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Automatisation de la comptabilité : Un guide complet

Une personne portant des lunettes et une chemise légère est assise à une table avec un ordinateur portable, faisant des gestes d'une main lors d'une discussion. Du matériel de bureau et une autre personne sont partiellement visibles.

Les processus manuels ont traditionnellement régi la comptabilité, entraînant de longues heures consacrées à la saisie manuelle de données, des erreurs humaines fréquentes et la pression incessante de respecter les délais. Mais les entreprises attendent désormais de leurs équipes comptables et financières qu’elles soient plus proactives et capables d’analyser les données financières en temps réel, ce qui nécessite le soutien de nouvelles technologies—l’automatisation comptable.

Le rapport sur l’état de la comptabilité des revenus a révélé que 79% des dirigeants comptables et financiers estiment avoir besoin d’un niveau plus élevé d’automatisation, et en moyenne, ils estiment que leur équipe gaspille plus de la moitié (53%) de leur temps sur des tâches répétitives manuelles, tout en essayant de répondre à des demandes accrues de l’entreprise.

Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation de la comptabilité : son évolution, comment elle peut aider à résoudre les problèmes liés à la comptabilité manuelle, quelles tâches vous pouvez automatiser dans votre entreprise, et les prochaines étapes à suivre.

Qu'est-ce que l'automatisation comptable ?

L’automatisation de la comptabilité comprend un ensemble de solutions logicielles qui automatisent et rationalisent divers processus financiers, allant de la saisie des données et de la mise en correspondance des comptes à la création de rapports et à la gestion complexe des risques.

Au fil des années, l’automatisation de la comptabilité est passée de la gestion massive des archives et de calculs plus rapides à des outils de comptabilité accessibles aux utilisateurs. Mais souvenez-vous : l’automatisation est une alliée des processus financiers manuels, et non leur remplacement total.

L’objectif principal est d’aider les équipes de comptabilité et de finance à rendre leurs opérations plus efficaces, analytiques et stratégiques.

Quels sont les problèmes de la comptabilité manuelle ?

L’automatisation est destinée à atténuer les défaillances des processus de comptabilité manuelle. Certains de ces problèmes sont :

Erreurs humaines et inexactitudes des données

Les processus de comptabilité manuelle sont pleins de potentiel pour des erreurs humaines, ce qui peut compromettre l’intégrité des données financières et la prise de décision.

Processus chronophages

Les processus de comptabilité manuelle sont intrinsèquement chronophages et nécessitent beaucoup de main-d’œuvre. Lorsqu’on traite de grands volumes, des tâches comme la saisie manuelle de données et la réconciliation entravent l’agilité et la réactivité, ce qui retarde souvent la prise de décisions cruciales basées sur les données.

Manque d’évolutivité

À mesure que le volume des données financières et des transactions augmente, la comptabilité manuelle devient plus difficile, entraînant des inefficacités et une croissance ralentie des entreprises.

Risques de conformité et réglementaires

Les freins et contrepoids sont presque inexistants dans les processus de comptabilité manuelle. Cela rend difficile le suivi des erreurs et les modifications nécessaires pour rester en conformité avec les normes réglementaires. Les entreprises qui dépendent fortement des processus manuels s’exposent à des risques de conformité et d’audit.

Avantages de l'automatisation pour la comptabilité

L’automatisation de la comptabilité garantit que les erreurs de calcul ne faussent pas les dossiers financiers. Voici quelques autres avantages notables. Avantages de l’automatisation comptable.

Meilleure précision

L’extraction manuelle et la manipulation des données, combinées avec des employés travaillant de longues heures tard le soir pour clôturer les comptes en fin de mois, créent un risque ingérable d’erreur humaine qui entraîne inévitablement des échecs de processus. La comptabilité automatisée réduit considérablement les risques d’erreurs dans la saisie et le calcul manuels des données.

Moins de temps et d’argent gaspillés

L’automatisation simplifie immédiatement les tâches manuelles. Les utilisateurs de logiciels d’automatisation de la comptabilité ont enregistré des économies de temps et de coûts significatives grâce à expense report syncing et importations de transactions.

Amélioration de la scalabilité

Grâce à sa capacité à gérer un volume de données plus important, l’automatisation résout le problème de fonctionnalité limitée. Un logiciel d’automatisation comptable évolutif permet aux utilisateurs de connecter autant d’applications que leur pile de données l’exige.

Les processus de comptabilité automatisés sont beaucoup plus sûrs pour les entreprises. Les logiciels de comptabilité modernes utilisent des fonctionnalités de sécurité des données telles que le chiffrement au repos, sur navigateur et l’authentification à deux facteurs pour protéger l’intégrité des données des utilisateurs.

Assurer la conformité réglementaire

Les comptables peuvent se conformer aux réglementations modernes en matière de sécurité des données grâce à l’automatisation de la comptabilité. Il est courant de trouver des solutions logicielles conformes aux SOC2 Type II Normes.

Analyse approfondie

Avec un accès rapide à des données précises en temps réel, ceux qui utilisent la comptabilité automatisée obtiennent des informations financières plus approfondies et prennent des décisions plus éclairées.

Récupération de données plus rapide

Grâce à un système numérique centralisé, la comptabilité automatisée permet une récupération plus rapide des données. Elle rend les données pertinentes accessibles en quelques requêtes seulement.

11 tâches comptables que votre entreprise peut automatiser

Les entreprises peuvent commencer l’automatisation de leur comptabilité avec des tâches financières individuelles. Certains des exemples courants incluent :

Génération et traitement des factures

L’automatisation peut aider à minimiser les saisies manuelles de données et renforcer le processus de rapprochement des factures.

Logiciel de comptabilité générale

L’automatisation peut inclure des fonctionnalités telles que le traitement par lots, des rapports personnalisables et des intégrations API. En utilisant ces outils, votre logiciel de comptabilité générale peut gagner en utilité.

Gestion des dépenses

Les entreprises peuvent réduire les difficultés liées à la gestion des dépenses grâce à des fonctionnalités automatisées telles que les intégrations tierces et les déclencheurs de remboursement.

Traitement de la paie

L’automatisation de la comptabilité peut aider à gérer des fonctions telles que le calcul du salaire net, la saisie des données et la distribution des chèques de paie.

Rapprochement bancaire

Bien que le processus de rapprochement bancaire nécessite une supervision humaine, vous pouvez automatiser certains éléments, comme la correspondance des relevés bancaires et le signalement en double entrée.

Rapports financiers et modélisation

Les rapports financiers sont souvent très contextuels et nécessitent encore une expertise supplémentaire (humaine) pour être interprétés. Cependant, l’automatisation comptable vous permet de rationaliser le processus grâce à des modèles basés sur la région, des états financiers en un clic et la prédiction des futures recettes.

Gestion des risques financiers

L’automatisation peut renforcer votre processus de gestion des risques en intégrant des indicateurs clés de risque (KRI) et les principales sources de données de l’entreprise dans une application dédiée à l’évaluation des risques.

Maintenance de la piste de vérification

Une piste de vérification suit l’argent entrant et les achats sortants. Les organisations peuvent automatiser le processus en stockant les documents de paiement sous forme de PDF accessibles et en les capturant à chaque paiement.

Préparation fiscale

Les entreprises peuvent automatiser leur processus de préparation fiscale, en commençant par des tâches à fort volume et à fort rendement telles que la génération de rapports, la collecte de données et la validation. L’automatisation peut également s’étendre aux calculs d’ajustement et à la complétion des formulaires fiscaux.

Gestion des flux de trésorerie

Les entreprises peuvent rationaliser leur flux de trésorerie en utilisant des API pour lier des comptes bancaires et des sources de données financières. Cela importe automatiquement les données dans leur système de gestion de trésorerie.

Compte client

Une fois les données d’achat saisies, une automatisation de la comptabilité clients suit les types de paiement, associe les factures aux commandes de vente et surveille les encaissements, y compris en signalant les cartes de crédit expirées. L’entreprise peut établir des incitations pour les paiements anticipés et des frais pour paiements en retard à partir de là.

11 accounting tasks your business can automate

Businesses can start their accounting automation with individual financial tasks. Some of the common instances include:

Invoice generation and processing

Automation can help minimize manual data entries and bolster the invoice-matching process.

General ledger accounting software

Automation can include features like batch processing, customizable reports, and API integrations. Using these tools, your general ledger accounting software can gain more utility.

Expense management

Businesses can reduce the struggle around expense management with automated features like third-party integrations and reimbursement triggers.

Payroll processing

Accounting automation can help manage functions like net pay calculations, data inputs, and paycheck disbursements.

Bank reconciliation

While the bank reconciliation process requires human oversight, you can automate some elements, like bank statement matching and double-entry flagging.

Financial reporting and modeling

Financial reports are often highly contextual and still require additional (human) expertise to interpret. However, accounting automation lets you streamline the process through region-based models, one-click financial statements, and prediction of revenue futures.

Financial risk management

Automation can bolster your risk management process by integrating key risk indicators (KRIs) and the business’s main data sources into a dedicated risk assessment application.

Audit trail maintenance

An audit trail tracks incoming money and outgoing purchases. Organizations can automate the process by storing payment documents as accessible PDFs and capturing them during each payment.

Tax preparation

Businesses can automate their tax preparation process, starting with high-volume, high-return tasks like report generation, data collection, and validation. Automation can also extend to adjustment calculations and tax form completion.

Cash flow management

Businesses can streamline cash flow by utilizing APIs to link bank accounts and financial data sources. This automatically imports data into their cash management system.

Account receivable

Once purchase data is inputted, an AR automation tracks payment types, matches invoices to sales orders, and monitors collections, including flagging expired credit cards. The business can establish early payment incentives and late payment fees from here.

6 étapes pour automatiser votre processus comptable

L’automatisation de la comptabilité va au-delà de l’acquisition d’un logiciel comptable. Vous devrez faire un peu de travail supplémentaire pour optimiser pleinement ce logiciel. Voici quelques étapes nécessaires pour automatiser vos processus comptables :

Mener une évaluation des besoins

Commencez par le bas : lesquels de vos processus comptables nécessitent réellement une automatisation ? Puisque toutes les tâches financières n’ont pas besoin d’être automatisées, il est préférable de se concentrer sur celles qui sont monotones et répétitives.

Rechercher et identifier des solutions d’automatisation

La prochaine étape consiste à rechercher les meilleures solutions d’automatisation pour le cadre financier de votre entreprise.

Voici quelques conseils :

  • Déterminez vos besoins spécifiques en matière de système comptable : votre entreprise a-t-elle besoin d’automatiser le traitement de la paie ou le système de gestion des dépenses ? Ou les deux ?

  • Identifiez vos trois principaux fournisseurs, puis réduisez le choix au plus adapté.

  • Créer une feuille de scores pour la comparaison : comparer les fonctionnalités basées sur le cloud avec celles de SaaS, par exemple.

  • Déterminer le ROI : calculez le coût de chaque tâche financière avant et après l’automatisation, puis déterminez la différence. L’argent que vous pourriez économiser grâce à l’automatisation justifierait-il le coût de l’outil ?

  • Préparer un dossier commercial : définir le besoin d’automatisation et établir un calendrier pour atteindre un objectif de retour sur investissement.

  • Présentez votre argumentaire commercial à l’équipe pour approbation : cela permet d’apporter les ajustements nécessaires au plan de mise en œuvre.

  • Choisissez le meilleur fournisseur : faites attention à celui qui centralise les systèmes de comptabilité financière de votre entreprise.

Lié : Le guide de l’acheteur de logiciels d’automatisation des revenus

Sélectionner les outils d’automatisation appropriés.

Les outils d’automatisation basés sur des logiciels sont d’excellentes options si l’entreprise dispose déjà d’applications de comptabilité existantes. En revanche, les options d’automatisation basées sur le cloud sont plus adaptées si vous avez besoin d’une approche tout-en-un.

Intégration avec les systèmes existants

Les outils d’automatisation devront s’intégrer de manière transparente aux systèmes comptables existants via des connexions tierces ou une unification sur une seule plateforme.

Élaborer un plan de mise en œuvre

Un plan de mise en œuvre donne corps à vos objectifs d’automatisation. Il doit inclure des calendriers, des jalons, les responsabilités des individus, des objectifs SMART du projet d’automatisation et un aperçu de la manière dont vous suivrez les progrès.

Formation des employés

L’automatisation comptable ne peut pas être pleinement opérationnelle sans l’élément humain. Vous devrez former vos employés à utiliser efficacement le nouveau logiciel.

Tester et affiner les flux de travail automatisés

Pour garantir des résultats positifs constants de vos flux de travail automatisés, testez les et peaufinez les. Bien qu’un seul essai puisse suffire dans certains cas, vous pourriez avoir besoin de mener plusieurs tests pour affiner le processus, notamment lors de la transition complète des flux de travail manuels vers un logiciel d’automatisation.

Surveillance continue et optimisation

Après la mise en œuvre, établissez un système de surveillance continue et d’optimisation. Une excellente idée est de mettre en place des alertes et des notifications automatisées. Un tel système peut permettre aux entreprises d’identifier rapidement toute anomalie ou divergence dans le flux de travail comptable.

Vous voudrez effectuer régulièrement une vérification de l’intégrité des données pour vérifier l’exactitude et la cohérence des informations que le système automatisé traite.

Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel d'automatisation comptable

Any accounting automation software must have a few specific features if it’s going to be effective. The Guide de l’acheteur de logiciels d’automatisation des revenus fournit une feuille de route complète pour rechercher, évaluer et sélectionner le bon logiciel d’automatisation des revenus pour votre entreprise.

Voici les caractéristiques essentielles à rechercher dans votre processus d’évaluation.

Capacités d’intégration

An accounting automation solution should seamlessly integrate with your company’s financial processes and essential business systems, such as customer relationship management (CRM) software and enterprise resource planning (ERP) systems.

Fonctionnalités de sécurité

Le logiciel doit disposer du chiffrement standard des données utilisateur, tel que le chiffrement sur l’appareil, sur le navigateur et sur le serveur. Les violations de données ne sont pas rares dans le secteur financier — le Rapport IBM sur le coût d’une violation de données montre que le coût des violations de données dans le secteur financier est en moyenne de 5,97 millions de dollars. Choisir une solution avec des fonctionnalités de sécurité robustes est plus important que jamais.

Évolutivité

À mesure que votre entreprise se développe, votre volume de transactions et la complexité financière augmentent. Votre logiciel d’automatisation comptable doit évoluer parallèlement à ces évolutions et être capable de gérer des volumes plus importants.

Interface conviviale

Tous les points de données et fonctionnalités doivent apparaître dans une zone centrale et facile d’accès. Plus c’est convivial, moins la courbe d’apprentissage sera élevée pour votre équipe.

Conformité avec les normes de l’industrie

Vérifiez si le logiciel d’automatisation comptable est conforme aux normes industrielles pertinentes telles que SOC2 Type II, HITRUST et ISO/IEC 27001.

Facilité et rapidité de mise en œuvre

Tout nouveau logiciel peut présenter des défis de mise en œuvre. Assurez-vous que le logiciel d’automatisation comptable que vous choisissez dispose d’un processus de mise en œuvre clair ainsi que du support et de la formation nécessaires pour bien démarrer.

Modules de comptabilité de base

Un logiciel d’automatisation comptable efficace comprendra des modules de base tels que le grand livre, le traitement de la paie et le rapprochement bancaire.

Intelligence économique

Le logiciel doit avoir des fonctionnalités de rapport, avec la capacité de faire des projections et d’obtenir des informations sur le terrain dans le cadre d’un système de business intelligence robuste.

Quels sont les défis de la comptabilité automatisée ?

Voici quelques-uns des défis potentiels auxquels toute entreprise pourrait être confrontée lors de l’automatisation de ses processus comptables.

Obtenir l’adhésion

Vous rencontrerez probablement une certaine résistance de la part des parties prenantes concernant l’automatisation. 67% of accounting and finance leaders say Ils ont du mal à obtenir l’adhésion de leur direction pour mettre en œuvre l’automatisation des revenus.

Surmonter cette résistance au changement et obtenir l’adhésion peut être difficile. Vous devrez communiquer efficacement et démontrer les avantages de l’automatisation.

Coût de mise en œuvre

Les coûts initiaux et continus d’une solution comptable automatisée pourraient être prohibitifs, en particulier pour les entreprises de grande envergure avec des modules financiers plus complexes.

De plus, on pourrait rencontrer des coûts imprévus lors de la phase de mise en œuvre, tels que des exigences supplémentaires en matière d’infrastructure informatique, des frais d’intégration et des frais de support technique continu. Cependant, pouvez-vous vraiment vous permettre de continuer à faire les choses de la même manière ?

Interface utilisateur complexe

Tout au long d’un cycle de vie comptable automatisé, les utilisateurs pourraient trouver la navigation dans les modules technique et complexe. Cela pourrait nécessiter une formation supplémentaire pour les employés.

Complexités de la migration et de l’intégration des données

Le déplacement des points de données entre les applications dans le logiciel d’automatisation comptable prend du temps et peut parfois produire des erreurs.

Problèmes techniques

Le fournisseur de logiciels pourrait devoir fournir des services d’expertise en dépannage si la solution présente un problème technique, des problèmes de compatibilité, des bogues ou d’autres erreurs.

Période de formation lente

Bien que vous puissiez avoir une feuille de route et un calendrier pour l’adoption de l’automatisation, ces processus peuvent parfois être prolongés encore plus longtemps. Votre calendrier devra tenir compte de la consultation et de la collaboration avec les équipes opérationnelles et informatiques.

FAQ sur l'automatisation de la comptabilité

La technologie remplacera t’elle les comptables ?

Il est peu probable. La technologie gère les aspects répétitifs des tâches financières. Les humains sont nécessaires pour la réflexion critique et la prise de décision en comptabilité.

Comment l’automatisation change-t-elle la façon dont les comptables travaillent ?

L’automatisation joue un rôle complémentaire dans les départements comptables des entreprises. Elle peut libérer les comptables des tâches répétitives de tenue de livres manuelle et leur permettre de se concentrer sur la gestion et l’analyse des données financières.

Pourquoi la comptabilité ne sera-t-elle pas entièrement automatisée ?

Certaines fonctions comptables nécessitent des compétences en réflexion critique — et parfois créative. Ces compétences sont intrinsèquement humaines, et remplacer complètement le facteur humain entraînera des erreurs. De plus, les systèmes automatisés eux-mêmes nécessitent une supervision humaine et une intervention technique pour fonctionner de manière optimale.

Comment transformer vos processus comptables avec l’automatisation ?

Vous pouvez commencer par passer à un logiciel de comptabilité automatisé. Ces systèmes sont conçus pour gérer les tâches comptables clés, le tout à partir d’une console centrale. Vous pouvez automatiser le grand livre, les comptes créditeurs et débiteurs, les états financiers, ainsi que les états de profits et pertes.

Les comptables automatisés remplaceront-ils les experts-comptables ?

Non, ce ne sera pas le cas. Les comptables, y compris les experts-comptables, utilisent l’automatisation comme un outil complémentaire.

Comment utilisez-vous l’automatisation en comptabilité ?

Évaluez vos processus comptables actuels et les technologies d’automatisation disponibles pour ceux-ci. Modifiez vos flux de travail existants et automatisez en fonction de la modification. Faites tester et itérer par un superviseur humain si nécessaire.