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Faiblesse significative : Qu’est-ce que c’est, comment cela affecte les finances, et exemples

Les faiblesses matérielles dans les contrôles internes sur les rapports financiers peuvent avoir un impact significatif sur l’exactitude et la fiabilité des états financiers de l’entreprise. Ces déficiences indiquent que les systèmes de contrôle interne d’une entreprise ont échoué à prévenir ou détecter d’éventuelles inexactitudes. En conséquence, les investisseurs perdent confiance dans la santé financière et la gouvernance de l’organisation.

Selon des recherches, les entreprises qui signalent des faiblesses matérielles ont 12-48 % plus de chances de subir des défaillances futures du cours de leurs actions que les entreprises avec un contrôle interne efficace. Le 14 mars 2023, une banque a découvert une faiblesse matérielle dans son état financier, ce qui a fait chuter son cours de bourse de 3 %. Cela démontre les risques élevés que les investisseurs associent aux contrôles internes défaillants.

De plus, remédier à ces problèmes de contrôle nécessite du temps et de l’argent, ce qui met à rude épreuve la rentabilité à court terme. En moyenne, les entreprises dépensent 7,8 millions de dollars pour éliminer chaque faiblesse matérielle. Les entreprises doivent prendre des mesures décisives lorsque des faiblesses matérielles surviennent pour restaurer la confiance des investisseurs et éviter les actions réglementaires.

Dans cet article, nous avons examiné tout ce que vous devez savoir sur les faiblesses matérielles, leurs impacts sur la finance et la comptabilité, les causes, les stratégies de prévention et de détection des faiblesses matérielles.

Qu'est-ce qu'une faiblesse significative ?

Une faiblesse matérielle se produit lorsqu’un défaut, une déficience ou un groupe de déficiences entraîne une potentielle inexactitude matérielle des états financiers d’une entreprise en raison d’une négligence dans le contrôle interne des rapports financiers.

Plusieurs facteurs peuvent déclencher une faiblesse matérielle. Elle est parfois causée par des carences dues à des erreurs de contrôle interne entraînant des états financiers significativement erronés. Cela signifie que les infrastructures ou mesures de contrôle interne mises en place par une entreprise pour prévenir les irrégularités et améliorer l’efficacité opérationnelle ont échoué ou ne sont pas complètement efficaces.

En conséquence, les données financières de l’entreprise deviennent peu fiables et ne peuvent pas facilement être utilisées pour évaluer la santé financière et déterminer des prix d’actions appropriés.

Les coûts d’une faiblesse matérielle sont élevés. Les entreprises doivent établir un système de contrôle efficace qui permet aux contrôles internes de déterminer une déficience et de la signaler au comité d’audit pour une intervention appropriée.

Types de faiblesse matérielle

Les faiblesses matérielles se présentent sous diverses formes, chacune présentant des risques uniques pour l’intégrité des rapports financiers et l’efficacité organisationnelle. Bien que chaque faiblesse signale des défaillances potentielles de contrôle, comprendre les types spécifiques aide à développer des stratégies adaptées pour la détection et la remédiation. Voici quelques-uns des types les plus courants de faiblesses matérielles :

Faiblesses dans les rapports financiers et les rapprochements

Ces faiblesses proviennent de déficiences dans les processus et contrôles des rapports financiers, tels que des rapprochements inexacts, des processus de clôture retardés et des erreurs comptables non corrigées. Par exemple, si une entreprise ne parvient pas à rapprocher ses comptes mensuellement, des divergences peuvent passer inaperçues, entraînant des déclarations potentielles inexactes.
Déficiences dans la reconnaissance des revenus

Reconnaître les revenus selon les Principes Comptables Généralement Acceptés (GAAP) ou les Normes Internationales d’Information Financière (IFRS) peut être complexe, surtout dans les industries avec des flux de revenus récurrents ou variables. Les faiblesses dans ce domaine peuvent mener à une reconnaissance prématurée, retardée ou inexacte des revenus, ce qui pourrait fausser de manière significative les résultats financiers.
Faiblesses des contrôles informatiques

Des contrôles informatiques inadéquats peuvent entraîner un accès non autorisé aux données financières, des rapports financiers inexacts et une manipulation des données. Les faiblesses des contrôles informatiques surviennent souvent en cas de manque de restrictions d’accès, de protocoles de sécurité des données inadéquats ou de mauvaise intégration des systèmes, compromettant l’intégrité des données et la fiabilité des informations financières.
Problèmes liés à l’environnement de contrôle

L’environnement de contrôle forme la base des contrôles internes, y compris l’attitude de la direction, les normes éthiques et l’engagement envers la compétence. Si la direction d’une entreprise ne priorise pas les contrôles internes, cela crée un environnement où les faiblesses matérielles sont plus susceptibles de se développer. Ce type de faiblesse peut également inclure une supervision insuffisante, une faible séparation des tâches ou un manque de culture de conformité robuste.
Faiblesses dans le contrôle des stocks

Les entreprises avec un inventaire significatif s’appuient souvent sur des contrôles pour surveiller les niveaux de stock, l’évaluation et le mouvement à travers les emplacements. Des contrôles inadéquats dans ce domaine—tels que des décomptes d’inventaire médiocres, un manque de rapprochement ou l’échec d’intégrer les systèmes d’inventaire—peuvent conduire à des valeurs d’inventaire surestimées ou sous-estimées et à des inexactitudes financières potentiellement matérielles.

Exemple de faiblesse matérielle

Voici un exemple de faiblesse matérielle liée aux contrôles internes sur les rapports financiers :

Contrôles de l’inventaire physique

Supposons qu’une entreprise possède des centres de distribution qui maintiennent des niveaux significatifs d’inventaire à travers plusieurs emplacements. Cependant, l’entreprise dispose de contrôles inadéquats concernant les inventaires cycliques et la validation de l’existence de l’inventaire. Plus précisément :

Les procédures de comptage cyclique sont informelles et non documentées, variant considérablement d’un endroit à l’autre. Les employés ne réalisent pas les comptages de manière régulière.
Lorsqu’il y a des comptages cycliques, il n’y a pas de révision et de réconciliation des résultats par la direction.
L’entreprise conserve les enregistrements physiques de l’inventaire dans des feuilles de calcul au lieu de les intégrer au système d’inventaire, ce qui mène à un rapport inexact.
La direction ne procède à aucune vérification ponctuelle de routine dans aucun emplacement pour vérifier l’existence globale de l’inventaire.

En raison de ces contrôles inefficaces, plusieurs emplacements ont considérablement surestimé les quantités d’inventaire vers la fin de l’année, ce qui a conduit à ce que le délai de paiement apparaisse meilleur qu’en réalité. Étant donné que certains comptes d’inventaire représentent plus de 20 % du total des actifs, ils ont jugé la déclaration erronée monétaire matérielle.

Étant donné la possibilité raisonnable qu’une déclaration erronée matérielle se soit produite dans plusieurs comptes d’inventaire et n’ait pas été prévenue ou détectée rapidement par les contrôles internes, cette combinaison de déficiences représente une faiblesse matérielle.

Quels sont les impacts d'une faiblesse matérielle sur la finance et la comptabilité ?

Une faiblesse matérielle dans les contrôles internes sur l’information financière peut avoir un impact significatif sur les fonctions financières et comptables d’une entreprise. Parmi les principaux problèmes, on trouve :

1. Inexactitudes dans les états financiers :
Avec des contrôles inefficaces, il existe un risque accru que des inexactitudes et des déclarations erronées importantes passent inaperçues dans les états financiers publiés. Cela réduit l’intégrité et la fiabilité globales pour les parties prenantes.
2. Problèmes d’audit externe :
Les auditeurs devront déployer plus d’efforts pour évaluer les déclarations erronées et atténuer les risques de contrôle. Cela entraîne des frais d’audit plus élevés et des échecs potentiels s’ils ne peuvent pas résoudre les problèmes.
3. Coûts plus élevés et inefficacités :
Des rapprochements manuels significatifs, des efforts de remédiation des contrôles et des solutions de contournement des processus mènent à des coûts plus élevés et à des opérations comptables moins efficaces.
4. Surveillance réglementaire :
Les faiblesses matérielles doivent être divulguées publiquement et communiquées au comité d’audit—cela augmente la surveillance de la part des régulateurs comme la SEC sur les rapports et les corrections.
5. Incertitude des investisseurs et du marché :
La découverte de la faiblesse peut entraîner une perte de confiance des investisseurs, des impacts négatifs sur la valorisation et le cours de l’action, ainsi qu’une incertitude accrue.
6. Problèmes de crédit et de prêt :
Les questions concernant l’exactitude des états financiers peuvent rendre les prêteurs méfiants et pourraient affecter la disponibilité, les conditions ou les coûts des lignes de crédit ou des prêts.

Causes de faiblesse matérielle

Identifier et traiter les moteurs spécifiques derrière les faiblesses matérielles est nécessaire pour mettre en œuvre les bonnes solutions et prévenir les récurrences futures. Voici les causes courantes de faiblesses matérielles identifiées par les auditeurs.

Expertise GAAP inadéquate

Les entreprises, en particulier les petites ou moyennes, peuvent manquer d’experts des Principes Comptables Généralement Acceptés (GAAP) employés pour identifier les erreurs comptables et garantir que les états financiers respectent les normes GAAP complexes.

Dépendance aux processus manuels

Une dépendance excessive à la saisie de données manuelle, aux calculs ou aux ajustements entraîne souvent des erreurs, augmentant le risque de faiblesse matérielle. Les systèmes automatisés peuvent réduire ce risque, mais les entreprises dépourvues de solutions technologiques peuvent avoir du mal à garantir un rapport financier précis.

Mauvaise mise en œuvre ou intégration technologique

L’innovation technologique assure que les opérations et processus d’une entreprise sont plus optimisés et détaillés tout en travaillant avec de grandes quantités de données. Cependant, la nouvelle technologie comporte des risques d’implémentation/intégration.

Si elle n’est pas correctement réalisée et que les contrôles de gestion ne sont pas efficacement en place pour migrer vers une nouvelle technologie, les failles pourraient aggraver les problèmes existants, et les problèmes de contrôle deviennent plus complexes au lieu de se simplifier. Cela peut compromettre l’intégrité des données, mettant ainsi en danger la faiblesse matérielle.

Adoption de nouvelles normes comptables

Des perturbations surviennent généralement lorsque les entreprises adoptent de nouvelles normes comptables. Cela s’explique par le fait que les entreprises doivent mettre en place les bons processus et contrôles après l’adoption.

Des contrôles adéquats doivent être en place pour prévenir plusieurs risques de contrôle après l’adoption. Mais souvent, les entreprises ignorent ces contrôles en raison de leur charge de travail, devant gérer de vastes volumes de données tout en ayant une courte période d’adoption.

Déficiences dans l’évaluation des actifs ou passifs à long terme

Les spécialistes de l’évaluation aident généralement les organisations à déterminer la valeur des actifs et passifs qui existent depuis un certain temps. La direction doit assumer l’ensemble de l’évaluation. Cependant, elle peut ne pas exécuter efficacement l’évaluation critique dans certains cas considérables. Cela peut conduire à des déficiences dans les rapports financiers.

Retard dans les rapports financiers

Des retards constants dans le processus de clôture financière ou le dépôt tardif des rapports requis (tels que les dépôts trimestriels ou annuels) peuvent indiquer des contrôles inadéquats en place. Ces retards résultent souvent de processus internes inefficaces ou d’un manque de contrôle sur l’exactitude des données, ce qui augmente le risque d’inexactitude matérielle.

Utilisation inadéquate des outils

Parfois, l’unité comptable rencontre des erreurs manuelles parce que les entreprises n’utilisent pas des outils d’analyse et de reporting efficaces. Cela rend difficile pour l’équipe de mener des activités de contrôle significatives et de réduire efficacement le risque. En conséquence, l’équipe doit le faire manuellement, et les contrôles peuvent se décomposer tout en impactant les processus comptables.

Postes à fort taux de rotation

Un roulement fréquent dans les postes financiers et comptables cruciaux peut entraîner une perte de l’expertise institutionnelle nécessaire pour exécuter les contrôles essentiels afin de prévenir les inexactitudes. La perte de connaissances historiques entrave également les enquêtes lorsque des erreurs surviennent.

Risques d'ignorer une faiblesse matérielle

Lorsqu’une entreprise rencontre une faiblesse matérielle et choisit de l’ignorer, cela a des effets néfastes. Les entreprises doivent être transparentes et donner la priorité à une correction rapide.

La réputation de l’entreprise en souffre

Le premier effet significatif est la dégradation de la réputation de l’entreprise. Une mauvaise réputation peut rompre la confiance entre l’entreprise, les investisseurs et le grand public. En conséquence, les investisseurs pourraient retirer leur soutien financier, et le public pourrait boycotter les produits ou services de l’entreprise, entraînant une perte de revenus.

Non-conformité réglementaire

Selon les réglementations Sarbanes-Oxley, les entreprises doivent déclarer toutes les faiblesses matérielles et faire valider par leur auditeur la correction des déficiences dans l’année. Ignorer ces problèmes peut entraîner des enquêtes et des sanctions de la SEC.

Conséquences légales

Les actionnaires ou parties prenantes peuvent poursuivre les entreprises si elles ne divulguent pas les faiblesses de contrôle, alléguant la négligence et l’incapacité à fournir des rapports financiers précis. Les recours collectifs en cours sont coûteux et préjudiciables. Cela peut avoir un impact considérable sur les finances de l’entreprise tout en entraînant d’autres frais d’audit externes.

Comment signaler une faiblesse matérielle

Les entreprises disposent de quelques options pour signaler des faiblesses significatives dans leurs contrôles internes :

Dépôts et divulgations auprès de la SEC

Les réglementations exigent des entreprises publiques qu’elles divulguent l’existence de toute faiblesse significative identifiée dans leurs dépôts réguliers auprès de la SEC, tels que les rapports annuels 10-K et trimestriels 10-Q. Ces documents comportent des sections dédiées aux rapports de gestion sur l’efficacité des contrôles internes de l’entreprise.

Plans de remédiation et mises à jour des progrès

En plus de divulguer les faiblesses, les entreprises utilisent également des rapports périodiques de la SEC pour fournir des détails sur les efforts de remédiation, les calendriers de mise en œuvre et les progrès réalisés pour éliminer les déficiences. La transparence aide à rétablir la confiance des investisseurs.

Dépôts d’états financiers modifiés

Si une faiblesse significative entraîne directement une erreur significative dans les états financiers précédemment publiés, des états modifiés peuvent devoir être déposés avec une divulgation explicative détaillant les déficiences de contrôle détectées.

Communiqués de presse et lettres aux actionnaires

Pour communiquer rapidement des faiblesses significatives avant même le prochain dépôt réglementaire prévu, les entreprises peuvent choisir de publier volontairement des communiqués de presse, des avis d’agences de presse ou des lettres directement aux actionnaires sur les détails et les plans de remédiation en cours.

Appels de conférence avec les investisseurs

Les managers peuvent communiquer sur les faiblesses et répondre aux questions des investisseurs lors des appels de résultats trimestriels. Ces appels offrent l’occasion de réaffirmer à voix haute les engagements de remédiation.

Stratégies pour prévenir et détecter des faiblesses matérielles

Aussi important que soit la détection des faiblesses matérielles, les entreprises devraient prioriser leur prévention avant qu’elles ne surviennent.

Stratégies de détection

Programmes de lanceurs d’alerte

Créez un système qui alerte la direction générale et encourage les employés à signaler les préoccupations liées au contrôle interne. Fournissez des lignes directes pour que les personnes anonymes disposent d’un canal confidentiel pour divulguer d’éventuels problèmes.

Analyse de données

L’analyse est un excellent outil pour déterminer les schémas au sein de grands ensembles de données, comprendre la performance des données et identifier les anomalies ou les valeurs aberrantes. Cela peut fournir des informations sur la détection des faiblesses matérielles.

Parcours

Lorsque les employés ne connaissent pas les composants et processus des contrôles internes, des faiblesses matérielles peuvent facilement passer inaperçues, et des erreurs peuvent survenir. Par conséquent, il est crucial d’éduquer et de former les employés concernant les changements qui se produisent lorsque les contrôles internes sont impliqués. Expliquer aux employés les processus de contrôle interne permet d’identifier facilement d’éventuelles faiblesses.

Audits externes

Une autre activité cruciale que vous devriez permettre est l’audit externe. Permettez à un auditeur externe (tiers indépendant) d’évaluer si vos contrôles sont conçus et mis en œuvre efficacement. Cela vous aide à prévenir toute anomalie qui pourrait devenir une faiblesse matérielle.

Stratégies de prévention

Contrôler l’environnement

En tant qu’organisation, il est vital d’établir une culture d’entreprise qui encourage la responsabilité et promeut la compétence parmi les employés et la direction générale. Cela vous permet de créer et d’exécuter des politiques et des procédures pour spécifier les contrôles appropriés afin de prévenir les faiblesses matérielles.

Processus d’évaluation des risques

Les procédures de contrôle doivent être soumises à des évaluations des risques. Cela permet à l’entreprise de reconnaître les causes possibles des échecs, la raison des contrôles inefficaces, la partie responsable du contrôle, la solution possible, et quand la partie responsable agit pour y remédier. Grâce à cela, l’équipe de contrôle interne peut identifier les zones des états financiers présentant un risque élevé de faiblesse matérielle.

Information et communication

En tant qu’organisation qui optimise ses opérations grâce à la technologie, il est essentiel de communiquer les politiques et procédures à travers l’ensemble de l’organisation. Cela permettra aux équipes d’être sur la même longueur d’onde et fournira un cadre pour que les membres travaillent de manière efficace et efficiente. De même, la direction générale devrait encourager la révision des états financiers et favoriser le reporting interne.

Activités de surveillance

Les activités de surveillance basées sur la fréquence et la qualité vous permettent d’évaluer et d’évaluer efficacement les contrôles internes. Lorsqu’elles sont effectuées de manière cohérente, votre entreprise devient plus performante en gestion des risques. Cela est dû au fait que vous prenez des mesures correctives dès que vous détectez une déficience et empêchez la survenue de faiblesses matérielles.

Activités de contrôle

Enfin, vous pouvez automatiser les contrôles là où cela est approprié et amener les équipes à passer par des étapes de révision et d’autorisation avant de terminer une opération. Vous pouvez rapidement éviter une faiblesse matérielle grâce à des activités telles que les autorisations et les révisions.

Faiblesse matérielle vs. déficience significative

La faiblesse matérielle et la déficience significative sont des types de déficience de contrôle. Elles ont des significations et des implications différentes pour la déclaration financière d’une entreprise.

La faiblesse matérielle et la déficience significative nécessitent l’attention des décideurs au sein d’une entreprise, mais le poids et la gravité d’une faiblesse matérielle sont supérieurs à ceux d’une déficience significative. La faiblesse matérielle touche à l’intégrité, à la valeur et à la perception publique de l’entreprise, tous ces éléments pouvant nuire à la performance de l’entreprise et à sa capacité à attirer davantage d’investisseurs.

La probabilité d’une inexactitude après évaluation de l’ampleur de la déficience du contrôle détermine si une déficience de contrôle est une faiblesse matérielle ou significative. Cela signifie qu’une déficience significative attirera l’attention de la partie responsable de la supervision mais n’aura pas d’impacts matériels sur l’information financière. En d’autres termes, elle a une ampleur significative mais pas une ampleur matérielle.

Qu'est-ce qui est pire : une déficience significative ou une faiblesse matérielle ?

La faiblesse matérielle a un impact considérable sur les rapports financiers, entraînant des inexactitudes. Ici, le contrôle existant échoue à prévenir ces inexactitudes, potentiellement en raison de fraudes par la direction ou d’oublis par l’équipe de contrôle interne.

Une fois qu’une faiblesse matérielle est identifiée, l’auditeur rapporte cette importance matérielle au comité d’audit et à la direction de l’entreprise.

Une faiblesse matérielle est pire qu’une carence significative lorsqu’il s’agit de déficiences dans le contrôle interne des rapports financiers. Les principales raisons pour lesquelles une faiblesse matérielle est considérée comme plus grave sont :

1. Probabilité d’inexactitude :
Une faiblesse matérielle indique une possibilité raisonnable qu’une inexactitude matérielle dans les états financiers puisse survenir et ne pas être détectée rapidement. Le seuil de probabilité et d’ampleur de l’inexactitude potentielle est plus élevé qu’une carence significative.
2. Impact sur les finances :
Parce qu’une faiblesse matérielle signifie des inexactitudes matérielles potentiellement non détectées dans les états financiers, l’effet sur l’exactitude des finances est plus sévère.
3. Exigences de rapport externe :
Selon les normes d’audit du PCAOB, les faiblesses matérielles doivent être divulguées publiquement dans les rapports 10-K des entreprises, tandis que les carences significatives peuvent ne pas nécessiter de rapport public.
4. Perception des investisseurs :
La découverte d’une faiblesse matérielle tend à éroder davantage la confiance des investisseurs, étant donné la gravité liée spécifiquement aux rapports financiers inexacts. Cela peut signaler des problèmes plus profonds avec les contrôles et les processus.

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