Rechnungs- und Finanzteams wissen meist, was automatisiert werden sollte. Die Möglichkeiten sind in der Regel offensichtlich:
Rechnungsexporte müssen nach einem Zeitplan geliefert werden, Kundenbenachrichtigungen müssen zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst werden, und Inkassoprozesse müssen konsistente Eskalationspfade verfolgen. Nachgelagerte Systeme müssen aktualisiert werden, wenn wichtige Ereignisse eintreten.
Die Herausforderung besteht darin, diese geschäftliche Absicht in Workflow-Logik umzusetzen.
Jeder neue Workflow erfordert, dass jemand Anforderungen in Trigger, Bedingungen, Aktionen und Prozessschritte übersetzt. Da sich operative Prozesse weiterentwickeln, müssen Workflows mit ihnen weiterentwickelt werden. Was als einfache Automatisierung beginnt, kann schnell zu einer wachsenden Sammlung von Aktualisierungen, Ausnahmen und Wartungsarbeiten werden.
Mit der Zeit kann die Erstellung von Workflows selbst zum Engpass werden.
Hier liefert der Zuora KI Workflow-Agent Wert.
Anstatt mit der Workflow-Struktur zu beginnen, können Benutzer mit dem Geschäftsprozess beginnen, den sie automatisieren möchten. Mithilfe natürlicher Sprache können sie das Ergebnis beschreiben, das sie erreichen möchten, und einen Workflow-Entwurf erstellen, der als Ausgangspunkt für die Überprüfung und Verfeinerung dient.
Der Workflow folgt weiterhin denselben Governance-Kontrollen und dem Bereitstellungsprozess. Benutzer behalten die Kontrolle darüber, was aktiviert wird. Der Unterschied besteht darin, dass Teams weniger Zeit damit verbringen, Anforderungen in Workflow-Logik zu übersetzen, und mehr Zeit darauf verwenden, sich auf den Geschäftsprozess selbst zu konzentrieren.
Vom Geschäftsziel zum Workflow-Design
Betrachten Sie ein gängiges Szenario in der Abrechnungsabwicklung: Nachdem Rechnungen erstellt wurden, müssen Teams möglicherweise Rechnungsdaten exportieren, Kunden benachrichtigen, nachgelagerte Systeme aktualisieren und interne Stakeholder benachrichtigen, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
Der Prozess selbst ist vertraut, aber der Aufwand entsteht oft durch das Entwerfen und Warten des Workflows, der all diese Aktionen koordiniert.
Der Workflow wird nicht isoliert vom Geschäftsproblem erstellt. Er beginnt mit dem Geschäftsprozess und arbeitet sich rückwärts in die Automatisierung ein.
Diese Verschiebung mag klein erscheinen, aber sie verändert die Art und Weise, wie Teams an die Erstellung von Workflows herangehen.
Anstatt zu fragen: „Wie erstelle ich diesen Workflow?“ können sich Teams darauf konzentrieren: „Welchen Prozess möchte ich automatisieren?“
Automatisierung leichter wartbar machen
Die Erstellung von Workflows ist ein Teil der Herausforderung; deren Wartung ist oft der Bereich, in dem die tatsächliche Komplexität auftritt.
Geschäftsprozesse ändern sich. Benachrichtigungsregeln entwickeln sich. Inkassopolitiken werden aktualisiert. Neue Berichterstattungsanforderungen tauchen auf. Jede Änderung kann Aktualisierungen der bestehenden Workflow-Logik erfordern.
Während Organisationen mehr Prozesse automatisieren, wird das Verständnis und die Anpassung von Workflows genauso wichtig wie ihre Erstellung.
Der Workflow-Agent hilft bei dieser Herausforderung, indem er Workflows einfacher erstellt, verstanden und im Laufe der Zeit angepasst werden kann.
Benutzer können mit der Geschäftsabsicht beginnen, einen Workflow-Entwurf erstellen, die Ergebnisse überprüfen und Workflows weiter verfeinern, wenn sich die betrieblichen Anforderungen ändern.
Jetzt ist Workflow zugänglicher, da der Aufwand für die Erstellung und Wartung von Automatisierung reduziert wird.
Wenn die Erstellung von Workflows einfacher wird, können Teams weniger Zeit mit der Verwaltung der Workflow-Komplexität verbringen und mehr Zeit damit, die Prozesse zu skalieren, die das Geschäft vorantreiben.
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