Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen mehr Umsatzautomatisierung benötigt
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Geschäftsinitiativen besser unterstützen
Moderne Führungskräfte im Rechnungswesen sind stets auf der Suche nach neuen Wegen, ihr Unternehmen strategisch in Bezug auf Skalierbarkeit und Wachstum zu beraten. Traditionell lag der Fokus der Führungskräfte auf Kostensenkungsmaßnahmen und Ausgabenmanagement. Doch mit der Einführung immer komplexerer Geschäftsmodelle müssen Rechnungswesenleiter ihren Beratungsfokus auf die Umsatzrealisierung verlagern.
Tatsächlich stehen 76 % der Führungskräfte im Rechnungswesen unter wachsendem Druck seitens des Unternehmens, neue, komplexere Go-to-Market-Modelle, Produkte und Preisgestaltungen zu unterstützen. Gleichzeitig geben fast 70 % an, nicht über die passende Technologie zu verfügen, um diesen steigenden Anforderungen gerecht zu werden.
In diesem Kapitel helfen wir Ihnen, die geschäftlichen Initiativen und Herausforderungen zu identifizieren, die auf einen erhöhten Bedarf an Automatisierung im Bereich Umsatzrealisierung hinweisen könnten.
Vorbereitung auf M&A oder Börsengang
Wenn Ihr Unternehmen sich auf Fusionen und Übernahmen (M&A) oder einen Börsengang (IPO) vorbereitet, wird in der Regel eine Prüfung Ihrer Buchhaltungsprozesse durchgeführt. Dabei werden häufig Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufgedeckt, etwa der Bedarf an zusätzlicher Automatisierung, Kontrollen und Prozessoptimierungen. Neue Prozesse oder Kontrollmechanismen können erforderlich sein, um die Vollständigkeit und Genauigkeit von den Quellsystemen über die Umsatzrechnungslegung bis hin zum Hauptbuch sicherzustellen.
„Es sind die Systeme, an denen Unternehmen scheitern, und sie halten sie davon ab, das zu erreichen, was sie mit diesen Exits und dem Gang an den Markt beabsichtigen.“
– Erik Samuels, Director, Deals – Capital Markets & Accounting Advisory Services bei PwC
Zu viele manuelle Prozesse
Untersuchungen zeigen, dass Umsatzteams über die Hälfte ihrer Zeit mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben verbringen. Und 79 % der Mitarbeitenden im Bereich Umsatzrechnungslegung geben an, dass sie neben ihrem ERP mehrere Tabellenkalkulationen für ihren Umsatzrealisierungsprozess nutzen.
Der Einsatz einer durchgängigen Umsatzautomatisierungssoftware kann helfen, Zeit zu sparen und Ressourcen auf wertschöpfende Tätigkeiten umzulenken, Fehler und Risiken zu reduzieren sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Tipp
End-to-End-Automatisierung kann zu schneller Amortisation führen
Laut MGI-Analyse der Branche erzielen die meisten Unternehmen, die eine End-to-End-Umsatzautomatisierungslösung einführen, bereits nach zwei Quartalen (6 Monaten) einen positiven Return on Investment (ROI).
„Dieses Muster sehe ich in der Branche sehr häufig – eine Vielzahl an Automatisierung im CRM-Bereich, aber kaum welche im Backoffice, insbesondere im Revenue Management. Buchhalter verbringen viel Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben. Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch Fehlerquellen, insbesondere wenn das Unternehmen Umsatzberechnungen noch in Excel durchführt. Umsatzautomatisierung kann Prozesse verschlanken, die Genauigkeit erhöhen und Umsatzteams ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.“
– Subbu Ramanathan, Senior Manager, Deloitte & Touche LLP
Zahlreiche Anpassungen und versteckte Kosten
Sie gehen vielleicht davon aus, dass Ihre aktuellen Workarounds, Tabellenkalkulationen oder das Umsatzmodul Ihres ERP günstiger sind als eine End-to-End-Lösung, aber die Kosten können sich summieren.
Wenn sich Ihre Go-to-Market-Strategie (GTM) weiterentwickelt und Ihre Anpassungen zunehmen, kann der zusätzliche Aufwand für die Erstellung und Pflege von Anpassungen für diese eingeschränkten Lösungen zu weiteren, laufenden Kosten führen.
Tatsächlich geben 65 % der Mitarbeitenden im Bereich Umsatzrechnungslegung an, dass Anpassungen und laufende Wartung zu höheren als erwarteten Gesamtkosten für das ERP-Umsatzmodul geführt haben.
Der Einsatz speziell entwickelter Umsatzautomatisierungssoftware kann den Bedarf an Anpassungen und manuellen Tätigkeiten erheblich reduzieren und so auch die Kosten senken.
Manuelle SSP-Analyse
Wie geht Ihr Umsatzrechnungslegungsteam heute mit der SSP-Analyse um – ist es ein manueller Prozess? Jede fünfte Fachkraft im Bereich Umsatzrechnungslegung gibt an, dass die fehlende Möglichkeit zur automatisierten, Echtzeit-SSP-Analyse eine der größten Datenherausforderungen ist.
Suchen Sie nach einer Umsatzautomatisierungssoftware mit integriertem SSP-Analyzer, der automatisch nach Position oder SKU prüft und historische Daten analysiert, um SSP-Werte vollständig zu ermitteln.
Darüber hinaus können Buchhalter Regeln anwenden, um diese SSP-Werte automatisiert auf alle Leistungsverpflichtungen (POBs) eines Umsatzvertrags zu verteilen – gemäß der eigenen Umsatzrichtlinie und unter Einhaltung von ASC 606 und IFRS 15.
Zeitaufwändiger Berichts- und Abschlussprozess
Erstellt Ihr Buchhaltungsteam individuelle Berichte, Abfragen oder Code, um die benötigten Daten zu erfassen? Möglicherweise ist auch die Einbindung externer Dienstleister oder der IT-Abteilung erforderlich, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Dieser zusätzliche Aufwand kann zu einer verzögerten Abschlusserstellung führen, sodass dem CFO sowie dem restlichen Vorstand und Aufsichtsrat weniger Zeit bleibt, um alle Finanzübersichten, Prognosen und die Gesamtdarstellung für Ergebnispräsentationen und Gespräche mit Investoren final abzustimmen.
Die Implementierung einer Lösung mit Echtzeit-Analysen und einem Dashboard für den Abschlussprozess ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über die Finanzdaten der aktuellen offenen Periode, die Identifikation von Datenproblemen, die Reduzierung von Umsatzfehlern sowie Anpassungen während des Monats, die eine kontinuierliche, Echtzeit-GAAP-Umsatzberichterstattung erlauben. Achten Sie auf eine Lösung, die standardmäßig Umsatzberichte bereitstellt, einschließlich Umsatz- und abgegrenzter Umsatzentwicklungen, Offenlegungsberichte und Prüfpfade.
„Der gefürchtete Monatsabschluss, den jedes Team im Bereich Abschluss liebt und zugleich hasst; Als jemand, der die Herausforderungen eines manuellen und langwierigen Abschlussprozesses aus erster Hand kennt, rate ich Unternehmen dringend, ihre Prozesse in der Umsatzrechnungslegung genau zu prüfen und darüber nachzudenken, wie Automatisierung zur Verbesserung beitragen kann. Dadurch können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Genauigkeit ihrer Umsatzberichterstattung steigern, sondern auch Kosten senken, die Compliance verbessern und ein erfüllenderes sowie motivierenderes Arbeitsumfeld für ihr Revenue-Team schaffen.“
– Subbu Ramanathan, Senior Manager, Deloitte & Touche LLP
Explodierende Prüfungszeiten und -kosten
Statt automatisierter Systeme müssen Sie sich möglicherweise mit Problemen wie manuellen Prozessen und Daten herumschlagen, die erst in Tabellenkalkulationen exportiert werden müssen, um die erforderlichen Erkenntnisse zu gewinnen. Dies verschwendet nicht nur wertvolle Zeit des Buchhaltungsteams, da mehr manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsatzrealisierung eines Unternehmens anfallen, sondern erfordert auch einen höheren Aufwand für den Wirtschaftsprüfer, um die Genauigkeit und Vollständigkeit dieses Prozesses zu überprüfen.
Dadurch kann sich das gesamte Risikoprofil Ihres Unternehmens erhöhen, der Arbeitsaufwand für den Prüfer steigt und interne Mitarbeitende müssen mehr Zeit für die Unterstützung der Prüfung aufwenden. Ganze 65 % der Mitglieder von Umsatzbuchhaltungsteams äußern Bedenken hinsichtlich des Risikos von Falschdarstellungen aufgrund bestehender manueller Prozesse und Kontrollrisiken.
Um Risiken zu minimieren und die Gesamtkosten des Unternehmens beim Wachstum zu senken, ist es unerlässlich, den Automatisierungsgrad in den Prozessen der Umsatzbuchhaltung zu maximieren.
Sinkende Arbeitszufriedenheit
Es ist offensichtlich, dass der Mangel an Automatisierung im Umsatzprozess dazu führt, dass Mitarbeitende überlastet und gestresst sind. Beeindruckende 63 % der Mitglieder von Umsatzbuchhaltungsteams berichten, dass schlechte Umsatzprozesse ihre mentale Gesundheit beeinträchtigen. Und 65 % geben an, im vergangenen Jahr mindestens einmal bis nach Mitternacht gearbeitet zu haben.
Neben dem Stress mindern manuelle Abläufe, repetitive Tätigkeiten und langwierige Abschlussprozesse die Fähigkeit der Umsatzteams, sich auf Strategie, Analysen und die Zusammenarbeit mit dem Business zu konzentrieren. Dies führt häufig zu Frustration, Erschöpfung und einem Gefühl von Sinnlosigkeit.
Wenn Sie oder Ihr Team mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind, könnte es an der Zeit sein, Lösungen in Betracht zu ziehen, die zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten bieten.
Der strategische ROI der Umsatzautomatisierung
Die Automatisierung der Umsatzrealisierung und verwandter Prozesse schafft einen mehrdimensionalen Mehrwert – nicht nur für das Finanzwesen, sondern für das gesamte Unternehmen. Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile und Renditen (ROI), die Sie im Rahmen einer Transformation durch Umsatzautomatisierung erwarten können:
- Risiko von Fehlern und Neudarstellungen minimieren: Automatisierung verringert die Fehleranfälligkeit und stellt die Einhaltung von ASC 606 und IFRS 15 sicher, wodurch das Risiko kostspieliger Neudarstellungen und potenzieller regulatorischer Sanktionen minimiert wird.1
- Prüfungskosten senken und Prüfungsprozesse optimieren: Durch Umsatzautomatisierung verkürzt sich die Prüfungsdauer um etwa 50 %, da die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und die Datenqualität sichergestellt wird. Dies kann die jährlichen Prüfungskosten reduzieren.1
- Skalierung der Umsatzbuchhaltung: Automatisierung ermöglicht es, Umsatzprozesse parallel zum Unternehmenswachstum zu skalieren, sodass Unternehmen trotz steigender Transaktionsvolumina keine signifikanten Erweiterungen des Buchhaltungsteams vornehmen müssen. Dadurch wird die Umsatzbuchhaltung langfristig nachhaltiger und kosteneffizienter.
- Konsolidierung des Finanzsystem-Managements: Altsysteme sind teuer und ineffizient, insbesondere in globalen oder multiproduktorientierten Umgebungen. Die Umsatzautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, diese Systeme auf eine einzige, erweiterbare Plattform zu konsolidieren, wodurch sowohl Lizenz- als auch Wartungskosten gesenkt werden. Dies entlastet nicht nur IT- und Finanzteams, sondern bietet auch eine zentrale Sicht auf Finanzdaten und ermöglicht schnellere Entscheidungen.
- Operativen Aufwand minimieren: Die Automatisierung alltäglicher Aufgaben der Umsatzrealisierung (Vertragserkennung, Identifikation von Leistungsverpflichtungen, Allokation des Transaktionspreises) kann manuelle Tätigkeiten erheblich reduzieren,1 Ressourcen für strategische Projekte freisetzen und die Personalkosten signifikant senken.
- Abschlusszeiten verkürzen: Die Automatisierung von periodischen Abstimmungen und Berichten reduziert die Zeit für den Monats- oder Jahresabschluss um bis zu die Hälfte, was zu schnelleren Abschlussperioden und einer geringeren Belastung der Buchhaltung führt.1
- Time-to-Market beschleunigen und mehr Abschlüsse ermöglichen: Automatisierte Umsatzprozesse beseitigen Engpässe bei der Einführung neuer Angebote und verkürzen die Markteinführungszeit, wodurch Umsätze schneller generiert werden.1 Diese Beschleunigung ermöglicht es Unternehmen, zusätzliche Verkaufstage zu nutzen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
- Kundenabwanderung reduzieren: Automatisierung unterstützt Bindungsstrategien, indem sie flexible Anpassungen bei Preisgestaltung und Paketierung ermöglicht. Diese Anpassungsfähigkeit kann die Abwanderungsrate senken,1 die Kundentreue stärken und wiederkehrende Umsätze steigern.
- Cross-Selling- und Up-Selling-Potenziale steigern: Durch die Optimierung der Umsatzprozesse können Unternehmen Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten effektiver nutzen und so den Customer Lifetime Value erhöhen.
1Basierend auf internen Untersuchungen von Zuora.
Erfahren Sie mehr über Software zur Umsatzautomatisierung
Wir haben einige Anzeichen dafür beleuchtet, dass Sie mehr Umsatzautomatisierung benötigen könnten. Doch wie grenzen Sie Ihre Optionen ein und wählen die passende Software für Ihr Unternehmen aus? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
