Kernfunktionen von Umsatzautomatisierungssoftware
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Automatisieren Sie bereits ausreichend?
Laut einer Studie führen 74 % der Teams im Umsatzrechnungswesen täglich manuelle Eingriffe durch, um Transaktionen zu verarbeiten, und 68 % berichten, nicht über die richtige Technologie zu verfügen, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Obwohl Führungskräfte im Rechnungswesen annehmen mögen, dass ihr Umsatzprozess bereits vollständig automatisiert ist, sind manuelle Prozesse, die an Tabellenkalkulationen und Systemanpassungen gebunden sind, tatsächlich weit verbreitet. Diese können das Risiko erhöhen, den Abschluss verzögern und die Mitarbeiter enorm belasten.
Was genau verstehen wir also unter End-to-End-Umsatzautomatisierung?
- 90–98 % des Umsatzes werden im System automatisiert
- Minimale manuelle Eingriffe zur Transaktionsverarbeitung
- Echtzeit-Zugriff auf Daten und Berichte
- Unterstützung für neue Produkte und Preismodelle
Wir wissen, was Sie denken: Dieses Automatisierungsniveau ist alles andere als einfach. Doch mit der richtigen Lösung und Unterstützung überwiegen die Vorteile einer umfassenden Umsatzautomatisierung deutlich die Herausforderungen.
In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Umsatzautomatisierungssoftware vor, die Ihr Unternehmen priorisieren sollte.
Vertragsgruppierung
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Definieren und konfigurieren Sie eine Hierarchie von Regeln, um Transaktionen basierend auf beliebigen Attributen oder Attributgruppen aus unterschiedlichen Datenquellen zu gruppieren
- Verarbeiten Sie Umsatzverträge über mehrere Buchungskreise und Regelwerke hinweg, ohne doppelte Erfassungen
- Kombinieren oder trennen Sie Verträge nach Bedarf individuell auf Basis von durch den Benutzer definierten Regeln
Leistungspflichten
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Automatisieren Sie Umsatzrichtlinien für das Wann und Wie der Umsatzrealisierung mithilfe von Vorlagen für Leistungspflichten
- Ordnen Sie Transaktionen anhand benutzerdefinierter Regeln den Leistungspflichten zu und erweitern Sie gebündelte Transaktionen automatisch auf deren einzelne, zu realisierende Leistungspflichten
- Weisen Sie Prognose-, Kosten- und Regeln für variable Gegenleistungen zu, um die Richtlinien abzubilden
Vertragsänderungsmanagement
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Abgleich von Regeln mit den Richtlinien für die Erstprüfung von Verträgen im Vergleich zu Vertragsänderungen oder -anpassungen sowie SSP-Ermittlungsdaten
- Verwendung vorgefertigter, konfigurierbarer Regeln zur Reaktion auf verschiedene Vertragsänderungen wie Preis-, Mengen- und Laufzeitänderungen, einschließlich deren unterschiedlicher Auswirkungen auf die Umsatzrealisierung, prospektiver oder retrospektiver Zuordnungen und Umsatzverschiebungen
- Unbegrenzte Vertragsänderungen durchführen, mit Kategorisierung und Nachverfolgung der Änderungen über Umsatzvertragsversionen
Eigenständiger Verkaufspreis (SSP)
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Definieren Sie den SSP mithilfe von Formeln, hochgeladenen Werten, abgeleitetem Restwert oder berechnet durch einen SSP-Analyzer
- Nutzen Sie historische Transaktionsdaten, um den SSP zu analysieren und zu bestimmen sowie Trends von SSPs im Zeitverlauf zu erkennen
- Nehmen Sie Preisallokationen für Transaktionen über alle berechtigten Leistungspflichten im Umsatzvertrag gemäß Definition vor
Lieferbasierte Umsatzrealisierung
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Verwenden Sie eine regelbasierte Engine zur Definition von Umsatzerfassungsereignissen für komplexe Preismodelle, wie etwa nutzungsbasierte Preisgestaltung
- Automatisches Einlesen von Ereignisinformationen aus beliebigen Quellen sowie automatische Verarbeitung der eingehenden Ereignisse
- Erstellen Sie Umsatzbuchungen, die auf Basis der Ereignisse im Hauptbuch erfasst werden, und automatisieren Sie die Buchhaltung für nicht fakturierte Forderungen, Vertragsvermögenswerte und Vertragsverbindlichkeiten
Dashboard für Abschlussprozesse
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Navigieren Sie in Echtzeit durch Verträge, um Datenabweichungen direkt an der Quelle zu identifizieren und zu validieren
- Lösen Sie proaktiv Abweichungen in der Umsatzrealisierung und identifizieren Sie die Ursachen für periodische Umsatzveränderungen mithilfe von Konto- und Trendanalysen
- Erhalten Sie Zugriff auf eine sich kontinuierlich weiterentwickelnde Versuchsbilanz, um sicherzustellen, dass Ihre Umsatzkonten abgestimmt sind
Umsatzberichterstattung
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Verwenden Sie eine regelbasierte Engine zur Definition von Umsatzerfassungsereignissen für komplexe Preismodelle, wie z. B. nutzungsbasierte Preisgestaltung
- Automatisches Einlesen von Ereignisinformationen aus beliebigen Quellen sowie automatische Verarbeitung der eingehenden Ereignisse
- Erstellen Sie Umsatzbuchungen, die auf Basis der Ereignisse im Hauptbuch erfasst werden, und automatisieren Sie die Buchhaltung für nicht fakturierte Forderungen, Vertragsvermögenswerte und Vertragsverbindlichkeiten
Kostenmanagement
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Erstellen Sie verschiedene Kostenarten, um Vertragskosten zu verwalten und zu verfolgen, richten Sie individuelle Regeln, Formeln, Kapitalisierungsmethoden und Margenauswirkungen ein
- Ordnen Sie Kostenarten den Leistungspflichten zu und legen Sie fest, ob die Kostenbehandlung dem Umsatz folgt oder unabhängig davon erfolgt
- Erfassen Sie Kosten und Anpassungen, laden Sie Kosten als Teil von Umsatztransaktionen oder separat hoch und verknüpfen Sie sie mit dem Umsatz; automatisieren Sie die Verbuchung von Kostenänderungen bei deren Auftreten
- Verfolgen und berichten Sie Kosten mithilfe kostenspezifischer Berichte wie Cost Waterfall, Cost Capitalized Rollforward, Cost Insight und Cost Transactions
Variable Gegenleistung (VC)
Suchen Sie nach Software, die folgende Funktionen unterstützt:
- Erstellen Sie verschiedene VC-Typen, um Anpassungen des Transaktionspreises für Positionen wie Umsatzbeteiligungen, Rabatte und Service Level Agreements (SLAs) zu verwalten und zu verfolgen, und richten Sie individuelle Regeln für Schätzungen, Abgrenzungszeitpunkte, Ausbuchungen und Verfall ein
- Passen Sie Schätzungen an, verarbeiten Sie Ist-Werte und buchen Sie Salden aus; betrachten Sie Änderungen und Auswirkungen im Zeitverlauf für Transaktionen und Verträge
- Kennzeichnen Sie Transaktionen als variable Gegenleistung und legen Sie Regeln fest, um diese sowohl im Voraus als auch bei Änderungen in die Allokation einzubeziehen oder auszuschließen
Den Mehrwert höherer Automatisierungsgrade entdecken
Wenn wir mit CAOs, Controllern und Leitern des Umsatzrechnungswesens sprechen, hören wir oft: „Unser Umsatzprozess ist automatisiert.“ Bei näherer Betrachtung stellen wir jedoch ein Geflecht aus Tabellenkalkulationen und einem individuell angepassten ERP-Modul zur Umsatzrealisierung fest. Das ist keine Automatisierung.
Was ist echte Umsatzautomatisierung und welchen Nutzen bringt sie Ihrem Unternehmen?
9 Vorteile der Umsatzautomatisierung für Ihr Unternehmen
Basierend auf dem Feedback von Kunden aus Hunderten von Implementierungen haben wir eine Liste mit neun wesentlichen Vorteilen einer durchgängigen Umsatzautomatisierung zusammengestellt – unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich letztlich entscheiden.
Erfahren Sie mehr über Umsatzautomatisierungssoftware
Nachdem Sie nun ein besseres Verständnis für die Funktionen haben, nach denen Sie bei einer Umsatzautomatisierungslösung suchen sollten, stellt sich die Frage: Woran erkennen Sie, ob oder wann Ihr Unternehmen einen höheren Automatisierungsgrad benötigt?
Im nächsten Kapitel gehen wir auf typische Herausforderungen und geschäftliche Initiativen ein, die auf den Bedarf oder Auslöser für ein Umsatzautomatisierungsprojekt hinweisen können.
