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Automatisierung der Buchhaltung: Ein vollständiger Leitfaden

Eine Person mit Brille und Dutt spricht und gestikuliert dabei mit einer Hand. Sie sitzt mit einem Laptop an einem Tisch.

Manuelle Prozesse haben traditionell die Buchhaltung bestimmt, was zu mühsamen Stunden der manuellen Dateneingabe, häufigen menschlichen Fehlern und dem unerbittlichen Druck, Fristen einzuhalten, geführt hat. Doch heute erwarten Unternehmen von ihren Buchhaltungs- und Finanzteams, dass sie proaktiver sind und in der Lage sind, Echtzeit-Finanzdaten zu analysieren, was die Unterstützung neuer Technologien erfordert—Buchhaltungsautomatisierung.

Der State of Revenue Accounting Report hat ergeben, dass 79 % der Führungskräfte in der Buchhaltung und Finanzabteilung sagen, dass sie ein höheres Maß an Automatisierung benötigen und im Durchschnitt schätzen, dass ihr Team mehr als die Hälfte (53 %) ihrer Zeit mit manuellen, wiederholenden Aufgaben verbringt, während sie gleichzeitig versuchen, den gestiegenen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

In diesem Artikel behandeln wir alles, was Sie über Buchhaltungsautomatisierung wissen müssen: ihre Entwicklung, wie sie die Probleme mit manueller Buchhaltung lösen kann, welche Aufgaben Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren können und welche nächsten Schritte Sie unternehmen sollten.

Was ist Buchhaltungsautomatisierung?

Die Buchhaltungsautomatisierung umfasst eine Reihe von Softwarelösungen, die verschiedene Finanzprozesse automatisieren und optimieren, von der Dateneingabe und Kontoabgleich bis hin zur Berichtserstellung und komplexem Risikomanagement.

Im Laufe der Jahre hat sich die Buchhaltungsautomatisierung von der Verwaltung großer Datensätze und schnelleren Berechnungen zu benutzerfreundlichen Buchhaltungswerkzeugen entwickelt. Aber denken Sie daran: Automatisierung ist ein Verbündeter der manuellen Finanzprozesse, nicht deren vollständiger Ersatz.

Das Hauptziel ist es, Buchhaltungs- und Finanzteams dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsabläufe effizienter, analytischer und strategischer zu gestalten.

Welche Probleme gibt es bei der manuellen Buchführung?

Die Automatisierung soll die Schwächen manueller Buchhaltungsprozesse beheben. Einige dieser Probleme sind:

Fehler durch Menschen und Datenungenauigkeiten

Manuelle Buchhaltungsprozesse bergen ein hohes Potenzial für menschliche Fehler, die die Integrität finanzieller Daten und die Entscheidungsfindung gefährden können.

Zeitaufwändige Prozesse

Manuelle Buchhaltungsprozesse sind von Natur aus zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Bei der Bearbeitung großer Datenmengen erschweren Aufgaben wie manuelle Dateneingabe und Abgleich die Agilität und Reaktionsfähigkeit – und dies verzögert oft entscheidungsrelevante, datengestützte Entscheidungen.

Fehlende Skalierbarkeit

Mit zunehmendem Volumen an Finanzdaten und Transaktionen wird die manuelle Buchhaltung schwieriger – was zu Ineffizienzen führt und das Wachstum des Unternehmens bremst.

Compliance- und Regulierungsrisiken

Kontrollen und Ausgleichsmechanismen sind in manuellen Buchhaltungsprozessen nahezu nicht vorhanden. Das erschwert es, Fehler nachzuvollziehen und Änderungen vorzunehmen, um den regulatorischen Standards zu entsprechen. Unternehmen, die stark auf manuelle Prozesse angewiesen sind, öffnen Tür und Tor für Compliance- und Prüfungsrisiken.

Vorteile der Automatisierung für die Buchhaltung

Die Buchhaltungsautomatisierung stellt sicher, dass Fehlinformationen die Finanzaufzeichnungen nicht verfälschen. Im Folgenden finden Sie einige der anderen bemerkenswerten Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung.

Bessere Genauigkeit

Die manuelle Extraktion und Manipulation von Daten, kombiniert mit Mitarbeitern, die bis spät in die Nacht arbeiten, um die Bücher am Monatsende abzuschließen, birgt ein unüberschaubares Risiko menschlicher Fehler, das unweigerlich zu Prozessfehlern führt. Die automatisierte Buchhaltung reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe und Berechnung erheblich.

Weniger Zeit- und Kostenverschwendung

Automatisierung rationalisiert sofort manuelle Aufgaben. Benutzer von Buchhaltungsautomatisierungssoftware haben durch Abgleich von Spesenberichten und Transaktionsimporten erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen verzeichnet.

Verbesserte Skalierbarkeit

Dank der Fähigkeit, ein größeres Datenvolumen zu verarbeiten, behebt die Automatisierung das Problem der begrenzten Funktionalität. Skalierbare Buchhaltungsautomatisierungssoftware ermöglicht es Benutzern, so viele Anwendungen zu verbinden, wie ihr Datenspeicher erfordert.

Bessere Datensicherheit

Automatisierte Buchhaltungsprozesse sind viel sicherer für Unternehmen. Moderne Buchhaltungssoftware verwendet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung im Ruhezustand, Browserverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Integrität der Benutzerdaten zu schützen.

Regulatorische Compliance sicherstellen

Buchhalter können sich mit der Buchhaltungsautomatisierung an moderne Datensicherheitsvorschriften halten. Es ist üblich, Softwarelösungen zu finden, die mit den SOC2 Typ II-Standards konform sind.

Umfassende Analyse

Mit schnellem Zugang zu Echtzeitdaten erhalten Benutzer automatisierter Buchhaltung tiefere finanzielle Einblicke und treffen fundiertere Entscheidungen.

Schnellerer Datenabruf

Durch ein zentrales digitales System ermöglicht die Buchhaltungsautomatisierung einen schnelleren Datenabruf. Relevante Daten sind nur wenige Abfragen entfernt.

11 Buchhaltungsaufgaben, die Ihr Unternehmen automatisieren kann

Unternehmen können mit einzelnen finanziellen Aufgaben in die Buchhaltungsautomatisierung einsteigen. Zu den häufigen Anwendungsfällen gehören:

Rechnungserstellung und -verarbeitung

Automatisierung kann helfen, manuelle Dateneingaben zu minimieren und den Prozess der Rechnungszuordnung zu unterstützen.

Software für die Hauptbuchbuchhaltung

Automatisierung kann Funktionen wie Batch-Verarbeitung, anpassbare Berichte und API-Integrationen umfassen. Mit diesen Tools kann Ihre Hauptbuchbuchhaltungssoftware mehr Nutzen bieten.

Spesenmanagement

Unternehmen können den Aufwand beim Spesenmanagement mit automatisierten Funktionen wie Drittanbieter-Integrationen und Auszahlungsanreizen reduzieren.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Buchhaltungsautomatisierung kann helfen, Funktionen wie Nettolohnberechnungen, Dateneingaben und Gehaltsauszahlungen zu verwalten.

Bankabstimmung

Obwohl der Bankabstimmungsprozess menschliche Aufsicht erfordert, können einige Elemente automatisiert werden, wie z. B. die Abgleichung von Bankauszügen und die Kennzeichnung von Doppelbuchungen.

Finanzberichterstattung und Modellierung

Finanzberichte sind oft hochgradig kontextbezogen und erfordern immer noch zusätzliches (menschliches) Fachwissen zur Interpretation. Die Buchhaltungsautomatisierung ermöglicht jedoch, den Prozess durch regionsbasierte Modelle, Ein-Klick-Finanzberichte und die Vorhersage von Umsatzentwicklungen zu rationalisieren.

Finanzrisikomanagement

Automatisierung kann Ihren Risikomanagementprozess unterstützen, indem sie wichtige Risikokennzahlen (KRIs) und die wichtigsten Datenquellen des Unternehmens in eine spezielle Risikobewertungsanwendung integriert.

Wartung des Prüfpfades

Ein Prüfpfad verfolgt eingehendes Geld und ausgehende Einkäufe. Organisationen können den Prozess automatisieren, indem sie Zahlungsdokumente als zugängliche PDFs speichern und diese bei jeder Zahlung erfassen.

Steuererklärung

Unternehmen können ihren Steuervorbereitungsprozess automatisieren, beginnend mit hochvolumigen, hochrentablen Aufgaben wie der Berichtserstellung, Datensammlung und Validierung. Automatisierung kann auch Anpassungsberechnungen und die Ausfüllung von Steuerformularen umfassen.

Cashflow-Management

Unternehmen können ihren Cashflow optimieren, indem sie APIs nutzen, um Bankkonten und Finanzdatenquellen zu verbinden. Dadurch werden Daten automatisch in ihr Cash-Management-System importiert.

Forderungsmanagement

Nachdem Kaufdaten eingegeben wurden, verfolgt eine AR-Automatisierung die Zahlungsarten, ordnet Rechnungen Verkaufsaufträgen zu und überwacht die Inkassovorgänge, einschließlich der Kennzeichnung abgelaufener Kreditkarten. Das Unternehmen kann von hier aus Anreize für frühzeitige Zahlungen und Gebühren für verspätete Zahlungen festlegen.

11 accounting tasks your business can automate

Businesses can start their accounting automation with individual financial tasks. Some of the common instances include:

Invoice generation and processing

Automation can help minimize manual data entries and bolster the invoice-matching process.

General ledger accounting software

Automation can include features like batch processing, customizable reports, and API integrations. Using these tools, your general ledger accounting software can gain more utility.

Expense management

Businesses can reduce the struggle around expense management with automated features like third-party integrations and reimbursement triggers.

Payroll processing

Accounting automation can help manage functions like net pay calculations, data inputs, and paycheck disbursements.

Bank reconciliation

While the bank reconciliation process requires human oversight, you can automate some elements, like bank statement matching and double-entry flagging.

Financial reporting and modeling

Financial reports are often highly contextual and still require additional (human) expertise to interpret. However, accounting automation lets you streamline the process through region-based models, one-click financial statements, and prediction of revenue futures.

Financial risk management

Automation can bolster your risk management process by integrating key risk indicators (KRIs) and the business’s main data sources into a dedicated risk assessment application.

Audit trail maintenance

An audit trail tracks incoming money and outgoing purchases. Organizations can automate the process by storing payment documents as accessible PDFs and capturing them during each payment.

Tax preparation

Businesses can automate their tax preparation process, starting with high-volume, high-return tasks like report generation, data collection, and validation. Automation can also extend to adjustment calculations and tax form completion.

Cash flow management

Businesses can streamline cash flow by utilizing APIs to link bank accounts and financial data sources. This automatically imports data into their cash management system.

Account receivable

Once purchase data is inputted, an AR automation tracks payment types, matches invoices to sales orders, and monitors collections, including flagging expired credit cards. The business can establish early payment incentives and late payment fees from here.

6 Schritte zur Automatisierung Ihres Buchhaltungsprozesses

Die Buchhaltungsautomatisierung geht über den reinen Erwerb von Buchhaltungssoftware hinaus. Sie müssen etwas mehr Arbeit investieren, um diese Software vollständig zu optimieren. Hier sind einige notwendige Schritte, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu automatisieren:

Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Beginnen Sie ganz unten: Welche Ihrer Buchhaltungsprozesse erfordern tatsächlich eine Automatisierung? Da nicht jede finanzielle Aufgabe automatisiert werden muss, sollten Sie sich auf die monotonen, wiederholenden Aufgaben konzentrieren.

Recherchieren und identifizieren Sie Automatisierungslösungen

Der nächste Schritt besteht darin, die besten Automatisierungslösungen für das finanzielle Framework Ihres Unternehmens zu finden.

Hier sind einige Tipps:

  • Bestimmen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse an ein Buchhaltungssystem: Muss Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung oder das Spesenmanagement automatisieren? Oder beides?

  • Identifizieren Sie Ihre drei besten Anbieteroptionen und verengen Sie die Auswahl auf den geeignetsten.

  • Erstellen Sie ein Bewertungssheet zum Vergleich: Vergleichen Sie beispielsweise Cloud-basierte Funktionen mit SaaS-Funktionen.

  • Bestimmen Sie die Rentabilität: Berechnen Sie die Kosten jeder finanziellen Aufgabe vor und nach der Automatisierung und ermitteln Sie die Differenz. Würden die Einsparungen durch Automatisierung die Kosten des Tools rechtfertigen?

  • Bereiten Sie einen Business Case vor: Umreißen Sie den Bedarf an Automatisierung und legen Sie einen Zeitrahmen fest, um eine Ziel-Rendite zu erreichen.

  • Präsentieren Sie Ihren Business Case dem Team zur Genehmigung: Dies ermöglicht notwendige Anpassungen im Implementierungsplan.

  • Wählen Sie den besten Anbieter aus: Achten Sie auf den Anbieter, der die Finanzbuchhaltungssysteme Ihres Unternehmens zentralisiert.

Verwandt: Der Käuferleitfaden für Software zur Umsatzautomatisierung

Wählen Sie geeignete Automatisierungstools aus

Softwarebasierte Automatisierungstools sind gute Optionen, wenn das Unternehmen bereits bestehende Buchhaltungssoftwareanwendungen hat. Andererseits sind Cloud-basierte Automatisierungsoptionen besser geeignet, wenn Sie einen ganzheitlichen Ansatz benötigen.

Integration in bestehende Systeme

Die Automatisierungstools müssen nahtlos mit bestehenden Buchhaltungssystemen über Drittanbieterverbindungen oder die Vereinheitlichung auf einer Plattform integriert werden.

Entwickeln Sie einen Implementierungsplan

Ein Implementierungsplan verleiht Ihren Automatisierungszielen Substanz. Er sollte Zeitrahmen, Meilensteine, Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen, SMART-Ziele des Automatisierungsprojekts und einen Umriss der Fortschrittsverfolgung beinhalten.

Mitarbeiterschulung

Die Buchhaltungsautomatisierung kann nicht vollständig in Betrieb genommen werden, ohne den menschlichen Faktor. Sie müssen Ihre Mitarbeiter schulen, damit sie die neue Software effektiv nutzen können.

Testen und Verfeinern der Automatisierungsabläufe

Um konstante positive Ergebnisse aus Ihren automatisierten Abläufen zu gewährleisten, testen und verfeinern Sie diese. Während ein Testlauf in einigen Fällen ausreichen kann, müssen Sie möglicherweise mehrere Tests durchführen, um den Prozess zu verfeinern, insbesondere wenn Sie vollständig von manuellen Arbeitsabläufen auf Automatisierungssoftware umsteigen.

Kontinuierliche Überwachung und Optimierung

Nach der Implementierung sollten Sie ein System für kontinuierliche Überwachung und Optimierung einrichten. Eine gute Idee ist es, automatische Warnungen und Benachrichtigungen einzurichten. Ein solches System kann es Unternehmen ermöglichen, Anomalien oder Unstimmigkeiten im Buchhaltungsworkflow schnell zu identifizieren.

Sie sollten regelmäßige Datenintegritätsprüfungen durchführen, um die Genauigkeit und Konsistenz der Informationen zu überprüfen, die das automatisierte System verarbeitet.

Worauf man bei Buchhaltungsautomatisierungssoftware achten sollte

Jede Buchhaltungsautomatisierungssoftware muss einige spezifische Funktionen bieten, wenn sie effektiv sein soll. Der Käuferleitfaden für Software zur Umsatzautomatisierung bietet eine vollständige Anleitung zur Recherche, Bewertung und Auswahl der richtigen Umsatzautomatisierungssoftware für Ihr Unternehmen.

Hier sind die wesentlichen Funktionen, auf die Sie bei der Evaluierung achten sollten.

Integrationsmöglichkeiten

Eine Buchhaltungsautomatisierungslösung sollte nahtlos mit den finanziellen Prozessen Ihres Unternehmens und den wesentlichen Geschäftssystemen wie Customer Relationship Management (CRM) Software und Enterprise Resource Planning (ERP) Systemen integriert werden.

Sicherheitsfunktionen

Die Software muss die Standardverschlüsselung von Benutzerdaten bieten, wie z. B. Verschlüsselung auf dem Gerät, im Browser und auf dem Server. Datenpannen sind in der Finanzbranche keine Seltenheit – der IBM Cost of a Data Breach Report zeigt, dass die Kosten von Datenpannen in der Finanzbranche im Durchschnitt 5,97 Millionen US-Dollar betragen. Die Wahl einer Lösung mit robusten Sicherheitsfunktionen ist wichtiger denn je.

Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigen auch das Transaktionsvolumen und die finanzielle Komplexität. Ihre Buchhaltungsautomatisierungssoftware sollte mit diesen Entwicklungen skalieren können und in der Lage sein, größere Volumen zu verarbeiten.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Alle Datenpunkte und Funktionen sollten in einem zentralen, leicht zugänglichen Bereich angezeigt werden. Je benutzerfreundlicher die Software ist, desto geringer wird die Lernkurve für Ihr Team sein.

Compliance mit Industriestandards

Überprüfen Sie, ob die Buchhaltungsautomatisierungssoftware mit den relevanten Industriestandards wie SOC2 Type II, HITRUST und ISO/IEC 27001 konform ist.

Einfachheit und Geschwindigkeit der Implementierung

Neue Software bringt oft Implementierungsherausforderungen mit sich. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Buchhaltungsautomatisierungssoftware einen klaren Implementierungsprozess und die Unterstützung sowie Schulung bietet, die Sie benötigen, um loszulegen.

Kernbuchhaltungsmodul

Effektive Buchhaltungsautomatisierungssoftware wird Kernmodule wie Hauptbuch, Lohnbuchhaltung und Bankabstimmung beinhalten.

Business Intelligence

Die Software sollte über Reporting-Funktionen verfügen, die in der Lage sind, Prognosen zu erstellen und Einblicke als Teil eines robusten Business Intelligence Systems bereitzustellen.

Was sind die Herausforderungen der automatisierten Buchhaltung?

Die folgenden Herausforderungen könnten für jedes Unternehmen auftreten, wenn es seine Buchhaltungsprozesse automatisiert.

Akzeptanz gewinnen

Es ist wahrscheinlich, dass Sie auf Widerstand von Stakeholdern gegenüber der Automatisierung stoßen. 67% der Führungskräfte in der Buchhaltung und im Finanzwesen geben an, dass sie Schwierigkeiten haben, die Zustimmung ihrer Führungsebene für die Implementierung der Umsatzautomatisierung zu erhalten.

Den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden und die Zustimmung zu gewinnen, kann eine Herausforderung sein. Sie müssen die Vorteile der Automatisierung effektiv kommunizieren und aufzeigen.

Implementierungskosten

Die anfänglichen und laufenden Kosten einer automatisierten Buchhaltungslösung können insbesondere für größere Unternehmen mit komplexeren Finanzmodulen prohibitiv sein.

Darüber hinaus könnten unerwartete Kosten während der Implementierungsphase auftreten, wie zusätzliche IT-Infrastrukturanforderungen, Integrationsausgaben und laufende technische Supportgebühren. Aber können Sie es sich wirklich leisten, weiterhin alles auf die gleiche Weise zu tun?

Komplexe Benutzeroberfläche

Während des gesamten Lebenszyklus der automatisierten Buchhaltung könnten Benutzer die Modulnavigation als technisch und komplex empfinden. Dies könnte zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter erforderlich machen.

Datenmigration und Integrationskomplexität

Das Verschieben von Datenpunkten zwischen Anwendungen in der Buchhaltungsautomatisierungssoftware ist zeitaufwändig und kann manchmal zu Fehlern führen.

Technische Probleme

Der Softwareanbieter könnte Expertendienstleistungen zur Fehlerbehebung bereitstellen müssen, wenn die Lösung technische Probleme, Kompatibilitätsprobleme, Bugs oder andere Fehler aufweist.

Lange Schulungszeit

Obwohl Sie eine Roadmap und einen Zeitplan für die Einführung der Automatisierung haben, kann dieser Prozess manchmal noch länger dauern. Ihr Zeitplan muss auch Konsultationen und die Zusammenarbeit mit Betriebs- und IT-Teams berücksichtigen.

FAQs zur Automatisierung der Buchhaltung

Wird die Technologie Buchhalter ersetzen?

Es ist unwahrscheinlich. Technologie übernimmt die sich wiederholenden Aspekte finanzieller Aufgaben. Menschen sind notwendig für kritisches Denken und Entscheidungsfindung in der Buchhaltung.

Wie verändert Automatisierung die Arbeitsweise von Buchhaltern?

Automatisierung spielt eine ergänzende Rolle in den Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen. Sie kann Buchhalter von wiederholenden manuellen Buchhaltungsaufgaben befreien und ihnen ermöglichen, sich auf die Erstellung und Analyse finanzieller Daten zu konzentrieren.

Warum wird die Buchhaltung nicht vollständig automatisiert?

Bestimmte Buchhaltungsfunktionen erfordern kritisches — und manchmal kreatives — Denkvermögen. Diese Fähigkeiten sind von Natur aus menschlich, und die vollständige Ersetzung des menschlichen Faktors würde zu Fehlern führen. Auch die automatisierten Systeme selbst benötigen menschliche Aufsicht und technische Eingriffe, um optimal zu funktionieren.

Wie transformieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit Automatisierung?

Sie können beginnen, indem Sie auf automatisierte Buchhaltungssoftware umsteigen. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, wichtige Buchhaltungsaufgaben von einer zentralen Konsole aus zu verwalten. Sie können das Hauptbuch, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Finanzberichte sowie Gewinn- und Verlustrechnungen automatisieren.

Wird automatisierte Buchhaltung CPAs ersetzen?

Nein, das wird sie nicht. Buchhalter, einschließlich CPAs, nutzen die Automatisierung als ergänzendes Werkzeug.

Wie nutzen Sie Automatisierung in der Buchhaltung?

Bewerten Sie Ihre aktuellen Buchhaltungsprozesse und die verfügbaren Automatisierungstechnologien dafür. Passen Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe an und automatisieren Sie basierend auf dieser Modifikation. Lassen Sie einen menschlichen Aufsichtsperson den Prozess testen und bei Bedarf iterieren.