Comment la directrice financière de Vimeo a exploité une mine d’or administrative et transformé la finance en centre stratégique
Dans de nombreuses entreprises, la fonction finance a longtemps été perçue comme un simple service administratif ennuyeux — l’équipe chargée de clôturer les comptes, de traiter les transactions et d’assurer la conformité de l’entreprise. Mais pour Gillian Munson, directrice financière de Vimeo, cette vision passe à côté de la véritable opportunité.
« Lorsque vous fixez le prix d’une commande, que vous la faites passer dans les systèmes et que vous encaissez l’argent, il y a énormément de valeur cachée dans ce processus, » explique Gillian. « Il y a un véritable trésor à exploiter dans l’administration. Avec les bons systèmes, la finance ne se contente plus de traiter des transactions — elle pilote la stratégie. »
Voici comment Vimeo a repensé ses processus order-to-cash (O2C). Avec Zuora comme socle de ses processus de facturation et de gestion des revenus, l’équipe finance de Vimeo a transformé ce qui était autrefois un Far West de procédures administratives fragmentées en une mine d’informations alimentant les décisions stratégiques, les initiatives de croissance et la réussite client.
Faire l’état des lieux
Lorsque Gillian a rejoint Vimeo, elle a été confrontée à des défis bien connus des responsables financiers :
- Rapprochements manuels et retards dans le reporting. Au lieu de générer des analyses pour l’entreprise, la finance était souvent submergée par la gestion de tableaux Excel et la résolution de problèmes urgents.
- Inefficacités dans le processus O2C. Les retards de facturation, la perte de revenus et l’incapacité à modéliser des tarifications complexes limitaient la capacité de la finance à accompagner la croissance.
- Un fossé stratégique. Alors que la direction générale et le conseil d’administration attendaient de la finance un rôle plus prospectif, les systèmes hérités freinaient l’équipe.
« Trop souvent, les responsables financiers sont sollicités pour réparer des systèmes défaillants, » déclare Gillian. « Cela nous détourne de notre mission : raconter l’histoire derrière les chiffres et façonner l’entreprise. »
La frustration ne venait pas d’un manque d’ambition. La fonction finance avait pour mission de piloter la stratégie, mais les outils en place ne suivaient pas. Le travail manuel épuisait le temps et la motivation, tandis que les systèmes en silos empêchaient l’équipe Vimeo d’avoir une vue d’ensemble sur tout le cycle de vie client.
Reconstruire depuis la base
Gillian savait que se contenter de colmater les processus ne suffirait pas. Pour que la fonction finance de Vimeo passe du simple traitement à un véritable rôle de partenaire stratégique, il fallait repartir de zéro et rebâtir les fondations.
Mais que signifiait concrètement cette transformation ? Il s’agissait d’unifier la facturation, la gestion des revenus et les encaissements au sein d’un système de référence unique. Avec Zuora comme socle des processus order-to-cash de Vimeo, cela devenait enfin possible. L’équipe de Gillian a automatisé les tâches répétitives, supprimé les rapprochements manuels et acquis la capacité de tester chaque transaction individuellement.
« Avec Zuora, nous sommes passés de seuils à une transparence totale, » explique Gillian. « Je peux dormir sur mes deux oreilles en sachant que chaque transaction est contrôlée. C’est un changement radical. »
Ce changement a non seulement renforcé la conformité et les contrôles, mais il a aussi libéré du temps pour toute l’équipe. Plutôt que de courir après les erreurs ou de gérer les conséquences des failles systèmes, la finance pouvait se concentrer sur l’analyse et la collaboration avec les autres services de l’entreprise.
Avec Zuora, nous sommes passés de seuils à une transparence totale, je peux dormir sur mes deux oreilles en sachant que chaque transaction est contrôlée. C’est une révolution.
— Gillian Munson
Directrice financière chez Vimeo
Découvrir un filon et creuser en profondeur
Une fois les systèmes modernisés, la véritable valeur et les opportunités sont devenues évidentes. Enfouie dans le processus order-to-cash se trouvait une mine de données sur le comportement des clients, la dynamique des contrats et l’utilisation des produits.
- La finance pouvait comprendre pourquoi certains contrats stagnaient ou échouaient, et partager ces informations avec les équipes commerciales et produit.
- Les données de recouvrement fournissaient des indicateurs précoces de risque de résiliation, aidant les équipes Customer Success à agir de manière proactive.
- Les tendances de revenus révélaient des schémas d’adoption et de tarification, orientant les stratégies go-to-market.
Pour Gillian et son équipe, ce qui n’était autrefois considéré que comme un simple “traitement administratif” est soudainement devenu une source précieuse d’informations, ayant un impact direct sur la croissance.
Lorsque la finance peut apporter des analyses issues de l’administration à la table des décisions, elle cesse d’être l’équipe qui dit non. Elle devient l’équipe qui contribue à la croissance de l’entreprise.
— Gillian Munson
Directrice financière chez Vimeo
Une tendance de fond : donner les rênes à la fonction finance
En réalité, la transformation de Vimeo s’inscrit dans un mouvement plus large au sein du secteur financier.
« Ce que Gillian a réalisé chez Vimeo correspond exactement à ce que nous observons chez les meilleurs dirigeants financiers aujourd’hui : transformer l’O2C d’un frein en un atout stratégique, » note Matt Dobson, Chief Accounting Officer chez Zuora. « Cela prouve que moderniser les systèmes financiers ne consiste pas seulement à corriger des processus, mais à stimuler la croissance. »
Les études de Zuora confirment cette tendance. Dans une enquête auprès de plus de 900 responsables financiers et comptables, 9 sur 10 affirment ressentir une pression croissante pour adopter un rôle plus stratégique. Pourtant, 70 % reconnaissent que leurs systèmes ne permettent pas de répondre à ces exigences, le travail manuel consommant un temps qui devrait être consacré à la stratégie.
Il en résulte un écart grandissant entre le rôle que souhaitent jouer les responsables financiers et la réalité imposée par leurs outils. Des entreprises comme Vimeo démontrent tout le potentiel libéré lorsque cet écart est comblé.
Raconter l’histoire à travers les chiffres
Pour Vimeo, la modernisation du processus O2C avec Zuora a généré des résultats concrets :
- Des rapprochements plus rapides et des délais de clôture réduits. L’automatisation a éliminé les erreurs manuelles et accéléré les processus.
- Un niveau de confiance accru dans la conformité. Chaque transaction pouvait être testée, réduisant considérablement les risques.
- Des ressources libérées pour la stratégie. Les membres de l’équipe finance, auparavant absorbés par les feuilles de calcul, sont désormais en mesure de fournir des analyses pour les équipes commerciales, produit et customer success.
- Un impact direct sur le business. Les analyses financières ont influencé la stratégie commerciale, la fidélisation des clients et les décisions go-to-market.
Ce qui a évolué, ce n’est pas seulement le processus, mais aussi la place de la finance dans l’entreprise. L’équipe finance de Vimeo est passée du statut de centre de coûts à celui de moteur stratégique de croissance.
Pour moi, les chiffres racontent une histoire. Chaque fois qu’une personne capable de lire ces chiffres dans leur globalité peut raconter cette histoire, elle peut prendre le leadership.
— Gillian Munson
Directrice financière chez Vimeo
Conseils aux pionniers de la finance : ne laissez pas d’argent sur la table
Quels conseils Gillian donne-t-elle aux autres responsables financiers encore confrontés aux systèmes hérités et au travail manuel ?
- Identifiez l’opportunité. Les failles dans les processus et systèmes order-to-cash peuvent avoir des répercussions majeures ; évaluez leur impact sur l’ensemble de l’entreprise.
- Élaborez un business case. La modernisation de l’O2C ne concerne pas seulement l’efficacité. Il s’agit aussi de croissance, de conformité et de stratégie.
- Trouvez les bons partenaires. Chez Vimeo, le succès est venu de l’association entre l’expertise financière et des spécialistes technologiques maîtrisant les systèmes.
N’attendez pas. Mettre en place un nouveau système n’est jamais une perspective réjouissante, mais attendre ne fera qu’aggraver la situation. Commencez à élaborer votre plan de modernisation sans tarder.
Commencez à exploiter votre propre mine d’or administrative
Le parcours de Vimeo prouve que la finance n’a pas sa place dans l’ombre de l’administration. Avec des systèmes modernes, les équipes financières peuvent faire émerger des analyses qui influencent la tarification, renforcent la relation client et stimulent la croissance.
Quels trésors de données oubliés dorment dans votre back office ? Découvrez comment Zuora peut vous aider à exploiter votre propre mine d’or.
Regardez le webinaire complet ou inscrivez-vous pour participer à la série Finance Unfiltered. Nous espérons vous y voir !