Erstellung eines überzeugenden Business Case für ein Revenue-Automation-Projekt
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Den richtigen Start hinlegen
Ihre Stakeholder und Führungskräfte von Ihrer Vision für ein Revenue-Automation-Projekt zu überzeugen, bedeutet nicht nur, einen fundierten Business Case mit überzeugendem Return on Investment (ROI) zu erstellen. Ihr Prozess muss damit beginnen, den angestrebten Mehrwert klar herauszustellen und sicherzustellen, dass Ihre Initiative eng mit den wichtigsten strategischen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft ist. Wie gehen Sie dabei am besten vor?
Stimmen Sie zunächst den Umfang und die Ziele des Projekts ab
Arbeiten Sie gemeinsam mit den Stakeholdern daran, die gewünschten Vorteile und Ergebnisse des Projekts zu identifizieren und klar zu formulieren. Die Führungsebene über den aktuellen Prozess, bestehende Risiken und die Auswirkungen auf die Unterstützung eines neuen Go-to-Market-Modells zu informieren, kann dabei helfen, den Business Case für ein Revenue-Automation-Projekt zu stärken.
Doch die Zustimmung aus der obersten Führungsebene, insbesondere vom CFO, einzuholen, kann eine Herausforderung sein. Wie gelingt es am besten, das Executive Buy-in zu sichern? Gehen Sie vor wie bei einem Verkaufsgespräch: Schaffen Sie überzeugende Anlässe und vertiefen Sie sich in die Bedarfsanalyse. Das Verständnis für die Perspektive des CFO und der Einsatz bewährter Verkaufstechniken machen aus Ihrer Präsentation eine fesselnde Geschichte, die Unterstützung für wichtige Initiativen generiert.
Erinnern Sie Ihre Führungskräfte an die Vorteile einer speziell entwickelten Revenue-Automation-Lösung für das Unternehmen – wie verbesserte Effizienz, Compliance, Genauigkeit, Prognosefähigkeit, mentale Gesundheit der Mitarbeitenden, geringere Fluktuation und mehr. Bauen Sie einen überzeugenden Case for Change auf und definieren Sie das Ziel des Projekts sowie die erforderliche Architektur klar. Handelt es sich beispielsweise um ein Revenue-Automation-Projekt oder um eine End-to-End-Transformation vom Angebot bis zum Umsatz?
„Finanzteams müssen in der Lage sein, den Mehrwert ihrer Initiativen klar darzustellen, um eine Finanzierung zu sichern. Dafür müssen sie die Vorteile ihrer Projekte in Bezug auf Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum und verbessertes Risikomanagement quantifizieren können.“
– Der CFO-Leitfaden zur erfolgreichen Steuerung in unsicheren Zeiten, McKinsey & Company
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Stakeholder
Unterschiedliche Stakeholder betrachten den Mehrwert aus verschiedenen Perspektiven, daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Zielgruppe recherchieren und genau kennen.
Diese Sichtweisen werden bei Entscheidungen über die Ressourcenverteilung und die Priorisierung von Projekten berücksichtigt. Erfassen Sie deshalb Ihre Stakeholder und gestalten Sie Ihren Business Case entsprechend.
Zu diesen Stakeholdern können unter anderem folgende Gruppen gehören:
- C-Level-Führungskräfte
- Leiter von Geschäftsbereichen/Regionen
- Billing Operations
- Endnutzer
- Informationstechnologie (IT)
- Personalabteilung (HR)
- Rechtsabteilung
- Einkauf
- Chief Information Security Officer (CISO)
Passen Sie den Business Case gezielt an die Unternehmensziele an
Wenn Sie die wichtigsten Vorteile, auf die Sie sich in Ihrem Business Case konzentrieren möchten, eingrenzen, ist es entscheidend, dass diese mit den übergeordneten Zielen und Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen. Dadurch lässt sich Ihr Business Case auch besser an etwaige Budgetvorgaben anpassen.
Übergeordnete Unternehmensinitiativen können beispielsweise Kostensenkung, Umsatzsteigerung und Risikominderung umfassen.
Heben Sie die wichtigsten Vorteile und Verbesserungen hervor
Beim Erstellen Ihres Business Case ist es verlockend, auf sämtliche potenziellen Vorteile eines neuen Abrechnungssystems im Detail einzugehen. Dies kann jedoch schnell überwältigend wirken und die Überzeugungskraft mindern.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die drei bis vier wichtigsten Vorteile und den Mehrwert der Lösung. Zu diesen Vorteilen zählen beispielsweise:
- Risikominderung durch die Reduzierung der Wahrscheinlichkeit einer umfassenden Prüfung, von Prüfungsgebühren, regulatorischen Strafen oder finanziellen Berichtigungen.
- Kostensenkung durch Minimierung des operativen Aufwands, stärkere Automatisierung von Revenue Recognition-Prozessen, Vermeidung einer Teamerweiterung und Reduzierung des IT-Aufwands.
- Umsatzsteigerung durch schnellere Markteinführung von Angeboten, geringere Abwanderung und bessere, datenbasierte Entscheidungsfindung.
Tipp
Halten Sie die Vorteile ausgewogen
Unausgewogene Business Cases stoßen auf Kritik. Vorteile, die im Vergleich zu anderen zu groß oder zu klein ausfallen, ziehen Aufmerksamkeit auf sich und werden häufig zur Kürzung oder Streichung herangezogen. Daher ist es wichtig, dass alle ausgewählten Vorteile in etwa die gleiche Größenordnung aufweisen. Ziehen Sie in Betracht, Vorteile zu konsolidieren, um ein ausgewogenes Verhältnis zu schaffen.
Trivialisierungen und Zurückweisungen proaktiv begegnen
Manchmal verfügen Entscheidungsträger auf Führungsebene nicht über die tägliche Praxiserfahrung mit den relevanten Herausforderungen und Vorteilen wie Sie oder Ihr Team. Dies kann dazu führen, dass zentrale Punkte im Business Case schnell zurückgewiesen oder trivialisiert werden. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ihre Vorteile mit konkreten Praxisbeispielen untermauern, sofern Sie diese haben. Beispielsweise könnte es kürzlich einen Fall potenzieller wesentlicher Schwächen im Unternehmen gegeben haben oder eine erhöhte Fluktuation aufgrund von hoher manueller Arbeitsbelastung und langen Arbeitszeiten.
Darüber hinaus sollten Sie sich auf mögliche Vorschläge für „schnelle und günstige Lösungen“ vorbereiten und diese proaktiv entkräften. Falls bestimmte Vorteile als weniger wichtig dargestellt werden, helfen Sie Ihren Führungskräften zu verstehen, wie diese mit anderen, wichtigeren Vorteilen zusammenhängen. Wenn etwa kosten- oder umsatzorientierte Vorteile abgelehnt werden, zeigen Sie auf, wie diese potenzielle Risiken beeinflussen, und machen Sie deutlich, welche Folgen Untätigkeit haben könnte.
Tipp
Handeln und Dringlichkeit durch KPIs fördern, wie zum Beispiel:
- Der Nutzen/Wert des Handelns
- Vermeidbare Kosten
- Kosten von Verzögerungen oder Untätigkeit
- Die Kosten, wenn Wettbewerber handeln und Sie nicht
Maximieren Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Business Case
Wenn Sie Ihren Business Case fertigstellen und sich auf die Präsentation vorbereiten, versetzen Sie sich erneut in die Lage Ihrer Stakeholder und fragen Sie sich: Ist das glaubwürdig? Planen Sie mit einem ROI von 300 % bis 800 % und einer Amortisationszeit von 3 bis 18 Monaten. Passen Sie Ihre Zahlen gegebenenfalls an, um realistische und glaubwürdige Werte zu erreichen.
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