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Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est le processus de création, d’envoi, de réception et d’intégration de factures dématérialisées dans votre système comptable.

Les données de facturation sont transmises dans un format électronique structuré et lisible tel que XML ou JSON, par substitution au PDF ou aux factures papier.

La dématérialisation des factures peut également impliquer l’utilisation de logiciels ou de plateformes qui automatisent leur création et leur traitement.

Pourquoi les entreprises adoptent-elles la facturation électronique ?

La facturation électronique offre des avantages considérables aux entreprises. Ainsi, les entreprises adoptent la facturation sans papier pour devenir plus compétitives, réduire leurs coûts induits par l’administration des factures, rationaliser leurs opérations grâce à la simplification et à l’accélération du traitement de leurs factures, améliorer la traçabilité, réduire leur empreinte carbone mais aussi pour être conformes à la réglementation fiscale.

Conformité réglementaire

De nombreux pays imposent désormais l’utilisation de la facturation électronique afin d’être conformes fiscalement et de réduire la fraude. Les entreprises concernées doivent tenir compte de l’évolution de ces réglementations pour poursuivre leurs activités dans les régions où elles sont implantées.

Efficacité accrue

La facturation électronique rationalise le processus de facturation, en éliminant la saisie manuelle des données, en réduisant les erreurs et en permettant de gagner du temps. Elle réduit également le temps nécessaire au traitement des paiements, ce qui permet d’accélérer les cycles de paiement.

Précision accrue

La facturation électronique réduit le risque d’erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données ou de la facturation papier. Elle permet par ailleurs d’améliorer la précision et de réduire les litiges et les retards.

Meilleure gestion des flux de trésorerie

Grâce à la facturation électronique, les entreprises peuvent recevoir des paiements plus rapidement et plus efficacement, améliorant ainsi la gestion des flux de trésorerie.

Durabilité environnementale

L’adoption de la facturation électronique favorise la durabilité environnementale en réduisant l’utilisation du papier et en minimisant l’empreinte carbone associée à la facturation sur papier.

Calendrier de la réglementation sur la facture électronique en France

Le calendrier de mise en œuvre de la réforme est défini de manière à laisser le temps aux entreprises de toutes tailles ainsi qu’à leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux, etc.) de s’organiser.

Juillet 2024

Dès le premier juillet 2024, toutes les entreprises françaises soumises à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
Les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre des factures dématérialisées. 

Janvier 2025

A compter de janvier 2025, les petites et moyennes entreprises devront émettre des factures électroniques. 

Nouvelles obligations (facturation et déclaration électroniques) en France

À partir du 1er juillet 2024, vous devrez être en mesure de recevoir une facture électronique.
Mais saviez-vous que de nouvelles obligations s’ajouteront progressivement, jusqu’en 2026 ?
Découvrez ce qui vous attend en termes d’obligations de facturation électronique.

Réception des factures

À partir du 1er juillet 2024, il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou au simple format PDF. Toutes les entreprises devront :

  • accepter la réception de factures électroniques de la part de leurs fournisseurs.
  • être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion d’entreprise.

Émission de factures

À partir du 1er juillet 2024 pour les plus grandes entreprises, et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, toutes les entreprises devront :

  • avoir la possibilité d’émettre des factures électroniques dans des formats conformes à la réglementation
  • être en mesure de transmettre leurs e-factures à leurs clients  de manière automatique via une plateforme de facturation électronique qu’elles auront librement choisie (Portail Public de Facturation ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires).

Conformité des factures

Assurez-vous d’être en conformité avec la nouvelle réglementation.
Quatre méthodes de facturation électronique seront acceptées :

  • L’échange de factures dans des formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII) avec l’obligation pour les plateformes (publiques ou privées) de produire un document lisible.
  • L’échange de factures en format hybride (en anglais, Hybrid Invoice), répondant à la norme européenne EN16931, combinant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; la norme franco-allemande Factur-X est la plus connue de ces formats hybrides. Celle-ci comprend la facture originale et comprend un fichier de données structurées (XML) pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et logiciels comptables..

Flux dématérialisés (via API…) ou saisie en ligne sur la plateforme publique.

Obligations d’archivage

Les factures électroniques devront obligatoirement être conservées dans leur format informatique d’origine. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

Statuts obligatoires

La mise en place d’un réseau de facturation où tous les acteurs BtoB sont interconnectés s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement de chaque facture, statut par statut (déposé, rejeté, encaissé).

D’autres statuts (mis à disposition ; pris en charge ; approuvé ; partiellement approuvé ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, appelés statuts gratuits, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts seront traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facturation. En résumé, la gestion du crédit client, la gestion de la trésorerie et l’intelligence économique seront largement optimisées.

E-reporting

L’E-reporting est la transmission de données à l’administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :

  • en cas de transaction internationale B2B pour les factures envoyées ou reçues (sauf pour l’importation de bien)
  • en cas de transactions B2C (factures, transactions non facturées, ticket Z de caisse)
  • pour l’encaissement (lorsqu’il s’agit de factures de prestations de services pour lesquelles la TVA est collectée directement lors de l’encaissement).

Comment est mis en place l’E-reporting ?

La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l’entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à l’administration fiscale.

Zuora et la facturation électronique

La mise en place de la facture électronique implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.
Découvrez les solutions Zuora qui intégreront les fonctionnalités correspondant à la facture électronique.
Pour accompagner les clients qui souhaitent maximiser leur efficacité et se conformer à la réglementation française, Zuora propose 2 approches différentes :

Possibilité d’intégrer – par l’intermédiaire de partenaires – les données des transactions financières (factures, notes de crédit) à votre PDP locale (Plateforme de dématérialisation Partenaire) par le biais du Workflow Zuora afin de maximiser l’architecture client et l’investissement dans un partenaire dédié à l’E-facturation.

Possibilité de se connecter directement en marque blanche à la plateforme Chorus (PPF, Plateforme Publique de Facturation) pour simplifier, sécuriser & garantir l’application des normes françaises.

Pour les sociétés confrontées à ses réglementations en France et à l’international, Zuora vous accompagne dans la mise en conformité dans plus de 60 pays.

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