Wichtige Kennzahlen zur Überwachung im Auftragsmanagement
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Die Optimierung des Auftragsmanagements ist der Schlüssel für kurz- und langfristigen Erfolg. Allerdings besteht das Auftragsmanagement aus vielen beweglichen Teilen, und es kann herausfordernd sein, bei so vielen Variablen die richtigen Stellschrauben zu identifizieren. Deshalb ist das Monitoring von Key Performance Indicators (KPIs) und weiteren wichtigen Kennzahlen im Auftragsmanagement unerlässlich.
Diese Zahlen liefern Einblicke in die operative Leistungsfähigkeit, helfen Engpässe zu erkennen, die Performance zu verbessern und bieten Ihren Kunden ein besseres Erlebnis. Auch wenn jedes Unternehmen einzigartig ist, sind diese Kennzahlen eine unverzichtbare Ergänzung Ihrer regelmäßigen Performance-Reports.
Auftragsgenauigkeitsrate
Die Auftragsgenauigkeitsrate misst den Prozentsatz der fehlerfreien Aufträge. Sie können selbst festlegen, was in Ihrem Unternehmen als Fehler gilt – in der Regel sind dies falsche Artikel, Mengen oder fehlerhafte Lieferungen.
Die Überwachung dieser Kennzahl im Auftragsmanagement trägt zur Kundenzufriedenheit bei, da eine hohe Genauigkeitsrate zeigt, dass die Kunden das erhalten, was sie bestellt haben. Häufige Fehler hingegen können Kunden kosten und sogar zu negativen Bewertungen führen, was Ihrem Unternehmen schadet.
Sie berechnen die Auftragsgenauigkeitsrate mit folgender Formel:
(Fehlerfreie Aufträge / Gesamtanzahl der Aufträge) X 100
Wenn Sie beispielsweise 1.000 Aufträge bearbeiten und davon 980 korrekt sind:
(980/1.000) X 100 = 98 %
Überwachen Sie diese Kennzahl in Echtzeit, um bei plötzlichen Einbrüchen schnell reagieren zu können. Die langfristige Beobachtung hilft zudem, potenzielle Schwachstellen im Workflow zu identifizieren.
Auftragsdurchlaufzeit
Die Auftragsdurchlaufzeit ist eine Kennzahl im Auftragsmanagement, die misst, wie lange es dauert, einen Auftrag zu bearbeiten – von dem Moment, in dem ein Kunde die Bestellung aufgibt, bis zur Auslieferung. Idealerweise sollte die Auftragsdurchlaufzeit kurz sein, da dies bedeutet, dass Kunden ihre Bestellungen schneller erhalten. Sie zeigt zudem, wie gut Ihr Unternehmen den Anforderungen der Kunden an Schnelligkeit und Verfügbarkeit gerecht wird.
Verwenden Sie folgende Formel zur Berechnung der Auftragsdurchlaufzeit:
Gesamtdauer aller Aufträge / Anzahl der bearbeiteten Aufträge
Wenn Sie 5.000 Stunden benötigen, um 500 Aufträge zu bearbeiten:
5.000/500 = 10 Stunden pro Auftrag
Durch die Überwachung dieser Kennzahl können Sie Ineffizienzen in bestimmten Prozessphasen – wie Verzögerungen bei der Auftragsbearbeitung oder beim Versand – erkennen und Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe ergreifen. Sie dient außerdem als hilfreicher Benchmark, um Ihre Leistung mit Branchenstandards zu vergleichen.
Unfreiwillige Fluktuationsrate
Die Lagerumschlagshäufigkeit ist eine hilfreiche Kennzahl, um zu verstehen, wie schnell Sie Ihren Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkaufen und ersetzen können. Sie zeigt nicht nur, welche Produkte sich schneller bewegen, sondern auch, wie effizient Sie Ihr Lager verwalten.
Eine hohe Lagerumschlagshäufigkeit ist ein guter Indikator für starke Verkaufszahlen. Eine niedrige Rate hingegen weist auf langsam drehende Produkte mit geringer Nachfrage, schwache Verkaufsleistung oder Überbestände hin.
Sie können die Lagerumschlagshäufigkeit mit folgender Formel berechnen:
Umsatzkosten (COGS) / durchschnittlicher Lagerbestand
Um dies zu berechnen, müssen Sie jedoch den durchschnittlichen Lagerbestand kennen, der wie folgt ermittelt wird:
(Anfangsbestand + Endbestand) / 2
Angenommen, Ihre Umsatzkosten für das Jahr betragen 500.000 €, und Ihr durchschnittlicher Lagerbestand liegt bei 100.000 €:
500.000 € / 100.000 € = 5
In diesem Beispiel wenden Sie Ihren Lagerbestand fünfmal pro Jahr. Durch die regelmäßige Überwachung dieser Kennzahl können Sie Ihre Einkaufs-, Vertriebs- und Marketingstrategien an die Nachfrage anpassen.
Pünktliche Lieferquote
Kunden möchten ihre Bestellungen so schnell wie möglich erhalten. Die Überwachung der pünktlichen Lieferquote zeigt Ihnen, wie viel Prozent der Aufträge innerhalb des zugesagten Zeitrahmens beim Kunden eintreffen. Diese Kennzahl ist entscheidend, wenn Sie die Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens besser verstehen möchten.
Berechnen Sie diese Kennzahl wie folgt:
(Anzahl pünktlicher Lieferungen / Gesamtanzahl der Lieferungen) X 100
Wenn beispielsweise 900 von 1.000 Aufträgen pünktlich sind:
(900/1.000) X 100 = 90 %
Ihr Ziel sollte eine pünktliche Lieferquote möglichst nahe an 100 % sein. Werte darunter deuten auf Optimierungsbedarf im Auftragsmanagement hin.
Kosten der Auftragsabwicklung pro Auftrag
Betriebskosten haben einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität. Daher ist es essenziell, die Kosten der Auftragsabwicklung pro Auftrag zu überwachen. Diese Kennzahl zeigt, wie viel es durchschnittlich kostet, jeden Auftrag zu bearbeiten, zu kommissionieren, zu verpacken und auszuliefern. Dabei werden sämtliche Kosten für die Abwicklung berücksichtigt, einschließlich Personal-, Material- und Versandkosten.
Niedrige Kosten pro Auftrag deuten auf effiziente Prozesse und gutes Kostenmanagement hin, während hohe Kosten auf Ineffizienzen schließen lassen.
Berechnen Sie die Kosten der Auftragsabwicklung pro Auftrag mit folgender Formel:
Gesamte Abwicklungskosten / Gesamtanzahl der abgewickelten Aufträge
Wenn Sie im letzten Monat 50.000 € für die Abwicklung von 1.000 Aufträgen ausgegeben haben:
50.000 € / 1.000 = 50 € pro Auftrag
Ob dies „gut“ oder „schlecht“ ist, hängt von Ihren eigenen Benchmarks und dem Vergleich mit Wettbewerbern ab. Nur so lassen sich kosteneffiziente Prozesse gestalten.
Wie Sie Kennzahlen für kontinuierliche Verbesserungen nutzen
Es ist das eine, die Bedeutung der Überwachung von Kennzahlen im Auftragsmanagement zu verstehen, aber es ist etwas ganz anderes, die Erkenntnisse aus diesen Kennzahlen auch in die Praxis umzusetzen. Kennzahlen sind mehr als nur Zahlen auf einem Dashboard – in vielen Fällen sind sie ein wichtiges Warnsignal, das die Entscheidungsfindung steuern sollte.
Die strategische Nutzung von Kennzahlen im Auftragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, Ineffizienzen zu erkennen und ihre Prozesse für nachhaltigen Erfolg zu optimieren. Befolgen Sie diese Best Practices, um Ihre Kennzahlen im Auftragsmanagement in messbare Veränderungen umzuwandeln.
Leistungsbenchmarks festlegen
Das Erfassen von Kennzahlen ist wichtig, aber sie sind nicht handlungsleitend, wenn Sie nicht wissen, ob Ihre Leistung akzeptabel ist oder einer Veränderung bedarf. Legen Sie für jede von Ihnen erfasste Kennzahl im Auftragsmanagement einen geeigneten Zielbereich fest.
Die Festlegung dieser Werte kann schwierig sein, aber Sie finden hilfreiche Richtlinien, indem Sie:
- Ihre bisherigen Leistungen überprüfen
- Prüfen, ob Kennzahlen oder Benchmarks von Wettbewerbern verfügbar sind
- Branchenberichte lesen, um gesunde Benchmarks besser zu verstehen
Mit Technologie in Echtzeit überwachen
Auftragsmanagement-Software erfasst und konsolidiert Ihre Leistungsdaten automatisch in übersichtlichen Dashboards. Anstatt die Analysen manuell zu erstellen, lassen Sie die Technologie die Hauptarbeit für Sie übernehmen. Viele Lösungen generieren mittlerweile automatisch Berichte und senden diese nach einem festgelegten Zeitplan per E-Mail an Sie.
Die meisten OMS-Lösungen ermöglichen es Ihnen zudem, sich einzuloggen und Kennzahlen im Auftragsmanagement in Echtzeit einzusehen, sodass Sie schneller reagieren können.
Regelmäßige Überprüfung fest einplanen
Führungskräfte tragen viele Verantwortungen, aber die regelmäßige Überprüfung der Leistung sollte oberste Priorität haben. Die Häufigkeit der Überprüfung hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab, aber viele Führungskräfte prüfen die Leistung monatlich, quartalsweise und jährlich.
Unabhängig von der Häufigkeit sollten Sie diese Überprüfungen in Ihren Kalender eintragen, um sicherzustellen, dass Sie die Leistungsüberwachung konsequent verfolgen.
Mitarbeitende einbeziehen
Führungskräfte allein können den Prozess des Auftragsmanagements nicht grundlegend verändern. Mitarbeitende auf allen Ebenen müssen verstehen, wie ihre Aufgaben die Gesamtleistung beeinflussen – und was sie tun können, um das Unternehmen auf Kurs zu halten. Seien Sie transparent hinsichtlich der Leistung und teilen Sie die Kennzahlen mit dem Team.
Wenn die Leistung nachlässt, beziehen Sie die Mitarbeitenden ein, um ihre Perspektiven zu verstehen und neue Ideen zur Problemlösung zu finden. Da diese Mitarbeitenden Experten in ihren jeweiligen Bereichen sind, ist es immer ratsam, sie in den Verbesserungsprozess einzubinden, anstatt Änderungen vorzugeben, die möglicherweise nicht zu ihren Arbeitsabläufen passen.
Nächste Schritte zur Optimierung Ihres Auftragsmanagements
Ein praxisnahes Auftragsmanagement ist einer der besten Wege, Ihr Unternehmen zu optimieren. Erfüllen Sie Kundenerwartungen, senken Sie Kosten und steigern Sie die Produktivität, indem Sie die Best Practices dieses Leitfadens befolgen. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse, bewerten Sie OMS-Lösungen, investieren Sie in kontinuierliche Weiterbildung und bleiben Sie so flexibel wie möglich.
Best Practices im Auftragsmanagement bringen Sie weit, aber die richtigen Tools sind entscheidend. Egal, ob Sie SaaS-Abonnements verkaufen oder physische Waren versenden – die Zuora CPQ-Software ist eine unverzichtbare Ergänzung, die das Auftragsmanagement deutlich erleichtert. Erstellen Sie präzise Angebote, überwachen Sie jeden Schritt des Kundenlebenszyklus und verwalten Sie Verlängerungen nahtlos.
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