Die richtige Order-Management-Software auswählen
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Unternehmen benötigen die passenden Tools in ihrem Technologie-Stack, um das Order-Management effizient umzusetzen. Die gesamte Prozessabwicklung manuell zu steuern, ist nahezu unmöglich – daher ist eine Order-Management-Software unerlässlich. Mit der richtigen Lösung kann Ihr Unternehmen Automatisierung nutzen, Arbeitsabläufe optimieren und die Zusammenarbeit mit weniger Fehlern verbessern.
Allerdings gibt es zahlreiche Order-Management-Softwarelösungen auf dem Markt. Befolgen Sie die Tipps in diesem Abschnitt, um das passende OMS auszuwählen, die wichtigsten Funktionen zu identifizieren und Anbieter zu bewerten, damit Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Wie Sie das richtige OMS für Ihr Unternehmen auswählen
Die Wahl des richtigen OMS kann die Effizienz steigern, Kosten senken und das Kundenerlebnis verbessern. Befolgen Sie diese Tipps, um eine Software auszuwählen, die auf Ihre wichtigsten Herausforderungen abgestimmt ist.
1. Führen Sie eine Gap-Analyse durch
Wo liegen die Schwachstellen in Ihrem Auftragsmanagementprozess? Beispielsweise kann Ihre Durchlaufzeit zu lang sein. Oder es treten häufig Fehler auf, weil Ihr Team zu sehr auf manuelle Dateneingaben angewiesen ist.
Die Identifizierung dieser Probleme hilft Ihnen dabei, eine relevantere und hilfreichere Order-Management-Software auszuwählen, die Ihre größten Herausforderungen löst.
2. Verstehen Sie Ihre Anforderungen
Nachdem Sie nun wissen, wo Ihre Prozesse Schwächen aufweisen, setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und definieren Sie, welche Funktionen die Software erfüllen muss. Wenn beispielsweise Fehler ein großes Problem darstellen, sollten Automatisierung und KI-Integrationen ganz oben auf Ihrer Anforderungsliste stehen.
Erstellen Sie eine Liste dieser Anforderungen und vergleichen Sie sie mit verschiedenen Order-Management-Systemen. So stellen Sie sicher, dass Sie die bestmögliche Lösung für Ihre Bedürfnisse auswählen.
3. Bewerten Sie Ihren aktuellen Technologie-Stack
Ihr Unternehmen nutzt weitere Technologien und Tools. Je besser sich Ihre Order-Management-Software in diese Lösungen integrieren lässt, desto reibungsloser und präziser wird der Auftragsmanagementprozess ablaufen.
Erstellen Sie eine Liste Ihrer aktuellen ERP-, CRM-, Lagerverwaltungs-, Kundenservice- und Marketing-Plattformen. Wenn Sie einen Anbieter evaluieren, fragen Sie, ob es vorgefertigte Schnittstellen zu diesen Lösungen gibt oder ob eine individuelle Anbindung möglich ist.
Order-Management-Software mit integrierten Schnittstellen ermöglicht die schnellste Implementierung einer neuen Lösung und beschleunigt den Return on Investment. Dies sollte jedoch kein Ausschlusskriterium sein, wenn die Software ansonsten gut zu Ihnen passt.
4. Entscheiden Sie, ob Sie eine On-Premise- oder Cloud-Lösung wünschen
Im Allgemeinen ist cloudbasierte Order-Management-Software heute der Standard. Sie ist hoch skalierbar und erfordert keine eigenen IT-Mitarbeiter für die Verwaltung. Bei Störungen ist der Anbieter für die Behebung verantwortlich.
On-Premise-Lösungen benötigen interne Experten für die Verwaltung, bieten dafür aber mehr Kontrolle und Sicherheit. Der Nachteil ist, dass On-Premise-Lösungen für kleinere Unternehmen oft zu teuer sind.
Überlegen Sie, ob Sie die Kosteneffizienz und den Komfort der Cloud oder die Kontrolle und Sicherheit von On-Premise bevorzugen, um die passende Order-Management-Software zu finden.
Worauf Sie bei Order-Management-Software achten sollten
Sobald Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens verstanden haben, ist es an der Zeit, die notwendigen Funktionen für Ihre Auftragsmanagement-Software zu berücksichtigen. Jedes Unternehmen ist anders, aber diese grundlegenden Funktionen sind in jedem OMS unerlässlich.
Auftragsabwicklung
Das OMS sollte Bestellungen aus all Ihren Vertriebskanälen – E-Commerce-Websites, stationäre Geschäfte oder Großhandelskonten – in einem einzigen Dashboard zusammenführen. Diese Funktion beseitigt die manuelle Nachverfolgung von Bestellungen und verschafft Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Aufträge.
Echtzeit-Bestandsmanagement
Wenn Sie physische Waren verkaufen, achten Sie auf Tools, die den Lagerbestand automatisch kanalübergreifend aktualisieren, um Überverkäufe oder Fehlbestände zu vermeiden. Warnmeldungen bei niedrigem Bestand und die Verfolgung mehrerer Standorte sind ebenfalls hilfreich.
Integrationen
Die Auftragsmanagement-Software sollte sich nahtlos mit anderen Lösungen integrieren lassen, um Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Auftragsabwicklungsprozess zu ermöglichen. Berücksichtigen Sie die Anbindung an Buchhaltungslösungen, Versanddienstleister und E-Commerce-Plattformen.
Je mehr Integrationen Ihre Auftragsmanagement-Software unterstützt, desto weniger manuellen Aufwand muss Ihr Team in die Arbeitsabläufe investieren.
Automatisierung
Die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie Auftragszuweisung, Rechnungserstellung und Versandlabel-Generierung spart Zeit und reduziert Fehler. Viele Auftragsmanagementsysteme verfügen über integrierte Aufgabenmanager, die Bestellungen automatisch bestimmten Standorten zuweisen oder Bestellungen auslösen, wenn der Lagerbestand niedrig ist.
Prüfen Sie, ob das OMS auch KI-gestützte Automatisierungen anbietet, die komplexere Aufgaben übernehmen können.
Individualisierung
Jede Organisation ist einzigartig. Die Auftragsmanagement-Software sollte Anpassungsmöglichkeiten bieten, damit sie zu den Abläufen Ihres Unternehmens passt. Modulare Aufbauten, nutzungsbasierte Preismodelle und anpassbare Drag-and-Drop-Workflows ermöglichen es Ihnen, die Lösung individuell zu gestalten.
Analytik
Jede seriöse Auftragsmanagement-Software sollte umfassende Berichte beinhalten. Ohne diese Daten ist es unmöglich, Engpässe zu erkennen und die operative Effizienz zu verbessern.
Achten Sie auf ein OMS, das historische Kennzahlen erfasst und Berichte zu Verkaufstrends, Performance und Kundenverhalten liefert. Viele Lösungen bieten mittlerweile KI-gestützte Analysen, die nach einer gewissen Zeit der Datenerfassung und -auswertung personalisierte Einblicke in die Performance ermöglichen.
Wie Sie OMS-Anbieter bewerten
Verschiedene Order-Management-Systeme (OMS) bieten häufig ähnliche Funktionen, daher ist die Bewertung des Anbieters entscheidend. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Anbieter vor Vertragsabschluss zu prüfen.
- Preisgestaltung bewerten: Verstehen Sie das Preismodell des Anbieters. Einige verlangen eine Abonnementgebühr, während andere ein modulares Pay-as-you-go-Modell anbieten. Pay-as-you-go eignet sich besser für Unternehmen mit schwankendem Bestellvolumen oder Saisonalität, während Abonnements bei konstantem Volumen vorteilhaft sind.
- Demos und Testphasen anfordern: Bitten Sie OMS-Anbieter immer um eine Live-Demo oder eine kostenlose Testphase, um die Software zu testen. Noch besser ist es, wenn Mitarbeitende verschiedene Optionen bewerten und ihr Feedback an das Management weitergeben. So stellen Sie sicher, dass Sie eine intuitive Lösung wählen.
- Bewertungen lesen: Prüfen Sie Plattformen wie G2, Capterra und Google auf Bewertungen. Sollten keine Bewertungen verfügbar sein, fordern Sie beim OMS-Anbieter Fallstudien oder Kundenreferenzen an. So stellen Sie sicher, dass Sie nur mit seriösen Anbietern mit nachweislicher Erfolgsbilanz zusammenarbeiten.
- Nach dem Zeitrahmen fragen: Manche Anbieter können Ihre Order-Management-Software innerhalb weniger Tage einsatzbereit machen, während andere Wochen für die Implementierung benötigen. Der Zeitrahmen hängt häufig von der Komplexität Ihrer Order-Management-Prozesse und Anforderungen ab. Fragen Sie OMS-Anbieter immer nach einer geschätzten Dauer, um Ihre Erwartungen an den Onboarding-Prozess zu steuern.
Ein späterer Wechsel der Order-Management-Software erfordert Zeit und Ressourcen. Prüfen Sie daher Ihre Optionen sorgfältig. Das ideale OMS wächst mit Ihrem Unternehmen und bietet mit zunehmender Unternehmensgröße einen höheren Mehrwert.
