« Il n’était pas envisageable de ne pas utiliser la même technologie que celle que nous avons déployée avec succès auprès de notre clientèle. Nous devions montrer l’exemple et devenir nous-mêmes un compte phare. »
– Todd E. McElhatton, Directeur financier, Zuora
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Le client
Zuora est une entreprise de logiciels qui fournit la technologie de monétisation et l’expertise nécessaires aux entreprises pour bâtir, gérer et développer une activité moderne. La Zuora Monetization Suite, spécialement conçue à cet effet, propose des solutions logicielles flexibles couvrant la tarification et l’élaboration des offres, la facturation, les paiements et la comptabilité des revenus — le tout destiné à accompagner les entreprises du monde entier dans l’évolution de leurs stratégies de monétisation axées sur des relations récurrentes. Fondée en 2007, notre société est basée dans la Silicon Valley et opère actuellement en Amériques, EMEA et APAC.
Le défi
Zuora était confrontée à un processus de clôture des revenus long d’au moins 15 jours, obligeant fréquemment les membres de l’équipe à travailler de longues heures ainsi que les week-ends. L’équipe en charge de la comptabilité des revenus faisait également face à une augmentation des coûts, liée aux processus manuels et aux frais d’audit. En outre, une décennie de dette technique accumulée rendait notre système moins évolutif et compliquait l’obtention de chiffres en temps réel pour les prévisions et les ajustements. L’ancien système engendrait également un besoin croissant de personnalisation, ce qui complexifiait les accords commerciaux et ralentissait la mise sur le marché.
La solution
L’équipe de comptabilité des revenus de Zuora s’est lancée dans l’initiative d’être la première à moderniser son implémentation en intégrant les puissantes capacités de données en temps réel offertes par Zuora Revenue. Zuora a ainsi pu rationaliser les opérations de facturation et de gestion des revenus afin d’assurer une circulation fluide des données entre les systèmes, ce qui a permis d’optimiser le processus du devis à l’encaissement. Ce système amélioré a également éliminé le besoin de personnalisations et nous a permis de nous adapter rapidement à de nouveaux modèles économiques et stratégies tarifaires.
Les avantages
L’équipe de comptabilité des revenus de Zuora a dépassé ses objectifs initiaux d’efficacité et réduit le délai de clôture à 4 jours — soit plus de 70 % d’amélioration. Le travail manuel et les erreurs associées ont été minimisés, contribuant à réduire les risques et coûts d’audit, ce qui a également permis de diminuer le stress des collaborateurs et d’améliorer leur satisfaction au travail, entraînant ainsi aucun départ d’employé en 2023. La mise à niveau a permis un partage des données en temps réel entre Zuora Billing et Revenue, offrant ainsi un meilleur support pour davantage de structures contractuelles et une prise en charge optimisée des flux de revenus complexes. Avec un sous-grand livre des revenus de premier plan, Zuora bénéficie désormais d’une visibilité en temps réel et d’une prévision renforcée pour des modèles de revenus plus variables.
« En tant que Chief Accounting Officer, je souhaite pouvoir dire ‘oui’ aux initiatives qui ont un sens commercial. Nous devons donc être en mesure de gérer de nouveaux modèles économiques, produits et offres. Avec Zuora Revenue, nous sommes plus agiles pour accompagner l’entreprise, ce qui nous permet d’évoluer selon les attentes des clients et de pénétrer rapidement le marché. »
Modernisation de la comptabilité des revenus chez Zuora
Pour toutes les entreprises SaaS, la capacité à rationaliser, innover et faire évoluer les opérations de comptabilité des revenus n’est pas simplement un avantage, c’est une nécessité. C’est pourquoi, en 2017, Zuora a acquis Leeyo RevPro afin de créer une solution unique pour automatiser les opérations financières.
L’équipe de comptabilité des revenus de Zuora, consciente de l’importance d’une stratégie pérenne, s’est lancée dans l’initiative d’être la première à moderniser son implémentation grâce aux puissantes capacités de données en temps réel de Zuora Revenue.
Avec une introduction en bourse imminente et l’entrée en vigueur de la norme ASC 606, ce sous-grand livre moderne des revenus — offrant plus d’automatisation, de meilleurs contrôles et des rapports et prévisions plus précis — s’est avéré déterminant pour notre succès futur.
Au-delà d’une simple mise à niveau de nos systèmes, il s’agissait de transformer notre approche de la gestion des revenus afin de soutenir nos modèles économiques dynamiques et des besoins en constante évolution.
Les résultats ? Notre équipe de comptabilité des revenus a pu rationaliser les opérations, améliorer l’efficacité, renforcer la visibilité et le support pour des flux de revenus plus variables et complexes — un avantage majeur pour l’ensemble de l’entreprise.
L’une des principales avancées apportées par Zuora Revenue a résidé dans la réduction du travail manuel et des erreurs associées, ce qui a permis de diminuer les risques et les coûts d’audit. « Alors que la plupart des coûts continuent d’augmenter dans le contexte inflationniste actuel, nous avons pu réduire nos frais d’audit globaux de 7 % en collaboration avec nos auditeurs. C’est la première fois de ma carrière que j’assiste à une baisse des frais d’audit », déclare Matt Dobson, Chief Accounting Officer de Zuora.
En modernisant notre implémentation de Zuora Revenue, l’équipe de comptabilité des revenus a pu simplifier les opérations afin de prendre en charge davantage de modèles économiques et de structures contractuelles, ce qui s’est avéré crucial pour s’adapter aux nouvelles stratégies tarifaires et d’élaboration des offres, tout en bénéficiant d’une visibilité en temps réel et d’une prévision améliorée.
Améliorations prêtes à l’emploi
- Adoption facilitée des éléments variables
- Refonte de la structure des abonnements
- Restructuration du catalogue produits et mise en place de prix catalogue pré-calculés
- Meilleur support des contrats progressifs (« ramp deals »)
- Ajout d’un support pour les contrats non standard en temps réel
- Ajout d’une prise en charge totale (100 %) du regroupement et du découplage d’offres
- Automatisation des actions multi-commandes et modifications contractuelles
- Amélioration du reporting et de l’analytique des revenus