Der ultimative Leitfaden zu Finanzkontrollen (2024)

Die überwältigende Mehrheit der B2B-Organisationen, die an Enterprise-Kunden verkauft, nutzt ein Deal Desk, das einen Configure-Price-Quote-(CPQ)-Prozess umfasst. Auch wenn es naheliegt, das Deal Desk als einfachen Verantwortlichkeits-Checkpoint zwischen Vertrieb, Finanzen, Produkt und Customer Success zu sehen, verfolgen strategische Finance-Teams einen anderen Ansatz. Wird es als funktionsübergreifende Abstimmung zwischen den Personen verstanden, die ein Produkt entwickeln, den Personen, die ein Produkt verkaufen, und den Personen, die ein Produkt abrechnen, können Finance-Teams Vertriebserfolge ermöglichen und zugleich Risiken im gesamten Quote-to-Cash-(QTC)-Prozess minimieren.Für Unternehmen mit komplexen Erlösmodellen ist das Deal Desk ein noch kritischerer Touchpoint, um sicherzustellen, dass die während des CPQ-Prozesses definierten Preis- und Vertragskonditionen mit Best Practices in der Abrechnung übereinstimmen. Abonnements, nutzungsbasierte Preisgestaltung sowie gebündelte Produkte oder Services schaffen vielschichtige Verträge mit wiederkehrenden Umsätzen. Rabattstaffeln, Add-ons sowie On- und Off-Ramping-Klauseln, die im Vertriebsprozess verhandelt werden, können die Vertrags- und Abrechnungskonditionen zusätzlich komplexer machen. Dieser Prozess macht das Deal Desk noch unverzichtbarer, um Angebote mit finanziellen Strukturen zu erstellen, die keine Neukonfiguration oder erneute Buchung erfordern, wenn Finance-Teams monatlich oder jährlich den Abschluss erstellen.In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über finanzielle Kontrollen wissen müssen, einschließlich:

• Was sind finanzielle Kontrollen?
• Beispiel für finanzielle Kontrollen
• Arten finanzieller Kontrollen 
• Die Vorteile starker finanzieller Kontrollen im Quote-to-Cash-Prozess
• Checkliste für finanzielle Kontrollen
• Finanzielle Kontrollen und Compliance in der SaaS-Branche
• Die Rolle der Automatisierung bei der Stärkung finanzieller Kontrollen
• Optimierung Ihres Deal Desks, um den CPQ-Prozess finanziell auf Kurs zu halten
• Warum das Deal Desk eine strategische Notwendigkeit ist
• Flexible CPQ-Technologie: ein Game-Changer für Deal Desks
• Erweiterte CPQ-Funktionen für finanzielle Kontrollen
• Die Deal-Desk-Diskussion neu ausrichten
• FAQs

Was sind finanzielle Kontrollen?

Finanzielle Kontrollen sind Prozesse und Richtlinien, die es einem Unternehmen ermöglichen, seine finanziellen Ressourcen zu steuern. Sie unterstützen Organisationen dabei, Ressourcen zuzuweisen und durch effektive Planung die Profitabilität zu steigern.

Beispiel für finanzielle Kontrollen

Nachdem Sie nun wissen, was finanzielle Kontrollen sind, betrachten wir ein Beispiel. Die übergreifende finanzielle Implementierung und Steuerung Ihres Unternehmens ist eine wesentliche finanzielle Kontrolle und kann unter anderem Folgendes umfassen:

• Durchsetzung von Qualifikationsanforderungen im Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass nur zertifizierte Finanzverantwortliche Schlüsselrollen übernehmen.
• Verpflichtende regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen, damit alle bei wichtigen rechtlichen oder finanziellen Aktualisierungen auf dem gleichen Stand sind.
• Delegation finanzieller Verantwortlichkeiten, um Engpässe zu vermeiden und effizientere Prozesse zu schaffen.

Arten finanzieller Kontrollen

Ihr Unternehmen sollte mindestens drei zentrale Arten finanzieller Kontrollen kennen:

• Präventive Kontrollen: Fokussiert darauf, Betrug oder Fehler zu verhindern, bevor sie entstehen.
• Detektivische Kontrollen: Decken Betrug oder Fehler auf, die bereits passiert sind.
• Korrektive Kontrollen: Beheben aufgedeckte Probleme und verhindern, dass sie erneut auftreten.

Die Vorteile starker finanzieller Kontrollen im Quote-to-Cash-Prozess

Betrachten wir einige der zahlreichen Vorteile, die sich aus der Aufrechterhaltung starker finanzieller Kontrollen im Quote-to-Cash-Prozess ergeben:

• Präzise Preisgestaltung und Angebotserstellung: Hohe Standards ermöglichen konsistente Preise und verhindern potenzielle Umsatzverluste durch fehlerhafte Berechnungen.
• Cashflow verbessern: Ein effizienter Quote-to-Cash-Prozess kann den Zahlungseinzug beschleunigen und bevorstehende Zahlungseingänge besser prognostizierbar machen.
• Umsatzrealisierung optimieren: Die präzise Überwachung von Vertragskonditionen und Vertriebsphasen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Umsätze im korrekten Abrechnungszeitraum zu realisieren.
• Compliance sicherstellen: Durch die Einhaltung hoher Standards können Sie sicher sein, dass Ihr Team die geltenden Rechnungslegungsvorschriften einhält.
• Betrugsrisiko reduzieren: Starke Kontrollen, etwa Genehmigungsprozesse und eine klare Funktionstrennung, können betrügerische Aktivitäten verhindern.

Checkliste für finanzielle Kontrollen

Checklisten unterscheiden sich je nach Unternehmen, doch die folgenden Punkte sollten bei den meisten Unternehmen auf der Checkliste für finanzielle Kontrollen stehen.

• Potenzielle Risiken in Ihren Finanzprozessen identifizieren
• Ziele definieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen
• Richtlinien und Prozesse dokumentieren
• Einen belastbaren Implementierungsplan ausarbeiten
• Regelmäßige interne Audits durchführen
• Jährliche Reviews durchführen und Prozesse fortlaufend überwachen

Finanzielle Kontrollen und Compliance in der SaaS-Branche

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist es entscheidend, geeignete Schutzmaßnahmen zu etablieren – etwa durch die Einhaltung von Standards für Cybersecurity, Umsatzrealisierung und Datenschutz. Dank dieser durchgängig strengen Vorgaben sind Ihre Finanzen vor Betrug und Fehlern geschützt, die andernfalls auftreten könnten. Die folgenden Regelwerke können Ihren Teams als Orientierung dienen:

• ISO 27001: Dieser internationale Standard legt fest, wie Informationssicherheit, Datenschutz und Cybersecurity zu managen sind. Ziel ist es, die folgenden drei Schutzziele zu gewährleisten: Nur autorisierte Personen dürfen auf Informationen zugreifen (Vertraulichkeit), nur autorisierte Personen dürfen Informationen ändern (Integrität), und Informationen müssen für autorisierte Nutzer bei Bedarf verfügbar sein (Verfügbarkeit).
• ASC 606: Accounting Standards Codification (ASC) 606 ist ein Rechnungslegungsstandard, der Unternehmen beschreibt, wie Umsätze aus Kundenverträgen zu realisieren sind. Er sorgt für Konsistenz über Branchen hinweg und unterstützt Unternehmen dabei, ihren Kunden möglichst verlässliche und präzise Informationen bereitzustellen.
• DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein EU-Rechtsrahmen, der festlegt, wie Unternehmen personenbezogene Daten rechtmäßig und integer verwenden dürfen. Beispiele sind: personenbezogene Daten dürfen nur auf einer Rechtsgrundlage verarbeitet werden (z. B. Einwilligung oder Vertrag), betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und darüber, wie Unternehmen diese nutzen, und Datenschutzverletzungen müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden.

Die Rolle der Automatisierung bei der Stärkung finanzieller Kontrollen

Für ein starkes Finanzmanagement ist menschliche Mitwirkung unverzichtbar – dennoch profitieren bestimmte Aufgaben erheblich von Automatisierung.Die Automatisierung der Umsatzrealisierung (Rev Rec) hilft Ihnen, ein größeres Transaktionsvolumen zu bewältigen und Ihr Unternehmen mit zunehmendem Wachstum zu skalieren. Durch die Automatisierung bestimmter manueller Aufgaben können Sie weiterhin schnell und zugleich präzise wachsen. Die Automatisierung der Umsatzrealisierung reduziert Fehlerrisiken und manuelle Eingriffe, sorgt für durchgängige Konsistenz und unterstützt Unternehmen dabei, finanzielle Standards einzuhalten.Auch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen trägt dazu bei, die Prozessgenauigkeit sicherzustellen. Wenn ein Unternehmen wächst, minimiert ein System, das Compliance-Verstöße automatisch prüft und Fehler proaktiv korrigiert, das Risiko von Datenabflüssen und ermöglicht es Ihrem Team, Compliance-Anforderungen leichter einzuhalten.

Optimierung Ihres Deal Desks, um den CPQ-Prozess finanziell auf Kurs zu halten

An vielen Stellen können Deals aus finanzieller Sicht komplex werden. Strategisch aufgesetzt, hält das Deal Desk die Interessen aller Teams abgestimmt und sorgt dafür, dass der CPQ-Prozess weiterläuft. So kann ein durchdacht gestaltetes Deal Desk Ihr Finance-Team auf Erfolg ausrichten.

Etablierung finanzieller Kontrollen in Ihrem CPQ-Prozess

Finanzielle Kontrollen bereits in der Angebots- oder Auftragserfassungsphase zu verankern, ist zwingend erforderlich, um Compliance sicherzustellen und spätere Herausforderungen bei der Umsatzrealisierung zu vermeiden. Klare Leitplanken im CPQ-Prozess helfen Ihnen, vorauszusehen, was später in Ihrer Revenue-Pipeline passieren wird. Dies umfasst:

• Klare Regeln für Rabatte festlegen
• Umsatzpläne für Entgelte einrichten, die über einen Zeitraum abgerechnet werden
• Umsatzereignisse identifizieren, die Ihren Umsatzplan und dessen Verteilung verändern

Komplexität frühzeitig einplanen

Die meisten B2B-Unternehmen erzielen Umsätze über maßgeschneiderte Verträge sowie durch Upsells. Allerdings bringen diese Verträge Komplexität bei der Bestimmung von SSP-Zuordnungen und Performance Obligations mit sich – insbesondere dann, wenn sie erfordern, dass bei jeder Kundenänderung gekündigt und neu gestartet wird. Wenn Sie innerhalb des CPQ-Prozesses Schritte etablieren, die sowohl die unmittelbaren Deal-Konditionen als auch die langfristige Kundenbeziehung berücksichtigen, versetzen Sie Ihr Vertriebsteam in die Lage, ein breiteres Spektrum an Umsatzchancen zu verfolgen und über die Laufzeit eines Vertrags einfacher mehr Umsatz zu sichern – weil Sie vorausschauend geplant haben, um zukünftige Abrechnungskomplexitäten zu berücksichtigen.

Angebote mit Präzision und Kontrolle erstellen

Viele CPQ-Prozesse und -Plattformen sind darauf ausgelegt, Vertriebsteams dabei zu unterstützen, Angebote zu erstellen und Deals so schnell wie möglich abzuschließen. Auch wenn das für den Vertrieb effizient ist, kann es für Finance unübersichtlich werden, wenn der CPQ-Prozess nicht abbildet, was aus Sicht der Umsatzrealisierung überhaupt möglich ist. Das Deal Desk hilft Ihnen sicherzustellen, dass Vertriebsangebote tatsächlich verkauft und abgerechnet werden können, ohne dass ein erheblicher manueller Aufwand bei der Umsatzrealisierung entsteht.

Warum das Deal Desk eine strategische Notwendigkeit ist

Ihr Deal Desk ist der Schlüssel, um in jeder Phase und für alle Stakeholder einen intelligenten CPQ-Prozess zu gestalten. Wenn Deals von Anfang an korrekt aufgesetzt werden, erhalten Sie bessere Transparenz über den Netto-Umsatz und weniger Reibung bei Abrechnung und Forderungseinzug. Das Deal Desk als strategische Investition zu betrachten, bringt nicht nur zahlreiche Vorteile für Ihre Revenue- und Billing-Teams, sondern kann auch Compliance-Risiken bei Unternehmensprüfungen und Security-Evaluierungen reduzieren.

Finanzielle Transparenz

Als Brücke zwischen Vertrieb und Umsatz muss Finance die Anforderungen aus regulatorischer Compliance und effizienter Rechnungslegung mit der Rolle als kreativer Partner in Einklang bringen, der dem Vertrieb hilft, neue Deals abzuschließen. Im Deal Desk kann Ihr Finance-Team Fragen zu Rabatten, Bundles, Einmalgebühren und den Auswirkungen dieser Preishebel auf die Umsatzrealisierung beantworten. Eine vorgelagerte Transparenz darüber, was verkauft wird, an welche Unternehmen und zu welchem Preis, kann eine deutlich bessere Transparenz darüber schaffen, was als Nächstes kommt, sodass Finance Überlegungen abwägen kann, die mit der Unternehmensführung verbunden sind – unabhängig von einem einzelnen Deal.Für Finance ist es wichtig, eine Funktion zu haben, die die Anforderungen eines Deals abbilden und zugleich prognostizieren kann, wo die Dinge am Ende landen. Das gibt dem Team Planbarkeit, sodass es auf Basis dessen, was es aus dem Vertrieb sieht, Erwartungen und Prognosen gegenüber Investoren und Analysten setzen kann.

Reduziertes Compliance-Risiko

Je mehr finanzielle Komplexität bereits in der Angebotsphase entsteht, desto höher ist das Risiko potenzieller Compliance-Probleme. Dieses Thema ist insbesondere dann kritisch, wenn Ihr Deal Desk ein CPQ-System verwendet, das mit Ihrer Customer-Relationship-Management-(CRM)-Plattform verbunden ist, jedoch nicht mit Ihren Revenue-Systemen. Wenn CPQ- und Rev-Rec-Systeme in Silos betrieben werden, kann es für Finance-Teams schwierig sein, die Umsatzwirkungen eines Deals zu verstehen – selbst auf der Abrechnungsseite von reinen Consumption-Modellen – und das eröffnet ein Compliance-Risiko. Sie benötigen einen vollständig integrierten Stack, um SEC-Compliance sicherzustellen und gleichzeitig Flexibilität und Kreativität bei Deals zu ermöglichen.

Flexible CPQ-Technologie: ein Game-Changer für Deal Desks

Jeder einzelne Deal erfordert eine individuelle Konfiguration. Eine flexible CPQ-Plattform, die sich einfach konfigurieren lässt und mit Ihren Revenue-Systemen verbunden ist, ist eine entscheidende Voraussetzung für ein Deal Desk mit hoher Wirkung.

Finanzielle Kontrollen vorgelagert einführen

Die meisten CPQ-Plattformen sind nicht darauf ausgelegt, komplexe Enterprise-Preis- und Abrechnungskonditionen zu verarbeiten, was dazu führen kann, dass Ihr Deal-Desk-Prozess Ihrem Finance-Team nicht das liefert, was es benötigt, um Umsätze effizient zu realisieren. Unterschiedliche, langfristige Revenue-Strategien erfordern mehr als einen One-size-fits-all-Ansatz, und eine angebotsbasierte Deal-Sicht ist nicht dafür gebaut, flexibel auf Deal-Details zu reagieren. Viele Plattformen richten ihre Kennzahlen an der Angebotserstellungsgeschwindigkeit und daran aus, wie schnell sie eine Sales-Pipeline beschleunigen können.In der Folge können Kunden ein Angebot nach Belieben konfigurieren, aber es fehlen Leitplanken für Themen wie die Zuordnung Ihrer Umsätze, wie Sie über einen bestimmten Zeitraum abrechnen, wie Sie verlängern, und wie Sie Änderungen über den gesamten Customer Lifecycle hinweg umsetzen. Ein unbegrenztes Menü an Optionen mag für Kunden attraktiv sein, ist aber für Finance-Teams nicht hilfreich. Eine CPQ-Plattform mit integrierten finanziellen Kontrollen gibt dem Vertrieb die Flexibilität, Angebote zu erstellen, die aus Sicht der Umsatzrealisierung sinnvoll sind, und unterstützt gleichzeitig die Kundenanforderungen.

Komplexe QTR-Prozesse automatisieren

Die Angebotserstellung für Modelle wie Pay-as-you-go-Preise wird schnell komplex. Ohne integrierte Unterstützung für diese Art von Preismodell müssen Finance-Teams manuelle Workarounds entwickeln, was das Potenzial für Rechnungslegungsfehler erhöht. Eine konfigurierbare CPQ-Plattform ermöglicht es Finance-Teams, Umsatzprognosen vorgelagert zu modellieren, eine Performance Obligation gegenüber diesen Prognosen zu definieren, Abrechnungskonditionen festzulegen und anschließend den Prozess so auszulösen, dass er nach Deal-Abschluss automatisch abläuft. Dieser automatisierte QTR-Prozess schafft Freiräume für Finance-Teams, um geschäftskritische Initiativen voranzutreiben, statt Inkonsistenzen zu bereinigen, die fortlaufend Back-End-Support erfordern.

Manuellen Aufwand in der Rechnungslegung minimieren

Ohne vorgelagerte Strukturen, die Ihren CPQ-Prozess mit Ihrer Rev-Rec-Strategie in Einklang halten, wird Rechnungslegung arbeitsintensiver als nötig. Von Beginn an Kontrollen in Ihre CPQ-Plattform zu integrieren, kann Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Wenn keine Schutzmechanismen vorhanden sind, geraten Dinge später finanziell durcheinander. Unternehmen lösen dieses Problem, indem sie Millionen an Gebühren zahlen, damit ein Wirtschaftsprüfer die ad hoc entstandenen Vorgänge im Verlauf des Deals überprüft, weil zu Beginn die erforderlichen Kontrollen gefehlt haben.

Erweiterte CPQ-Funktionen für finanzielle Kontrollen

Wenn Sie aufmerksam bleiben und Ihr Unternehmen weiter skalieren möchten, sollten Sie sich mit erweiterten CPQ-Funktionen für finanzielle Kontrollen befassen. Hier sind einige Beispiele für Funktionen, mit denen Ihr Unternehmen schnell und zugleich präzise vorankommt.

• Compliance-Prüfungen: Wenn Ihre unternehmensinternen Regeln und Vorgaben in Ihr CPQ-System integriert sind, können Sie mithilfe von Automatisierung sicherstellen, dass Sie bei Preisänderungen die Richtlinien einhalten. Automatisierte Compliance-Prüfungen ersetzen keine Security-Fachkräfte, fügen jedoch eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu und minimieren das Risiko von Datenabflüssen.
• Vertragsaktualisierungen: Automatische Vertragsaktualisierungen passen bestimmte Vertragsteile anhand vordefinierter Bedingungen an und machen manuelle Änderungen überflüssig – etwa Preisanpassungen bei Marktveränderungen oder im Vorfeld eines anstehenden Verlängerungsdatums.
• Analytics und Reporting: Das automatische Befüllen mit den aktuellsten Daten hilft Ihnen, vorausschauend zu planen und sich auf Veränderungen vorzubereiten.

Die Deal-Desk-Diskussion neu ausrichten

Umsätze über individuelle Verträge und anspruchsvolle Erlösmodelle zu generieren, bringt finanzielle Komplexität mit sich – und zusätzliche Vertriebschancen. Mit einem strategischen Ansatz für Ihren Deal-Desk-Prozess, gestützt durch eine End-to-End-QTR-Plattform, die Vertriebsteams Flexibilität bietet, ohne Probleme bei der Umsatzrealisierung zu verursachen, kann Ihr Finance-Team Ihrem Vertrieb dabei helfen, neue Geschäfte zu gewinnen, ohne die Compliance zu gefährden.Suchen Sie nach einer CPQ- und Billing-Lösung, die speziell dafür entwickelt wurde, Angebote zu erstellen und jede Kombination aus Abonnements, Produkten und Services abzurechnen?Zuora CPQ und Zuora Billing können Ihrem Finance-Team helfen, Abrechnungsprozesse zu optimieren, die Umsatzrealisierung zu automatisieren und Ihre Finance- und Revenue-Teams über den gesamten Sales- und Billing-Zyklus hinweg zu vernetzen.

FAQs

Was sind unzureichende finanzielle Kontrollen?

Unzureichende finanzielle Kontrollen sind das Fehlen belastbarer Prozesse, um die Finanzen eines Unternehmens effektiv nachzuverfolgen. Dies kann zu finanziellen Ungenauigkeiten, überhöhten Ausgaben, Betrug und weiteren negativen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen führen.

Was ist das Risiko finanzieller Kontrollen?

Das Risiko finanzieller Kontrollen ist die Wahrscheinlichkeit, dass die internen Kontrollen eines Unternehmens Fehler im Jahresabschluss nicht rechtzeitig verhindern können.

Welche Beispiele gibt es für finanzielle Kontrollen?

Zu den finanziellen Kontrollen zählen beispielsweise Qualifikationsanforderungen im Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass nur zertifizierte Finanzverantwortliche Schlüsselrollen übernehmen, die Einführung regelmäßiger Schulungen und Informationsveranstaltungen, damit alle bei rechtlichen und finanziellen Aktualisierungen auf dem gleichen Stand sind, sowie die Delegation finanzieller Verantwortlichkeiten, um Engpässe zu vermeiden und effizientere Prozesse zu schaffen.