Choisir le bon logiciel de gestion des commandes
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Les entreprises ont besoin des bons outils dans leur environnement technologique pour gérer efficacement les commandes. Gérer l’ensemble du processus manuellement est quasiment impossible, c’est pourquoi un logiciel de gestion des commandes est indispensable. Avec la solution adéquate, votre organisation peut automatiser les tâches, rationaliser les processus et améliorer la collaboration tout en réduisant les erreurs.
Cependant, il existe de nombreuses solutions de gestion des commandes sur le marché. Suivez les conseils de cette section pour choisir l’OMS adapté, identifier les fonctionnalités essentielles et apprendre à évaluer les fournisseurs afin de trouver la solution idéale pour votre organisation.
Comment choisir l’OMS adapté à votre entreprise
Choisir le bon OMS peut améliorer l’efficacité, réduire les coûts et optimiser l’expérience client. Suivez ces conseils pour sélectionner un logiciel qui répond à vos principaux points de douleur.
1. Réalisez une analyse des écarts
Où se situent les faiblesses dans votre processus de gestion des commandes ? Par exemple, vos délais de traitement peuvent être trop longs. Ou peut-être que des erreurs fréquentes surviennent parce que votre équipe dépend trop des saisies manuelles de données.
Identifier ces problèmes vous aidera à choisir une solution de gestion des commandes plus pertinente et efficace, capable de résoudre vos difficultés majeures.
2. Comprenez vos besoins
Maintenant que vous avez identifié les faiblesses de vos processus, réunissez votre équipe pour définir précisément ce que vous attendez du logiciel. Par exemple, si les erreurs constituent un point de douleur important, l’automatisation et les intégrations d’IA doivent figurer en tête de vos priorités.
Dressez la liste de ces besoins et comparez-les avec les différents systèmes de gestion des commandes disponibles. Cette démarche vous garantit de sélectionner la solution la mieux adaptée à vos exigences.
3. Évaluez votre environnement technologique actuel
Votre organisation utilise déjà d’autres technologies et outils. Plus votre logiciel de gestion des commandes s’intègre facilement à ces solutions, plus votre processus de gestion des commandes sera fluide et précis.
Dressez la liste de vos plateformes actuelles : ERP, CRM, gestion des stocks, service client et marketing. Lors de l’évaluation d’un éditeur, demandez-lui s’il propose des connecteurs préconfigurés avec ces solutions ou s’il peut développer une connexion sur mesure.
Opter pour un logiciel de gestion des commandes doté d’intégrations natives est le moyen le plus rapide de déployer une nouvelle solution et d’accélérer la création de valeur. Toutefois, ce critère ne doit pas être rédhibitoire si le logiciel correspond par ailleurs à vos besoins.
4. Décidez si vous souhaitez une solution sur site ou dans le cloud
De manière générale, les logiciels de gestion des commandes en mode cloud sont aujourd’hui la norme. Ils offrent une grande évolutivité et ne nécessitent pas de mobiliser des ressources techniques internes pour leur gestion. En cas de problème, c’est l’éditeur qui prend en charge les réparations.
Les solutions sur site requièrent des experts internes pour leur gestion, mais elles offrent un contrôle et une sécurité accrus. En revanche, leur coût est souvent prohibitif pour les structures de taille modeste.
Réfléchissez à ce que vous privilégiez : l’accessibilité financière et la simplicité du cloud, ou le contrôle et la sécurité du sur site, afin de choisir le logiciel de gestion des commandes le plus adapté.
Les critères à prendre en compte pour un logiciel de gestion des commandes
Une fois que vous avez cerné les besoins de votre organisation, il est temps d’examiner les fonctionnalités requises pour votre logiciel de gestion des commandes. Chaque entreprise est différente, mais ces fonctionnalités essentielles sont incontournables dans tout OMS.
Traitement des commandes
L’OMS doit centraliser les commandes issues de tous vos canaux de vente — sites e-commerce, points de vente physiques ou comptes de gros — sur un tableau de bord unique. Cette fonctionnalité élimine le suivi manuel des commandes et vous offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble des commandes.
Gestion des stocks en temps réel
Si vous commercialisez des produits physiques, privilégiez les outils qui mettent automatiquement à jour les niveaux de stock sur tous les canaux afin d’éviter les surventes ou les ruptures. Les alertes de faible stock et le suivi multi-sites sont également des atouts.
Intégrations
Le logiciel de gestion des commandes doit s’intégrer de manière fluide à d’autres solutions pour vous offrir une vision globale du processus de gestion des commandes. Vérifiez ses intégrations avec les solutions comptables, les prestataires de livraison et les plateformes e-commerce.
Plus votre logiciel de gestion des commandes prend en charge d’intégrations, moins votre équipe aura d’efforts manuels à fournir dans ses processus.
Automatisation
L’automatisation des tâches récurrentes telles que l’acheminement des commandes, la génération de factures ou la création d’étiquettes d’expédition permet de gagner du temps et de limiter les erreurs. De nombreux systèmes de gestion des commandes intègrent des gestionnaires de tâches permettant d’assigner automatiquement les commandes à certains sites ou de générer des bons de commande en cas de stock faible.
Vérifiez si l’OMS propose également des automatisations basées sur l’IA, capables de réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Personnalisation
Chaque organisation est unique. Le logiciel de gestion des commandes doit offrir un certain degré de personnalisation pour s’adapter à vos processus internes. Les configurations modulaires, les modèles à la carte et les workflows personnalisables en glisser-déposer vous permettent d’adapter la solution à vos besoins.
Analytique
Tout logiciel de gestion des commandes digne de ce nom doit proposer des rapports avancés. Sans ces données, il est impossible d’identifier les points de friction et d’optimiser l’efficacité opérationnelle.
Optez pour un OMS qui suit les indicateurs historiques et fournit des rapports sur les tendances de vente, la performance et le comportement client. De nombreuses solutions proposent désormais des analyses pilotées par l’IA qui, après une phase de collecte et d’analyse des données, offrent des recommandations personnalisées sur la performance.
Comment évaluer les fournisseurs d’OMS
Différents systèmes de gestion des commandes proposent souvent des fonctionnalités similaires, il est donc essentiel d’évaluer le prestataire qui fournit l’OMS. Suivez les conseils ci-dessous pour évaluer les prestataires avant de signer un contrat.
- Évaluez la tarification : Comprenez le modèle tarifaire du prestataire. Certains facturent un abonnement, tandis que d’autres proposent une formule modulaire à l’usage. Le modèle à l’usage est plus adapté aux entreprises dont le volume de commandes varie ou qui connaissent une forte saisonnalité, tandis que l’abonnement convient mieux si votre volume est stable.
- Demandez des démonstrations et des essais : Demandez toujours aux prestataires OMS une démonstration en direct ou une période d’essai gratuite afin de tester le logiciel. Mieux encore, faites évaluer plusieurs solutions par vos collaborateurs et recueillez leurs retours auprès de la direction. Cette étape vous garantit de choisir une solution intuitive.
- Lisez les avis : Consultez des plateformes comme G2, Capterra et Google pour lire les avis. Si aucun avis n’est disponible, demandez au prestataire OMS des études de cas ou des témoignages clients. Cette démarche vous assure de ne travailler qu’avec des prestataires reconnus et ayant fait leurs preuves.
- Renseignez-vous sur les délais : Certains prestataires peuvent mettre votre logiciel de gestion des commandes en service en quelques jours seulement, tandis que d’autres nécessitent plusieurs semaines pour l’implémentation. Le délai dépend souvent de la complexité de vos processus et de vos besoins. Demandez toujours une estimation des délais afin de mieux anticiper le processus d’intégration.
Changer de logiciel de gestion des commandes par la suite demande du temps et des ressources, il est donc important d’étudier vos options avec attention. L’OMS idéal accompagnera la croissance de votre entreprise et créera davantage de valeur à mesure que votre société se développe.
