Eine überzeugende Business Case für ein Revenue-Automation-Projekt erstellen
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Den richtigen Start setzen
Ihre Stakeholder und Führungskräfte von Ihrer Vision für ein Revenue-Automation-Projekt zu überzeugen, bedeutet mehr als nur einen fundierten Business Case mit überzeugendem Return on Investment (ROI) zu präsentieren. Ihr Prozess sollte damit beginnen, den angestrebten Mehrwert klar zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Initiative eng mit den wichtigsten strategischen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft ist. Wie gehen Sie dabei vor?
Stimmen Sie zunächst den Umfang und die Ziele des Projekts ab
Arbeiten Sie eng mit den Stakeholdern zusammen, um die gewünschten Vorteile und Ergebnisse für das Projekt zu identifizieren und klar zu formulieren. Die Führungsebene über den aktuellen Prozess, bestehende Risiken und die Auswirkungen auf die Unterstützung eines neuen Go-to-Market-Modells zu informieren, kann dabei helfen, die geschäftliche Notwendigkeit für ein Revenue-Automation-Projekt zu untermauern.
Doch die Zustimmung aus der obersten Führungsebene, insbesondere vom CFO, zu erhalten, kann eine Herausforderung sein. Was ist also der beste Weg, um die Unterstützung der Geschäftsleitung zu sichern? Behandeln Sie dies wie einen Verkaufspitch – mit überzeugenden Argumenten und einer gründlichen Analyse. Das Verständnis der Perspektive des CFO und der Einsatz von Vertriebstechniken können eine Präsentation in eine mitreißende Geschichte verwandeln, die die Unterstützung für wichtige Initiativen fördert.
Erinnern Sie Ihre Führungskräfte an die Vorteile einer speziell entwickelten Revenue-Automation-Lösung für das Unternehmen – wie gesteigerte Effizienz, Compliance, Genauigkeit, bessere Prognosen, mentale Gesundheit der Mitarbeitenden, geringere Fluktuation und vieles mehr. Legen Sie überzeugend dar, warum eine Veränderung notwendig ist, und definieren Sie klar das Ziel des Projekts sowie die erforderliche Architektur. Handelt es sich beispielsweise um ein Revenue-Automation-Projekt oder um eine umfassende End-to-End-Transformation vom Angebot bis zum Umsatz?
„Finanzteams müssen in der Lage sein, den Wert ihrer Initiativen klar zu kommunizieren, um eine Finanzierung zu sichern. Dazu müssen sie die Vorteile ihrer Projekte in Bezug auf Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum und verbessertes Risikomanagement quantifizieren können.“
– Der CFO-Leitfaden für den Umgang mit Unsicherheit, McKinsey & Company
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Stakeholder
Verschiedene Stakeholder betrachten den Mehrwert aus unterschiedlichen Perspektiven. Daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen und recherchieren.
Diese Sichtweisen werden bei Entscheidungen über Ressourcenallokation und Projektpriorisierung berücksichtigt. Erfassen Sie daher Ihre Stakeholder und passen Sie Ihren Business Case entsprechend an.
Zu diesen Stakeholdern können gehören:
- Geschäftsleitung (C-Level)
- Leiter von Geschäftsbereichen/Regionen
- Billing Operations
- Endanwender
- IT-Abteilung
- Personalabteilung (HR)
- Rechtsabteilung
- Einkauf
- Chief Information Security Officer (CISO)
Passen Sie die Business Case an die Unternehmensziele an
Wenn Sie die wichtigsten Vorteile für Ihren Business Case herausarbeiten, ist es entscheidend, dass diese mit den übergeordneten Unternehmenszielen und -prioritäten übereinstimmen. Das erleichtert auch die Abstimmung mit etwaigen Budgetvorgaben.
Übergeordnete Unternehmensinitiativen können beispielsweise Kostenreduzierung, Umsatzsteigerung oder Risikominderung umfassen.
Heben Sie zentrale Vorteile und Verbesserungen hervor
Beim Erstellen Ihres Business Case kann es verlockend sein, alle potenziellen Vorteile eines neuen Abrechnungssystems im Detail aufzuführen. Dies kann jedoch schnell überfordernd wirken und weniger überzeugend sein.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die drei bis vier wichtigsten Vorteile und den Mehrwert der Lösung. Dazu können beispielsweise gehören:
- Risikominimierung durch die Verringerung des Risikos einer umfassenden Prüfung, von Prüfungsgebühren, regulatorischen Strafen oder finanziellen Korrekturen.
- Kostenreduzierung durch Minimierung des operativen Aufwands, Automatisierung weiterer Umsatzrealisierungsprozesse, Vermeidung von Teamerweiterungen und Reduzierung des IT-Aufwands.
- Umsatzwachstum durch schnellere Markteinführung neuer Angebote, geringere Abwanderungsraten und bessere, datenbasierte Entscheidungsfindung.
Tipp
Vorteile ausgewogen darstellen
Unausgewogene Business Cases laden zur Kritik ein. Vorteile, die im Vergleich zu anderen zu groß oder zu klein erscheinen, werden häufig hinterfragt und sind oft Ziel für Kürzungen oder Streichungen. Daher ist es wichtig, dass alle ausgewählten Vorteile in etwa gleichwertig sind. Erwägen Sie, Vorteile zusammenzufassen, um ein ausgewogenes Bild zu schaffen.
Trivialisierungen und Ablehnungen vorbeugen
Mitunter verfügen Entscheidungsträger auf Führungsebene nicht über die tägliche Erfahrung mit den relevanten Herausforderungen und Vorteilen wie Sie oder Ihr Team. Das kann dazu führen, dass wichtige Punkte Ihres Business Case schnell abgetan oder unterschätzt werden. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ihre Argumente mit konkreten Praxisbeispielen untermauern, sofern vorhanden. Vielleicht gab es kürzlich einen Fall potenzieller Schwächen im Unternehmen oder eine erhöhte Fluktuation aufgrund hoher manueller Arbeitsbelastung und langer Arbeitszeiten.
Bereiten Sie sich zudem darauf vor, potenzielle „schnelle und günstige Lösungen“ zu entkräften. Sollte bestimmten Vorteilen weniger Bedeutung beigemessen werden, erläutern Sie, wie diese mit wichtigeren Zielen zusammenhängen. Wenn beispielsweise kosten- oder umsatzbezogene Vorteile abgelehnt werden, zeigen Sie auf, wie diese das Risiko beeinflussen, und machen Sie deutlich, welche Folgen Untätigkeit haben könnte.
Tipp
Handeln und Dringlichkeit durch KPIs wie die folgenden fördern:
- Der Nutzen/Wert des Handelns
- Vermeidbare Kosten
- Kosten durch Verzögerung oder Untätigkeit
- Die Kosten, wenn Wettbewerber handeln und Sie nicht
Maximieren Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Business Case
Wenn Sie Ihren Business Case finalisieren und sich auf die Präsentation vorbereiten, versetzen Sie sich erneut in die Lage Ihrer Stakeholder und fragen Sie sich: Ist das glaubwürdig? Planen Sie mit einem ROI von 300 % bis 800 % und einem Amortisationszeitraum von 3 bis 18 Monaten. Passen Sie Ihre Zahlen gegebenenfalls an, damit sie realistisch und glaubwürdig sind.
Halten Sie das Momentum aufrecht
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