Order-to-Cash: Warum Konsolidierung für den SaaS-Erfolg entscheidend ist

Viele Unternehmen speichern Buchungen, Abrechnungen und Umsatzzahlen weiterhin in separaten Systemen, was zu zeitaufwändigen Abstimmungen und Engpässen bei der Berichterstattung führt. Diese Fragmentierung schafft Datensilos, die geschäftliche Einblicke einschränken. Dadurch ist auch die Transparenz entsprechend fragmentiert. Viele Finanzteams versuchen immer noch, O2C mithilfe von ERP-basierten oder ad hoc von der Technik entwickelten Lösungen zu steuern, doch dieser Ansatz ist aus vielerlei Gründen unzureichend. Individuell entwickelte technische Lösungen sind schlichtweg nicht skalierbar. Mit zunehmender Preisstruktur-Komplexität werden sie immer anfälliger, was zu hohen Wartungskosten und operativen Ineffizienzen führt. Und Insellösungen wie Stripe und QuickBooks verstärken die Datenfragmentierung zusätzlich, was wiederum zu manuellen Abstimmungen und Umsatzverlusten führt.„Wir beobachten häufig, dass vorgelagerte Systeme die für die Umsatzrechnungslegung erforderlichen Daten unzureichend erfassen und die erfassten Daten oft inkonsistent genutzt werden. Dies führt dazu, dass Umsatzbuchhalter manuell eingreifen müssen, um die vorgelagerten Daten zu sammeln, zu validieren und zu korrigieren, um die Umsatzrechnungslegung korrekt durchzuführen. Der Mangel an Systemkenntnissen für den Contract-to-Revenue-Prozess ist ein häufiges Hindernis für die Verbesserung der Datenqualität und die Automatisierung der Umsatzrechnungslegung.“ – Jeff Johnson, Executive Director, Ernst & Young LLP

Die Probleme mit „Franken-Stack“-Eigenbaulösungen

Solche auf Altsystemen basierenden, notdürftig zusammengeflickten „Franken-Stack“-Architekturen führen zu einer kaum beherrschbaren Komplexität. Nehmen wir die SOX-Compliance: Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Prüfungsfähigkeit sicherzustellen, da es Abweichungen zwischen Buchungen, Abrechnungen und Umsatzzahlen gibt. Die Zahlen stimmen einfach nicht überein. Es dauert Wochen, um Umsatzberichte und Jahresabschlussprüfungen vorzubereiten, weil die Daten nicht zusammenpassen, wie die Leiterin der Business Applications bei PagerDuty erklärt …„Wir sind kein Anbieter von Abrechnungssoftware. Niemand möchte sein Abrechnungssystem ständig ändern müssen – deshalb sollte man es von Anfang an richtig machen.“— Alisa Liebowitz, Director of Business Applications bei PagerDuty.  Wie sieht es mit nachhaltigem Wachstum bei komplexen Vertriebsprozessen und unterschiedlichen Kundensegmenten aus? Bedenken Sie, dass sich die Art und Weise, wie Ihr Vertriebsteam Abschlüsse erzielt, in Zukunft grundlegend verändern wird – neue Produkte, nutzungsbasierte Preismodelle, mehrjährige Verträge oder Übernahmen können bestehende Systeme schnell überfordern und aus dem Gleichgewicht bringen. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Anzahl manueller Eingriffe für unterschiedliche Kundenaufträge und Vertragsvarianten exponentiell. „Unser selbst entwickeltes Abrechnungssystem war manuell und hat den Vertriebszyklus verzögert“, ergänzt Alisa. Angesichts der Grenzen ihrer provisorischen Architekturen bleiben Finanzverantwortlichen drei wenig zufriedenstellende Handlungsoptionen, von denen keine wirklich überzeugt: 

• Sie können Tabellenkalkulationen als Ergänzung zu einem einfachen Abrechnungssystem nutzen, doch diese Methode ist weder skalierbar noch bietet sie ausreichende Kontrollmöglichkeiten für die Compliance. 
• Sie können eine Buchhaltungssoftware auf ein ERP-System aufrüsten, aber solche Implementierungen sind bekanntlich teuer, zeitaufwändig und erfordern umfangreiche Anpassungen für moderne Monetarisierungsmodelle. 
• Oder sie versuchen, ihr CRM zu erweitern, um den O2C-Prozess abzubilden, aber für Finanzberichterstattung und Compliance-Zwecke sind CRM-Daten notorisch unzuverlässig.

„Die Engineering-Teams konzentrieren sich zu Recht darauf, dass alles reibungslos läuft, das Produkt ausgeliefert wird und die Features pünktlich sind. Sie sehen nicht zwangsläufig den gesamten Back-End-Bereich des Finanzteams. Das Finanzteam hat mit Klebeband und etwas Kaugummi improvisiert, so die Annahme, und arbeitet eben die Extrastunden, um es irgendwie hinzubekommen.“ — Jane Koltsova, Senior Director of Global Revenue bei PagerDuty. 

Die Lösung: Konsolidieren Sie Ihre Finanzdaten für mehr Einblicke und Innovation

Unsere Empfehlung an Finanzteams, die mit veralteten, notdürftig zusammengebauten O2C-Architekturen kämpfen? Sagen Sie einfach Nein. Ein einziges Order-to-Cash-System konsolidiert Buchungen, Abrechnungen und Umsatzzahlen – und ermöglicht so eine durchgängige Nachvollziehbarkeit. Dadurch werden Datensilos beseitigt, manuelle Eingriffe reduziert und der Finanzabschluss beschleunigt:

• Reduzierung manueller Fehler. Ein einziges O2C-System macht die manuelle Dateneingabe zwischen unterschiedlichen Plattformen überflüssig, wodurch Fehler minimiert und die Genauigkeit erhöht werden.
• Verbesserte Transparenz. Ein einheitliches System bietet Echtzeit-Einblicke in den gesamten O2C-Prozess, sodass Teams Aufträge verfolgen, potenzielle Probleme identifizieren und datenbasierte Entscheidungen treffen können.
• Erhöhte Geschwindigkeit. Die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsstellung und Zahlungseingang beschleunigt den O2C-Zyklus, reduziert Verzögerungen und steigert die Effizienz.
• Optimiertes Kundenerlebnis. Schlanke Prozesse führen zu einer konsistenten und pünktlichen Abrechnung, wodurch Kundenanfragen reduziert und die Zufriedenheit gesteigert werden.
• Nahtloses Cashflow-Management. Mit einer zentralen Datenquelle für Finanzdaten können Unternehmen das Forderungsmanagement optimieren und die Planbarkeit des Cashflows verbessern.
• Deutliche Vereinfachung der Compliance. Ein zentrales System stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher, indem es eine prüfbare und transparente Sicht auf Kunden­transaktionen und Finanzunterlagen bietet.

Wenn Ihr System komplexe Abrechnungsstrukturen und Umsatzrealisierung direkt ab Werk beherrscht, kann Ihr Finanzteam innovative Geschäftsmodelle unterstützen, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Sie können im Tempo Ihrer eigenen Innovationskraft wachsen. „Was mich inspiriert, wenn ich auf andere Unternehmen oder Organisationen blicke, ist, dass sich diejenigen, die sich ständig neu erfinden, gezielt Technologie einsetzen, um die Servicequalität für die Menschen um sie herum zu verbessern“, sagt Shrikanth Akkiraju, CIO/CDO von Philips.  

Schlüsselelemente eines einheitlichen Order-to-Cash-Systems

Die Konsolidierung Ihres Order-to-Cash-(O2C)-Prozesses in einem einzigen System ist ein Gewinn an Transparenz und Agilität. Sie verschlankt den gesamten Vertriebszyklus von der Auftragserstellung bis zum Zahlungseingang, minimiert Fehler, verbessert die Übersicht über Kundendaten, optimiert den Cashflow und steigert letztlich die operative Effizienz. Es ist eine Finanzarchitektur, die Sie nicht einschränkt, sondern befähigt. Achten Sie auf eine Lösung, die folgende zentrale Funktionen und Fähigkeiten bietet:

• Nachvollziehbarkeit über Aufträge, Rechnungen und Umsatzverträge hinweg
• Kontinuierliche Buchhaltung für Echtzeit-Transparenz und Prognosen
• Ein Order-to-Revenue-Datenmodell, das die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt

Hier ein Vorschlag für eine grundlegende Architekturvorlage:Erfahren Sie mehr darüber, wie Zuora Ihnen helfen kann, Ihren Order-to-Cash-Prozess auf einer einheitlichen Plattform zu optimieren. Zuora übernimmt die Komplexität Ihres Geschäfts mit wiederkehrenden Umsätzen – egal ob Sie Abonnements, nutzungsbasierte Modelle oder verschiedene Preisstrategien verwalten – damit Sie sich auf das nächste Kapitel Ihres Wachstums konzentrieren können.