Nutzungsbasierte Preisgestaltung überfordert Ihr Backoffice: So lösen Sie das Problem
Nutzungsbasierte Preisgestaltung ist inzwischen ein strategisches Muss, stellt jedoch bestehende Finanzsysteme vor große Herausforderungen. Während Unternehmen auf KI-gesteuerte, verbrauchsbasierte und hybride Modelle umstellen, sehen sich Finanzteams mit einer steigenden operativen Belastung konfrontiert – von Streitigkeiten bei der Abrechnung bis hin zum Abstimmungschaos. In diesem Artikel beleuchten wir die größten Herausforderungen – Transparenz, Skalierbarkeit und Abstimmung – und teilen Best Practices zur Modernisierung Ihrer Quote-to-Cash-Systeme, damit Sie Innovationen im Go-to-Market unterstützen können, ohne den Umsatz zu gefährden.
Für die meisten SaaS-Unternehmen ist die nutzungsbasierte Preisgestaltung längst nicht mehr experimentell oder optional. Immer häufiger wird sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Monetarisierungsstrategien. Von KI-gesteuerten Services wie agentenbasierter KI bis hin zu SaaS- und Digitalplattformen setzen Unternehmen auf nutzungs- und ergebnisbasierte Modelle, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Akzeptanz zu fördern und den Umsatz an den Kundennutzen anzupassen.
Doch während Go-to-Market-Teams mit innovativen Preismodellen vorangehen – etwa token-basierte KI, Prepaid-Drawdowns und Übertragsguthaben – müssen die Finanzteams die operativen Herausforderungen schultern. Die meisten Altsysteme sind für diese Komplexität schlichtweg nicht ausgelegt.
In der neuesten Umfrage von Zuora unter globalen Finanz- und Rechnungswesenleitern berichteten 71 % der SaaS-Finanzverantwortlichen von Ausfällen oder erheblichen Herausforderungen bei der Unterstützung nutzungsbasierter Preisgestaltung. Nahezu alle nannten Prognose-, Abstimmungs- und Compliance-Risiken als zentrale Bedenken.
Hierbei handelt es sich nicht um Randfälle. Es sind strategische Notwendigkeiten, die den Druck auf Finanzteams erhöhen, den Quote-to-Cash-Prozess zu modernisieren – nicht nur, um zu überleben, sondern um zu führen.
Von Transparenzlücken bis hin zu Abstimmungsschwierigkeiten: Zuora hat sich mit PwC zusammengetan, um die größten Herausforderungen und Best Practices für Finanzverantwortliche zu untersuchen, die an der Spitze der Nutzung nutzungsbasierter Modelle stehen.
Zentrale Erkenntnisse
- Transparenz ist unverzichtbar: Echtzeit-Nutzungsdaten ermöglichen eine korrekte Abrechnung, beugen Streitigkeiten vor und unterstützen die Prognose.
- Skalierbarkeit erfordert Abstimmung und Agilität: GTM, Produkt und Finanzen müssen zusammenarbeiten, um neue Preismodelle operativ umzusetzen.
- Automatisierung ist der einzige Weg zu Effizienz: Manuelle Abstimmung ist nicht skalierbar. Moderne Plattformen sind absolut essenziell.
Herausforderung 1: Fehlende Transparenz bei Nutzungsdaten
In traditionellen, wiederkehrenden Umsatzmodellen ist die Abrechnung einfach: Man weiß, was verkauft wurde, was genutzt wurde und wann. Die nutzungsbasierte Preisgestaltung hingegen bringt dynamische Verbrauchsmuster mit sich, die schwer nachzuverfolgen und noch schwieriger zu validieren oder vorherzusagen sind.
„Viele Unternehmen, die auf nutzungsbasierte Modelle umsteigen wollen, haben erst eine sehr rudimentäre Datenerzeugung innerhalb ihres Produkts,“ sagt Lead-to-Revenue-Experte und Partner bei PwC, David Crowell. „Besonders herausfordernd ist es, den Finanzteams im Backoffice Echtzeit-Transparenz über diese Daten in einer Form zu geben, die sie tatsächlich nutzen können.“
Wenn die Produktteams die Nutzungsdaten besitzen – und die Finanzabteilung sie erst im Nachhinein zu sehen bekommt – sind Streitigkeiten vorprogrammiert.
Ein häufiges Szenario: Die Technikabteilung besitzt und kontrolliert ein eigenentwickeltes Nutzungssystem. Wenn Kunden Rückfragen zu ihrer Rechnung stellen, muss die Technik erst Logdateien durchsuchen, um die Korrektheit der Abrechnung zu belegen. Die Finanzabteilung ist dann gezwungen, die Abrechnung zu rechtfertigen, ohne eigene Transparenz zu haben. Das Ergebnis? Forderungen (und letztlich Umsätze) müssen abgeschrieben werden.
Best Practices:
- Echtzeit-Messung implementieren: Metering-Plattformen schließen die Lücke zwischen Produktnutzung und Abrechnungssystemen, indem sie Rohdaten in abrechenbare Kennzahlen umwandeln.
- Einheitliches Datenmodell einführen: Stellen Sie sicher, dass Technik, Deal Desk, Abrechnungsoperationen und Umsatzrealisierungsteams alle auf die gleichen Informationen zugreifen.
- Audit Trails ermöglichen: Jeder Nutzungsvorgang sollte nachvollziehbar sein – wer hat ihn genutzt, wann und wie wurde er bepreist.
Herausforderung 2: Unterstützung komplexer Geschäftsmodelle und Skalierung der Monetarisierung
Nutzung ist nicht nur ein Abrechnungsmodell, sondern ein Zugang zu völlig neuen Geschäftsmodellen – insbesondere, da KI-Produkte den Wandel hin zu ergebnisbasierten Metriken und Preismodellen sowie hybriden Erlösmodellen beschleunigen. Doch hier liegt ein Paradox: Während diese Modelle die von Kunden gewünschte Flexibilität und Wertschöpfung bieten (und somit die Chancen für Upsell und Expansion erhöhen), sind sie oft mit erheblichen Kosten verbunden und verursachen enormen zusätzlichen Aufwand für die Finanzteams. 82 % der SaaS-Finanz- und Rechnungswesenleiter kämpfen bereits mit der zusätzlichen operativen Belastung, die durch gemischte Erlösmodelle entsteht. Und erstaunliche 97 % berichten, dass ihre Order-to-Cash-Technologie nicht in der Lage ist, neue, komplexere Preismodelle zu bewältigen.
Diese neuen Monetarisierungsstrukturen – Aufladungen, Prepaid-Drawdowns, True-Ups nach der Abrechnungsperiode und gebündelte Nutzung – umgehen häufig die Standardprozesse für Abrechnung und Umsatzrealisierung. Dies führt zu Ad-hoc-Angebotserstellung, manuellen Abrechnungsplänen und erheblichen Herausforderungen in der Umsatzrechnungslegung. Wir haben festgestellt, dass 68 % der Finanzleiter angeben, regelmäßig gezwungen zu sein, nicht standardisierte Deals aufgrund von Problemen in ihren O2C-Prozessen abzulehnen. Ohne die richtigen Tools werden die Finanzteams in jede einzelne Transaktion einbezogen, nur um sicherzustellen, dass der Vertrag überhaupt abrechenbar und compliant ist.
„Nutzung steht für eine Vielzahl an Möglichkeiten, unterschiedliche Ausprägungen Ihrer Transaktionsereignisse zu monetarisieren,“ sagt Crowell. „Viele Unternehmen starten mit einem einfachen Modell, stellen dann aber schnell fest, dass es viel Innovation gibt – nach Produkt, Region oder Kundensegment.“
Best Practices:
- Frühe Zusammenarbeit mit GTM-Teams: Die Finanzabteilung muss von Anfang an eingebunden sein, wenn neue Preismodelle definiert werden, um die operative Umsetzbarkeit sicherzustellen.
- Nutzungsorientierte Angebotssysteme entwickeln: Ein CPQ-System, das Nutzungsklassen, Drawdowns und Überziehungen versteht, reduziert manuelle Eingriffe.
- Umsatzrealisierung automatisieren: Konfigurieren Sie Ihr Umsatzsystem so, dass es dynamische Modelle unterstützt und gleichzeitig die ASC 606-Konformität gewahrt bleibt.
Es geht nicht nur darum, das Frontoffice zu befähigen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass das Backoffice in der Lage ist, die erforderlichen Prozesse im Frontoffice zu unterstützen.
— David Crowell
Partner, PwC
Herausforderung 3: Abstimmung über voneinander getrennte Systeme hinweg
Einer der gravierendsten Schmerzpunkte bei der nutzungsbasierten Preisgestaltung ist die Abstimmung. Häufig sind die Daten, die den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung und die Abrechnung bestimmen, über verschiedene Systeme verteilt: CRM, CPQ, individuelle Protokolle, Abrechnungstools, Tabellenkalkulationen und ERP-Systeme.
„Plattformen zu haben, die die Aufnahme großer Datenmengen aus verschiedenen Quellen mit Sicherheit und Aktualität unterstützen, ist entscheidend“, betont Crowell. „Das ermöglicht automatisierte Backoffice-Prozesse und reduziert den Bedarf an manuellen Buchungssätzen.“ Ohne ein einheitliches Quote-to-Revenue-Datenmodell sind Finanzteams gezwungen, Nutzung mit Verträgen, Nutzung mit Rechnungen und Rechnungen mit Umsatzplänen abzugleichen – und das alles unter dem Druck, den Monatsabschluss zu schaffen. Tatsächlich gaben in einer aktuellen Umfrage fast alle (95 %) Finanz- und Rechnungswesenleiter im SaaS-Bereich an, dass technologische Lücken ein Hindernis für den Order-to-Cash-Erfolg in ihrem Unternehmen darstellen.
Viele Nutzungsmodelle, insbesondere Prepaid- oder Rollover-basierte Varianten, bringen zusätzliche Komplexität bei der Frage mit sich, wann Leistungspflichten als erfüllt gelten. Je nach unternehmensspezifischer Umsatzrichtlinie muss beispielsweise bei einem Prepaid-Modell das Buchhaltungsteam die berechnete Nutzung mit der tatsächlichen Servicebereitstellung (Zeitpunkt des Verbrauchs) abgleichen, um die Umsatzrealisierung korrekt zuzuordnen. Dies setzt häufig Abgrenzungsannahmen und aufwendige True-ups voraus, die schwer zu bewältigen sind, wenn die Daten über verschiedene Systeme verteilt sind.
„Diese Modelle mögen komplex sein“, merkt Crowell an, „aber mit den richtigen Strategien und Systemen sind sie beherrschbar.“
Best Practices:
- Ein einheitliches System für einheitliche Daten etablieren: Alle Ihre Systeme im Order-to-Cash-Prozess – einschließlich CPQ, Produktkatalog, Abrechnungssystem, Fakturierung und Umsatzsystem – müssen dieselbe Sprache sprechen, um konsistente End-to-End-Daten sicherzustellen.
- Verifizierbare Nutzungspipelines aufbauen: Kennzeichnen Sie jedes Nutzungsevent mit den relevanten Vertragsmetadaten (z. B. Produkt-SKU, Preisklasse, Konto-ID).
- Sicherstellen, dass Finanzen in Produkt- und Preisgestaltung eingebunden sind: Die frühzeitige Einbindung von Finanz- und Buchhaltungsteams in Preisfindungsdiskussionen sorgt für Richtlinienkonformität und verhindert nachgelagerte Störungen.
- Unterstützung für nicht fakturierte Nutzung und nutzungsbasierte Umsatzrealisierung: Tools, die Nutzung vor der Abrechnung verfolgen, helfen Umsatzteams, die ASC 606-Konformität einzuhalten.
- Automatisieren Sie Ihr Umsatz-Nebenbuch: Verknüpfen Sie Nutzungsdaten mit Leistungspflichten und automatisieren Sie die Regeln zur Umsatzrealisierung, um die Abhängigkeit von manuellen True-ups zu reduzieren.
Es ist entscheidend, Plattformen zu haben, die die Aufnahme großer Datenmengen aus verschiedenen Quellen mit Sicherheit und Aktualität unterstützen. Dadurch können Backoffice-Prozesse automatisiert ablaufen und der Bedarf an manuellen Buchungssätzen wird reduziert.
— David Crowell
Partner, PwC
Häufig gestellte Fragen
1. Warum bereitet die nutzungsbasierte Preisgestaltung Finanzteams Probleme?
Da Altsysteme im Finanzbereich für vorhersehbare, wiederkehrende Modelle entwickelt wurden und nicht für dynamische, granulare Nutzung. Mit dem explosionsartigen Anstieg von Nutzungsdaten wird es immer schwieriger, diese über verschiedene, voneinander getrennte Systeme hinweg korrekt zu verfolgen, abzurechnen und Umsätze zu realisieren.
2. Was ist das größte Risiko, wenn Finanzsysteme nicht für die Nutzung angepasst werden?
Umsatzverluste, verzögerter Abschluss, Kundenstreitigkeiten und Compliance-Risiken. Ohne Transparenz und Automatisierung werden Finanzteams von manuellen Aufgaben überwältigt und können die Prozesse nicht skalieren.
3. Wie können Finanzteams Transparenz in Nutzungsdaten gewinnen?
Durch die Implementierung von Echtzeit-Metering-Plattformen, die Vereinheitlichung von Datenmodellen über Teams hinweg und die Sicherstellung von Audit Trails, die Nutzung mit Abrechnung und Umsatzrealisierung verbinden.
4. Wie beeinflusst die Monetarisierung von Nutzung die Umsatzrealisierung und ASC 606-Konformität?
Die Nutzung wirkt sich häufig darauf aus, wann Leistungspflichten als erfüllt gelten. Ohne abgestimmte Systeme muss die Finanzabteilung den Zeitpunkt manuell validieren, was das Risiko von Fehlern oder Compliance-Problemen erhöht.
5. Welche Rolle spielt die Finanzabteilung bei der Ermöglichung neuer Preismodelle?
Kurz gesagt: eine strategische. Die Finanzabteilung sollte frühzeitig mit GTM- und Produktteams zusammenarbeiten, um die operative Umsetzbarkeit zu gewährleisten und flexible Systeme zu schaffen, die Innovation unterstützen, ohne die Compliance zu gefährden.
Fördern Sie GTM-Innovationen, ohne das Backoffice zu überfordern
Nutzungsbasierte Preisgestaltung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen wachsen – vorausgesetzt, die Finanzteams verfügen über die richtigen Tools zur Unterstützung. Von Echtzeit-Transparenz bis hin zur automatisierten Umsatzrealisierung ist die Modernisierung des Order-to-Cash-Prozesses längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.
Finanzteams können es sich nicht leisten, nur reaktiv zu agieren. Die richtigen Systeme und Strategien verwandeln die Komplexität der Nutzung in einen Wettbewerbsvorteil und machen das Finanzwesen vom Backoffice-Operator zum strategischen Enabler.
Möchten Sie tiefer einsteigen?
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