STRATEGISCHE BERATUNG

Halten Unklarheiten Sie davon ab, die Umsatzautomatisierung voranzutreiben?

9 Vorteile der durchgängigen Umsatzautomatisierung

Wenn wir mit CAOs, Controllern und Leitern der Umsatzbuchhaltung sprechen, hören wir häufig: „Unser Umsatzprozess ist automatisiert.“ Bei näherer Betrachtung stellen wir jedoch fest, dass ein Geflecht aus Tabellenkalkulationen mit einem individuell angepassten ERP-Modul zur Umsatzrealisierung kombiniert wird. Das ist keine Automatisierung.

Was genau verstehen wir also unter durchgängiger Umsatzautomatisierung?

90–98 % des Umsatzes werden im System automatisiert abgewickelt.
Minimale manuelle Eingriffe zur Verarbeitung von Transaktionen.
Echtzeit-Zugriff auf Daten und Berichte.
Unterstützung für neue Produkte und Preismodelle.

Wir wissen, was Sie denken: Dieses Maß an Automatisierung ist alles andere als einfach. Doch wir hören immer wieder von unseren Kunden, dass die Vorteile die Kosten und den Implementierungsaufwand deutlich überwiegen. Tatsächlich berichten unsere Kunden häufig, dass sie sich gewünscht hätten, ihre Umsatzprozesse früher automatisiert zu haben.

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Basierend auf dem Feedback unserer Kunden aus Hunderten von Implementierungen haben wir eine Liste von neun zentralen Vorteilen der durchgängigen Umsatzautomatisierung zusammengestellt – unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztlich entscheiden:

Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Sparen Sie Zeit und setzen Sie Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben frei.
Reduzieren Sie Fehler und Risiken.
Vereinfachen Sie Prüfungen und senken Sie die Auditkosten.
Führen Sie neue Produkte und Preismodelle schnell ein.
Erhalten Sie Echtzeit-Transparenz über Umsätze und optimieren Sie Ihre Prognosen.
Unterstützen Sie strategische Transaktionen.
Werten Sie die Rolle des Buchhaltungsteams in Ihrer Organisation auf.
Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

1. Skalieren Sie Ihr Unternehmen, ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen

Mit einer durchgängigen Umsatzautomatisierung müssen sich Umsatzteams keine Sorgen mehr machen, aufgrund steigender Volumina zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Tabellenkalkulationen stoßen an ihre Grenzen, sobald ein bestimmtes Transaktionsvolumen erreicht wird, und erfordern jeden Monat erheblichen Zeitaufwand, um die Daten zur Umsatzrealisierung kontinuierlich zu prüfen und zu pflegen. Obwohl Tabellenkalkulationen leistungsfähige Werkzeuge sind, die Buchhaltungsteams seit Jahrzehnten erfolgreich nutzen, um vollständige und korrekte Umsatzzahlen zu liefern, ist ihre Datenkapazität begrenzt (~1 Million Zeilen in Excel). Dadurch wird die Anzahl der Transaktionen, die in einer Tabelle erfasst und verarbeitet werden können, eingeschränkt. Jeder, der mit Datensätzen gearbeitet hat, die auch nur 50 % dieses Limits erreichen, kennt die Frustration durch die Sanduhr oder das rotierende Farbrad nur zu gut. Aufgrund dieser Begrenzung muss Umsatzdaten für die Verarbeitung segmentiert werden, was Ineffizienzen verursacht und die Fehleranfälligkeit erhöht.

Über Tabellenkalkulationen hinaus wurden ERPs entwickelt, um endgültige Umsatzzahlen zu erfassen, nicht jedoch als zentrales Repository für alle Verträge mit kundenbezogenen Daten zu dienen. Wie bei Tabellenkalkulationen gibt es auch bei ERPs Beschränkungen (und Kostenfolgen) hinsichtlich der Menge der im System verarbeiteten oder gespeicherten Daten. Um diese Begrenzungen und potenzielle Zusatzkosten zu vermeiden, sehen sich viele Buchhaltungsteams gezwungen, individuelle Berichte, Abfragen oder Programmierungen zu erstellen, um alle erforderlichen Daten zusammenzutragen.

„Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Anzahl ihrer Verträge und ihren Umsatz um 100–200 % steigern können – ohne zusätzliche Ressourcen einsetzen zu müssen.“ — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

2. Sparen Sie Zeit und setzen Sie Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben ein

Durch die Zentralisierung von Umsatzdaten mittels automatisierter Integrationen können Sie weit verzweigte Netzwerke von Tabellenkalkulationen, die manuell aktualisiert und verknüpft werden müssen, vollständig eliminieren. Das Wegfallen zahlreicher zeitintensiver, wenig wertschöpfender manueller Tätigkeiten führt unmittelbar zu operativen Effizienzgewinnen und erheblichen Einsparungen sowohl bei der Abschlusszeit als auch bei den Kosten. Viele Teams verzeichnen eine verkürzte Abschlussdauer, weniger Überstunden und die Möglichkeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

„Eine Verkürzung des Abschlusses um ein bis zwei Tage ist sehr üblich. Wenn Sie nicht mindestens ein oder zwei Tage sparen, stimmt etwas nicht. Es geht nicht nur um einen schnelleren Abschluss, sondern auch darum, im Quartal mehr Einfluss nehmen zu können. Jeder möchte den Abschluss verkürzen, um mehr Zeit für das Geschäft zu haben. Dies ist ein weiterer Weg, genau das zu erreichen.“ — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

3. Reduzieren Sie Fehler und Risiken

Manuelle Prozesse bringen verschiedene Risiken mit sich – das Risiko menschlicher Fehler, das Risiko, dass Schlüsselmitarbeiter das Unternehmen verlassen und ihr Prozesswissen sowie Kenntnisse über Ad-hoc-Systeme mitnehmen, oder das Risiko, dass Datenübertragungen und individuelle Skripte fehlschlagen. Die manuelle Extraktion und Bearbeitung von Daten, kombiniert mit Mitarbeitern, die bis spät in den Abend hinein arbeiten, um zum Monatsende den Abschluss zu schaffen, führt zu einem nicht mehr beherrschbaren Risiko für menschliche Fehler, das zwangsläufig zu Prozessausfällen führt. Durch eine automatisierte Umsatzabwicklung werden Fehler minimiert, indem der Mensch durch einen weitgehend berührungslosen Datenmanagement-Ansatz aus dem Prozess herausgenommen wird.

„Buchhaltungsteams, die die ganze Nacht durcharbeiten? Wir wissen alle, dass das Realität ist. In jedem anderen Teil der Organisation würde man zur Führung gehen, und die Leute würden sagen: ‚Das ist verrückt. Warum arbeiten wir nach Mitternacht?‘ Und wie hoch ist die Fehlerquote bei Arbeiten, die beispielsweise nach 22 Uhr erledigt werden? Sie liegt nicht bei null. Was führende Unternehmen unterscheidet, ist, dass sie in der Lage sind, 90 %, 95 % und mehr ihres Umsatzes zu automatisieren, während andere weiterhin bis nach Mitternacht arbeiten.“ — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

4. Vereinfachen Sie Prüfungen und senken Sie Auditkosten

Anstelle von Prozessprüfungen, bei denen manuelle Tabellenkalkulationen überprüft werden müssen und Buchhalter all ihre Arbeit dokumentieren müssen, ermöglichen automatisierte Umsatzprozesse Systemprüfungen, bei denen Prüfer lediglich die automatisierte Systemtechnologie kontrollieren. In der Regel sinkt mit starken technologischen Kontrollen das Risikoprofil eines Unternehmens, was zu mehr Transparenz, weniger Aufwand für die Mitarbeiter bei der Unterstützung der Prüfung und stärkeren internen Kontrollen führt, die es Prüfern ermöglichen, schneller zu validieren. Die Reduzierung des Risikos und des Prüfungsaufwands (z. B. nur eine Stichprobe pro Jahr statt einer großen Stichprobe manueller Kontrollen) kann insgesamt zu niedrigeren Prüfungsgebühren sowie geringeren Überstunden- oder Zusatzkosten führen. Laut Gartner senkt die Automatisierung interner Kontrollen die Prüfungskosten um 27 %. Die Umsatzautomatisierung erleichtert es, Probleme zu verhindern und zu erkennen sowie die Sicherheit durch Zugriffskontrollen zu erhöhen – all das ist bei manuellen Prozessen nicht gegeben.

„Wenn Sie eine Systemprüfung haben, bei der die Prüfer dem System vertrauen, das automatisch eine Reihe konfigurierter Regeln auf all Ihre Transaktionen anwendet, ist es wesentlich einfacher, dies nachzuweisen, als einen Raum voller Prüfer zu haben, die versuchen, alles, was Sie in unzähligen Tabellenkalkulationen gemacht haben, nachzurechnen.“ — Emily Daigle, VP & GM von Zuora Revenue

5. Führen Sie neue Produkte und Preismodelle schnell ein

Kunden erkennen zunehmend den Mehrwert flexibler Geschäftsmodelle, wodurch Unternehmen agiler in ihren Verträgen – und damit auch im Prozess der Umsatzrealisierung – werden müssen. Diese Modelle bringen viele Vorteile für das Unternehmen mit sich, doch neue Preismodelle wie nutzungsbasierte Abrechnung, neue Produkte oder Produktbündel erhöhen die Komplexität im Umsatzrealisierungsprozess. Dies kann zusätzlichen Zeit- und Ressourcenaufwand bei der Erstellung des Abschlusses und der Sicherstellung korrekter Umsatzzahlen erfordern. Die Umsatzautomatisierung ermöglicht es, größere Komplexität mit weniger Ressourcen zu bewältigen und den Prozess für Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen (z. B. Finanzen, Vertrieb, Management usw.) zu vereinfachen.

„Wir stellen fest, dass bei einigen dieser alten Systeme die Einführung eines neuen Angebots ein sehr aufwändiges und langwieriges Projekt darstellt – selbst für die Implementierung eines einfachen Bundles. Dabei müssen wir schnell auf den Markt reagieren. Das ist einfach absolut entscheidend.“ — Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

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6. Erhalten Sie Echtzeit-Transparenz über Umsätze und optimieren Sie Ihre Prognosen

Die Umsatzautomatisierung ermöglicht es Mitarbeitenden im Revenue Management, zu jedem Zeitpunkt aktuelle, korrekte (nach GAAP oder IFRS) Umsatzwerte einzusehen, ohne auf die endgültigen Zahlen am Monats- oder Quartalsende warten zu müssen. Führungskräfte erhalten dadurch die Möglichkeit, fundierte und proaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen – sei es bei der Prüfung von Verkaufsanreizen, Rabatten oder neuen Markttrends. Zudem können Teams für Umsatzrealisierung genauere Prognosen für ihre Gremien, Investoren und die Wall Street erstellen. So werden Überraschungen am Quartalsende vermieden, bei denen die Zahlen anders als erwartet ausfallen oder Fehler enthalten, die zu Bedenken bei Prüfern, Verzögerungen bei Einreichungen oder einem Vertrauensverlust bei Investoren führen. Ein automatisiertes Umsatz-Nebenbuch wird zur zentralen Datenquelle, auf die Stakeholder zugreifen und die sie aus verschiedenen Perspektiven analysieren können, sodass FP&A-Teams unabhängiger und sicherer in Bezug auf Umsatzdaten agieren können.

„Durch Echtzeit-Reporting ist es für Revenue FP&A deutlich einfacher, den aktuellen Stand des Quartals zu erfassen. Gerade in der letzten Woche eines Monats kommt es häufig zu einem hohen Transaktionsvolumen, und in Echtzeit zu wissen, wo man steht, während diese Transaktionen gebucht werden, ist von entscheidender Bedeutung.“ — Hyrum Steed, Director of Revenue, Cricut

7. Unterstützen Sie strategische Transaktionen

Ganz gleich, ob Sie neue Unternehmen akquirieren oder sich auf eine Übernahme vorbereiten: Es ist entscheidend, ein Umsatzrealisierungssystem zu haben, das sich nahtlos in andere Systeme integriert. Bei Transaktionen wie Börsengängen (IPOs), SPAC-Anmeldungen oder anderen M&A-Gelegenheiten benötigen Buchhaltungs- und Finanzteams die Möglichkeit, umfangreiche Umsatzdaten aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren. Beispielsweise müssen FP&A-Teams in Fusionsverhandlungen die Umsatzdaten aller zusammengeführten Unternehmen in einer Waterfall-Analyse darstellen können. Eine automatisierte Umsatzrealisierung erleichtert nicht nur die Beantwortung von Umsatzfragen – sie kann sogar den Ausschlag dafür geben, ob ein Geschäft zustande kommt.

„Einige Unternehmen konnten M&A-Transaktionen nicht abschließen, weil es Probleme bei der Umsatzrealisierung gab. Wie quantifiziert man dieses Risiko? Es ist existenziell für die Aktionäre und das Unternehmen. Wenn Finanzanalysten, die Ihre Aktie beobachten, kein Vertrauen in Ihre Zahlen haben, wenden sie sich ab – und es gibt 10.000 andere Unternehmen, in die sie investieren können. Das ist ein existenzielles Risiko.“ — Andrew Dailey, Managing Director, MGI Research

8. Werten Sie die Rolle des Buchhaltungsteams in Ihrem Unternehmen auf

Fachkräfte im Bereich Umsatzrealisierung sind für ihre Problemlösungskompetenz bekannt, doch die meisten Teams verbringen den Großteil ihrer Zeit mit der Bearbeitung von Tabellenkalkulationen und der Überprüfung von Formeln. Durch die Umsatzautomatisierung können hochqualifizierte Buchhaltungsprofis sich auf die Analyse von Trends und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bei strategischer, zukunftsorientierter Umsatzplanung konzentrieren. Dies verschafft Buchhaltungsteams eine stärkere Position und macht sie zu einflussreichen und wirkungsvollen Geschäftspartnern für den Rest des Unternehmens.

„Das alte Bild der Buchhaltung, bei dem man im Hintergrund saß und nichts anderes tat, als nachträglich die Zahlen zu zählen, nachdem alle anderen die Entscheidungen getroffen hatten – das ist längst vorbei. Die Buchhaltung muss sich weiterentwickeln. Sie müssen von Anfang an ins Geschäft und in den Vertrieb eingebunden sein. Um wirklich gut in der Umsatzrealisierung zu sein, müssen Sie genau wissen, wie Ihr Unternehmen tatsächlich an Kunden verkauft, wie Produkte bepreist werden und wie Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen wahrnehmen. Wenn Sie Zeit investieren, um das Geschäft wirklich zu verstehen, wird Umsatzrealisierung sehr einfach.“ — Bryan Anderson, Partner Accounting and Reporting Advisory Practice, Deloitte

9. Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Die meisten Umsatzbuchhalter würden ihre Zeit lieber mit strategischen Aufgaben wie Analysen oder internen Vertragsverhandlungen mit dem Vertrieb oder dem Deal Desk verbringen, als mühsame manuelle Prozesse auszuführen. Zwar führen Buchhalter in Einstiegspositionen im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben einen gewissen Anteil an manuellen oder repetitiven Tätigkeiten aus, doch die Umsatzautomatisierung reduziert diese wenig wertschöpfenden Aufgaben und erhöht die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit. Diese hochqualifizierten Fachkräfte sollten nicht bis spät in die Nacht an zeitaufwändigen Aufgaben arbeiten müssen. Stattdessen sollten sie für Ziele verantwortlich sein, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen und dabei eine angemessene Arbeitsbelastung beibehalten.

„Die Arbeitswelt verändert sich. Die Frage ist also: ‚Wie kann ich bewusster mit meinem bestehenden Team umgehen, welche Erfahrungen biete ich meinen Mitarbeitenden und wie investiere ich in sie?‘“ — Chris Hane, Managing Director Subscription and Revenue Practice, Deloitte

Erfahren Sie mehr über den Autor

Em Daigle

Geschäftsführerin von Zuora Revenue

Status der Umsatzautomatisierung:

So wählen Sie den richtigen Anbieter zur Automatisierung von ASC 606 & IFRS 15

Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Umsatzautomatisierung in unserem Webinar „Status der Umsatzautomatisierung“, moderiert von Andrew Dailey, Managing Director bei MGI Research, und Hyrum Steed, Director of Revenue Accounting bei Cricut.

Gehen Sie den nächsten Schritt in Richtung Umsatzautomatisierung

Bereit für den nächsten Schritt? Zuora Revenue automatisiert die Umsatzrealisierung für jedes Geschäftsmodell und ermöglicht es Teams, diese Umsatzströme in Echtzeit abzustimmen und zu berichten. Über 90 % unserer Implementierungen erfolgen ohne individuelle Anpassungen. Aber überzeugen Sie sich selbst. Das sagen unsere Kunden:

„Zuora Revenue wurde von Grund auf nach den Bedürfnissen von Umsatzbuchhaltern entwickelt. Bereits nach nur einem Quartal konnte unser Team zahlreiche Vorteile feststellen. Die Bundle-Konfiguration verbesserte die Genauigkeit unserer Umsatzallokationen, die anpassbaren Gruppierungsregeln beseitigten mühsame manuelle Aufgaben beim Abschluss und die benutzerfreundliche Oberfläche bot uns erweiterte Funktionalität und Komfort.“ — Tony Zhang, Senior Revenue Manager, Nutanix

Erfahren Sie, wie Zuora Revenue dem Nutanix-Umsatzteam hilft, über 552 Stunden pro Jahr einzusparen.

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Während sich die Präferenzen Ihrer Kunden hinsichtlich des Zugangs zu Ihren Produkten und Dienstleistungen wandeln, ist es erforderlich, dass Sie auch Ihre Geschäftsmodelle anpassen. Informieren Sie sich darüber, wie unsere marktführenden Lösungen für die Subscription Economy® zahlreichen der weltweit innovativsten Abonnementgeschäfte zum Erfolg verholfen haben.

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