Comprendre la facturation électronique
La facturation est un processus intégral des opérations financières des entreprises. Cependant, la facturation sur papier est laborieuse et sujette aux erreurs humaines. Aujourd’hui, la facturation électronique a pris le relais du processus de facturation traditionnel.
La facturation électronique offre des avantages significatifs aux entreprises, notamment des économies de coûts, l’efficacité, l’amélioration de la trésorerie, la conformité réglementaire et la durabilité environnementale.
De nombreux pays imposent désormais l’utilisation de la facturation électronique comme moyen d’améliorer la conformité fiscale et de réduire la fraude. Les entreprises ayant une présence mondiale doivent tenir compte de ces réglementations en évolution pour continuer leurs activités dans les régions où elles ont une présence locale.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-facturation, est le processus d’envoi et de réception de factures sous format électronique, plutôt que sur papier. Cela implique l’échange de données de factures dans un format structuré et lisible par machine que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) peuvent traiter efficacement, tels que XML ou JSON, au lieu d’envoyer un PDF ou une facture papier physique.
La facturation électronique peut être effectuée par diverses méthodes, telles que l’utilisation d’un portail web, d’un courrier électronique, ou d’un système d’échange de données électroniques (EDI). Elle peut également impliquer l’utilisation de logiciels ou de plateformes qui automatisent la création et le traitement des factures.
Les entreprises adoptent la facturation électronique comme moyen de devenir plus compétitives, d’optimiser leurs opérations, de réduire leur empreinte carbone, et de maintenir la conformité réglementaire.
Types de e-facturation
Jetons un coup d’œil à trois types de facturation électronique que les entreprises utilisent.
Non structurée
La facturation électronique non structurée est similaire à la facturation traditionnelle sur papier utilisée pour la tenue des dossiers. Ce type de facturation électronique conserve l’apparence visuelle d’une facture électronique sans connexion de fichier intégrée ou données structurées. Pendant ce temps, vous devez parfois extraire et saisir manuellement les données dans le système du destinataire.
Structurée
La facturation structurée est un format de facturation électronique où les données n’ont aucune forme de représentation visuelle. Il n’y a pas de mise en page graphique. Au lieu de cela, son focus est sur les données structurées nécessaires pour le traitement par le système.
Certains formats structurés, tels que XML, peuvent être lus et traités par des systèmes automatisés sans problèmes.
Hybride
Le format de facturation électronique hybride combine les superpuissances des formats structurés et non structurés en un seul système. Cela donne au système un avantage différenciant en ayant une représentation visuelle de la facture tout en incluant également un fichier intégré qui permet à la facture d’être traitée par des machines. Ce type de facturation électronique est fortement recommandé si vous utilisez un système de facturation basé sur un logiciel.
Le système de facturation électronique
Les opérations financières deviennent fluides lorsque le vendeur et l’acheteur adoptent la facturation électronique. La gestion systématique des comptes se déroule dans un environnement numérique. Voici les étapes impliquées dans le processus de facturation électronique pour le vendeur et l’acheteur.
Vendeur
1. Préparation de la facture :
La facture est créée au sein de la plateforme de facturation électronique pour facturer l’acheteur des biens ou services achetés. C’est le point de départ de la gestion du système de comptes clients.
2. Émission de la facture :
À ce stade, l’opérateur remplit tous les détails essentiels à inclure dans la facture en utilisant le format de données structurées et la solution logicielle sécurisée. Cela peut comprendre des numéros de facture et des informations uniques spécifiques pour le suivi et le reporting.
3. Envoi de la facture :
Lors de cette étape, la facture électronique est validée par le système. Cette validation automatisée assure la conformité de la facture avec les règles et normes existantes de la région.
4. Confirmation et accusé de réception :
À ce stade, l’acheteur doit déjà avoir effectué le paiement. Le vendeur procède alors à la confirmation et à l’accusé de réception du paiement. Cela améliore le niveau de transparence au sein du système. La facture électronique reconnue est ensuite envoyée à l’acheteur pour enregistrement.
5. Reporting et analyse :
Grâce à la tenue des registres, le vendeur conserve une copie de la facture payée dans son système intégré. Cela permet une analyse financière et un audit sans faille en cas de besoin.
Acheteur
1. Réception de la facture :
La réception de la facture électronique active le système de gestion des comptes fournisseurs. Ici, vous recevez la facture électronique du fournisseur via votre système intégré financier ou ERP.
2. Validation de la facture :
Pendant ce processus, le système lit la facture électronique présentée dans un format structuré et la prépare pour l’examen et la validation par l’acheteur. Cela conduit à une intégration et un flux de données fluides.
3. Enregistrement dans le compte :
Dans cette étape, le système automatise davantage l’examen de la facture électronique pour s’assurer qu’elle est conforme aux règles et normes existantes. Cela garantit la précision et la transparence des transactions en cours. Ensuite, la facture est transmise pour être payée.
4. Planification du paiement :
Cette étape implique que l’acheteur autorise le paiement par le biais de son compte et exécute la transaction par le biais de son système financier.
5. Conservation des registres :
Le système enregistre la facture et l’historique des paiements dans le système financier. Cela vise à garantir la transparence et la responsabilité en temps voulu. De même, le vendeur a accès à une copie électronique de la facture payée.
6. Reporting et analyse :
L’acheteur reçoit un rapport complet de la transaction effectuée au sein de leur système intégré et le classe pour une analyse financière à la fin de la journée, de la semaine, du mois ou de l’année.
Quels sont les avantages de l'utilisation de la facturation électronique ?
L’adoption et l’utilisation continues de la facturation électronique apportent de nombreux avantages aux entreprises, notamment en les aidant à optimiser leurs opérations, à améliorer leur conformité et à réduire leurs coûts.
Réduction des erreurs de saisie de données
La facturation électronique réduit le risque d’erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données ou de la facturation sur papier. Cela peut aider à améliorer la précision et à réduire les litiges et les retards.
Traitement des factures plus rapide et accélération des paiements
Parce que la facturation électronique fait partie d’un processus plus automatisé, les entreprises peuvent recevoir des paiements plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut améliorer la gestion de la trésorerie. Un rapport mondial de 2024 sur la facturation électronique et la conformité fiscale a révélé que l’utilisation de systèmes automatisés a entraîné 33% des transactions payées à temps, contre 24% des factures sur papier payées à temps.
Visibilité et suivi améliorés
Avec des systèmes de facturation électronique intégrés, les factures électroniques émises sont facilement disponibles pour les parties concernées, et le suivi est plus fluide qu’avec les systèmes de facturation traditionnels. Cela améliore le niveau de transparence entre les deux parties lors des transactions commerciales.
Économies de coûts
Une facture sur papier implique un entretien, une gestion et un traitement manuel élevés. Cela entraîne des coûts et une utilisation des ressources plus élevés. Les entreprises qui passent des méthodes de facturation traditionnelles à la facturation électronique peuvent économiser jusqu’à 80% sur les coûts, selon l’Institute of Finance and Management (IOFM).
Amélioration de la sécurité
L’utilisation de sceaux et de certificats uniques et non répétables émis avec les factures électroniques rend difficile la fraude ou la falsification de documents. Le système offre une sécurité contre la fraude et la falsification, courantes avec les factures sur papier ou imprimées.
Productivité accrue
L’amélioration de la productivité est l’un des principaux avantages de l’utilisation de la facturation électronique, grâce au niveau d’intégration qui peut se produire entre les membres de l’équipe et avec vos partenaires commerciaux. Cela ouvre un canal qui permet de gagner du temps et des ressources tout en vous permettant de vous concentrer sur d’autres opérations commerciales essentielles.
Correspondance et validation automatisées
La facturation électronique facilite le traitement rapide des factures grâce à la correspondance et à la validation automatisées. Le système lit la facture, la valide et la traite pour le paiement, économisant un temps précieux pour d’autres tâches commerciales.
Trace d’audit efficace et conservation des dossiers
L’audit peut être difficile si vous devez passer en revue une pile de papiers pour vérifier l’historique des paiements. La facturation électronique facilite et accélère l’audit. Elle offre également à votre équipe un système de classement efficace qui lui permet de conserver les dossiers électroniquement.
Formats courants de la facturation électronique
La facturation électronique dépend de formats standardisés pour établir une structure et un contenu de facture cohérents, et garantit un échange de données facile entre différents systèmes de facturation électronique. Voici quelques normes de facturation électronique :
UBL (Universal Business Language)
Les processus de facturation électronique utilisant l’UBL sont exécutés à l’aide d’un format XML standardisé. Ces factures électroniques ont une interopérabilité transparente sur diverses applications et systèmes. Ce format est largement utilisé pour la facturation électronique.
JSON (JavaScript Object Notation)
Le JSON est un format d’échange de données que les humains et les machines peuvent facilement lire. Le JSON est un format plus récent, similaire au XML, qui devient populaire dans le numérique et le commerce électronique en raison de sa simplicité, de sa mise en œuvre directe et de sa compatibilité avec les nouveaux langages de programmation.
XML (eXtensible Markup Language)
Le XML est un format de facturation électronique flexible et étendu qui vous permet de définir la structure et le contenu des données d’une facture électronique dans un format lisible par l’homme. C’est un format hautement personnalisable et facilement automatisable. L’interprétation et le traitement de l’information à l’aide du XML sont faciles car chaque élément de données a une étiquette descriptive.
ISO 20022
L’ISO 20022 est considérée comme une norme universelle ouverte pour le traitement de l’information financière. Cette norme vous permet d’avoir des données constamment détaillées et structurées pour la facturation électronique pour toutes les transactions financières commerciales.
Peppol BIS
Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online. Peppol BIS est un format standard de facturation électronique utilisé pour créer des documents électroniques nécessaires aux activités d’achat au sein du réseau Peppol. Cela inclut un format de facturation électronique utilisé par le gouvernement européen et le secteur public.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport)
L’EDIFACT reste une norme mondiale pour que les entreprises et les clients effectuent des échanges de données électroniques (EDI) dans diverses industries. Après sa mise en œuvre réussie dans le système traditionnel pour l’échange sans papier, il est maintenant utilisé pour la facturation électronique moderne.
Factur-X
Factur-X est un format de facturation électronique créé en 2017 en France et en Allemagne. Avec ce format standardisé, les entreprises peuvent respecter la norme sémantique européenne EN16931 établie par le Comité européen de normalisation (CEN). Il est souvent considéré comme un format hybride, ayant des fichiers XML incorporés dans un fichier PDF.
Quels sont les défis de la facturation électronique ?
La facturation électronique offre des avantages significatifs en automatisant le processus de paiement et en conservant les registres financiers en sécurité pour référence future. Mais elle comporte également ses défis. Discutons de certains que vous pourriez rencontrer lors de son adoption.
Changements de flux de travail
L’adoption et la mise en œuvre de la facturation électronique perturberont le flux de travail au sein d’une entreprise, du moins au début. Cela créera un nouveau flux de travail pour traiter et livrer les factures dans le système de chaîne d’approvisionnement, ce qui prend du temps et des efforts et peut être intensif en main-d’œuvre.
Résistance des clients
Il peut être difficile de s’éloigner de la méthode traditionnelle de facturation. Les clients peuvent préférer les factures papier par habitude ou en raison d’un manque de compétences. Les entreprises, les employés et les clients doivent comprendre comment fonctionne le nouveau processus et la valeur qu’il apporte aux opérations commerciales pour avoir une mise en œuvre réussie de la facturation électronique.
Coûts initiaux de mise en œuvre
Décider d’adopter la facturation électronique a un prix. Parfois, les entreprises sont découragées d’adopter la facturation électronique en raison des coûts de mise en œuvre. Cela comprend l’achat de nouveaux logiciels ou matériels, leur intégration, et les coûts de formation nécessaires pour mettre en œuvre la facturation électronique.
Intégration avec les systèmes existants
Intégrer les solutions logicielles de facturation électronique avec les systèmes financiers et opérationnels existants peut être un défi. C’est parce qu’il faut organiser le système complexe pour soutenir différents protocoles de facturation électronique en fonction des pays, des industries et des types de clients que l’entreprise sert. Si cela n’est pas fait correctement, cela pourrait conduire à des problèmes de conformité tout en causant également une perte de données.
Variabilité des cadres juridiques et réglementaires
Les règles réglementaires dans différentes juridictions et secteurs obligent les entreprises à se conformer aux réglementations pour la facturation électronique à travers les régions. Les entreprises devraient mettre en œuvre une solution de facturation électronique qui est conforme à leurs marchés principaux.
Facturation électronique et conformité réglementaire
Les régulations de la facturation électronique varieront, selon où vous vivez, il est donc important de faire vos recherches pour vous assurer que votre entreprise respecte la conformité. Ne pas le faire peut signifier de lourdes amendes, des problèmes juridiques et des accusations criminelles potentielles.
Voici différents exemples régionaux des exigences de conformité pour la facturation électronique:
États-Unis: Les États-Unis n’exigent pas la facturation électronique pour les transactions entre entreprises en raison de la complexité des taxes et de l’absence d’autorité centrale. Les taxes varient d’un État à l’autre, donc la mise en œuvre de la facturation électronique à l’échelle nationale serait difficile. Des groupes comme la Business Payments Coalition tentent de créer des formats standard afin que les entreprises puissent facilement partager les factures électroniques.
Union Européenne: Les organisations du secteur public de l’UE sont tenues d’accepter les factures électroniques. Les factures électroniques doivent respecter certaines régulations, y compris celles concernant les données et les signatures électroniques. Il existe certaines variations de règles entre les différents pays de l’UE.
Asie-Pacifique: Des pays comme Singapour, Hong Kong, Taiwan et la Corée du Sud sont en tête de file en matière de facturation électronique. La Corée du Sud a un système de facturation électronique obligatoire pour les particuliers et les sociétés imposables dépassant certains seuils de revenus. À Singapour, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les autorités gouvernementales.
Choisir la meilleure solution de facturation électronique
Décider quelle solution de facturation électronique utiliser est crucial pour votre entreprise. Voici ce qu’il faut prendre en compte lors de la décision d’adopter une solution de facturation électronique.
Basé sur le cloud vs. sur site
Lors de la sélection d’une solution de facturation électronique, considérez le type d’acheteurs ou de clients que vous servez. Si vos acheteurs sont situés dans votre région et non en dehors, vous pouvez choisir la facturation électronique sur site. Cependant, la facturation électronique basée sur le cloud est la meilleure pour votre entreprise si vous servez des clients internationaux ou si votre marché va au-delà des frontières.
Logiciel de comptabilité intégré
La solution de facturation électronique que vous choisissez doit s’intégrer efficacement à vos systèmes financiers existants, tels que le logiciel de comptabilité. Cela assure un processus de facturation sans faille qui élimine les erreurs systématiques telles que les doubles entrées. Votre logiciel de facturation électronique devra également s’intégrer à d’autres flux de travail financiers existants.
Solutions spécifiques à l’industrie
Un autre facteur critique à considérer lors du choix d’une solution de facturation électronique est sa capacité à résoudre les problèmes de facturation au sein de votre industrie. Cela vous donne un avantage concurrentiel pour maximiser les avantages complets de la facturation électronique au lieu d’utiliser une solution non spécifique qui nécessite une manipulation pour convenir à votre secteur.
Fonctionnalités de conformité et de sécurité
Assurez-vous que la solution de facturation électronique que vous choisissez a l’infrastructure nécessaire pour se conformer aux exigences de la facturation électronique. La sécurité des données est également essentielle pour vous éviter d’être pénalisé pour avoir enfreint les paramètres réglementaires.
Scalabilité
Vos besoins en facturation peuvent changer à mesure que votre entreprise grandit. Choisir une solution de facturation électronique qui s’adapte à vos besoins changeants est essentiel.
Mises à niveau et développement futur
La dynamique des entreprises continuera à changer, tout comme la façon dont les affaires sont menées. Il est essentiel d’utiliser une solution de facturation électronique qui met à niveau son infrastructure pour répondre aux développements qui se produisent dans votre secteur.
Expertise fiscale
Avec les changements continus dans les réglementations de facturation électronique dans le monde, vous devez mettre à jour votre solution de facturation électronique pour se conformer aux lois locales et aux règles fiscales.
Service de qualité des données
La solution de facturation électronique que vous choisissez devrait avoir l’infrastructure pour effectuer une validation de facture optimisée en vérifiant les données avant que la facture ne soit envoyée à l’acheteur. Cela vous aide à économiser du temps et des ressources qui pourraient aller dans des tâches telles que la recherche, l’appariement, et autres.
Solutions de facturation électronique pour différentes tailles d'entreprise
Une solution de facturation électronique peut bénéficier aux entreprises de toutes tailles, mais certaines fonctionnalités peuvent avoir un impact plus important sur une taille d’entreprise plutôt que sur une autre.
Petites et moyennes entreprises
Les portails de facturation électronique basés sur le Web existent en ligne et gèrent l’échange de factures entre les entreprises. Les utilisateurs peuvent gérer leurs factures via une plateforme web, ce qui en fait une plateforme idéale pour les petites et moyennes entreprises.
Grandes entreprises
Un système d’échange de données électroniques (EDI) implique l’échange organisé de données entre les entreprises en utilisant certains formats. C’est un système hautement automatisé qui est idéal pour les grandes entreprises avec des chaînes d’approvisionnement élaborées.
Diverses tailles d’entreprises
Les fournisseurs de services de facturation offrent des solutions de facturation électronique de bout en bout, gérant l’ensemble du processus pour les entreprises, y compris la création, le partage et la validation des factures.
Pour une sécurité renforcée, certaines entreprises peuvent choisir un système basé sur la blockchain. Des blocs de données sont distribués, chacun avec un enregistrement d’une transaction. Les données sont stockées dans un réseau blockchain décentralisé, ce qui en fait une option sûre pour de nombreuses entreprises.
Il existe de nombreuses solutions de facturation électronique différentes disponibles aujourd’hui — évaluez où votre entreprise pourrait mettre en œuvre plus d’efficacité et choisissez la solution qui convient à votre entreprise individuelle.
Autres considérations sur la facturation électronique
Transformation des fonctions des comptes débiteurs et des comptes créditeurs
La facturation électronique offre aux comptes débiteurs et aux comptes créditeurs un nouvel ensemble de fonctions qui permet un cycle de facturation automatisé. Cela signifie que l’ensemble du cycle de facturation — de l’émission à l’archivage — est automatisé lorsque la facturation électronique est adoptée. En conséquence, les entreprises fonctionnent de manière plus efficace tout en minimisant les erreurs et en se conformant aux réglementations.
Besoin croissant de technologie fiscale
Avec la facturation électronique, le besoin d’une technologie fiscale efficace est en hausse. C’est parce que la facturation électronique est maintenant un outil puissant qui a aidé les entreprises à réduire le taux de fraude fiscale et à avoir plus de contrôle sur leurs taxes. L’infrastructure automatisée et les données de ventes en temps réel entraînent une demande constante de technologie fiscale à mesure que les entreprises grandissent et progressent.
Préparez stratégiquement votre entreprise
Avant d’adopter et de mettre en œuvre la facturation électronique, vous devez comprendre les avantages financiers qu’elle apportera à votre entreprise, évaluer votre approche de mise en œuvre, passer en revue les exigences techniques de l’adoption de la facturation électronique, et vous assurer que la solution est conforme aux règles réglementaires existantes.
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La valeur mondiale du marché de la facturation électronique devrait augmenter en moyenne de 28% par an entre 2024 et 2028, augmentant le niveau d’adoption et de mise en œuvre, ainsi que le besoin d’une solution de facturation électronique efficace.
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Zuora simplifie tout le processus de génération de fichiers de facture électronique. Grâce à une interface utilisateur intuitive ou à des opérations API REST flexibles, vous pouvez déclencher sans effort des processus automatiques lorsque les documents de facturation atteignent le statut publié. La surveillance en temps réel et le suivi des erreurs assurent la transparence, minimisant le risque de retards et d’erreurs.
En raison des différentes et diverses configurations et réglementations de facturation électronique, Zuora simplifie le paysage de configuration en offrant une plateforme conviviale pour les configurations communes et spécifiques à chaque pays.
Intégration transparente avec les fournisseurs de services
L’intégration avec les fournisseurs de services de facturation électronique tiers implique souvent des processus complexes, la gestion des clés d’authentification et d’éventuels problèmes de compatibilité. Zuora élimine ces tracas en offrant un processus simplifié pour se connecter avec les principaux fournisseurs de services de facturation électronique tels que Sovos et Avalara.
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FAQ sur la facturation électronique
Quelle est la différence entre une facture et une e-facture ?
La différence entre une facture et une e-facture est qu’une facture est une facture papier tandis qu’une e-facture est une facture électronique. Cela signifie qu’une e-facture est émise, envoyée et reçue numériquement ou électroniquement dans un format structuré.
Quelle est la différence entre l’EDI et la facturation électronique ?
L’EDI (échange de données informatisé) est une méthode de facturation électronique où la facture contient plus de détails sur la transaction commerciale qu’une e-facture normale qui pourrait ne contenir que des informations de base. Vous pouvez également utiliser l’EDI pour envoyer plus de types de messages que la facturation électronique.
La facturation électronique est-elle obligatoire aux États-Unis ?
La facturation électronique n’est actuellement pas requise aux États-Unis, bien que de plus en plus d’initiatives sont mises en place pour encourager son utilisation.
La facturation électronique est-elle obligatoire au Royaume-Uni ?
La facturation électronique au Royaume-Uni n’est pas obligatoire pour les transactions B2B, mais elle est obligatoire pour le travail dans le secteur public.
Qui doit créer une e-facture ?
Le vendeur est responsable de la création ou de l’émission d’une e-facture à l’acheteur. Cela contient des informations sur les produits vendus ou les services rendus aux acheteurs ou clients.
Qui est éligible à la facturation électronique ?
Les entreprises dont le chiffre d’affaires ou les revenus dépassent le seuil sont éligibles à la facturation électronique. Cela signifie que l’organisme de réglementation a un chiffre d’affaires stipulé qu’une entreprise doit atteindre avant de pouvoir être éligible à adopter et à mettre en œuvre la facturation électronique.
Existe-t-il un outil pour évaluer la conformité de ma solution de facturation électronique ?
Il existe des outils qui vous permettent de vérifier à quel point votre solution de facturation électronique est conforme aux règles ou à la syntaxe réglementaire standard.