Eine überzeugende Business Case für ein Abrechnungsprojekt erstellen
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Den richtigen Start setzen
Ihre Stakeholder und Führungskräfte von Ihrer Vision für ein Abrechnungsprojekt zu überzeugen, bedeutet mehr als nur eine fundierte Business Case mit überzeugendem Return on Investment (ROI) zu erstellen. Ihr Prozess sollte damit beginnen, den angestrebten Mehrwert klar zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Initiative eng mit den wichtigsten strategischen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft ist. Wie gehen Sie dabei vor?
In diesem Kapitel führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte, um Projektziele und -umfang abzustimmen, die Vorteile des Projekts herauszuarbeiten und zu kommunizieren sowie Ihre Business Case zu entwickeln.
Tipp
„Finanzteams müssen in der Lage sein, den Wert ihrer Initiativen klar zu kommunizieren, um eine Finanzierung zu erhalten. Dazu gehört, dass sie die Vorteile ihrer Projekte in Bezug auf Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum und verbessertes Risikomanagement quantifizieren können.“
– Der CFO-Leitfaden zur Navigation in unsicheren Zeiten, McKinsey & Company
Stimmen Sie zunächst den Umfang und die Ziele des Projekts ab
Arbeiten Sie gemeinsam mit den Stakeholdern daran, die gewünschten Vorteile und Ergebnisse des Projekts zu identifizieren und klar zu formulieren. Die Führungsebene über den aktuellen Prozess, bestehende Risiken und die Auswirkungen auf die Unterstützung eines neuen Go-to-Market-Modells zu informieren, kann dabei helfen, die geschäftliche Notwendigkeit für ein Abrechnungsprojekt zu untermauern.
Doch die Zustimmung aus der obersten Führungsebene, insbesondere vom CFO, zu erhalten, ist oft eine Herausforderung. Was ist also der beste Weg, um das Executive Buy-in zu sichern? Behandeln Sie dies wie einen Verkaufspitch – mit überzeugenden Argumenten und einer gründlichen Analyse. Wenn Sie die Perspektive des CFO verstehen und Verkaufstechniken einsetzen, wird aus Ihrem Pitch eine überzeugende Geschichte, die Unterstützung für wichtige Initiativen generiert.
Erinnern Sie Ihre Führungskräfte an die Vorteile einer speziell entwickelten Abrechnungslösung für das Unternehmen – wie höhere Effizienz, Compliance, Genauigkeit, bessere Prognosen, mentale Gesundheit der Mitarbeitenden, geringere Fluktuation und mehr. Legen Sie überzeugend dar, warum eine Veränderung notwendig ist, und definieren Sie klar das Ziel des Projekts sowie die erforderliche Architektur. Handelt es sich beispielsweise um ein Projekt zur Automatisierung der Abrechnung oder um eine umfassende Transformation vom Angebot bis zum Umsatz?
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Stakeholder
Verschiedene Stakeholder betrachten den Mehrwert aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen und recherchieren.
Diese Perspektiven werden bei Entscheidungen zur Ressourcenverteilung und Priorisierung von Projekten berücksichtigt. Erstellen Sie daher eine Übersicht Ihrer Stakeholder und passen Sie Ihre Business Case entsprechend an.
Zu diesen Stakeholdern können gehören:
- Geschäftsleitung (C-Level)
- Leiter von Geschäftsbereichen/Regionen
- Endanwender
- Informationstechnologie (IT)
- Personalwesen (HR)
- Rechtsabteilung
- Einkauf
- Chief Information Security Officer (CISO)
Passen Sie die Business Case an die Unternehmensziele an
Wenn Sie die wichtigsten Vorteile für Ihre Business Case eingrenzen, ist es entscheidend, dass diese mit den übergeordneten Zielen und Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen. Dadurch stellen Sie auch sicher, dass Ihre Business Case mit den Budgetvorgaben abgestimmt ist.
Übergeordnete Unternehmensinitiativen können beispielsweise Kostensenkung, Umsatzsteigerung oder Risikominimierung umfassen.
Heben Sie zentrale Vorteile und Verbesserungen hervor
Bei der Erstellung Ihrer Business Case kann es verlockend sein, alle potenziellen Vorteile eines neuen Abrechnungssystems im Detail aufzuführen. Dies kann jedoch schnell überwältigend wirken und die Überzeugungskraft mindern.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die drei bis vier wichtigsten Vorteile und den Mehrwert der Lösung. Diese Vorteile können beispielsweise sein:
- Umsatzsteigerung durch schnellere Markteinführung von Angeboten, geringere Abwanderung und bessere datenbasierte Entscheidungsfindung.
- Kostensenkung durch Minimierung des operativen Aufwands, Automatisierung weiterer Abrechnungsprozesse und Reduzierung des IT-Aufwands.
- Risikominimierung im Zusammenhang mit Abrechnungs- und Zahlungsfehlern oder Systemausfällen.
Tipp
Vorteile ausgewogen darstellen
Unausgewogene Business Cases laden zur Kritik ein. Vorteile, die im Vergleich zu anderen zu groß oder zu klein erscheinen, werden häufig hinterfragt und sind oft Ziel für Kürzungen oder Streichungen. Daher ist es wichtig, dass alle ausgewählten Vorteile in etwa gleichwertig sind. Erwägen Sie, Vorteile zusammenzufassen, um ein ausgewogenes Bild zu schaffen.
Trivialisierungen und Ablehnungen vorbeugen
Manchmal verfügen Entscheidungsträger in der Geschäftsleitung nicht über die tägliche Erfahrung mit den relevanten Herausforderungen und Vorteilen wie Sie oder Ihr Team. Dies kann dazu führen, dass wichtige Punkte Ihrer Business Case schnell abgetan oder trivialisiert werden. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ihre Vorteile mit konkreten Praxisbeispielen untermauern, sofern vorhanden. Beispielsweise könnte es kürzlich einen Fall einer potenziellen wesentlichen Schwäche im Unternehmen oder eine erhöhte Fluktuation aufgrund hoher manueller Arbeitsbelastung und langer Arbeitszeiten gegeben haben.
Bereiten Sie sich zudem auf potenzielle „schnelle und günstige Lösungen“ vor, die vorgeschlagen werden könnten. Falls bestimmte Vorteile als weniger wichtig abgetan werden, helfen Sie Ihren Führungskräften zu verstehen, wie diese mit wichtigeren Vorteilen zusammenhängen. Wenn beispielsweise kosten- oder umsatzorientierte Vorteile abgelehnt werden, zeigen Sie auf, wie diese das Risiko beeinflussen, und machen Sie deutlich, welche Folgen Untätigkeit haben könnte.
Tipp
Handeln und Dringlichkeit durch KPIs wie die folgenden fördern:
- Nutzen/Wert der Maßnahme
- Vermeidbare Kosten
- Kosten von Verzögerungen oder Untätigkeit
- Kosten, wenn Wettbewerber handeln und Sie nicht
Maximieren Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Business Case
Wenn Sie Ihren Business Case finalisieren und sich auf die Präsentation vorbereiten, versetzen Sie sich erneut in die Lage Ihrer Stakeholder und fragen Sie sich: Ist das glaubwürdig? Planen Sie mit einem ROI von 300 % bis 800 % und einem Amortisationszeitraum von 3 bis 18 Monaten. Passen Sie Ihre Zahlen gegebenenfalls an, damit sie realistisch und glaubwürdig sind.
Halten Sie das Momentum aufrecht
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