« Zuora Billing et Revenue ont été la colonne vertébrale financière indispensable qui a permis à Asana de passer du PLG aux ventes auprès des entreprises, ouvrant la voie à une monétisation complexe et à la montée en puissance de nos opérations financières pour soutenir notre croissance mondiale. »
— Sid Sanghvi, Responsable des applications métiers Finance, Asana
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Le client
Asana est une plateforme de gestion du travail de premier plan, axée sur la coordination entre l’humain et l’IA. Active dans le secteur des outils de gestion collaborative du travail, Asana propose des solutions web et mobiles permettant aux équipes d’organiser, de suivre et de gérer leur travail grâce à des fonctionnalités de gestion de projet, d’attribution de tâches, de communication, de reporting et de suivi des objectifs. L’entreprise s’est transformée en une organisation multiproduits, investissant massivement dans l’innovation en intelligence artificielle, notamment avec AI Studio et la Smart Workflow Gallery.
Le défi
Lorsque Asana a opéré un virage stratégique, passant d’une croissance purement axée sur le produit (PLG) à une approche hybride intégrant la vente aux entreprises, leur infrastructure de facturation existante est devenue un obstacle majeur. Le système hérité, initialement conçu pour des transactions PLG simples par carte de crédit, n’était pas en mesure de gérer la complexité des contrats d’entreprise pluriannuels, de la tarification progressive, des offres d’IA à la consommation et de la diversité des méthodes de paiement exigées par les grandes organisations.
La solution
Asana a déployé Zuora Billing et Revenue afin de créer une plateforme unifiée et évolutive, capable de soutenir à la fois leur modèle PLG à fort volume et des accords d’entreprise de plus en plus sophistiqués. Cette solution a permis une gestion fluide des modèles hybrides, combinant licences par utilisateur et consommation, tout en assurant la conformité avec des normes complexes de reconnaissance du chiffre d’affaires.
Les avantages
– Accélération du time-to-market : augmentation du nombre de nouveaux plans tarifaires produits, passant d’environ 10-15 par an à plus de 30, avec la capacité de lancer en quelques semaines au lieu de plusieurs mois
– Amélioration de l’efficacité opérationnelle : réduction de la charge d’audit pour l’équipe finance de 20 à 25 %, permettant un recentrage sur des missions stratégiques
– Gain de productivité : productivité de l’équipe Revenue et Billing Operations considérablement accrue grâce à l’automatisation
– Précision accrue de la facturation : automatisation de la génération de factures complexes, élimination des erreurs manuelles, réduction des litiges et garantie de l’intégrité des données à grande échelle
– Renforcement de la conformité : amélioration de la reconnaissance automatisée des revenus, réduction des frais d’audit
– Agilité tarifaire renforcée : déploiement rapide de nouveaux modèles tarifaires pour les offres IA à la consommation, en lieu et place de processus manuels prenant plusieurs mois
– Préparation à l’expansion internationale : prise en charge multi-pays, multi-devises, de multiples moyens de paiement dont cartes de crédit, SEPA, prélèvements automatiques, etc. pour les clients entreprises
« La capacité de Zuora à intégrer parfaitement des modèles de facturation basés sur le nombre de licences et sur la consommation, tout en gérant des progressions tarifaires complexes sur plusieurs années et une diversité de moyens de paiement à l’international, est véritablement essentielle. Cette solution est conçue spécifiquement pour la complexité d’une activité d’abonnement moderne, nous offrant la capacité technique de monétiser rapidement nos innovations. »
Quand la croissance dépasse l’infrastructure
L’économie de l’abonnement a vu de nombreuses entreprises rencontrer des difficultés dans la transition d’une croissance axée sur le produit à une approche orientée entreprise. Pour Asana, cette évolution a représenté à la fois leur plus grande opportunité et leur défi opérationnel le plus complexe, impactant de multiples dimensions de leur processus Order-to-Cash (O2C). Leur ancien système de facturation avait bien servi l’entreprise à l’ère du PLG, mais il est rapidement devenu une contrainte majeure à mesure que la complexité des ventes entreprises augmentait. « Nous essayions essentiellement de faire entrer des carrés dans des ronds », se souvient Sanghvi. « Combiner des frais par licence et par consommation sur une même facture pour des clients entreprises relevait du cauchemar. »Les processus manuels nécessaires à la gestion des contrats complexes d’entreprise ont créé de nombreux points de blocage critiques. Les contrats pluriannuels avec paliers et progressions tarifaires exigeaient des paramétrages et un suivi manuels importants. Les clients entreprises demandaient des moyens de paiement spécifiques, autres que la carte bancaire, alors que le système existant d’Asana ne prenait en charge que les transactions par carte.La reconnaissance des revenus représentait un autre défi de taille. Les complexités liées au prix de vente autonome (SSP), aux allocations et aux normes de conformité pour les modèles à la fois basés sur l’utilisateur et sur l’usage imposaient une lourde charge manuelle à l’équipe finance. La situation s’est aggravée lorsque des enregistrements erronés de contrats pluriannuels ont entraîné des problèmes de qualité des données.Mais, peut-être plus encore, le manque d’agilité en matière de tarification et de packaging freinait la capacité d’innovation d’Asana. « Je me souviens de l’époque où nous gérions notre tarification et nos offres sur des feuilles de calcul, » raconte Sanghvi. « Il nous fallait des mois pour vraiment lancer une nouvelle offre sur le marché. » Avant Zuora, Asana ne pouvait en réalité lancer qu’un à deux nouveaux plans produits ou modèles tarifaires significatifs par trimestre, chaque lancement prenant en moyenne 2 à 3 mois. Dans un environnement technologique marqué par l’essor rapide de l’IA, ce manque d’agilité pouvait signifier la différence entre le leadership et l’obsolescence.« La flexibilité tarifaire est désormais un facteur différenciant, surtout sur des marchés en évolution rapide comme l’IA. Si vous continuez à gérer vos prix à l’ancienne, via des feuilles de calcul, il vous faudra des mois pour arriver sur le marché, et vous serez dépassés. »— Sid Sanghvi, Responsable des applications métiers Finance, Asana
Construire une infrastructure financière de niveau entreprise
La mise en place de Zuora Billing et Revenue chez Asana a transformé en profondeur leur infrastructure opérationnelle financière. La capacité de la plateforme à gérer sans couture des modèles commerciaux hybrides a été décisive, comme le souligne Sanghvi, « On ne peut pas ignorer son modèle PLG sous prétexte de vouloir passer à une croissance portée par la vente. »L’implémentation a permis de répondre simultanément à de nombreux enjeux majeurs. Pour les opérations de facturation, Zuora a automatisé les calculs complexes requis pour les contrats pluriannuels avec ramp pricing, remises sur volume et offres mixtes par licence et par consommation. Le support natif de la plateforme pour des moyens de paiement variés a permis à Asana de servir des clients entreprises mondiaux exigeant des options telles que l’ACH, le SEPA ou le virement bancaire.L’automatisation de la reconnaissance des revenus via Zuora Revenue a été déterminante pour la conformité et l’efficacité opérationnelle. La plateforme a géré automatiquement l’allocation SSP sur les contrats multi-éléments, traité les modifications contractuelles et assuré la conformité ASC 606, éliminant les processus manuels sur tableur qui limitaient l’équipe finance.L’intégration CRM a offert aux équipes commerciales un accès en temps réel aux données tarifaires et aux détails d’abonnement, réduisant drastiquement le temps de génération des devis et améliorant leur précision.« Les commerciaux peuvent désormais générer des devis précis plus rapidement et conclure les contrats plus efficacement, » note Sanghvi.« Avant Zuora, nos équipes finance étaient constamment submergées par des tâches manuelles : gestion de contrats complexes, rapprochement de données disparates, correction d’erreurs de facturation. L’automatisation apportée par Zuora les a libérées pour se concentrer sur l’analyse stratégique et l’optimisation. Nous avons doublé le nombre de tâches automatisées dans nos workflows. »— Sid Sanghvi, Responsable des applications métiers Finance, Asana
L’excellence opérationnelle au service de la croissance stratégique
L’impact de la mise en œuvre de Zuora a été transformateur sur de nombreux plans. Opérationnellement, Asana a enregistré d’importants gains d’efficacité tout en réduisant les erreurs et les reprises manuelles. L’automatisation a considérablement accru la productivité des équipes Revenue et Billing, permettant de gérer davantage de transactions malgré l’augmentation du volume. L’équipe finance, auparavant accaparée par des tâches opérationnelles réactives, peut désormais se consacrer à des initiatives stratégiques favorisant la croissance.Du point de vue de l’innovation produit, Asana a fortement accéléré sa capacité à mettre de nouvelles offres sur le marché. La plateforme permet désormais de lancer plus de 30 nouveaux plans tarifaires chaque année, contre 10 à 15 auparavant, avec un time-to-market réduit de 2-3 mois à seulement quelques semaines. Cette agilité s’est révélée particulièrement précieuse pour leurs offres AI Studio, où les modèles tarifaires évoluent rapidement.L’efficacité des audits s’est nettement améliorée, la charge globale d’audit pour l’équipe finance ayant diminué d’environ 20 à 25 %. Les contrôles automatisés des revenus ont permis de passer d’audits manuels à des audits centrés sur le système, offrant une meilleure base de négociation des honoraires annuels d’audit et générant des économies sur le long terme. Enfin, « Zuora n’est pas seulement un outil de facturation ou de gestion des revenus ; c’est un levier essentiel pour l’avenir d’Asana. Alors que nous prévoyons une expansion multi-entités sur de nouveaux marchés mondiaux et que nous explorons des modèles de monétisation toujours plus innovants, Zuora fournit une base flexible et fiable garantissant une montée en charge efficace sans compromis sur le contrôle financier ou la conformité. »« Zuora est l’investissement stratégique qui rend la croissance possible plutôt que de la freiner. Elle transforme votre équipe finance d’un centre de coûts réactif en un levier proactif de développement, vous permettant d’innover en toute confiance et de vous déployer à l’international. » ###CEND###