Deputy, gegründet im Jahr 2008, bietet eine cloudbasierte Plattform für Arbeitszeitplanung und Personalmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personaleinsatzprozesse zu optimieren. Mit Sitz in Sydney ist das Unternehmen in mehr als 30 Ländern weltweit aktiv.

Seit über fünf Jahren nutzt Deputy Zuora, um eine wachsende Abonnentenbasis von mehr als 200.000 Arbeitsplätzen in 30 Ländern zu verwalten. Neben der Reduzierung des administrativen Aufwands im Hintergrund unterstützte Zuora auch die rasche Expansion von Deputy in den US-amerikanischen und europäischen Markt.

Der Mitbegründer und Chief Executive Officer des Unternehmens, Ashik Ahmed, erklärt, dass der Wechsel zu Zuora erfolgte, nachdem Deputy erkannte, dass das Altsystem dem Wachstum nicht mehr gewachsen war. Das Kundenabrechnungssystem bot beispielsweise nicht mehr die erforderliche Flexibilität und den gewünschten Kundenservice.

„Uns war klar, dass wir unsere Geschäftssysteme und -prozesse kritisch überprüfen und nach Wegen zur Effizienzsteigerung suchen mussten, wenn wir unsere Wachstumsrate beibehalten wollten.

Wir nutzen für unsere Plattform ein verbrauchsabhängiges Abrechnungssystem. Das bedeutet, unsere Kunden zahlen genau für das, was sie im Monat genutzt haben. Das erhöht die Flexibilität, macht die Rechnungserstellung aber auch komplexer“, erläutert Ahmed. „Wir waren nicht in der Lage, Preise in mehreren Währungen anzubieten, und das Erstellen von Berichten aus dem System war ziemlich umständlich. Uns war klar, dass wir einen geeigneten Ersatz finden mussten, der unser Abonnement-Abrechnungsmodell unterstützt.“

Nach Prüfung einer Reihe von Alternativen entschied sich Deputy für Zuora.

Ahmed sagt, dass die End-to-End-Subscription-Management-Fähigkeiten von Zuora den gesamten Abrechnungsprozess optimierten; die Kunden erhielten nun Rechnungen, auf denen ihr Nutzungsgrad im Monat klar ausgewiesen war.

Diese Fähigkeiten wurden Anfang 2020 auf die Probe gestellt, als die COVID-19-Pandemie die Welt traf. Die Kundenbasis von Deputy – der Einzelhandel und das Gastgewerbe – war ein besonders stark von den weltweit verhängten Beschränkungen betroffener Teil der Wirtschaft.

Scott Westbrook, Director Business Systems bei Deputy, erinnert sich an die unmittelbaren Folgen.

„Im März, als alle in den Lockdown geschickt wurden, herrschte bei uns Ausnahmezustand, weil die Mehrheit unserer Kunden Gelegenheits- oder Stundenkräfte beschäftigt. Uns wurde schnell klar, dass wir etwas unternehmen mussten, damit diese Kunden nicht auf unser System gehen und kündigen.“

Das wäre nicht nur schlecht fürs Geschäft gewesen, sondern auch problematisch, falls diese Kunden künftig zurückkehren wollten.

„Wenn man ein Deputy-Konto einrichtet, werden Steuerregeln, Mitarbeiterdaten, Arbeitsrichtlinien etc. angelegt… das ist sehr zeitaufwändig, vor allem für Arbeitgeber mit vielen Mitarbeitern. Wenn sie kündigen, gehen all diese Daten verloren“, erklärt Scott.

Vor diesem Hintergrund ermöglichte Deputy es den Kunden, ihr Abonnement zu pausieren, anstatt es zu beenden.

„Unsere Kündigungsrate ist dramatisch gesunken, als die Pausenfunktion eingeführt wurde. Ein erheblicher Teil unserer Kundenbasis war eine Zeitlang pausiert, aber im Mai, Juni und Juli sind viele zurückgekehrt.“

Zuora ermöglichte Deputy zudem einen weiteren strategischen Schritt als Reaktion auf den veränderten Markt.

„Im Pflegebereich, im Kundenservice und in der Logistikbranche boomte das Geschäft. Wir haben diese unterschiedlichen Märkte gezielt angesprochen – wir haben umgesteuert und zusätzliche Kunden aus anderen Branchen gewonnen, die wir vorher noch nicht hatten.“

Beide Prozesse wurden durch Zuora stark vereinfacht. Die Pausenoption zum Beispiel wurde innerhalb von nur fünf Tagen von der Idee bis zur Umsetzung realisiert. Und Scott sagt, dass sie sofort Wirkung zeigte und die Kündigungsrate deutlich verlangsamte. Zusammen mit weiteren Anpassungsmaßnahmen des Unternehmens machte dies einen enormen Unterschied.

„Wir sind fast wieder auf dem Vor-COVID-Niveau“, sagt Scott.