会計自動化：完全ガイド
手作業プロセスは伝統的に会計を支配し、手作業のデータ入力に煩わしい時間が費やされ、頻繁な人為的エラー、期限に間に合わせるための圧倒的なプレッシャーが生じています。しかし、現在企業は会計および財務チームにより積極的でリアルタイムの財務データを分析できることを期待しており、そのためには新しいテクノロジーである会計自動化のサポートが必要です。
収益会計レポートの状況によると、79%の会計および財務リーダーがより高度な自動化レベルが必要であり、平均して、チームが手作業の繰り返しタスクに半分以上（53%）の時間を無駄にしていると推定されています。これは、ビジネスからの増加する要求に対応しようとしています。
この記事では、会計自動化について知っておくべきすべてをカバーします：その進化、手作業会計の問題を解決するのにどのように役立つか、ビジネスで自動化できるタスク、および次のステップ。
会計自動化とは何ですか？
会計自動化には、データ入力やアカウントのマッチングからレポート作成、複雑なリスク管理まで、さまざまな財務プロセスを自動化し効率化するソフトウェアソリューションのスイートが含まれます。
年月を経て、会計自動化は大量の記録管理や迅速な計算からユーザーがアクセス可能な会計ツールへと変革してきました。ただし、自動化は手作業の財務プロセスの単なる置き換えではなく、その協力者であることを覚えておいてください。
主な目標は、会計および財務チームが自らの業務をより効率的、分析的、戦略的にすることを支援することです。
手作業会計の問題点は何ですか？
自動化は手作業会計プロセスの不備を緩和することを意図しています。これらの問題の一部は次のとおりです：
人為的エラーとデータの不正確性
手作業会計プロセスには人為的エラーが潜在しており、これは財務データや意思決定の信頼性を危うくします。
時間のかかるプロセス
手作業会計プロセスは時間と労力がかかります。大量のデータを扱う際、手作業のデータ入力や調整などのタスクは俊敏さと迅速さを妨げ、重要なデータ駆動の意思決定を遅らせることがよくあります。
スケーラビリティの欠如
財務データや取引の量が増加するにつれて、手作業会計はより困難になり、非効率とビジネス成長の遅れをもたらします。
コンプライアンスと規制リスク
手作業会計プロセスにはバランスやチェックがほとんど存在しません。これにより、規制基準に適合し続けるためのエラーの追跡や変更が困難になります。手作業プロセスに大きく依存する企業は、コンプライアンスや監査リスクにさらされる可能性があります。
会計の自動化の利点
会計自動化は、計算ミスが財務記録に損ないを与えないようにします。以下は、会計自動化の利点のいくつかです。
より高い正確性
データの手動抽出と操作、従業員が月末に締め切りを迎えるために夜遅くまで働くことにより、人為的エラーの不可避なリスクが生じ、プロセスの失敗を招きます。自動化された会計は、手動データ入力や計算のミスの可能性を大幅に減らします。
無駄な時間とコストの削減
自動化はすぐに手作業のタスクを効率化します。会計自動化ソフトウェアの利用者は、経費レポートの同期や取引のインポートによって大幅な時間とコストの節約を記録しています。
拡張性の向上
自動化は大容量のデータを処理できる能力を持つため、限られた機能の問題を解消します。拡張可能な会計自動化ソフトウェアを使用すると、ユーザーはデータスタックが必要とするアプリケーションを接続できます。
より高いデータセキュリティ
自動化された会計プロセスは企業にとってはるかに安全です。現代の会計ソフトウェアは、データの安定、ブラウザ上の暗号化、二要素認証などのデータセキュリティ機能を使用してユーザーデータの完全性を保護します。
規制の遵守を確保
会計自動化を使用することで、会計士は現代のデータセキュリティ規制を遵守できます。一般的に、ソフトウェアソリューションはSOC2 Type II標準に準拠しています。
包括的な分析
リアルタイムで正確なデータに素早くアクセスできるため、自動化された会計を使用する人々はより深い財務洞察にアクセスし、よりよく判断できます。
より迅速なデータ検索
中央集権化されたデジタルシステムを通じて、自動化された会計はより迅速なデータ検索を可能にします。関連データを取得するのに数回のクエリで済みます。
従来の会計 vs 会計自動化
従来の会計メソッドは、手作業プロセスに依存しており、遅く、エラーが発生しやすく、コストがかかります。これらの方法は、増加する取引量や複雑さに対応するのに苦労し、業務を拡大したい企業にとって効率が低いことがあります。
これに対して、会計自動化は技術を使用して財務タスクを効率化し、手作業の努力を減らし、正確性を向上させます。
以下の表は、従来の会計と会計自動化の主要な側面を比較し、一般的な課題に対処し全体的な業務効率を向上させるために自動化ソリューションを採用する利点を示しています。
| 要因 | 従来の会計 | 会計自動化 |
| コスト | 手作業によるデータ入力、調整、レポート作成などのため、初期および継続的なコストが高い。 | 手作業の削減とプロセスの効率化による初期コストの高さと長期的な節約。 |
| 時間効率 | 手作業のデータ入力、調整、レポート作成などの時間のかかるプロセスは遅く、遅延のリスクがあります。 | 手作業の介入の必要性が低く、リアルタイムデータ処理が可能なため、処理時間が大幅に短縮されます。 |
| エラー率 | 財務データの正確性や意思決定に影響を与える人為的エラーのリスクが高い。 | データの完全性を確保するための自動化されたチェックや検証プロセスによるエラーのリスクの低下。 |
| 拡張性 | 取引量が増加するにつれて手作業プロセスがより煩雑になり、拡張性が限られます。 | 大規模な取引量を処理し、成長するビジネスニーズに適応する能力が高いため、追加のコストや努力がほとんどかからない。 |
| コンプライアンス | データの手動追跡と文書管理によるコンプライアンスリスクが高い。 | 自動化された文書作成とレポーティングによるコンプライアンスの強化により、規制基準の遵守が確保されます。 |
| データセキュリティ | 手動処理や潜在的なデータ漏洩によるセキュリティの低さ。 | 暗号化、アクセス制御、自動バックアップを通じたデータセキュリティの向上。 |
| スピード | 財務締め切りやレポート作成などのタスクの処理速度が遅い。 | リアルタイムデータへのアクセスと自動化されたレポート作成により、迅速な意思決定が可能な高速処理速度。 |
| 複雑さ | 管理が複雑で他のビジネスシステムとの統合が難しい。 | 既存システムとの簡単な統合、より直感的なユーザーインターフェースにより、組織全体での管理と使用が簡単になります。 |
ビジネスが自動化できる11の会計タスク
ビジネスは、個々の財務タスクから会計の自動化を開始できます。一般的な例には以下があります：
請求書の作成と処理
自動化により、手作業のデータ入力を最小限に抑え、請求書照合プロセスを強化できます。
総勘定元帳会計ソフトウェア
自動化には、バッチ処理、カスタマイズ可能なレポート、API統合などの機能が含まれます。これらのツールを使用すると、総勘定元帳会計ソフトウェアがより便利になります。
経費管理
サードパーティーとの統合や払い戻しトリガーなどの自動機能により、経費管理の手間を軽減できます。
給与処理
会計自動化は、純給与計算、データ入力、給与支給などの機能の管理を支援します。
銀行調整
銀行調整プロセスは人間の監視が必要ですが、銀行明細の照合や二重入力のフラグ設定などの要素を自動化できます。
財務報告とモデリング
財務レポートはしばしば高度な文脈があり、解釈するには追加の（人間の）専門知識が必要です。ただし、会計自動化を使用すると、地域ベースのモデル、ワンクリック財務諸表、収益未来の予測などを介してプロセスを効率化できます。
財務リスク管理
自動化は、主要リスク指標（KRI）とビジネスの主要データソースを専用のリスク評価アプリケーションに統合することで、リスク管理プロセスを強化できます。
監査トレイルの維持
監査トレイルは入金と支出を追跡します。組織は、支払い書類をアクセス可能なPDFとして保存し、各支払い時にそれらをキャプチャすることでプロセスを自動化できます。
税務準備
ビジネスは、高ボリューム、高リターンのタスクから始めて、レポートの作成、データ収集、検証などを自動化することで、税務準備プロセスを自動化できます。自動化は調整計算や税務書類の完成にも拡張できます。
キャッシュフロー管理
ビジネスは、APIを使用して銀行口座や財務データソースをリンクすることで、キャッシュフローを合理化できます。これによりデータが自動的にキャッシュ管理システムにインポートされます。
売掛金
購入データが入力されると、AR自動化は支払いタイプを追跡し、請求書を受注に一致させ、期限切れのクレジットカードをフラグ付けすることを含む、集金の監視を行います。ここから早期支払いのインセンティブや遅延支払い手数料を設定できます。
会計プロセスを自動化するための8つのステップ
会計自動化は単なる会計ソフトウェアの取得を超えています。そのソフトウェアを最適化するためには、少しの追加作業が必要です。会計プロセスを自動化するためのいくつかの必須ステップを以下に示します：
1.ニーズアセスメントの実施
まずは基本から始めます：どの会計プロセスが実際に自動化が必要ですか？すべての財務タスクを自動化する必要はないため、単調で繰り返しの多いタスクに焦点を当てることが最善です。
2.自動化ソリューションの調査と特定
次のステップは、ビジネスの財務フレームワークに最適な自動化ソリューションを探すことです。
以下はいくつかのヒントです：
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会計システムからの具体的なニーズを特定します：給与処理や経費管理システムを自動化する必要がありますか？それとも両方ですか？
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トップ3のベンダーオプションを特定し、最適なものに絞り込みます。
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比較のためのスコアシートを作成します：例えば、クラウドベースの機能とSaaSの機能を比較します。
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ROIを決定します：各財務タスクの自動化前と後のコストを計算し、その差を決定します。自動化によって節約できる金額は、ツールのコストを正当化できますか？
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ビジネスケースを準備します：自動化の必要性を明確にし、目標ROIに到達するためのタイムラインを確立します。
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承認のためにビジネスケースをチームに提示します：これにより、実装計画を調整するための必要な手順が可能になります。
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最適なベンダーを選択します：ビジネスの財務会計システムを中心とするベンダーに注目してください。
関連記事：収益自動化ソフトウェア購入ガイド
3.適切な自動化ツールを選択
既存の会計ソフトウェアアプリケーションを持っている場合は、ソフトウェアベースの自動化ツールが適しています。一方、オールインワンアプローチが必要な場合は、クラウドベースの自動化オプションが適しています。
4.既存システムとの統合
自動化ツールは、サードパーティーとの接続や単一プラットフォーム統一を通じて既存の会計システムとシームレスに統合する必要があります。
5.実装プランの策定
実装プランは、自動化の目標を具体化します。タイムライン、マイルストーン、個人の責任、自動化プロジェクトのSMART目標、進捗状況を追跡する方法の概要を含める必要があります。
6.従業員のトレーニング
会計自動化は、人間要素なしでは完全に運用できません。新しいソフトウェアを効果的に使用するために従業員をトレーニングする必要があります。
7.自動化ワークフローのテストと改善
自動化されたワークフローから一貫してポジティブな結果を確保するために、それらをテストして改善してください。場合によっては1回のテストランで十分なことがありますが、手動ワークフローを完全に自動化ソフトウェアに移行する場合は、プロセスを洗練するために複数のテストを実施する必要があるかもしれません。
8.継続的な監視と最適化
実装後、継続的な監視と最適化のためのシステムを確立します。自動的なアラートや通知の設定が良いアイデアです。このようなシステムにより、企業は会計ワークフロー内の異常や不一致を迅速に特定できます。
定期的なデータ整合性チェックを実施して、自動化システムが処理している情報の正確性と一貫性を確認する必要があります。
会計自動化ソフトウェアで注目すべきポイント
会計自動化ソフトウェアが効果的であるためには、特定の機能を備えている必要があります。収益自動化ソフトウェアの購入ガイドは、会社に適した収益自動化ソフトウェアを調査、評価、選択するための完全なロードマップを提供しています。
評価プロセスで注目すべき重要な機能を以下に示します。
統合機能
会計自動化ソリューションは、企業の財務プロセスや顧客関係管理（CRM）ソフトウェア、企業資源計画（ERP）システムなどの重要なビジネスシステムとシームレスに統合する必要があります。
セキュリティ機能
ソフトウェアは、ユーザーデータの標準的な暗号化、オンデバイス、オンブラウザ、サーバー暗号化を備えている必要があります。データ漏えいは金融業界では珍しくありません — IBMのデータ漏えいコストレポートによれば、金融業界におけるデータ漏えいのコストは平均で590万ドルです。堅牢なセキュリティ機能を備えたソリューションを選択することがいま以上に重要です。
拡張性
ビジネスが成長するにつれて、取引量と財務の複雑さも増加します。会計自動化ソフトウェアは、これらの進化に沿ってスケーリングし、より大きなボリュームを処理できる必要があります。
使いやすいインターフェース
すべてのデータポイントと機能が中央で簡単にアクセスできるエリアに表示される必要があります。ユーザーフレンドリーであれば、チームの学習曲線が緩やかになります。
業界基準へのコンプライアンス
会計自動化ソフトウェアが、SOC2 Type II、HITRUST、ISO/IEC 27001などの関連する業界基準に適合しているかどうかを確認してください。
導入の容易さとスピード
新しいソフトウェアは導入に課題が伴うことがあります。選択した会計自動化ソフトウェアが明確な導入プロセスと開始に必要なサポートとトレーニングを備えていることを確認してください。
基本的な会計モジュール
効果的な会計自動化ソフトウェアには、元帳、給与処理、銀行調整などの基本モジュールが含まれています。
ビジネスインテリジェンス
ソフトウェアには、レポート機能が備わっており、強力なビジネスインテリジェンスシステムの一環として予測や洞察を提供できる必要があります。
自動化された会計の課題は何ですか？
企業が会計プロセスを自動化する際に直面する可能性のあるいくつかの課題は以下のとおりです。
承認を得ること
自動化に関してステークホルダーからの抵抗に直面する可能性が高いです。会計および財務リーダーの67%が、収益自動化を実施するためにリーダーシップからの承認を得るのに苦労していると述べています。
この変化への抵抗を克服し、承認を得ることは挑戦的であり、自動化の利点を効果的に伝え、示す必要があります。
導入コスト
自動化された会計ソリューションの初期および継続的なコストは、特により複雑な財務モジュールを持つ大規模企業にとって制約となる可能性があります。
さらに、導入フェーズで追加のITインフラ要件、統合費用、定期的な技術サポート料など、予期しないコストが発生することがあります。しかし、同じ方法で作業を続けることが本当に望ましいでしょうか？
複雑なユーザーインターフェース
自動化された会計ライフサイクル全体で、ユーザーはモジュールのナビゲーションが技術的で複雑であると感じるかもしれません。これには従業員向けの追加トレーニングが必要になる場合があります。
データ移行および統合の複雑さ
会計自動化ソフトウェア内でアプリケーション間でデータポイントを移動することは時間がかかり、時にはエラーを生じることがあります。
技術的な問題
ソフトウェアベンダーは、ソリューションに技術的な問題、互換性の問題、バグ、その他のエラーがある場合には専門的なトラブルシューティングサービスを提供する必要があります。
トレーニング期間の遅延
自動化導入についてロードマップやタイムラインがあるかもしれませんが、これらのプロセスはさらに長期化することがあります。計画では、運用部門やITチームとの相談や協力を考慮する必要があります。
会計自動化に向けて次のステップを踏んでください
会計プロセスを自動化する準備が整ったら、あなたをサポートするための適切なテクノロジーが必要です。 収益自動化ソフトウェアの購入ガイドは、会社に適した収益自動化ソフトウェアを調査、評価、選択するための完全なロードマップを提供しています。
会計自動化のFAQ
技術が会計士を置き換えるのでしょうか？
それはありえません。技術は財務タスクの反復的な側面を担当します。会計においては、思考力や意思決定が必要です。
自動化は会計士の働き方をどのように変えるのでしょうか？
自動化は企業の会計部門に補完的な役割を果たします。会計士を繰り返しの手作業簿記業務から解放し、財務データの整理と分析に集中させることができます。
なぜ会計は完全に自動化されないのでしょうか？
特定の会計業務には、批判的で時には創造的な思考スキルが必要です。これらのスキルは本質的に人間にあり、完全に人間要素を置き換えるとエラーが発生します。また、自動化されたシステム自体も最適に機能させるために人間の監督と技術的介入が必要です。
自動化を利用して会計プロセスをどのように変えるのですか？
まず、自動化された会計ソフトウェアへの移行から始めることができます。これらのシステムは、中央のコンソールから主要な会計タスクを管理するように設計されています。総勘定元帳、売掛金および買掛金、財務諸表、損益計算書などを自動化することができます。
自動化された会計がCPAを置き換えるのでしょうか？
いいえ、そうではありません。CPAを含む会計士は、自動化を補完的なツールとして使用します。
会計でどのように自動化を活用すればよいのですか？
現在の会計プロセスとそれに利用可能な自動化技術を評価します。既存のワークフローを修正し、その修正に基づいて自動化します。必要に応じて人間の監督者によるテストと繰り返しを行います。