Nachträgliche Rechnungsstellung: Vorteile, Herausforderungen und bewährte Vorgehensweisen
Viele Faktoren beeinflussen die Rentabilität eines Unternehmens, von der Mitarbeiterbindung bis hin zur Qualität der Produkte oder Dienstleistungen. Wann und wie Ihr Unternehmen Kunden in Rechnung stellt, kann einen enormen Einfluss auf den Cashflow haben, was sich auf alles auswirkt, von der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter bis hin zu Investitionen in das Unternehmen.
Die Nachträgliche Rechnungsstellung ist ein gängiges Abrechnungsmodell, bei dem Kunden nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung in Rechnung gestellt werden. Während diese Methode Vertrauen fördert und es Unternehmen ermöglicht, auf Basis der tatsächlichen Nutzung oder Leistung zu berechnen, bringt sie auch Herausforderungen mit sich, wie etwa das Management des Cashflows und die Minderung von Zahlungsverzögerungen.
In diesem Artikel werden wir die Einzelheiten der Abrechnung im Nachhinein untersuchen, einschließlich dessen, was sie beinhaltet, warum Unternehmen sie verwenden und wie sie im Vergleich zu anderen Methoden wie der Vorausrechnung abschneidet. Wir werden auch die Vorteile und Herausforderungen dieses Abrechnungsmodells durchgehen und umsetzbare Best Practices teilen — wie z. B. die Nutzung innovativer Lösungen wie Zuora — um Risiken zu minimieren und Ihre Prozesse zu optimieren.
Was ist die Nachzahlung und wie funktioniert sie?
Die Nachträgliche Rechnungsstellung ist eine Abrechnungsstrategie, bei der Unternehmen Kunden nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung in Rechnung stellen. Anstatt von den Kunden eine Vorauszahlung oder eine Zahlung nach einem festen Zeitplan zu verlangen, zahlen sie erst, nachdem Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden.
Diese Strategie eignet sich am besten für Unternehmen mit nutzungsbasierten Preismodellen, wie z. B. Versorgungsunternehmen, Restaurants, E-Commerce-Unternehmen oder Dienstleistungen wie freiberufliche Grafikdesigns. Die Nachträgliche Rechnungsstellung bedeutet, dass ein Unternehmen Kunden auf Basis der Nutzung oder nach Abschluss des Projekts berechnet.
Anstatt auf Basis ungenauer Schätzungen zu berechnen, was den Abrechnungsprozess verkomplizieren und die Kundenbeziehungen belasten kann, vereinfacht die Nachträgliche Rechnungsstellung den Prozess, indem nur für das berechnet wird, was der Kunde tatsächlich benötigt.
Die Nachträgliche Rechnungsstellung folgt einem einfachen Prozess:
1. Nutzungstracking: Das Unternehmen liefert das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden. Während dieser Zeit verfolgen die Mitarbeiter die Nutzung, Produkte und Bestellungen. Abhängig vom Geschäftsmodell könnte die Nutzung das Verfolgen von Arbeitsstunden oder verbrauchten Einheiten umfassen.
2. Rechnungsstellung: Sobald das Unternehmen das Produkt oder die Dienstleistung geliefert hat, sendet es dem Kunden eine Rechnung, die die erbrachten Dienstleistungen detailliert aufzeigt.
3. Zahlung: Die Rechnung fordert den Kunden auf, bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen, in der Regel innerhalb von 15 bis 30 Tagen nach Erhalt.
Der Vorteil der Nachträglichen Rechnungsstellung besteht darin, dass Kunden nur für das bezahlen, was sie benötigen. Diese Regelung kann jedoch die Rentabilität eines Unternehmens beeinträchtigen, wenn der Kunde den vollen Betrag nicht rechtzeitig bezahlt. Deshalb erfordert die Nachträgliche Rechnungsstellung eine gute Kundenbeziehung, eine exakte Nutzungserfassung und einen soliden Vertrag, der das Verhältnis regelt.
Wann und warum wird die Abrechnung im Nachhinein verwendet?
Die Nachträgliche Rechnungsstellung ist sinnvoll, wenn es nicht möglich ist, den Betrag, den der Kunde im Voraus zahlen wird, genau zu berechnen. Sie ist eine äußerst flexible Regelung für Branchen, bei denen die gelieferten Leistungen die Zahlung beeinflussen.
Die Nachträgliche Rechnungsstellung ist in verschiedenen Situationen sinnvoll, einschließlich:
– Verbrauchsbasierte Dienstleistungen wie Versorgungszahlungen
– Wiederkehrende Abrechnung mit möglichen Zusatzgebühren, wie z.B. Telefonpläne mit Gebühren für überschrittenes Datenvolumen
– Stunden- oder projektbasierte Tarife für unabhängige Auftragnehmer
– Leistungsbasierte Projekte, wie z.B. Affiliate-Marketing-Kampagnen
Die Nachträgliche Rechnungsstellung ist hilfreich, weil sie:
Mehr Transparenz bietet: Die Nachträgliche Rechnungsstellung ermöglicht es Unternehmen, eine detaillierte Aufschlüsselung dessen bereitzustellen, wofür der Kunde bezahlt hat. Es gibt klare Nachweise darüber, was der Kunde erhalten hat.
Die Kundenerfahrung verbessert: Die Nachträgliche Rechnungsstellung passt sich nicht nur den Bedürfnissen der Kunden an, sondern bietet ihnen auch oft bessere Zahlungsbedingungen. Dieses Abrechnungsmodell birgt das Risiko von Zahlungsverzögerungen, aber die meisten Kunden schätzen es, zusätzliche Zeit für die Bezahlung ihrer Rechnungen zu haben.
Die Verwaltung fortgeschrittener Abrechnungen unterstützt: Die Nachträgliche Rechnungsstellung kann die Abrechnungsverwaltung verkomplizieren, aber viele Organisationen schätzen die Möglichkeit, gestaffelte Preisgestaltung, Zusatzgebühren und leistungsabhängige Gebühren in ihren endgültigen Rechnungen zu verwalten.
Abrechnung im Nachhinein vs. Abrechnung im Voraus
Die Abrechnung im Nachhinein ist das Gegenteil der Vorauszahlung. Bei der Abrechnung im Nachhinein wird dem Kunden nach Erhalt eines Produkts oder einer Dienstleistung eine Rechnung gestellt. Bei der Vorauszahlung hingegen zahlen die Kunden, bevor sie das Produkt oder die Dienstleistung erhalten.
Die Vorauszahlung ist ideal für Unternehmen, aber viele Kunden sind dagegen, im Voraus zu bezahlen, besonders wenn sie das Produkt oder die Dienstleistung noch nicht erhalten haben. Dennoch ermöglicht die Vorauszahlung Unternehmen, Kosten, Ressourcen oder Verpflichtungen zu verwalten, sodass sie ihre Arbeit erledigen können. Dieses Abrechnungsmodell hilft dabei, den Cashflow zu sichern und bietet finanzielle Sicherheit für das Unternehmen, während es gleichzeitig sicherstellt, dass die Kunden vollständig in den Prozess investiert sind.
Die Abrechnung im Nachhinein ist besser für Dienstleistungen oder Produkte mit variablen Preisen, die sich nach dem Verbrauch richten. Kunden bevorzugen diese Option, da sie eine klare Rechnung für alles erhalten, wofür sie bezahlt haben und was sie erhalten haben.
Die Wahl zwischen Abrechnung im Nachhinein und Vorauszahlung hängt von der Art Ihrer Dienstleistungen, den Erwartungen der Kunden und den Cashflow-Bedürfnissen ab. Einige Unternehmen wählen einen hybriden Ansatz, um Flexibilität und finanzielle Sicherheit in Einklang zu bringen. Ein SaaS-Unternehmen kann beispielsweise eine pauschale Abonnementgebühr im Voraus berechnen, während für Überstunden oder zusätzliche Dienstleistungen separat im Nachhinein abgerechnet wird.
Vor- und Nachteile der Rechnungsstellung im Nachhinein
Sowohl Unternehmen als auch Kunden können von der Abrechnung im Nachhinein profitieren, jedoch weist dieses Abrechnungsmodell auch seine Nachteile auf. Verstehen Sie die Vor- und Nachteile der Abrechnung im Nachhinein, um zu entscheiden, ob dieses Modell für Ihr Geschäftsmodell geeignet ist.
Vorteile
Transparenz: Kunden zahlen basierend auf der tatsächlichen Nutzung oder den erbrachten Dienstleistungen, was Vertrauen und Verantwortung fördert. Diese Klarheit stärkt die Kundenbeziehungen und steigert die Zufriedenheit.
Flexible Zahlungsmöglichkeiten: Mit der Abrechnung im Nachhinein müssen sich Kunden nicht im Voraus binden und haben die Flexibilität, erst nach der Lieferung der Leistung zu zahlen – und oft auch noch mehrere Wochen danach.
Variable Abrechnung: Verfügt Ihr Unternehmen über ein verbrauchsbasiertes Modell oder variable Preise? Andere Abrechnungsmodelle würden erfordern, dass Kunden zusätzliche Gebühren zahlen, um den Unterschied auszugleichen, während die Abrechnung im Nachhinein eine präzise Nutzung in einer einzigen Rechnung widerspiegelt.
Wettbewerbsvorteil: Kunden bevorzugen die Abrechnung im Nachhinein aufgrund ihrer Flexibilität. Wenn andere Unternehmen in Ihrer Branche dieses Abrechnungsmodell nicht anbieten, könnte der Wechsel dazu Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Nachteile
Cashflow-Probleme: Die Abrechnung im Nachhinein kann zu verspäteten Zahlungen führen, was erhebliche Cashflow-Probleme verursachen kann. Großunternehmen können dieses Problem möglicherweise besser bewältigen, jedoch stellt es für kleine und mittlere Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar.
Administrative Belastungen: Die Erstellung detaillierter Rechnungen nach der Erbringung von Dienstleistungen kann zeitaufwendig sein, besonders wenn es um mehrere Kunden oder komplexe Abrechnungsstrukturen geht. Dieser Ansatz ist noch herausfordernder für Großunternehmen, kann jedoch mit der richtigen Enterprise-Billing-Lösung erleichtert werden.
Potenzielle Kundenprobleme: Kunden könnten Schwierigkeiten haben, Zahlungen zum Ende des Abrechnungszeitraums zu budgetieren, was zu Streitigkeiten oder verspäteten Zahlungen führen kann.
Best Practices zur Risikominderung bei der Rechnungsstellung im Nachhinein
Die Abrechnung im Nachhinein kann herausfordernd sein, doch mit dem richtigen Ansatz lassen sich viele dieser Probleme vermeiden. Befolgen Sie diese Best Practices, um das Risiko der Nachabrechnung nach der Leistungserbringung zu minimieren.
Nutzen Sie eine seriöse Abrechnungslösung
Die Einführung einer umfassenden Abrechnungsplattform wie Zuora kann Ihre Abrechnungsprozesse optimieren. Zuora bietet flexible Optionen, einschließlich der Abrechnung im Nachhinein, und unterstützt komplexe Preismodelle. Mit Funktionen wie automatisierter Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Umsatzrealisierung hilft Zuora, Abrechnungsoperationen effizient zu verwalten, das Risiko von Fehlern zu verringern und das Cashflow-Management zu verbessern.
Fordern Sie Vorauszahlungen an
Die Anforderung einer Vorauszahlung minimiert das Risiko, indem Sie den Kunden bitten, einen Prozentsatz des voraussichtlichen Gesamtbetrags zu zahlen, in der Regel zwischen 20 % und 50 %. Die Anzahlung verschafft dem Unternehmen finanziellen Spielraum und stellt sicher, dass der Kunde sich verpflichtet. Da Anzahlungen deutlich geringer sind als die Rechnungsbeträge, ermöglichen sie es den Kunden, den Gesamtbetrag später zu zahlen.
Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen und Richtlinien für verspätete Zahlungen
Kommunikation ist der Schlüssel, um die volle und pünktliche Bezahlung zu erhalten. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, lassen Sie den Kunden einen Vertrag unterzeichnen, der regelt, wie die Zusammenarbeit abläuft. Der Vertrag sollte klar definierte Zahlungsfristen, Details zu verspäteten Gebühren und die Konsequenzen bei Nichtzahlung enthalten.
Beginnen Sie niemals mit der Arbeit ohne einen unterzeichneten Vertrag. Ein Vertrag stellt sicher, dass Sie und der Kunde dieselben Erwartungen haben, und bietet Ihnen rechtlichen Rückhalt, falls der Kunde sich weigert zu zahlen.
Automatisieren Sie Zahlungserinnerungen
Nutzen Sie Buchhaltungssoftware zur Automatisierung der Rechnungsstellung und zum Versenden pünktlicher Zahlungserinnerungen. Ihre Abrechnungslösung sollte in der Lage sein, überfällige Rechnungen zu identifizieren und eine sofortige Nachverfolgung zu planen. Einige Kunden ignorieren diese Erinnerungen, aber andere benötigen nur eine kleine Erinnerung, um ihre Rechnungen zu begleichen.
Wenn Ihr Unternehmen viele Kunden betreut, kostet das manuelle Versenden von Erinnerungen zu viel Zeit. Automatisieren Sie den gesamten Prozess, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine konsistente Nachverfolgung ausstehender Zahlungen bei allen Kunden sicherzustellen.
Investieren Sie in Kundenbeziehungen
Sie können nicht alle verspäteten Zahlungen verhindern, aber Sie können sie durch Investitionen in solide Kundenbeziehungen reduzieren. Zufriedene Kunden zahlen in der Regel pünktlich, daher sollte Ihr Team zusammenarbeiten, um erstklassigen Service zu bieten. Bitten Sie Ihre Projektmanager, den Kunden das „White-Glove“-Erlebnis zu bieten, das sie erwarten.
Transparente Kommunikation trägt dazu bei, das Vertrauen des Kunden in Ihr Unternehmen zu erhalten. Dieses Vertrauen führt oft zu positivem Verhalten wie Weiterempfehlungen, fortgesetztem Geschäft und – hoffentlich – pünktlichen Zahlungen.
Vereinfachen Sie die Abrechnung im Nachhinein mit den richtigen Tools
Die Abrechnung im Nachhinein ist eine sehr gängige Abrechnungsstrategie. Während sie dazu beitragen kann, Verwirrung bei Rechnungen zu verringern und Kundenbeziehungen zu verbessern, birgt sie auch das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Cashflow-Problemen. Befolgen Sie die Best Practices in diesem Leitfaden, um Ihr Unternehmen zu schützen und gleichzeitig Ihren Kunden mehr Flexibilität und Transparenz zu bieten.
Die manuelle Verwaltung der Abrechnung im Nachhinein erfordert viel Aufwand, insbesondere bei großen Konten oder Unternehmenskunden. Wenn Sie Ihre Abrechnungsprozesse optimieren und die Risiken der Abrechnung im Nachhinein verringern möchten, nutzen Sie die fortschrittliche Abrechnungssoftware von Zuora. Unsere Plattform bewältigt komplexe Abrechnungsszenarien, bietet detaillierte Einblicke und optimiert Finanzoperationen.
Schauen Sie sich den Leitfaden für den Kauf von Abrechnungssoftware an, um zu erfahren, wie die richtigen Tools die Abrechnung im Nachhinein für Unternehmen jeder Größe erleichtern können.