Bis 2023 zeigte das rasante Wachstum von Hireology die Grenzen der Altsysteme auf. Das Finanzteam – ursprünglich für Schnelligkeit in der Startup-Phase aufgebaut – führte nun ein Unternehmen mit einem ARR von 50 Mio. USD auf einer Infrastruktur mit begrenzter Anpassungsfähigkeit.Nachdem starke Preiserhöhungen bei NetSuite Hireology zum Wechsel zu Sage Intacct zwangen, musste das Unternehmen schnell entscheiden: Bei Zuora bleiben und eine integrierte Lösung für die Umsatzrealisierung finden oder Billing und Revenue zu Sage verlagern.„Wir hatten eine strikte Frist“, erinnert sich Controller Ryan Gruhlke. „Wir hätten innerhalb weniger Wochen den Zugriff auf alle unsere NetSuite-Daten verloren. Dieser Zeitdruck zwang uns, kluge und schnelle Entscheidungen zu treffen. Das Zuora-Team hat sofort reagiert und uns die Ressourcen zur Verfügung gestellt, um rasch zu evaluieren, zu entscheiden und zu implementieren.“Gleichzeitig hatte das Team während des Übergangs von NetSuite mit tiefergehenden Prozessherausforderungen zu kämpfen: manuelle Umsatzrealisierung sowie Offline-Abstimmungen und -Berichterstattung. Auch Gruhlke spürte die Belastung: „Wir haben die Umsätze zwei Monate lang manuell verbucht – und das war zwei Monate zu viel.“ Mit steigenden Erwartungen der Investoren an Effizienz und Transparenz war der Führung klar, dass die finanzielle Basis sich ändern musste. „Wir wussten, dass wir mit manuellen Notlösungen nicht weiter skalieren können“, sagt Gruhlke. „Es war nicht nur zeitaufwendig; es gab auch erhebliche Risiken für die Kundenerfahrung.“

Die richtige Infrastruktur als Fundament für langfristiges Wachstum stärken

Was eine weitere herausfordernde Migration hätte werden können, wurde schnell zur Chance für Transformation: „Der Wechsel des ERP zwang uns, alles zu überdenken“, berichtet Gruhlke. „Wir wollten die gleichen manuellen Prozesse nicht einfach an einem anderen Ort neu aufbauen.“ Anstatt Systeme nur zu ersetzen, nutzte das Führungsteam von Hireology die Gelegenheit, ein stärkeres Fundament zu schaffen. Für Gruhlke und sein Team war klar: Es ging nicht darum, ein neues ERP zu wählen, das vielleicht die aktuellen Anforderungen an Billing und Revenue Recognition erfüllen könnte. „Wir wollten sicherstellen, dass wir in die richtige Infrastruktur für das Unternehmen investieren, das wir werden wollen“, sagt Gruhlke. „Die Flexibilität, Automatisierung und Unterstützung von Zuora haben das möglich gemacht – und RevGurus hat uns bei der schnellen und kosteneffizienten Implementierung geholfen.“Letztlich entschied sich Hireology für eine vertiefte Partnerschaft mit Zuora und modernisierte den Order-to-Cash-Prozess mit einem klaren Fokus auf Finance:

• Implementierung von Zuora Revenue in Zusammenarbeit mit RevGurus zur Automatisierung der ASC 606-Compliance und zur Eliminierung manueller Abstimmungen
• Upgrade auf Zuora Orders + CPQ X zur Optimierung des Vertragsmanagements und zur Unterstützung komplexer hybrider Abrechnungsmodelle

„Unsere Zielkunden haben komplexe Abrechnungsanforderungen – auf Konzernebene, Standortebene und alles dazwischen. Diese waren für Sage Billing zu komplex. Mit Zuora können wir unseren Kunden die gewünschte Abrechnungsflexibilität bieten.“

— Ryan Gruhlke, Controller, Hireology

Sieben Wochen bis zur Finanztransformation

In nur sieben Wochen hat Hireology seine Finanzprozesse rund um Zuora neu ausgerichtet. Die enge Zusammenarbeit mit dem technischen Account Management und den Produktteams von Zuora stellte Best Practices und einen reibungslosen Übergang zu Sage Intacct sicher.„Sieben Wochen klingt unmöglich, wenn man die gesamte Subscription- und Revenue-Infrastruktur überarbeitet“, sagt Gruhlke. „Aber mit dem organisatorischen Engagement, den richtigen Partnern und einer klaren Vision ist Erstaunliches möglich.“Die Bewährungsprobe der neuen End-to-End-Lösung war der erste Monatsabschluss. Gruhlkes Fazit: „Absolut reibungslos.“ 

Automatisierung, Compliance und Team-Impact

Die tiefere Integration zwischen Zuora Billing und Revenue hat nicht nur die Arbeitsabläufe optimiert; sie hat grundlegend verändert, wie das Finanzteam arbeitet. Durch die Automatisierung der Billing- und Revenue Recognition-Prozesse gewann Hireology die notwendige Struktur und Transparenz, um schneller und effizienter zu arbeiten und bei jedem Abschluss größeres Vertrauen zu haben.„Ein Teammitglied von mir betreut alles vom Vertragsabschluss bis zum Inkasso“, sagt Gruhlke. „Dank Automatisierung kann sie sich auf wertschöpfende Projekte konzentrieren, anstatt sich ständig mit wiederkehrenden Aufgaben zu befassen. Sie verbringt mehr Zeit damit, Prozesse zu verbessern und das System kennenzulernen, anstatt immer wiederkehrende Aufgaben zu erledigen.“Auch im Umsatzbereich reduzierte die Automatisierung die Vorbereitungszeit für Audits von Tagen auf Stunden. „Ein automatisierter Audit-Trail, bei dem Umsatzberichte effizienter mit der Finanzberichterstattung abgeglichen werden, spart viel Zeit bei der Bereitstellung von Audit-Unterlagen“, ergänzt Gruhlke. „So kann sich das Team auf Projekte konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.“Die Auswirkungen waren im gesamten Unternehmen schnell spürbar: Das Finanzteam von Hireology hat nun die Kapazität, Innovationen im Go-to-Market zu unterstützen, neue Preismodelle zu entwickeln und sich auf strategische Projekte zu fokussieren, die das nächste Wachstumsstadium des Unternehmens vorantreiben. „Unsere Kunden haben jede erdenkliche Kombination aus zentralisierter und dezentralisierter Abrechnung angefragt“, bemerkt Gruhlke. „Die Möglichkeit, in Zuora flexibel zwischen diesen Modellen zu wechseln, war ein echter Game-Changer und verschafft uns einen echten Wettbewerbsvorteil.“

„Die Integration zwischen Zuora Billing und Revenue hat uns die Struktur gegeben, um zu skalieren und uns auf Projekte mit höherer Priorität zu konzentrieren“, berichtet Gruhlke. „Wir halten nicht mehr nur Schritt, sondern bauen wirklich für die Zukunft.“

— Ryan Gruhlke, Controller, Hireology

Bereit für das nächste Kapitel

Die Zuora-Plattform versetzt Hireology nun in die Lage, Chancen zu nutzen, die mit der bisherigen Infrastruktur undenkbar gewesen wären. Komplexe Preismodelle für neue Marktsegmente, anspruchsvolle Partnerschaftsvereinbarungen und innovative Abrechnungsstrukturen können jetzt in Wochen statt Monaten eingeführt werden. Während die Kundenbasis weiterhin in verschiedenen Branchen und Regionen wächst, kann Hireology die Abrechnungsprozesse nahtlos skalieren – ohne zusätzliche operative Komplexität. ###CEND###