Konsistenz in der Buchführung. Präzise Analysen. Verbesserte Prognosen. Beherrschbare Ermittlung des beizulegenden Zeitwerts. Das sind nicht nur beruhigende Mantras für Wirtschaftsprüfer, sondern die Realität, wenn Unternehmen in die Automatisierung ihrer Finanzprozesse investieren – insbesondere bei der Umsatzrealisierung.
Im Folgenden beleuchten wir die vier zentralen Vorteile der Automatisierung der Umsatzrealisierung, damit Sie erkennen, wo fehlende Automatisierung Ihr Unternehmen gefährden und ausbremsen kann.
Das „Finance Swivel“ – jener typische Wechsel, bei dem sich Finanzexperten von einer Tabelle zur nächsten drehen, um verstreute Daten zusammenzutragen – ist ineffizient und fehleranfällig. Stellen Sie sich vor, was in Ihrem Unternehmen möglich wäre, wenn Ihr Finanzteam keine Zeit und Energie mehr für manuelle Tätigkeiten verschwenden müsste.
Eine Studie der Hackett Group hebt hervor, dass der effektive Einsatz von Technologie in Finanzorganisationen maßgeblich dazu beiträgt, dass Weltklasse-Unternehmen ihre Wettbewerber übertreffen. Die Ergebnisse der globalen Beratungsgesellschaft schätzen, dass ein typisches Unternehmen mit einem Umsatz von 10 Milliarden US-Dollar bis zu 51 Millionen US-Dollar einsparen könnte, indem es Finanzressourcen neu ausrichtet, das Service-Delivery-Modell restrukturiert und durch Technologie modernisiert – und so Ressourcen für höherwertige Tätigkeiten und Innovationen freisetzt.
Im selben Bericht wurden zwei weitere Merkmale von Weltklasse-Finanzorganisationen genannt: eine um 48 Prozent niedrigere Fehlerquote bei Kundenabrechnungen im Vergleich zu durchschnittlichen Unternehmen sowie die Fähigkeit, Prognosen 30 Prozent schneller und präziser zu liefern. Intelligentere und schnellere Entscheidungen bei der Ressourcenzuweisung werden durch ein hohes Maß an Vertrauen in die Qualität der Prognosen ermöglicht.
Wie Jim O’Connor, Global Finance and GBS Advisory Practice Leader bei der Hackett Group, feststellt: „Finanzorganisationen arbeiten seit geraumer Zeit an der Kostensenkung – und das wird sich auch weiterhin fortsetzen. Doch es ist eindeutig ein neuer Fokus darauf entstanden, innovative Wege zu finden, um Einsparungen gezielt für das Unternehmenswachstum einzusetzen.“
Fazit: Wenn Ihre aktuellen Systeme (oder deren Fehlen!) die geschäftliche Innovation ausbremsen, benötigen Sie ein Revenue-Automation-System, das Ihnen hilft, Ihre Umsatzrealisierungsprozesse auf Wachstum auszurichten – von der Integration neuer Tochtergesellschaften über digitale Transformation bis hin zum Börsengang.
Mit dem Wachstum der digitalen Wirtschaft erleben wir eine rasante Zunahme kundenorientierter Geschäftsmodelle sowie Veränderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen Umsätze erfassen, berechnen und berichten. Neue Rechnungslegungsvorschriften wie ASC606 und IFRS15 verschärfen die Komplexität der Umsatzrealisierung zusätzlich – und diese wird künftig noch weiter zunehmen und schwieriger zu steuern sein. Finanzteams, die weiterhin auf manuelle Prozesse setzen, werden mit dieser Entwicklung nicht Schritt halten können.
Schon jetzt verbringen Finanzfachleute in allen Bereichen zu viel Zeit mit manuellen Tätigkeiten. Laut einer aktuellen Finance Effectiveness Benchmark von PwC verbringen Analysten selbst in den besten Unternehmen des obersten Quartils 40 % ihrer Zeit mit der Datensammlung, anstatt diese zu analysieren.
Ein Beispiel: Ein SaaS-B2B-Unternehmen (und Zuora-Kunde) benötigte aufgrund komplexer Produktbündel und Vertragsänderungen vor der Einführung der Umsatzautomatisierung mehr als 10 Mitarbeitende, um einen operativen Monatsabschluss in fünf Tagen zu bewältigen. Oder ein Fortune-500-Unternehmen aus dem Hardware-/Softwarebereich, dessen neue Serviceangebote vor Zuora den Einsatz von 60 Umsatzbuchhaltern erforderten, um Vertragsänderungen und Umsatzanpassungen nachzuhalten.
Im selben Bericht von PwC wird aufgezeigt, dass Finanzverantwortliche die Geschäftsergebnisse unter anderem dadurch verbessern, dass sie „weniger Zeit für transaktionale Tätigkeiten aufwenden“. Durch die Beseitigung von Ineffizienzen können „in vielen zentralen Finanzprozessen Automatisierung und Prozessoptimierung die Kosten um 35–46 % senken“.
Stellen Sie sich vor, welchen direkten Mehrwert Finanzorganisationen für das Unternehmen schaffen könnten, wenn sie nicht so stark mit manuellen Prozessen ausgelastet wären …
Fazit: Wenn die Anwendungsfälle zunehmen und die Komplexität weiter steigt und Sie feststellen, dass eine Aufstockung des Personals nur eine kurzfristige Lösung ist, dann ist es Zeit für eine automatisierte Lösung zur Umsatzrealisierung.
Manuelle Arbeit führt nicht nur zu Ineffizienzen und langen Abschlusszeiten, sondern kann auch zu Compliance-Risiken führen. Mit steigendem Umsatzvolumen und zunehmender Komplexität wird es immer wichtiger – und schwieriger –, eine vollständige, konsistente und korrekte Umsatzrealisierung sicherzustellen.
Und machen Sie sich keine Illusionen, dass Sie unbemerkt bleiben.
Ohne Namen zu nennen … aber es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht ein weiterer Bericht erscheint, in dem die SEC ein Unternehmen wegen Bilanzbetrugs anklagt, weil es seine finanzielle Lage falsch dargestellt hat.
Tatsächlich verfolgt die Behörde Bilanzbetrug mit neuer Entschlossenheit und untersucht eine breite Palette potenzieller Rechnungslegungsthemen – darunter, wie Unternehmen Umsätze verbuchen, ob sie ihre Vermögenswerte und Verpflichtungen korrekt bewerten und ob sie Informationen ordnungsgemäß gegenüber Investoren offenlegen.
Denn wie auf Marketplace festgestellt wurde: Ein Euro ist ein Euro ist ein Euro – das mag wie eine Binsenweisheit erscheinen, trifft aber im Unternehmensrechnungswesen nicht immer zu.
Und wenn es um die Umsatzrealisierung bei Dienstleistungen geht, wird es noch komplizierter. Denn anders als bei Produkten kann man die Leistung nicht einfach verkaufen und als Umsatz verbuchen. Beim Verkauf von Dienstleistungen darf der Umsatz erst dann erfasst werden, wenn die Dienstleistung tatsächlich erbracht wurde. Das ist komplex.
Zwar ist es richtig, dass Unternehmen manchmal Regeln beugen oder brechen, um ihre Umsätze besser darzustellen, aber fehlerhafte Berichterstattung kann auch unabsichtlich passieren – manchmal als Folge eines manuellen Fehlers.
Ein gutes Beispiel dafür ist diese alte, aber lehrreiche Geschichte zur Umsatzrealisierung von RedEnvelope Inc. (heute Teil von Personal Gifts). Vor einigen Jahren sorgte der Valentinstag dafür, dass die Aktien um mehr als 25 % einbrachen. Der Ausverkauf folgte drastisch gesenkten Prognosen für das vierte Quartal, die nicht nur auf schwache Umsätze mit Herzmotiven zurückzuführen waren, sondern auch auf eine einzige Zahl, die in einer Tabellenzelle falsch eingetragen wurde.
Diese Zahl verfälschte die Kostenprognose, was zu einer Überschätzung der Bruttomarge führte – laut Experten, die über den Fehler berichteten, war dies vermutlich der Grund für die Entlassung des CFO, offenbarte eine wesentliche Schwäche in den internen Kontrollsystemen der Finanzberichterstattung und führte zu einer umfassenden Überprüfung der Bilanzierungspraktiken des Unternehmens.
Die Moral der Geschichte? Ein einziger Tippfehler in einer Tabelle kann Ihren Finanzbetrieb sowie Ihren persönlichen und geschäftlichen Ruf erheblich schädigen.
Fazit: Wenn Sie das Risiko menschlicher Urteilsfehler und Eingabefehler, die durch die Umsatzberechnung in Tabellen entstehen, nicht mehr tragen möchten, kann Ihnen die Automatisierung der Umsatzrealisierung die Sicherheit geben, dass die Umsatzrealisierung vollständig, konsistent und korrekt erfolgt.
Denken Sie an die indirekten Vorteile der Automatisierung von Finanzdienstleistungen, insbesondere der Umsatzrealisierung, aus der Perspektive externer Beobachter (sprich: Investoren).
Konsistenz in der Buchhaltung ist von höchster Bedeutung. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre definierten Regeln zur Umsatzrealisierung bei allen vergleichbaren Transaktionen immer wieder einheitlich anwenden? Bei hohen Transaktionsvolumina kann sich schnell Inkonsequenz einschleichen – ein klar definierter und bestätigter Routineprozess beseitigt dieses Risiko jedoch.
Sobald die Daten im System sind, ermöglicht die konsistente und verlässliche Datenbasis wesentlich detailliertere Analysen und Prognosen als eine unübersichtliche Mischung aus Tabellenkalkulationen und manuellen Eingriffen.
Konsistenz in der Buchhaltung wirkt sich zudem auf die Bestimmung des beizulegenden Zeitwerts aus, die deutlich einfacher wird, wenn eine solide Historie an Daten durch einen automatisierten Umsatzprozess vorliegt.
Die Kenntnis des jährlichen Vertragswerts eines Unternehmens hilft, das Interesse an einer Investitionsmöglichkeit einzuschätzen. Es geht darum, den Umsatzstrom zu verstehen, indem man diesen Wert zu Beginn, während und am Ende einer Vereinbarung kennt.
Konsistenz durch automatisierte Prozesse führt zu schnelleren Abschlusszyklen, deutlich reduzierten Prüfungskosten und einer stärkeren internen Kontrolle. Kurz gesagt: Die systematische Behandlung von Daten verringert das Risiko von Korrekturen und den damit verbundenen Verlust von Millionenbeträgen – ganz zu schweigen vom positiven Einfluss auf das Vertrauen der Investoren.
Fazit: Wenn Sie es leid sind, Ihre Daten ständig zu hinterfragen und sich mit langen, mühsamen Abschlüssen herumzuschlagen, die Ihr Team tagelang binden, ist es definitiv Zeit für eine automatisierte Umsatzrealisierung.
Wie Sie wahrscheinlich bereits festgestellt haben, stellt sich nicht mehr die Frage, ob Sie Ihren Umsatzprozess automatisieren sollten, sondern wie. Suchen Sie nach einer Plattform, die sich an Ihre spezifischen Geschäftsmodelle und Umsatzvorgaben anpassen lässt, Eingaben aus beliebigen Datenquellen verarbeiten kann und darauf ausgelegt ist, komplexe Sachverhalte wie Vertragsänderungen und den eigenständigen Verkaufspreis (SSP) zu bewältigen.
Der Automatisierungsgrad ist dabei entscheidend. Laut Jagan Reddy, SVP Zuora RevPro, muss eine Software zur Umsatzautomatisierung mindestens 80 % Automatisierung erreichen: „Andernfalls landen die Umsatzzahlen wieder in Tabellenkalkulationen – und der Return on Investment für Ihre Automatisierungssoftware bleibt aus.“
Der ROI einer ausreichenden Umsatzautomatisierung ist eindeutig: manuellen Aufwand und Abschlusszeiten reduzieren, Compliance- und Prüfungsrisiken minimieren sowie Wachstumsstrategien für das Unternehmen ermöglichen.
Angesichts dieser klaren Vorteile ist es kaum verwunderlich, dass die Automatisierung von Finanzprozessen weiter an Bedeutung gewinnt – nicht nur als Schutzmaßnahme, sondern auch als Schlüssel zu unternehmerischer Exzellenz und Wachstum.