Wie der CFO von Vimeo eine Schatzkammer im Backoffice entdeckte und das Finanzwesen zum strategischen Zentrum machte
In vielen Unternehmen wurde das Finanzwesen lange Zeit lediglich als langweilige Buchhaltungsabteilung betrachtet – das Team, das für den Abschluss der Bücher, die Abwicklung von Transaktionen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zuständig ist. Doch für Gillian Munson, Chief Financial Officer bei Vimeo, verkennt diese Sichtweise das eigentliche Potenzial.
„Wenn Sie den Preis für eine Bestellung festlegen, diese durch die Systeme schleusen und das Geld einziehen, steckt darin so viel mehr“, erklärt Gillian. „Im Backoffice gibt es echtes Gold zu heben. Mit den richtigen Systemen verarbeitet das Finanzwesen nicht nur Transaktionen – wir treiben die Strategie voran.“
Dies ist die Geschichte, wie Vimeo seine Order-to-Cash (O2C)-Prozesse neu gedacht hat. Mit Zuora als Rückgrat für Abrechnungs- und Umsatzprozesse hat das Finanzteam von Vimeo das vormals unübersichtliche Sammelsurium an Backoffice-Prozessen in eine Schatzkammer an Erkenntnissen verwandelt, die Geschäftsentscheidungen, Wachstumsinitiativen und den Kundenerfolg vorantreiben.
Den Überblick gewinnen
Als Gillian zu Vimeo kam, stieß sie auf Herausforderungen, die Finanzverantwortlichen nur allzu vertraut sind:
- Manuelle Abstimmungen und Verzögerungen bei Berichten. Anstatt dem Unternehmen wertvolle Erkenntnisse zu liefern, war das Finanzteam häufig in Tabellenkalkulationen gefangen und mit reaktiver Schadensbegrenzung beschäftigt.
- Ineffizienzen im O2C-Prozess. Abrechnungsverzögerungen, Umsatzverluste und die Unfähigkeit, komplexe Preismodelle abzubilden, schränkten die Möglichkeiten des Finanzwesens ein, das Wachstum zu unterstützen.
- Eine Strategie-Lücke. Während CEO und Vorstand vom Finanzbereich eine stärker zukunftsorientierte Rolle erwarteten, hielten Altsysteme das Team zurück.
„Zu oft werden Finanzverantwortliche dazu gezwungen, kaputte Systeme zu reparieren,“ sagt Gillian. „Das lenkt uns davon ab, die Geschichte hinter den Zahlen zu erzählen und das Unternehmen aktiv mitzugestalten.“
Die Frustration lag nicht an fehlendem Ehrgeiz. Das Finanzwesen hatte den klaren Auftrag, die Strategie voranzutreiben, doch die vorhandenen Werkzeuge konnten damit nicht Schritt halten. Manuelle Aufgaben raubten Zeit und Motivation, während isolierte Systeme es dem Vimeo-Team unmöglich machten, den gesamten Kundenlebenszyklus zu überblicken.
Neuausrichtung von Grund auf
Gillian wusste, dass es nicht ausreichen würde, bestehende Prozesse nur auszubessern. Sollte die Finanzabteilung von Vimeo vom reinen Abwickler zum strategischen Partner werden, musste das Fundament vollständig neu aufgebaut werden.
Doch was bedeutete das konkret? Die Vereinheitlichung von Abrechnung, Umsatz und Forderungsmanagement in einem einzigen System of Record. Mit Zuora als Order-to-Cash-Rückgrat von Vimeo wurde dies endlich möglich. Gillians Team automatisierte Routinetätigkeiten, beseitigte manuelle Abstimmungen und konnte jede einzelne Transaktion überprüfen.
„Mit Zuora sind wir von Schwellenwerten zu vollständiger Transparenz übergegangen,“ erklärt Gillian. „Ich kann nachts ruhig schlafen, weil jede Transaktion geprüft wird. Das ist ein echter Wendepunkt.“
Dieser Wandel stärkte nicht nur Compliance und Kontrollmechanismen, sondern schuf auch neue Kapazitäten im gesamten Team. Anstatt Fehlern hinterherzulaufen oder Probleme durch Systemlücken zu beheben, konnte sich das Finanzwesen auf die Gewinnung von Erkenntnissen und die Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen konzentrieren.
Mit Zuora sind wir von Schwellenwerten zu vollständiger Transparenz übergegangen, ich kann nachts ruhig schlafen, weil jede Transaktion geprüft wird. Das ist ein echter Wendepunkt.
— Gillian Munson
Chief Financial Officer bei Vimeo
Gold finden und in die Tiefe gehen
Nachdem die Systeme modernisiert wurden, rückten der tatsächliche Wert und die Chancen deutlich in den Fokus. Im Order-to-Cash-Prozess verbarg sich eine Fülle an Daten über das Kundenverhalten, die Dynamik von Geschäftsabschlüssen und die Produktnutzung.
- Das Finanzteam konnte nachvollziehen, warum bestimmte Geschäfte ins Stocken gerieten oder scheiterten, und diese Erkenntnisse an Vertriebs- und Produktteams weitergeben.
- Daten aus dem Forderungsmanagement lieferten frühzeitige Hinweise auf Abwanderungsrisiken und ermöglichten dem Customer-Success-Team proaktives Handeln.
- Umsatztrends offenbarten Muster bei der Nutzung und Preisgestaltung, wodurch Go-to-Market-Strategien gezielt gesteuert werden konnten.
Für Gillian und ihr Team wurde aus der früher als „Backoffice-Abwicklung“ betrachteten Tätigkeit plötzlich eine Quelle wertvoller Erkenntnisse mit unmittelbarem Einfluss auf das Wachstum.
Wenn das Finanzwesen Erkenntnisse aus dem Backoffice einbringen kann, ist man nicht länger das Team, das Nein sagt. Man wird zum Team, das das Wachstum des Unternehmens unterstützt.
— Gillian Munson
Chief Financial Officer bei Vimeo
Ein umfassender Trend: Dem Finanzwesen die Führung überlassen
Tatsächlich ist die Transformation von Vimeo Teil einer größeren Bewegung in der Finanzwelt.
„Was Gillian bei Vimeo erreicht hat, entspricht genau dem, was wir heute bei führenden Finanzverantwortlichen beobachten – die Umwandlung von O2C von einem Hindernis in einen strategischen Vermögenswert,“ betont Matt Dobson, Chief Accounting Officer von Zuora. „Es ist der Beweis dafür, dass die Modernisierung von Finanzsystemen nicht nur Prozesse optimiert. Sie schafft Wachstum.“
Die Forschung von Zuora bestätigt dies. In einer Umfrage unter mehr als 900 Finanz- und Rechnungswesen-Leitern gaben 9 von 10 an, dass sie unter steigendem Druck stehen, strategischer zu agieren. Dennoch räumten 70 % ein, dass ihre Systeme diese Anforderungen nicht unterstützen können, da manuelle Tätigkeiten Zeit beanspruchen, die eigentlich für Strategiearbeit genutzt werden sollte.
Das Ergebnis ist eine wachsende Kluft zwischen der Rolle, die Finanzverantwortliche übernehmen möchten, und dem, was ihre Systeme tatsächlich ermöglichen. Unternehmen wie Vimeo zeigen, was möglich ist, wenn diese Lücke geschlossen wird.
Die Geschichte in Zahlen erzählen
Für Vimeo brachte die Modernisierung von O2C mit Zuora konkrete Ergebnisse:
- Schnellere Abstimmungen und kürzere Abschlusszeiten. Automatisierung beseitigte manuelle Fehler und beschleunigte die Abläufe.
- Größeres Vertrauen in die Compliance. Jede Transaktion konnte geprüft werden, wodurch das Risiko erheblich reduziert wurde.
- Freigesetzte Kapazitäten für strategische Arbeit. Teammitglieder, die früher Tabellenkalkulationen nachjagten, liefern heute Erkenntnisse für Vertrieb, Produkt und Customer Success.
- Direkter Geschäftseinfluss. Finanzielle Einblicke beeinflussten die Deal-Strategie, Maßnahmen zur Kundenbindung und Go-to-Market-Entscheidungen.
Verändert hat sich nicht nur der Prozess, sondern auch die Position des Finanzwesens im Unternehmen. Das Finanzteam von Vimeo wurde vom Kostenfaktor zum anerkannten strategischen Wachstumstreiber.
Für mich erzählen Zahlen eine Geschichte. Jedes Mal, wenn jemand mit dem Gesamtüberblick diese Geschichte anhand der Zahlen darstellen kann, ist Führung möglich.
— Gillian Munson
Chief Financial Officer bei Vimeo
Ratschläge aus der Finanzpraxis: Kein Geld auf dem Tisch liegen lassen
Welchen Rat gibt Gillian anderen Finanzverantwortlichen, die noch mit Altsystemen und manuellen Tätigkeiten kämpfen?
- Erkennen Sie die Chance. Lücken im Order-to-Cash-Prozess und in den Systemen können erhebliche Auswirkungen haben; verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.
- Erstellen Sie das Business Case. Die Modernisierung von O2C dient nicht nur der Effizienz. Es geht um Wachstum, Compliance und Strategie.
- Finden Sie die richtigen Partner. Bei Vimeo resultierte der Erfolg daraus, Finanzexpertise mit Technologie-Spezialisten zu verknüpfen, die die Systeme verstanden.
Warten Sie nicht. Niemand freut sich darauf, ein neues System einzuführen, aber zu warten, macht die Sache nur schwieriger. Beginnen Sie so früh wie möglich mit Ihrem Modernisierungsplan.
Beginnen Sie, Ihren eigenen Backoffice-Schatz zu heben
Der Weg von Vimeo beweist, dass das Finanzwesen nicht ins Abseits des Backoffice gehört. Mit modernen Systemen können Finanzteams Erkenntnisse gewinnen, die Preisgestaltung beeinflussen, Kundenbeziehungen stärken und Wachstum vorantreiben.
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