Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen mehr Umsatzautomatisierung benötigt
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Geschäftsinitiativen besser unterstützen
Moderne Führungskräfte im Rechnungswesen sind stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, ihr Unternehmen strategisch in Bezug auf Skalierbarkeit und Wachstum zu beraten. Traditionell lag der Fokus der Führungskräfte auf Kostensenkungsmaßnahmen und Ausgabenmanagement. Doch mit der Einführung zunehmend komplexerer Geschäftsmodelle müssen Rechnungswesenleiter ihren Beratungsfokus auf die Umsatzrealisierung verlagern.
Tatsächlich stehen 76 % der Führungskräfte im Rechnungswesen unter wachsendem Druck aus dem Unternehmen, neue, komplexere Go-to-Market-Modelle, Produkte und Preisgestaltungen zu unterstützen. Gleichzeitig berichten jedoch fast 70 %, dass ihnen die richtige Technologie fehlt, um diesen steigenden Anforderungen aus dem Unternehmen gerecht zu werden.
In diesem Kapitel helfen wir Ihnen, die Geschäftsinitiativen und Herausforderungen zu identifizieren, die auf einen erhöhten Bedarf an Umsatzautomatisierung hinweisen könnten.
Vorbereitung auf M&A oder Börsengang
Wenn sich Ihr Unternehmen auf Fusionen und Übernahmen (M&A) oder einen Börsengang (IPO) vorbereitet, wird in der Regel eine Prüfung Ihrer Buchhaltungsprozesse durchgeführt. Dabei werden häufig Bereiche mit Optimierungspotenzial aufgedeckt, wie beispielsweise der Bedarf an zusätzlicher Automatisierung, Kontrollen und Prozessverbesserungen. Es können neue Prozesse oder Kontrollen erforderlich sein, um die Vollständigkeit und Genauigkeit von den Quellsystemen über die Umsatzrealisierung bis hin zur Hauptbuchführung zu gewährleisten.
„Es sind die Systeme, an denen Unternehmen scheitern, und sie halten sie davon ab, das zu erreichen, was sie mit diesen Exits und dem Gang an den Markt anstreben.“
– Erik Samuels, Director, Deals – Capital Markets & Accounting Advisory Services bei PwC
Zu viele manuelle Prozesse
Studien zeigen, dass Umsatzteams möglicherweise über die Hälfte ihrer Zeit mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben verbringen. Und 79 % der Teammitglieder im Revenue Accounting geben an, dass sie neben ihrem ERP-System mehrere Tabellenkalkulationen als Teil ihres Umsatzrealisierungsprozesses nutzen.
Die Einführung einer End-to-End-Umsatzautomatisierungssoftware kann dazu beitragen, Zeit zu sparen und Ressourcen auf wertschöpfende Aufgaben umzuleiten, Fehler und Risiken zu reduzieren sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Tipp
End-to-End-Automatisierung kann zu einer schnellen Kapitalrendite (ROI) führen
Laut Analysen von MGI in der Branche erzielen die meisten Unternehmen, die eine End-to-End-Umsatzautomatisierungslösung einführen, bereits nach nur zwei Quartalen (6 Monaten) einen positiven Return on Investment (ROI).
„Dieses Muster sehe ich in der Branche sehr häufig – eine Vielzahl an Automatisierung im CRM-Bereich, aber kaum welche im Backoffice, insbesondere im Revenue Management. Buchhalter verbringen erheblich viel Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben. Das ist nicht nur ineffizient, sondern erhöht auch das Fehlerpotenzial, insbesondere wenn Unternehmen ihre Umsatzberechnungen weiterhin mit Excel durchführen. Umsatzautomatisierung kann dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken, die Genauigkeit zu verbessern und Revenue-Teams zu ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.“
– Subbu Ramanathan, Senior Manager, Deloitte & Touche LLP
Anpassungen und versteckte Kosten sind allgegenwärtig
Sie gehen möglicherweise davon aus, dass Ihre aktuellen Workarounds, Tabellenkalkulationen oder das Umsatzmodul Ihres ERP-Systems günstiger sind als eine End-to-End-Lösung, doch die Kosten können sich summieren.
Mit der Weiterentwicklung Ihrer Go-to-Market-Strategie (GTM) und der zunehmenden Anzahl an Anpassungen kann der Mehraufwand für die Erstellung und Wartung von Anpassungen dieser begrenzten Lösungen zu zusätzlichen, fortlaufenden Kosten führen.
Tatsächlich geben 65 % der Teammitglieder im Revenue Accounting an, dass Anpassungen und laufender Wartungsaufwand zu höheren als erwarteten Gesamtkosten für die ERP-Umsatzmodule geführt haben.
Die Einführung speziell entwickelter Umsatzautomatisierungssoftware kann den Bedarf an Anpassungen und manuellen Tätigkeiten deutlich verringern und damit auch die Kosten potenziell senken.
Manuelle SSP-Analyse
Wie verarbeitet Ihr Revenue-Accounting-Team aktuell die SSP-Analyse – handelt es sich um einen manuellen Prozess? Einer von fünf Teammitgliedern im Revenue Accounting gibt an, dass die fehlende Möglichkeit zur automatisierten, Echtzeit-SSP-Analyse eine der größten datenbezogenen Herausforderungen darstellt.
Suchen Sie nach Umsatzautomatisierungssoftware mit integriertem SSP-Analyzer, der automatisch nach Position oder SKU prüft und historische Daten analysiert, um SSP-Werte vollständig zu bestimmen.
Darüber hinaus können Buchhalter Regeln anwenden, um diese SSP-Werte automatisiert über alle Leistungsverpflichtungen (POBs) in einem Umsatzvertrag zu verteilen – gemäß ihrer Umsatzrichtlinie und unter Einhaltung der Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15.
Zeitaufwändige Berichterstattung und Abschlussprozesse
Erstellt Ihr Buchhaltungsteam individuelle Berichte, Abfragen oder Programmcode, um die erforderlichen Daten zusammenzutragen? Möglicherweise benötigen Sie auch die Unterstützung eines Drittanbieters oder Ihrer IT, um Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren. Dieser zusätzliche Aufwand kann zu einer verzögerten Abschlussabwicklung führen – was bedeutet, dass dem CFO sowie dem übrigen Management und dem Vorstand weniger Zeit bleibt, um alle Finanzzusammenfassungen, Prognosen und die Gesamtdarstellung für Earnings Calls und Gespräche mit Investoren zu finalisieren.
Die Einführung einer Lösung mit Echtzeitanalysen und einem Close-Process-Dashboard ermöglicht Ihnen, einen Überblick über die Finanzdaten der aktuellen offenen Periode zu gewinnen, Datenprobleme zu identifizieren, Umsatzfehler zu minimieren oder während des Monats Anpassungen vorzunehmen, die eine kontinuierliche, Echtzeit-GAAP-Umsatzberichterstattung ermöglichen. Suchen Sie nach einer Lösung, die standardmäßig Umsatzberichte bereitstellt, darunter Umsatz- und abgegrenzte Umsatz-Wasserfälle, Offenlegungsberichte und Prüfpfade.
„Der gefürchtete Monatsabschluss, den jedes Office of the Close Team liebt zu hassen; Als jemand, der die Herausforderungen und Belastungen eines manuellen und langwierigen Abschlussprozesses aus erster Hand kennt, rate ich Unternehmen dringend, einen genauen Blick auf ihre Umsatzbuchhaltungsprozesse zu werfen und zu prüfen, wie Automatisierung zur Verbesserung beitragen kann. So können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Genauigkeit ihrer Umsatzberichterstattung verbessern, sondern auch Kosten senken, die Compliance stärken und für ihr Revenue-Team ein erfüllenderes und lohnenderes Arbeitsumfeld schaffen.“
– Subbu Ramanathan, Senior Manager, Deloitte & Touche LLP
Explodierende Prüfzeiten und -kosten
Anstelle automatisierter Systeme sind Sie möglicherweise mit Problemen wie manuellen Prozessen und Daten konfrontiert, die in Tabellenkalkulationen exportiert werden müssen, um die erforderlichen Erkenntnisse zu gewinnen. Das verschwendet nicht nur wertvolle Zeit des Buchhaltungsteams, da mehr manuelle Aufgaben bei der Umsatzrealisierung anfallen, sondern bedeutet auch einen erhöhten Aufwand für den Wirtschaftsprüfer, um die Genauigkeit und Vollständigkeit dieses Prozesses zu validieren.
Dies kann das gesamte Risikoprofil Ihres Unternehmens erhöhen, die Arbeitsbelastung des Prüfers steigern und den internen Aufwand für die Unterstützung der Prüfung vergrößern. Ganze 65 % der Teammitglieder im Revenue Accounting äußern Bedenken hinsichtlich des Fehlerrisikos aufgrund bestehender manueller Prozesse und Kontrollrisiken.
Um Risiken zu minimieren und die Gesamtkosten des Unternehmens beim Wachstum zu senken, ist es unerlässlich, den Automatisierungsgrad innerhalb der Umsatzbuchhaltungsprozesse zu maximieren.
Sinkende Arbeitszufriedenheit
Es ist offensichtlich, dass der Mangel an Automatisierung im Umsatzprozess dazu führt, dass sich Mitarbeitende überlastet und gestresst fühlen. Erstaunliche 63 % der Teammitglieder im Revenue Accounting berichten, dass schlechte Umsatzprozesse ihre mentale Gesundheit beeinträchtigen. Und 65 % berichten, mindestens einmal im letzten Jahr nach Mitternacht gearbeitet zu haben.
Neben dem Stress sorgen manuelle Prozesse, repetitive Aufgaben und langwierige Abschlussprozesse dafür, dass Revenue-Teams weniger Zeit für Strategie, Analysen und Business Partnering haben, was oft zu Frustration, Erschöpfung und einem fehlenden Sinn führt.
Wenn Sie oder Ihr Team mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind, ist es möglicherweise an der Zeit, nach Lösungen zu suchen, die zusätzliche Automatisierungsfunktionen bieten.
Der strategische ROI der Umsatzautomatisierung
Die Automatisierung der Umsatzrealisierung und der damit verbundenen Prozesse bietet einen mehrdimensionalen Mehrwert – nicht nur für das Finanzwesen, sondern für das gesamte Unternehmen. Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile und Renditen (ROI), die Sie im Rahmen einer Transformation zur Umsatzautomatisierung erwarten können:
- Risiko von Fehlern und Neudarstellungen mindern: Automatisierung verringert die Fehlerquote und stellt die Einhaltung von ASC 606 und IFRS 15 sicher, wodurch die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Neudarstellungen und potenzieller aufsichtsrechtlicher Sanktionen minimiert wird.1
- Prüfungskosten senken und Prüfungsprozesse verschlanken: Umsatzautomatisierung reduziert die Prüfungszeiten um rund 50 %, indem sie die Compliance-Berichterstattung vereinfacht und die Datenintegrität gewährleistet – was wiederum die jährlichen Prüfungskosten senken kann.1
- Skalierung der Umsatzbuchhaltung: Automatisierung ermöglicht es, die Umsatzprozesse parallel zum Unternehmenswachstum zu skalieren, sodass auch bei steigendem Transaktionsvolumen ein signifikanter Stellenaufbau in der Buchhaltung vermieden werden kann. Das macht die Umsatzbuchhaltung langfristig nachhaltiger und kosteneffizienter.
- Konsolidierung des Finanzsystem-Managements: Altsysteme sind teuer und ineffizient, insbesondere in internationalen oder multiproduktbezogenen Umgebungen. Umsatzautomatisierung ermöglicht die Konsolidierung dieser Systeme auf eine einzige, erweiterbare Plattform, wodurch sowohl Lizenz- als auch Wartungskosten gesenkt werden. Dies entlastet nicht nur IT- und Finanzteams, sondern schafft auch eine zentrale Sicht auf die Finanzdaten und ermöglicht schnellere Entscheidungen.
- Betrieblichen Aufwand minimieren: Die Automatisierung alltäglicher Aktivitäten der Umsatzrealisierung (Vertragserkennung, Leistungsverpflichtungen, Transaktionspreisallokation) kann die manuellen Aufgaben erheblich reduzieren,1 Ressourcen für strategische Projekte freisetzen und die Personalkosten deutlich senken.
- Verkürzung der Abschlusszeiten: Die Automatisierung von periodischen Abstimmungen und Berichten reduziert die Zeit für den Abschluss der Bücher um bis zu die Hälfte, beschleunigt die Finanzperioden und entlastet die Buchhaltung.1
- Schnellere Markteinführung und mehr Vertragsabschlüsse: Automatisierte Umsatzprozesse beseitigen Engpässe bei der Einführung neuer Angebote und beschleunigen die Umsatzgenerierung durch eine kürzere Time-to-Market.1 Dadurch gewinnen Unternehmen zusätzliche Verkaufstage und Wettbewerbsvorteile.
- Kundenschwund reduzieren: Automatisierung unterstützt Retentionsstrategien, indem sie flexible Anpassungen bei Preisen und Paketen ermöglicht. Diese Anpassungsfähigkeit kann die Abwanderungsrate senken,1 die Kundenbindung stärken und den wiederkehrenden Umsatz steigern.
- Cross-Selling- und Upselling-Potenziale steigern: Durch optimierte Umsatzprozesse können Unternehmen Cross- und Upselling-Möglichkeiten effektiver nutzen und so den Customer Lifetime Value erhöhen.
1Basierend auf internen Untersuchungen von Zuora.
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