Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Erkenntnisse und Best Practices zur Automatisierung und Implementierung der Umsatzrealisierung zusammen, die von einem Panel aus Experten für Umsatzrealisierung vorgestellt werden: Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey; Carly Bothe, Finance Project Manager bei CloudFlare; Nikki Wong, Director of Program Management bei AppDynamics; Alvina Antar, CIO bei Zuora; Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer bei Zuora; und Karthik Ramamoorthy, VP Services Zuora RevPro Product.
Die neuen ASC 606 Rechnungslegungsstandards für Vertragsumsätze treiben Veränderungen voran und fördern die Implementierung von automatisierten Systemen zur Umsatzrealisierung wie Zuora RevPro. Einer der wichtigsten Gründe, insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder solche, die an die Börse gehen, ist das Disclosure Reporting.
Unternehmen können es sich nicht leisten, Zeit mit manuellen Berichten oder langwierigen Monatsabschlüssen zu verbringen. Und alle konzentrieren sich verstärkt auf Compliance – das Erfassen, Verstehen und Berichten von präzisen Daten, die den Standards entsprechen, termingerecht und effizient sind. Manuelle Daten werden zwar nicht vollständig verschwinden, aber die Automatisierung der Umsatzrealisierung bringt Konsistenz und Skalierbarkeit.
Doch der Prozess der Automatisierung der Umsatzrealisierung kann herausfordernd sein. Daher stellen wir hier bewährte Best Practices führender Experten aus den Bereichen Subscription Finance und IT vor.
Unternehmen benötigen eine Lösung zur Automatisierung der Umsatzrealisierung, die über ein ERP hinausgeht – wie einige unserer Panelteilnehmer auf die harte Tour erfahren mussten!
Ein Beispiel: CloudFlare hat zunächst versucht, NetSuite für die Umsatzrechnungslegung zu nutzen, aber das war extrem manuell. Beim Übergang zu ASC 606 haben sie die Umstellung von 605 auf 606 buchstäblich in Excel durchgeführt. Das war keine tragfähige Lösung, um die Bücher rechtzeitig abzuschließen oder für künftige externe Berichte. Und abgesehen davon, dass manuelle Prozesse ein enormer Zeitfresser sind, stellen sie auch ein Genauigkeitsproblem dar, da sie sehr fehleranfällig sind.
Wie Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer bei Zuora, feststellte: „Mit einer echten Automatisierung der Umsatzrealisierung sollten Sie Ihr System so gestalten können, dass es beim Angebot beginnt und den gesamten Prozess über die Bestellung, Abrechnung bis hin zur vollständigen Umsatzrealisierung ohne menschliches Zutun abbildet.“
ERP-Systeme erfordern nicht nur kostspielige Anpassungen, um die Umsatzrealisierung abzubilden – insgesamt sind sie auch nicht dynamisch oder umfassend genug, um ein End-to-End-Management von Subscriptions abzudecken.
Carly Bothe, Finance Project Manager bei CloudFlare, bringt es auf den Punkt: „Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen einem ERP und einem speziell entwickelten System zur Automatisierung der Umsatzrealisierung.“
Daten sind unternehmenskritisch. Gute Daten sind tatsächlich das Rückgrat, das Ihre Implementierung und den langfristigen Geschäftserfolg vorantreibt. Die Automatisierung der Umsatzrealisierung macht Datenlücken sowie die Integrität Ihrer Daten sichtbar.
Wie Alvina Antar, CIO von Zuora, anmerkt: „Automatisierte Umsatzrealisierung basiert auf verlässlichen Daten.“ Die Daten müssen umfassend UND akkurat sein. „Sie räumen nicht nur jetzt auf; Sie müssen auch die Daten der vergangenen Jahre bereinigen. Das wird zu einer aufwendigen Aufgabe im Hinblick auf Datenqualität, um die Compliance sicherzustellen.“
Das Sammeln und Vorbereiten der Daten beginnt nicht erst mit der Entscheidung zur Implementierung. Bevor Sie mit dem Prozess starten, sollten Sie historische Daten betrachten. Wenn Sie eine vollständige Systemumstellung vornehmen, müssen Sie auch diese historischen Daten prüfen und so aufbereiten, dass sie übernommen werden können. Dies kann zusätzlich erschwert werden, wenn die benötigten Daten bisher überhaupt nicht erfasst wurden.
Wie können Sie den Projektumfang bestimmen, ohne einen Big-Bang-Ansatz zu wählen?
– Setzen Sie Prioritäten. Das hilft Ihnen zu entscheiden, wie viel und wie schnell Sie migrieren.
– Verstehen Sie die Ressourcen. Erstellen Sie eine klare Vorstellung, welche Ressourcen an Zeit, Budget und Personal Sie für die Implementierung benötigen.
– Identifizieren Sie geschäftliche Auswirkungen und definieren Sie Erfolgskriterien.
– Koordinieren Sie. Betrachten Sie die Automatisierung der Umsatzrealisierung nicht als isolierten Prozess, sonst riskieren Sie, zentrale Aspekte zu übersehen.
Für Bothe war entscheidend: „Was uns geholfen hat, war, es als ganzheitliche Automatisierung der Umsatzrealisierung zu sehen und nicht nur als Systemimplementierung.“
Wie Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey, feststellte: „Die Datenbewegung muss in allen Systemen stattfinden. Es gibt kein ‚Upstream‘. Es gibt kein ‚Downstream‘. Jedes System ist wichtig.“
Diese Denkweise hilft Ihnen, stets einen Schritt voraus zu sein. Wenn zum Beispiel Ihr Produktstrategie-Team plant, eine neue Produktlinie einzuführen, entscheiden Sie bereits bei der Projektplanung, wie Sie diese neue Produktlinie in Ihre Tools und Systeme integrieren werden.
Ihre Implementierung kann mindestens sechs bis neun Monate in Anspruch nehmen. Wenn Sie zusätzlich Zeit für die Bereinigung Ihrer Daten aufwenden müssen, wirkt sich das auf den Zeitplan aus.
Wie Nikki Wong, Director of Program Management bei AppDynamics, es beschrieb: „Bei unserem 12-monatigen Projekt zur Automatisierung der Umsatzrealisierung entfielen neun Monate allein auf die Datenbereinigung.“
Die Tatsache, dass Sie möglicherweise Daten erfassen, die Sie bisher noch nie erfasst haben, bringt eine weitere Herausforderung mit sich – und verlängert die Projektdauer zusätzlich.
Wie Alvina Antar, CIO von Zuora, anmerkt: „Transformation erfasst das gesamte Unternehmen.“
Ein Projekt zur Implementierung der Automatisierung der Umsatzrealisierung betrifft so viele Abteilungen und Prozesse, dass es sich tatsächlich um eine „Revenue Transformation“ handelt. Und eine solche Transformation erfordert es, die gesamte Organisation – Vertrieb, IT, Produktentwicklung und Finanzen – frühzeitig einzubinden und zu schulen.
Betrachten Sie es als eine Kampagne. Kommunizieren Sie, wie alle betroffen sein werden, welche Rolle sie einnehmen und was Sie von ihnen benötigen.
Binden Sie die Führungsebene (C-Level) ein, damit sie die Auswirkungen und Ressourcenanforderungen versteht – und bereit ist, die notwendigen Investitionen zu tätigen.
Bei jedem Projekt zur Automatisierung der Umsatzrealisierung gibt es die reine Systemimplementierung und die geschäftliche Seite. Ein starkes Team ist bei einem so anspruchsvollen Projekt entscheidend.
Wie Antar es ausdrückte, war der Schlüssel zum Erfolg der eigenen Implementierung von Zuora RevPro zur Automatisierung der Umsatzrealisierung bei Zuora: „Es gab keinen Unterschied zwischen denen auf der Technologieseite und denen auf der Geschäftsseite.“
Die Auswirkungen der Automatisierung der Umsatzrealisierung gehen über den Umsatz hinaus. Die Diskussionsteilnehmer berichteten, dass dadurch ihre Geschäftsprozesse transparenter wurden und bestehende Abläufe überdacht werden mussten.
Ein Beispiel ist die Kündigung aus Bequemlichkeit. Für Bothe: „Ich glaube nicht, dass unserem Vertriebsteam wirklich bewusst war, wie unterschiedlich diese Klauseln zur Kündigung aus Bequemlichkeit waren, und jetzt haben wir damit begonnen, diese zu standardisieren.“
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey, nannte als Beispiel eine neue Produktlinie. Mit der Automatisierung der Umsatzrealisierung können Sie bereits im Vorfeld entscheiden, wie Sie diese in Ihre Tools und Systeme integrieren und dann in Ihre Umsatzströme aufnehmen.
Diese Denkweise verschafft Ihnen einen entscheidenden Vorsprung. Wie Antar feststellte, erhalten Sie so die Argumente, die Sie benötigen, um Veränderungen im Vertrieb anzustoßen, „denn Sie können nichts automatisieren, was inkonsistent ist oder nicht im System abgebildet wird.“
Partner, sowohl intern als auch extern, spielen eine entscheidende Rolle.
Im Fall von CloudFlare unterstützte PWC mit einem Ressourcenplan und bezog zentrale Mitglieder des Finanzteams – wie den Head of Revenue und den Controller – ein, um entsprechend der Kompetenzen zu verteilen, wer was übernehmen sollte und welche Maßnahmen notwendig waren, um den Abschluss pünktlich zu erreichen … und gleichzeitig den laufenden Betrieb sicherzustellen.
Ein externer Partner kann auch bei der Systemauswahl unterstützen, kritische Fragen stellen, an Demos teilnehmen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das System optimal nutzt.
„Ebenso ist es unerlässlich, einen starken internen Technologiepartner zu haben“, wie Maheshwari betont. Sie helfen dabei, sich auf die geschäftlichen Auswirkungen und Ziele zu konzentrieren und „halten einen auf Kurs“.
Die Automatisierung der Umsatzrealisierung ist aus einer End-to-End-Perspektive äußerst wirkungsvoll; sie geht weit über einen reinen Fokus auf den Umsatz hinaus. Ihre Implementierung wird nicht exakt wie geplant verlaufen (das ist nie der Fall), aber diese Best Practices helfen Ihnen, mit klarem Blick an das Projekt heranzugehen und optimal auf die Herausforderungen vorbereitet zu sein, denen Sie auf Ihrer Reise zur Automatisierung der Umsatzrealisierung begegnen werden.