8 Best Practices für die Implementierung von automatisierter Umsatzrealisierung
Dieser Leitfaden fasst zentrale Erkenntnisse und bewährte Methoden zur Automatisierung und Implementierung der Umsatzrealisierung zusammen, die von einem Expertengremium für Revenue Recognition vorgestellt wurden: Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey; Carly Bothe, Finance Project Manager bei CloudFlare; Nikki Wong, Director of Program Management bei AppDynamics; Alvina Antar, CIO bei Zuora; Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer bei Zuora; und Karthik Ramamoorthy, VP Services Zuora RevPro Product.
Die neuen ASC 606 Rechnungslegungsstandards für Vertragsumsätze treiben Veränderungen voran und fördern die Einführung von Systemen zur Automatisierung der Umsatzrealisierung wie Zuora RevPro. Einer der wichtigsten Gründe, insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder solche, die an die Börse gehen, ist die Offenlegungspflicht im Reporting.
Unternehmen können es sich nicht leisten, Zeit mit manueller Berichterstattung oder langen Monatsabschlüssen zu verbringen. Zudem liegt der Fokus aller Beteiligten auf Compliance – also darauf, präzise Daten zu erfassen, zu verstehen und zu berichten, die den Standards entsprechen, zeitnah und effizient sind. Manuelle Datenerfassung wird nicht vollständig verschwinden, aber die Automatisierung der Umsatzrealisierung sorgt für Konsistenz und Skalierbarkeit.
Die Automatisierung der Umsatzrealisierung ist jedoch ein anspruchsvoller Prozess. Im Folgenden finden Sie daher bewährte Best Practices führender Experten aus den Bereichen Subscription Finance und IT.
#1 ERP-Systeme sind für die Umsatzautomatisierung nicht ausreichend
Unternehmen benötigen eine Lösung zur Automatisierung der Umsatzrealisierung über ein ERP-System hinaus, wie einige unserer Diskussionsteilnehmer auf die harte Tour erfahren mussten!
Ein Beispiel: CloudFlare versuchte zunächst, NetSuite für die Umsatzrechnungslegung zu nutzen, doch dies war extrem manuell. Beim Umstieg auf ASC 606 erfolgte die Umstellung von 605 auf 606 tatsächlich in Excel. Das war weder geeignet, um die Bücher rechtzeitig abzuschließen, noch für die zukünftige externe Berichterstattung. Neben dem enormen Zeitaufwand bergen manuelle Prozesse auch erhebliche Genauigkeitsrisiken, da sie sehr fehleranfällig sind.
Wie Paolo Battaglini, Chief Accounting Officer bei Zuora, feststellte: „Mit echter Umsatzautomatisierung sollten Sie Ihr System so gestalten können, dass es mit dem Angebot beginnt, über die Bestellung und Abrechnung bis hin zur vollständigen Umsatzrealisierung läuft – ganz ohne menschliches Eingreifen.“
ERP-Systeme erfordern nicht nur kostspielige Anpassungen, um die Umsatzrealisierung zu steuern – insgesamt sind sie einfach nicht dynamisch oder umfassend genug, um ein durchgängiges Abonnementmanagement abzubilden.
Carly Bothe, Finance Project Managerin bei CloudFlare, bringt es auf den Punkt: „Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen einem ERP-System und einer speziell entwickelten Lösung zur Umsatzautomatisierung.“
Es gibt einen grundlegenden Unterschied zwischen einem ERP-System und einer speziell entwickelten Lösung zur Umsatzautomatisierung.“
Carly Bothe, Finance Project Managerin bei CloudFlare
#2 Ihre Daten müssen valide sein
Daten sind geschäftskritisch. Qualitativ hochwertige Daten bilden tatsächlich das Rückgrat, das Ihre Implementierung und den langfristigen Geschäftserfolg vorantreibt. Umsatzautomatisierung legt Schwachstellen in Ihren Daten offen und beleuchtet die Integrität Ihrer Daten.
Wie Alvina Antar, CIO von Zuora, feststellt: „Umsatzautomatisierung basiert auf verlässlichen Daten.“ Die Daten müssen sowohl umfassend als auch korrekt sein. „Sie räumen nicht nur jetzt auf; Sie müssen auch die Daten der vergangenen Jahre bereinigen. Es ist ein erheblicher Aufwand, die Datenqualität sicherzustellen, um Compliance zu gewährleisten.“
Die Erfassung und Aufbereitung der Daten beginnt nicht erst mit der Entscheidung zur Implementierung. Bereits vor Beginn des Prozesses müssen Sie historische Daten betrachten. Wenn Sie eine vollständige Systemumstellung durchführen, müssen Sie auf historische Daten zurückgreifen und diese in eine übertragbare Form bringen. Dies kann zusätzlich dadurch erschwert werden, dass Sie möglicherweise Daten erfassen, die Sie bisher noch nie erhoben haben.
#3 Projektumfang festlegen
Wie können Sie den Projektumfang festlegen, ohne einen Big-Bang-Ansatz zu wählen?
– Setzen Sie Prioritäten. Das hilft Ihnen zu entscheiden, wie viel und wie schnell Sie umstellen.
– Verstehen Sie die Ressourcen. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die benötigten Ressourcen in Bezug auf Zeit, Budget und Personal für die Umsetzung.
– Identifizieren Sie geschäftliche Auswirkungen und definieren Sie Erfolgskriterien.
– Koordinieren Sie. Betrachten Sie Revenue Automation nicht als isolierten Prozess, sonst riskieren Sie, entscheidende Aspekte zu übersehen.
Für Bothe war „der ganzheitliche Blick auf Revenue Automation und nicht nur die reine Systemimplementierung“ entscheidend.
Wie Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey, anmerkt: „Daten müssen in allen Systemen bewegt werden. Es gibt kein ‚Upstream‘. Es gibt kein ‚Downstream‘. Jedes System ist wichtig.“
Diese Denkweise verschafft Ihnen einen Vorsprung. Wenn Ihr Produktstrategie-Team beispielsweise eine neue Produktlinie einführen möchte, sollten Sie bereits bei der Projektplanung festlegen, wie Sie diese neue Produktlinie in Ihre Tools und Systeme integrieren.
„Bei unserem zwölfmonatigen Revenue-Automation-Projekt entfielen neun Monate allein auf die Datenbereinigung.“
Nikki Wong, Director of Program Management bei AppDynamics
PCI-Compliance
#4 Zeitrahmen verstehen
Die Implementierung kann mindestens sechs bis neun Monate dauern. Wenn Sie Zeit für die Bereinigung Ihrer Daten aufwenden müssen, verlängert sich der Zeitplan entsprechend.
Wie Nikki Wong, Director of Program Management bei AppDynamics, beschreibt: „Bei unserem zwölfmonatigen Umsatzautomatisierungsprojekt entfielen neun Monate allein auf die Datenbereinigung.“
Die Tatsache, dass Sie möglicherweise Daten erfassen, die Sie bisher nie erfasst haben, bringt eine zusätzliche Komplexität (und mehr Zeitaufwand für das Projekt) mit sich.
#5 Einbindung der wichtigsten Stakeholder
Wie Alvina Antar, CIO von Zuora, feststellt: „Transformation betrifft das gesamte Unternehmen.“
Ein Projekt zur Einführung von Umsatzautomatisierung betrifft zahlreiche Abteilungen und Prozesse und ist im Grunde eine „Umsatztransformation“. Eine solche Transformation erfordert es, die gesamte Organisation – Vertrieb, IT, Produktentwicklung und Finanzwesen – frühzeitig einzubinden und zu schulen.
Betrachten Sie es als Kampagne. Kommunizieren Sie, wie alle betroffen sind, welche Rolle sie übernehmen und was Sie von ihnen benötigen.
Holen Sie die Geschäftsleitung ins Boot, damit sie die Auswirkungen und den Ressourcenbedarf versteht – und sich zur Investition verpflichtet.
#6 Es ist mehr als nur eine Technologieimplementierung
Bei jedem Umsatzautomatisierungsprojekt gibt es die rein technische Umsetzung und die geschäftliche Seite. Ein starkes Team ist bei solch anspruchsvollen Projekten entscheidend.
Wie Antar betonte, war der Schlüssel zum Erfolg bei Zuoras eigener Einführung von Zuora RevPro für die Umsatzautomatisierung: „Es gab keinen Unterschied zwischen den Verantwortlichen für die Technik und denen für das Geschäft.“
#7 Die Implementierung ist ein Sprungbrett für Prozessveränderungen
Die Auswirkungen der Umsatzautomatisierung gehen über den Umsatz hinaus. Die Diskussionsteilnehmer betonten, dass dadurch ihre Unternehmen transparenter werden und bestehende Prozesse überdacht werden müssen.
Nehmen wir das Thema Kündigung aus wichtigem Grund. Für Bothe gilt: „Ich glaube nicht, dass unserem Vertriebsteam wirklich bewusst war, wie unterschiedlich diese Kündigungsklauseln ausgestaltet waren. Jetzt haben wir begonnen, diese zu standardisieren.“
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey, nannte als Beispiel eine neue Produktlinie. Mit Umsatzautomatisierung kann man von Anfang an entscheiden, wie diese in die eigenen Tools und Systeme integriert wird, und sie dann in den Umsatzstrom aufnehmen.
Diese Denkweise hilft, dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Antar stellte fest, dass dies das entscheidende Argument ist, um Veränderungen im Vertrieb anzustoßen: „Denn Sie können nichts automatisieren, das inkonsistent ist oder nicht im System abgebildet wird.“
„Sie können nichts automatisieren, das inkonsistent ist oder nicht im System abgebildet wird.“
Alvina Antar, CIO, Zuora
#8 Implementierungspartner
Partner, sowohl intern als auch extern, spielen eine entscheidende Rolle.
Im Fall von CloudFlare unterstützte PWC bei der Erstellung eines Ressourcenbelastungsplans und bezog wichtige Mitglieder des Finanzteams – wie den Head of Revenue und den Controller – mit ein, um auf Basis der jeweiligen Kompetenzen festzulegen, wer welche Aufgaben übernehmen sollte und was erledigt werden musste, um den Abschluss rechtzeitig zu gewährleisten … und gleichzeitig den laufenden Betrieb sicherzustellen.
Ein externer Partner kann auch bei der Systemauswahl unterstützen, kritische Fragen stellen, an Demos teilnehmen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das System optimal nutzt.
„Ebenso ist es unerlässlich, einen starken internen Technologiepartner zu haben“, wie Maheshwari betont. Sie helfen dabei, den Fokus auf die geschäftlichen Auswirkungen und Ziele zu richten – und „halten einen ehrlich“.
„Es ist unerlässlich, einen starken internen Technologiepartner zu haben. Sie helfen dabei, den Fokus auf die geschäftlichen Auswirkungen und Ziele zu richten – und ‚halten einen ehrlich‘.“
Rupali Maheshwari, Senior Financial Systems Manager bei SurveyMonkey
Abschließende Gedanken zur Implementierung von automatisierter Umsatzrealisierung
Die Umsatzautomatisierung hat aus End-to-End-Sicht enorme Auswirkungen; sie geht weit über den reinen Umsatzfokus hinaus. Ihre Implementierung wird nicht exakt wie geplant verlaufen (das ist nie der Fall), aber diese Best Practices helfen Ihnen, mit realistischen Erwartungen zu starten und auf die Herausforderungen Ihrer Umsatzautomatisierungsreise vorbereitet zu sein.