vente peut transformer votre argumentaire en une histoire percutante, capable de susciter l’adhésion aux initiatives stratégiques.
Rappelez à vos dirigeants les avantages d’une solution de facturation conçue sur mesure pour l’entreprise — tels que l’amélioration de l’efficacité, la conformité, la précision, la prévision, la santé mentale des collaborateurs, la réduction du turnover, et bien plus encore. Élaborez un argumentaire en faveur du changement et définissez clairement l’objectif du projet ainsi que l’architecture nécessaire. Par exemple, s’agit-il d’un projet d’automatisation de la facturation ou d’une transformation complète du parcours, de la proposition à l’encaissement des revenus ?
Mettez-vous à la place de vos parties prenantes
Les différentes parties prenantes perçoivent la valeur selon des perspectives variées ; il est donc essentiel de bien connaître et d’analyser votre audience.
Ces points de vue seront pris en compte lors des décisions d’allocation des ressources et de priorisation des projets. Cartographiez donc vos parties prenantes et adaptez votre business case en conséquence.
Ces parties prenantes peuvent inclure :
- Dirigeants du comité exécutif
- Responsables de business unit ou de zone géographique
- Utilisateurs finaux
- Direction des systèmes d’information (DSI)
- Ressources humaines (RH)
- Juridique
- Achat
- Responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI)
Adapter le business case aux objectifs de l’entreprise
Au fur et à mesure que vous ciblez les principaux bénéfices à mettre en avant dans votre business case, il est important de s’assurer qu’ils soient alignés avec les objectifs et priorités majeurs de l’entreprise. Cela facilitera également l’adéquation de votre business case avec les exigences budgétaires.
Les initiatives stratégiques à haut niveau peuvent inclure la réduction des coûts, la croissance du chiffre d’affaires ou la maîtrise des risques.
Mettre en avant les bénéfices et améliorations clés
Lors de la construction de votre business case, il peut être tentant d’inclure tous les détails des bénéfices potentiels d’un nouveau système de facturation. Mais cela peut vite devenir indigeste et, au final, moins convaincant.
Concentrez-vous plutôt sur les 3 à 4 bénéfices majeurs et la valeur ajoutée par la solution. Ces bénéfices peuvent inclure :
- Accroître la croissance du chiffre d’affaires grâce à une mise sur le marché plus rapide des offres, une réduction du churn et une meilleure prise de décision basée sur les données.
- Réduire les coûts en diminuant l’effort opérationnel, en automatisant davantage d’activités de facturation et en réduisant la charge de la DSI.
- Maîtriser les risques liés aux erreurs de facturation, de paiement ou aux défaillances du système.
Conseil
Équilibrer les bénéfices
Un business case déséquilibré suscite la critique. Des bénéfices trop importants ou trop faibles par rapport aux autres attirent l’attention et sont souvent remis en cause ou supprimés. Il est donc essentiel de veiller à ce que tous les bénéfices retenus soient d’un ordre de grandeur similaire. Envisagez de regrouper certains bénéfices pour plus d’équilibre.
Anticiper les minimisations et rejets
Parfois, les décideurs n’ont pas une expérience quotidienne des difficultés et bénéfices concernés, contrairement à vous ou à votre équipe. Cela peut conduire à des rejets rapides ou à une minimisation de points clés dans votre business case. Vous pouvez anticiper cela en étayant vos arguments par des exemples concrets, si vous en disposez. Par exemple, il peut s’agir d’un cas récent de risque de faiblesse significative dans l’entreprise ou d’une hausse du turnover due à une charge de travail manuelle importante et à de longues heures.
Par ailleurs, préparez-vous à anticiper les propositions de « solutions rapides et peu coûteuses » qui pourraient être avancées. Et si certains bénéfices sont jugés secondaires, aidez vos dirigeants à comprendre leur lien avec des bénéfices plus stratégiques. Par exemple, s’ils écartent les bénéfices liés aux coûts ou aux revenus, montrez-leur l’impact sur la gestion des risques et explicitez les conséquences de l’inaction.
Conseil
Générez de l'action et de l'urgence à travers des indicateurs clés de performance (KPI) tels que :
- Le bénéfice/la valeur d’une action
- Les coûts évités
- Les coûts liés à l’inaction ou au retard
- Le coût si vos concurrents agissent et pas vous
Maximisez la crédibilité de votre business case
Au moment de finaliser votre business case et de le présenter, mettez-vous à la place de vos parties prenantes et demandez-vous : est-il crédible ? Prévoyez un retour sur investissement (ROI) de 300 % à 800 % et une période de retour sur investissement de 3 à 18 mois. Ajustez vos chiffres si nécessaire pour qu’ils restent réalistes et crédibles.
Maintenez la dynamique
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